Tag Archieven : 2. Personal Lean
Op de pagina vind je alle blogs die als onderwerp Personal Lean hebben.
Personal Lean is gebaseerd op drie principes:
- Zorg minimaal 51 % voor jezelf
- Vergelijk jezelf met wie je gisteren was en niet met iemand anders vandaag
- Doe wat je doet en bent waar je bent
Deze drie principes vind je door alle blogs heen.
Simplicity is de kunst om zaken simpel te maken en te houden. En dat is niet zo eenvoudig om de eenvoudige reden dat zaken nu eenmaal vanzelf weer complex(er) worden of hun simpele functie niet meer kunnen uitvoeren omdat de omgeving veranderd is.
Blijft over: regelmatig stil te staan en kijken naar wat complex, clunky, rommelig is geworden en er iets mee doen. En dat is een kunst.
De eer voor de mooiste omschrijving van deze ‘kunst’ komt toe aan Leo Babauta. Hij heeft een klein boekje geschreven dat “The Power of Less” heet. In dat boekje schrijft hij het volgende:
‘Simplicity boils down to two steps:
- Identify the essential
- Eliminate the rest‘
En dat is het. Daar is niets meer aan toe te voegen behalve een mooi initiatief van Johan de Wit van Nordhaven.
Podcast: Digital Minimalist
Johan is deze week gestart met een Podcast (en website): Digital Minimalist. Johan stelt zichzelf op als leergierig modern mens die wil leren begrijpen wat er zo aantrekkelijk is aan de digitale afleiding, en hoe je daar met een minimalistische blik naar kan kijken. De eerste podcast verkent de vraag. In de volgende afleveringen interviewt hij mensen die mogelijk een deel van het antwoord hebben (ik vind het een eer dat ik er een van ben).
Nooit Podcast geluisterd? Een podcast is te vergelijken met een radio-uitzending die je op je eigen moment kan luisteren. Je kunt je erop abonneren in bijvoorbeeld iTunes. Maar nog simpeler is deze weg:
- download de app Overcast (ios) of Stitcher (Android) op je telefoon
- druk op het plusje
- type in ‘digital minimalist’
- druk op abonneren
- de podcast verschijnt en je kunt de eerste aflevering luisteren
maximaal 2 minuten en je kunt luisteren waar en wanneer je maar wilt.
Andere ervaringen, tips? Zet ze hieronder in de reacties zodat we er allemaal wat aan hebben. Druk ajb hieronder op alle social media knoppen als je dit een aardig artikel vind!
Laden...
Ik heb het privilege om veel agenda’s te zien van drukke mensen. En vaak agenda’s van drukke mensen die ‘er iets aan willen doen’. Die agenda’s hebben één ding gemeen: ze zitten vol met afspraken. En dat is nu eenmaal niet productief. Daarover een paar gedachten.
Je agenda is een lijst die vol staat met verschillende categorieën zaken:
- informatie die hoort bij de dag maar geen afspraak is (verjaardagen, piketdiensten)
- afspraken met anderen
- afspraken met jezelf
- en als het goed is lege tijd die noodzakelijk is voor ‘ad-hoc’-zaken
Voor wie zich afvraagt waarom je afspraken met jezelf moet maken hier een rijtje zaken die daarbij horen.
- e-mail verwerken
- vergaderingen voorbereiden en nabereiden
- nadenken en lezen
- stukken uitwerken
- dag en weekreview doen
- opruimen
In de agenda beheer je jouw meest schaarse bronnen namelijk tijd, aandacht en energie.
Al je medewerkers, collega’s en bazen willen jouw aandacht en tijd. De vraag is letterlijk oneindig. Ook al zou je twee maal zo veel uren in de werkweek stoppen dan nog zouden er vragen komen die niet passen want: aanbod schept vraag!
Wanneer je je agenda vol zet (of anderen toestaat deze vol te zetten) met afspraken met anderen dan komen de zaken die je zelf moet doen niet aan bod en is er geen ruimte voor ad-hoc-zaken. En daar gaat het fout. Je vergroot zonder het te willen en weten je werkweek en komt in een negatieve spiraal terecht.
De vuistregels voor het vullen van de agenda volgen uit een wetmatigheid die ik hier heb beschreven:
- afspraken met anderen souperen maximaal 60 % op van het aantal uren dat je in je werk wilt stoppen
- afspraken met jezelf + ad-hoc-zaken vullen de andere 40 %.
- voor afspraken met jezelf gebruik je een andere kleur (bij voorkeur groen)
Met deze paar vuistregels zorg je ervoor dat je agenda geen tuut wordt!
Laden...
Wat in mijn actielijst is dé actie die een deel van de rest van mijn acties eenvoudiger of zelfs eventueel niet langer relevant maakt?
De basis
De domino-strategie heeft als basis dat je een overzicht hebt van alle acties die op enig moment mogelijk zouden zijn. De meeste pro’s met wie ik werk hebben zo’n overzicht, of werken er aan (en de vaste lezers natuurlijk ook). Deze lijst verschijnt in allerlei geheim taal als de ‘master-to-do-list’ , de ‘total-inventory-list’ enz. Het is natuurlijk gewoon een groslijst waar alles opstaat wat je moet doen om alles te realiseren waar je ‘ja’ tegen hebt gezegd. Eventueel kun je de lijst, als ie lang wordt, ordenen naar context (personen, bellen, mailen, lezen, boodschappen enz).
De keus
Je reviewt je lijst en probeert je voor te stellen welke acties met elkaar samenhangen en in welke volgorde. Als je daar zicht op hebt gekregen fantaseer je of een van de samenhangende acties de trigger is voor andere acties. Vind je die niet dan zou je kunnen nadenken of je zo’n trigger actie zou kunnen definiëren.
Voorbeelden rondom bellen
- Stel dat je op je lijst all-over-the-place bel-acties hebt staan. Zet de belletjes bij elkaar en kijk welk telefoongesprek er voor gaat zorgen dat je in de belmodus komt en er voor zorgt dat je start met bellen.
- Denk na of je met een van de telefoontjes ook nog andere acties af kunt handelen (bijvoorbeeld met dezelfde persoon). Zet die bij de betreffende bel-actie en handel ze direct tijdens het gesprek af.
- Kijk of je een cluster bel-acties kunt delegeren aan je ondersteuner en zorg dat je ze helder overdraagt (met heldere gewenste uitkomsten). Dat kan misschien in een gesprekje van een paar minuten of in een overdrachts/delegeer e-mail.
Domino-strategie plus als medicijn tegen uitstellen.
Je kunt er ook nog iets subtieler mee omgaan en zoeken naar de meest oncomfortabele actie op je lijst (het bijna-lijk in de bijna-kast) en zo moedig zijn om die nu direct zonder al te veel nadenken in beweging zetten. De opluchting die dit oplevert geeft je de adrenaline en energie om nu gelijk ook een heleboel andere dingetjes af te handelen.
Domino-strategie min als (onbewuste) uitstelstrategie
Het werkt natuurlijk net zo goed de andere kant op.
Gun je zelf voor dat je begint aan het bijna-lijk in de bijna-kast een praatje met een collega en je weet zeker dat daarna eerst toch even iets anders moet doen (meestal voor die collega), waardoor je uiteindelijk alleen nog maar op het allerlaatst aan de vervelende actie kan beginnen en dan
- info mist die je weer op moet zoeken
- waardoor je veel tijd verliest
- en te laat van kantoor vertrekt
- waardoor je je kinderen vergeet op te halen
- daardoor weer terug moet in het verkeer
- dan mét kinderen die moe zijn boodschappen moet doen
- iets vergeet
- waardoor je maaltijd rommelig wordt
- enz. enz.
Zo werkt de domino-strategie uiteraard ook (I’ve been there, done that :-)).
Herken je deze strategie? Heb je nog voorbeelden, tips, aanvullingen? Laat het weten in het commentaar-veld hieronder.
Laden...
Er zijn 5 fasen in iedere logisch proces dat gaat over effectiviteit, efficiëntie of productiviteit. Ieder van die fasen is verbonden met ambacht en met slimme gewoontes. Het is de verdienste van David Allen dat we het nu zo vanzelfsprekend vinden om deze 5 fasen te onderscheiden. Voor 2002 hadden we de fasen wel in beeld maar nog niet deze onontkoombare volgordelijke logica. Ik presenteer ze hier op mijn eigen manier.
De volgorde in vogelvlucht:
Verzamelen -> Besluiten -> Organiseren -> Kiezen -> Doen
En nog een keer iets verder uitgewerkt.
Verzamelen in een Inbox
De eerste fase is verzamelen. Hoofdregel voor verzamelen is: alles wat jouw aandacht vraagt verzamel je een Inbox. Verzamelen kent twee richtingen.
- Het wordt automatisch voor je verzameld zoals bij voicemails, post en e-mail .
- Vastleggen van losse eindjes, ideeën, plannen zoals ‘kattevoer kopen, deze film kijken, idee voor vakantie, die-zou-nog-dat-voor-me-regelen enz. enz.
De kunst is ALLES wat je aandacht vraagt eerst maar eens te parkeren op een betrouwbare plek buiten je hoofd. De clou is het besef dat de verzamelplek, de Inbox, het voor-portaal van je bestaan is. Het feit dát je iets verzameld hebt wil nog helemaal niet zeggen dat je er iets mee gaat doen. Dat bepaal je in de volgende fase.
Besluiten
De tweede fase bestaat eruit dat je regelmatig genoeg naar je Inbox(en) gaat en alles zich daar in bevindt uit de verzamelfase, voorziet van betekenis voor jou en er een besluit over neemt. Varianten van deze betekenis kunnen zijn:
- kan weg ga ik niets mee doen
- moet ik actie op ondernemen
- moet ik vastleggen om te controleren of een ander wel levert zoals afgesproken
- hoef ik nu niets mee maar wil ik wel terug kunnen vinden
- wil ik over drie weken nog een keer bekijken want dan weet ik meer
- enz. enz.
Organiseren
In de derde fase maak je gebruik van een bij jouw aard en aanleg passende slimme manier om alle betekenisvormen te organiseren. Uiteraard buiten je hoofd. Hier komen we op het terrein van wat ik betitel als Persoonlijk Dashboard.
Wat je daar in ieder te organiseren hebt zijn overzichten van de volgende zaken:
- Waar ben ik van? (mijn speelveld)
- Waar ik ‘ja’ tegen gezegd? (mijn resultatenoverzicht)
- Wat moet dus allemaal doen? (mijn actielijst)
- Wat hebben anderen mij toegezegd? (mijn wachten op)
- Waar besteed ik het beste mijn tijd en aandacht aan? (mijn agenda)
Kiezen
Op het moment dat je in de uitvoering gaat kijk je in je agenda of naar je actielijst en doet datgene wat in je agenda staat of kiest een item uit dat gezien de tijd die je hebt, de energie die je hebt, de plek waar je bent en de verwachte toegevoegde waarde als het af is, het meeste oplevert.
Doen
En de rest is gewoon DOEN! Relaxt zonder afgeleid te worden door allerlei losse eindjes want die hebben allemaal een plek in jouw dashboard.
Onderhoud: Daar is tie weer. Zonder weekreview als wekelijks onderhoud valt je systeem en manier van werken geheid weer uit elkaar. Dus die hoort erbij!.
Laden...
Om in control te komen en vooral ook te blijven is het noodzakelijk om regelmatig en het liefst iedere week op je eigen berg te gaan zitten en te kijken naar alles wat er zich zoal heeft gespeeld, alles wat aan zit te komen en natuurlijk al je overzichten actueel te maken.
Het grote voordeel van de weekreview doen is dat je gedurende de week veel beter op je intuïtie kunt varen en ieder weekend vakantie hebt!
Het niet doen van de weekreview betekent voor je brein dat deze 24/7 aan het reviewen blijft en dat kost tijd, energie en mentale bandbreedte.
Een dergelijk review heeft een vaste opbouw. Je hoeft het dus niet zelf te verzinnen hoe je dit nu eens zult aanvliegen.
Zie voor de handleiding weekreview het Handboek Personal Lean.
Als je nog nooit een weekreview hebt gedaan begin dan met de terugblik (1 week) en de vooruitblik (8 weken) van je agenda. Daarmee krijg je vast de smaak wel te pakken.
Wil je een eigen checklist weekreview maken, meld je dan aan voor de Online Workshop Personal Lean.
Laden...
Het prachtige begrippenpaar Vital few & Trivial many komt van Joseph M. Juran en heeft een directe relatie met Pareto’s 80/20 wetmatigheid.
Als je niet de hele dag in de brandweermodus werkt (alles lijkt van rechts te komen, maakt een boel lawaai en eist voorrang op) maak je waarschijnlijke gebruik van deze logica. Je kijkt naar de zaken die je het meest waarde opleveren én je bovendien de minste tijd en energie kosten. In die zaken zit de hefboom.
De Pareto-regel stelt en bewijst dat er een onevenredige verhouding is tussen oorzaak en gevolg. Sommige acties leveren meer rendement dan anderen.
- 20% van de oorzaken leveren 80% van de gevolgen.
- In 20% van je tijd genereer je 80% van je resultaten.
- In 20% van je resultaten lever je 80% van je toegevoegde waarde
Je kunt die Pareto-regel als onontkoombaar zien (want dat is ie theoretisch ook!) of er aan werken dat je actief steeds minder tijd besteedt aan de trivial many om steeds meer tijd te kunnen besteden aan de vital few.
Vier strategiën die daarbij helpen
- niet meer doen
dat is uiteraard de beste strategie maar is niet altijd mogelijk
- time-boxing
realistisch krap plannen en tevreden zijn met ‘huishoud-kwaliteit’
- automatiseren
eerst standaardiseren en dan zo veel mogelijk softwaretruukjes het werk voor je laten doen
- delegeren
iemand anders blij maken (voor wie dit werk misschien wel tot de vital few kan behoren)
Tip samengevat:
Streef er actief naar de vanzelfsprekende 80% trivial many terug te brengen tot 50% zodat je 50 % tijd kunt besteden aan de vital few.
Ps: Leuk weetje: In zijn nadagen veranderde Juran het begrippenpaar in Vital Few & Useful Many.
Laden...
Een gat in de Nederlandse managementliteratuur is gedicht!
Het is mijn collega Taco Oosterkamp gelukt om zijn jarenlange ervaring met eigen teams, met coaching en training, om te zetten in een logisch opgebouwde, zeer praktische delegeer-handleiding voor managers, leiders en ondernemers.
Voordat het boek te koop was stond het al op nr 3 van de bestsellerslijst van managementboek.nl. Dat zegt iets over de fan-base van Taco en zeker ook iets over de behoefte ten aanzien van gestolde ervaring, wijsheid en tips over dit onderwerp van een erkende pro (die daarnaast ook nog eens een bijzonder aardig mens is).
Opbouw van het boek
Na het inleidende hoofdstuk volgen vijf hoofdstukken met hele concrete, en morgen uit te voeren | winst opleverende, tips.
- ken je eigen getal en dat van je medewerkers
- leer je medewerkers alleen nog binaire mails te sturen
- gebruik zelf ‘ik weet niet hoe dat moet’
- doe voor 11 uur nooit urgente zaken
- zoek op waar je om heen loopt en delegeer juist dat
Na het lezen van ieder hoofdstuk kun je de tip direct toepassen en levert het jezelf en je team tijd, energie en intelligentie-bandbreedte op. Bandbreedte die je vanuit de logica van het boek uiteraard direct daarna in gaat zetten om nóg meer (en schaamteloos) te delegeren (en daarmee je medewerkers en team te ontwikkelen).
Het middendeel en misschien ook wel de kern van het boek is de nadruk die Taco legt op zelfkennis. Zonder gedegen zelfkennis en de bereidheid om daar mee te werken blijft delegeren een ingewikkelde zaak.
In het derde deel volgen nog een aantal hoofdstukken die ingaan op de ontwikkeling van medewerkers en teams als gevolg van bij jou passend delegeren.
Twee zaken die ik hier wil noemen zonder de rest te kort te doen:
- een prachtige reeks van 10 niveaus van delegeren (hfdst 11)
- een handleiding voor het opbouwen (en uiteraard door anderen te onderhouden) wekelijks dashboard met de belangrijkste parameters die jou helpen bij je rol (hfdst 14)
Bij het boek hoort toegang tot een online-training en een website met allerlei templates en voorbeelden.
Waardering
Voor mij heeft Taco een aspect uitgewerkt dat tussen regels door verstopt zit in Getting Things Done van David Allen maar wel heel noodzakelijk is (en een beetje te amerikaans verwerkt zit in The 4 Hour Workweek van Tim Ferriss). Tot nog toe was het behelpen wanneer het over delegeren ging. Nu is er gelukkig deze handleiding.
Ik ben blij dat dit boek er is. En ik denk dat veel van de lezers van mijn artikelen en tips er goed aan zouden doen die 2 tientjes te investeren. Je krijgt ze van mij terug als je het niks vond (maar dan wil ik het boek wel van je zodat ik het door kan geven aan een ander).
Kortom: een bijzonder bruikbaar boek voor iedereen die meer wil/moet delegeren.
Mijn simpele advies: koop Schaamteloos Delegeren en gebruik de inhoud voor een beter en productiever leven voor jou en je teams.
Boek kun je hier vinden
Laden...
Omdat je nu eenmaal nooit aan het eind van je actie of to-do-lijstje komt (er is altijd nog wel een mailtje te sturen) én omdat er een limiet is aan het aantal uren dat je kunt werken (ook 80 uur is een limiet) zul je je tijd moeten budgetteren.
Er zijn 3 grote blokken die in ieder geval een tijdpotje nodig hebben:
- Je sociale omgeving
- Je werk
- Jezelf
Die tijd voor jezelf wordt af en toe weggelaten omdat we er ten onrechte vanuit gaan dat er een slechts een balans nodig is tussen werk en privé.
Mijn stelling is dat dit nooit en nergens werkt omdat je zonder tijd voor jezelf je geen reeële positie hebt voor beeld, afweging en besluit óver die balans. Zie daarvoor dit lange artikel.
Binnen het werkblok kun je nog onderscheid maken tussen:
- Voorgedefinieerd werk* (alles wat ontmoeting met anderen is en vastligt in je agenda)
- Het definiëren van werk (je eigen klussen van mail tot weekreview) **
- Ad hoc werk (je weet wel dat het komt maar helaas niet wanneer)
* Wanneer deze werksoort meer dan 60 % beslaat van het aantal uren dat je gebudgetteerd hebt voor je werk kom je in de problemen (zie voor meer info dit artikel).
** Deze werksoort leidt al snel onder de paradox tussen bereikbaar willen zijn en gefocust kunnen werken.
Mijn tip van deze week is dus: denk eens na over de manier waarop je nu jouw tijd budgetteert en kijk of er verbetering mogelijk is.
Laden...
‘Alles uít je hoofd en ín een betrouwbare lijst’ is de heilige graal van menig time-management-methodiek.
Het maken van een lijst met zaken die nog moeten is altijd een goede zaak. Ondanks het feit dat er door het maken van de lijst helemaal niets in de wereld is veranderd kun je toch het beleven hebben dat je weer overzicht en grip hebt.
Het resultaat van een dergelijke strategie is een lange groslijst met allemaal zaken die je op enig moment zou kunnen of moeten doen. Voor je brein is dat een ramp. Die lijst komt nooit af want wordt ook iedere dag weer aangevuld met allerlei nieuw spul. Je bent kortom dus nooit klaar. En dat vindt je brein niet fijn!
Twee opties die brein-vriendelijk zijn.
1. Werken met een sorteergegeven
Richt je groslijst zo in dat je kunt sorteren op een extra gegeven. Voorbeelden van zulke extra gegevens zouden kunnen zijn:
- De plek waar je iets kunt doen (stad/thuis/kantoor)
- Het gereedschap of de soort activiteit dat je ervoor nodig hebt (bellen/mailen)
- De persoon die je erbij nodig hebt
Enz.
Door dit goed in te richten kun je eerst besluiten waar je aan gaat werken en selecteert dan de betreffende serie to-do’s. Bijvoorbeeld belletjes of dingen die je alleen in de stad kunt doen. Voor je brein is dit prettig want wat je niet gaat doen is niet zichtbaar.
2. Werken met een ‘Vandaag’ lijst
De truc hierbij is dat je eenmaal per dag de groslijst doorloopt en er minimaal 3 en maximaal 5 to-do’s uithaalt die je vandaag wilt of moet doen (met inachtneming van beschikbare tijd en energie). Zet ze op een geeltje en vink ze af. Je doet je brein er veel plezier mee!
Een combi van deze twee opties werkt ook prima.
Laden...
Af en toe krijg ik de verzuchting dat het onhandig is dat er geen weeknummers staan in Outlook. Terwijl het toch een wijd verspreid gebruik is om in weeknummers te communiceren (‘Kun jij in week 6?). Zowel in Outlook e-mail, als in Outlook agenda staan er wel van die handige maandoverzichtjes maar er staan standaard geen weeknummers bij.
Hoe krijg je die nu standaard wel in beeld?
- Outlook
- Ga naar het bovenste menu links.
- Klik op Bestand
- Klik op Opties
- Klik op Agenda
- Scroll naar beneden waar een rijtje opties staat
- Vink aan: Weeknummers weergeven in de maandweergave en de datumnavigator
- Klik op OK
Dat is het! Nu zie je ipv het linkerbeeld (zonder weeknummers) het rechterbeeld (met weeknummers).
Apple Agenda
De standaard agenda van de Mac is nogal rudimentair. Weeknummers kun je er gelukkig wel makkelijk instellen.
- Ga naar het bovenste menu
- Klik op Agenda
- Ga naar voorkeuren
- Ga naar geavanceerd
- Vink aan: ‘toon weeknummers’
- Et voila!
Google Calender (bijgewerkt nav commentaar van Mascha)
- Ga naar instellingen (raderwieltje rechtsboven)
- Ga naar tab ‘Agenda’s’
- Scroll naar beneden naar ‘Andere agenda’s’
- Klik op ‘Door interessante agenda’s bladeren’ (staat rechts)
- Klik op de tab ‘Meer’
- Vink aan: ‘Weeknummers’
Je ziet nu het volgende in je agenda:
Laden...
De beroemdste artikelen en tips over deze balans gaan uit van de tegenstelling werk versus privé. Dat is niet zo heel vruchtbaar omdat ik uit eigen ervaring kan stellen dat het gaat om een drieling: werk/privé/mezelf. Dat is dan ook de route die we lopen in dit praktische artikel.
Meestal als iemand interesse heeft in dit thema zijn er een paar dingen aan de hand en vaak ook nog gecombineerd:
- Er ís geen balans tussen werk en privé.
- Werk heeft de overhand genomen.
- De onbalans levert stress op omdat iets of iemand alarmeert (meestal het eigen lijf of je partner).
In dit lange artikel geef ik een aantal basale tips om in beeld te krijgen waar de onbalans zich afspeelt, te weten welke keuzes je zou moeten maken (en tegen welke prijs) om de boel weer in balans te krijgen. Deze minimethodiek kun je herhaald inzetten want je bouwt een paar overzichten op die je kunt onderhouden.
Als eerste wil een drietal belangrijk veelgenoemde uitingen verkennen die te maken heb met deze onbalans.
‘Ik kan er werkelijk niets aan doen dat de balans verstoord is.’
Dat de balans eruit ligt komt omdat bijvoorbeeld:
- Je je baas moet vervangen omdat ze uitgevallen is;
- Je vlak voor een deadline zit van een groot project;
- Je jezelf moet bewijzen omdat je anders je vast contract mis loopt;
- Of misschien heb je net een tweeling gekregen en mis je een boel slaap;
- Of ben je in de levensfase waarin je ouders mantelzorg gaan vragen;
- Of wat het ook maar is.
Als je werkelijk gelooft dat je er niets aan kunt doen is dat een hele gevaarlijke gevoel of opvatting en bovendien principieel niet waar. Je hebt nu eenmaal altijd een keus. Het vervelende is dat iedere keus een prijs heeft en daarom is het van belang wel de goede keus te maken.
“Thuis ben ik met werk bezig en op mijn werk met thuis. Ik word er gek van.”
Je brein maakt geen onderscheid tussen werk en privé. Voor je eigen bestaan is het onderscheid kunstmatig want je kunt zomaar aan een nog te sturen email denken als je met je familie aan tafel zit en je brein herinnert je er net zo makkelijk aan dat je nog kattenvoer moet moet kopen als je in een bilateraal overleg bent op je werk. Omdat je brein geen onderscheid maakt tussen werk en privé kun je zelf wel denken in te onderscheiden rollen maar zul je een systeem moeten ontwikkelen dat overzicht geeft over al je levensdomeinen.
Bovendien is de tegenstelling werk privé incompleet.
In de werkelijkheid zijn er 3 levenssferen:
- Ik (mijn eigen ruimte en ontwikkeling),
- de sociale omgeving waarin ik leef (mijn familie, mijn buurt)
- en de bijdrage aan de maatschappij (mijn werk).
Alle drie de levenssferen eisen hun plek op. In die situaties dat je uit balans bent, is er al snel de neiging alleen te denken in de tegenstelling werk – privé waarmee je geen punt hebt om op te staan, om jezelf helderheid te geven en besluiten te nemen.
“Ik heb simpelweg geen tijd om alles te doen wat echt moet.”
Tijd is een factor maar pas wel op met rekenen. We doen even een kleine fatale (maar ook oneigenlijke) rekenexercitie. Er zitten 7 x 24 uur in een week = 168 uur. Die heb je te verdelen over 3 zaken: slapen, werk en privé. Slapen is ongelofelijk belangrijk in die situaties waarin er onbalans is (en anders ook).
De gemiddelde mens slaapt 8 uur per nacht die dus bijzonder goed worden besteed. Daarna heb je dus nog 168 – (7 x 8) = 112 uur over.
De meeste mensen hebben een arbeidsovereenkomst afgesloten die in essentie inhoudt dat zij een aantal uren gemiddeld per week arbeid leveren tegen een vastgesteld salaris per maand.Laten we in de rekensom vanuit gaan dat je hebt afgesproken dat je 40 uur werkt per week. Als het reizen naar en van je werk je gemiddeld 2 uur per dag kost, dan wordt het vervolg van de rekensom dat je 112 – 40 – 10 = 62 uur hebt voor privé.
In die 62 uur zitten nog allerlei ‘instand-houdingszaken’ zoals maaltijden, boodschappen doen, schoonmaken, opruimen enz. Trek je die er ook nog eens af dan zie je dat er nog maar bijzonder weinig voor ‘jezelf’ overblijft. Zeker als je er ook nog van allerlei andere kanten ‘contributie’ gevraagd wordt (familie, buren, maatschappelijke organisaties, school van je kinderen enz.).
Kortom als je de tijd als sturende factor gaat gebruiken heb je waarschijnlijk al heel snel een hopeloos gevoel omdat je geen eigen tijd meer lijkt te hebben. En dat is zeker een bron van diepe stress.
Omdat tijd een factor is zul je vrienden moeten worden met het fenomeen tijd in relatie tot je eigen aandachtsvelden en verantwoordelijkheden.
Als je tot hier hebt gelezen heb je de grootste hobbel al genomen. Je wilt er echt iets mee.
Mijn kleine methodiek is gebaseerd op de meest complete manier om naar stress te kijken.
Stress is afwezig in die situaties waarin je:
- Begrijpt wat er aan de hand is (verleden: overzicht en begrip)
- Betekenis geeft aan je eigen situatie (nu: label en focus)
- Invloed neemt/hebt (toekomst: grip)
Omgekeerd: als je geen overzicht hebt, niet begrijpt waarom je in de situatie bent waar je je in bevindt, je deze situatie niet kunt duiden, geen betekenis kunt geven en het beleven hebt dat je geen invloed hebt dan kom je in serieuze stress, val je om en brand je op.
We beginnen met het creëren van overzicht, gaan vervolgens labelen en voor- en achtergrond bepalen en daarna is het kiezen geblazen, gevolgd door besluiten als uitdrukking van het hebben van invloed op onze eigen situatie.
Stap 1: Overzicht: Je werkelijkheid van nu in beeld brengen
We maken als eerste een overzicht van alle aandachtsvelden en verantwoordelijkheden die het gevolg zijn van keuzes en besluiten die je eerder in je leven hebt genomen plus de zaken die nu eenmaal bij je horen omdat je mens bent. De beste manier om dit te doen is met behulp van een mindmap. Een mindmap is een tekening met een centraal thema, met er omheen hoofdthema’s en daar van getakt weer kleinere thema’s. Je kunt een mindmap zo gedetailleerd maken als je dat zelf wenst en nodig is om overzicht te krijgen en te houden.
Zie dit voorbeeld.
Zoals je ziet staan er alleen maar zaken op die niet ‘af te vinken’ zijn. Ze zijn er en ze blijven er tenzij jij echt een besluit neemt je werkelijkheid te veranderen. Een duidelijk voorbeeld van zoiets is het aandachtsveld ‘gezondheid’. Je gezondheid kan in balans zijn en dan hoef je er niets mee. Het kan ook zo zijn dat je gezondheid niet in balans is en je veel aandacht aan te geven hebt. Het thema gezondheid gaat nooit meer weg en zal ten alle tijden onderdeel uit maken van je werkelijkheid.
Op een complete mindmap staan alle aandachtsvelden en verantwoordelijkheden die in je leven bij je horen (vanuit eerdere keuzes) en die jou aandacht, tijd en energie vragen (of opeisen).
Stap 2: labelen en voor en achtergrond maken
De volgende stap is dat we nu ieder item op onze mindmap gaan bekijken met de volgende vraag in gedachten: krijgt het genoeg aandacht?
Daarbij zijn er 3 mogelijke uitkomsten:
- Ja, krijgt genoeg aandacht
- Nee, krijgt veel te veel aandacht (zet er een aantal ++ bij)
- Nee, krijgt veel te weinig aandacht (zet er en aantal — bij)
Vooral de laatste twee bevindingen zijn voor deze oefening van belang. Dit bekijken gebeurt vanuit een basis-balans-gevoel en dat is prima.
Het resultaat is nu dat je een mindmap hebt (een landschap) waarin je zichtbaar hebt gemaakt wat te veel en wat te weinig aandacht krijgt. En je zult kunnen beleven dat er twee wetmatigheden in werken.
- Op de onderwerpen waar er te veel aandacht zit geldt: Aanbod schept vraag. Hetgeen betekent dat het nooit genoeg is en ook nooit genoeg zal zijn.
- Op de onderwerpen waar er te weinig aandacht is geldt dat de vraag naar aandacht steeds luider wordt en uiteindelijk tot een crisis gaat leiden.
Stap 3. Kiezen en besluiten
Nu je in beeld hebt welke zaken te veel en te weinig aandacht krijgen kun je nog de volgende stap zetten. Waar kun je winst halen zonder al te veel consequenties.
Dit lijkt een simpele stap maar het vergt vermoedelijk nog wel wat denkwerk. Als een van de punten is dat er te weinig tijd voor klussen in huis (huisonderhoud) dan zou je kunnen besluiten geen TV meer te kijken (waarmee je misschien wel heel veel tijd wint), of het niet meer zelf te doen maar het uit te besteden (als je je dat financieel kunt veroorloven). Schrijf de opties uit in steekwoorden.
Kiezen: Waar zijn de zaken die echt moeten veranderen maar veel consequenties hebben?
Dit is al een echt moeilijke stap.
Hebben en houden is niet mogelijk. En hier is je denkvermogen niet meer je grootste vriend maar zul je vooral ook af moeten gaan op je gevoel. Bij welke gedachte wordt je panisch en bij welke gedachte durf je de ruimte te voelen en misschien wel blijdschap. Hier gaat het vooral ook om de reëele prijs te bepalen van je keus. Wanneer je er zelf niet helemaal uit komt zoek dan een goede vriend(in) op en spreek daar je overwegingen en mogelijke keuzen mee door.
Besluiten
Dit is de allermoeilijkste stap. Hier moet je groot denken. Moed hebben en je anker zoeken in jouw beeld van een goede toekomst voor jezelf ongeacht de prijs die er bij hoort.
Het juiste besluit zul je helemaal in je eentje moeten nemen. En zodra je dat doet en het besluit communiceert zul je moeten dealen met iedereen die er iets van vindt en je niet meer moeten laten ompraten om toch maar weer klein te denken, bescheiden te leven, je leven te accepteren, blij te zijn met wat je hebt enz.
Zo. Dit is het in essentie.
Wat volgt zijn nog een paar hulpbronnen
3 Links naar relevante artikelen
Zoom in zoom uit
Werkgeheugen vrijmaken
Sleutelroutines
3 boekentips (helaas allemaal Engels)
What got you here ..
The art of war
Get a grip (ook in ebook) warm aanbevolen vrolijk boek
3 tijdtips
- Stop met televisie kijken
- Zit iedere dag 1 kwartier stil en doe helemaal niets
- Zet alle online zaken een uur voordat je gaat slapen uit en zet ze pas weer aan nadat je een uur wakker bent.
Andere sophisticated-common-sense tips? Zet ze hieronder voor alle lezers van dit artikel.
Laden...
Hieronder een kleine checklist met zaken die je beter voor je vakantie even langsloopt zodat je onbezorgd weg kunt en het ‘op de zaak’ goed achterlaat zodat je er niet meer aan hoeft te denken als je dat niet wilt.
Agenda
- Vakantiedagen een eigen kleur geven gedurende kantoortijden (alsof het een afspraak is).
- Agenda leegmaken door je af te melden voor alle cyclische en alle andere overleggen, bijeenkomsten, opleidingsdingen enz. (Haal de bijeenkomst ook echt uit je agenda zodat deze leeg wordt en je een visueel beeld hebt van de zaken waarvoor je je nog niet hebt afgemeld).
- Laatste dagdeel voor je vakantie leegplannen en daarin een grondige weekreview doen.
- Eerste dagdeel na je vakantie leegplannen (agenda review doen, mail bijwerken, even bijpraten, bij lezen).
Mail
- Tijdelijk mapje aanmaken met titel “na de vakantie afhandelen”
- Out-of-office aanzetten en in je agenda (+ melding in agenda ‘out of office uitzetten’).
Taken/resultatenlijst
- Lijst maken: moet af voor de vakantie
- Lijst + eventueel digitale + fysieke plek maken: na de vakantie doen
Samenwerking
- Wie moet weten dat ik er niet ben en hoe zorg ik ervoor wanneer en hoe dat die dit weten
- Wie heeft welke info nodig van mij en hoe zorg ik ervoor dat die deze info heeft
Telefoon
- Voicemail bericht aanpassen ( + melding in agenda ‘voicemail bericht terugzetten’)
Met deze kleine checklist in de hand kom je door het gansche land (en ook nog wel verder).
Heb je aanvullingen? Zet ze ajb in de reacties hieronder.
Stel ik heel erg op prijs.
Laden...
Mensenkennis is zelfkennis, zelfkennis is mensenkennis.
Productief omgaan met je tijd, energie, je bronnen en je medewerkers vergt dat je (behoorlijk goed) weet hoe je zelf naar aard en aanleg in elkaar zit. In dit artikel de drie hoofdtypen zoals ik ze tegen kom en tips voor als je eenmaal weet waar je bij welk type je hoort.
De algemene oplossingen die in alle zelfhulpboekjes staan gaan niet helpen als ze niet passen bij jouw stijl want:
Discipline…? is leuk maar dat houdt geen mens vol.
Passie….? best van belang maar daar ben je nog geen professional mee.
Go with the flow…? doen alleen de dode vissen.
Een crea-ver-kijker (visionair) mens heeft nu eenmaal een andere logica dan een voor-elkaar-krijger (operator) en deze twee hebben weer een heel andere logica dan een eerst-denk-dan-doener (processor)
Ben je een crea-ver-kijker?
- Gebruik een ooit/misschien lijst om alle nieuwe ideeën eerst eens te borgen.
- Haast je langzaam.
- Neem een besluit om alle spullen/nieuwe-gewoontes/software die je uitprobeert minimaal een jaar te gebruiken.
- Leef je uit in vakanties, hobby’s en bijbanen en houdt je aan een collectieve strategie in je organisatie.
Ben je een voor-elkaar-krijger
- Vier je successen ook door vast te leggen wat de clou was van je handelen.
- Los fouten maar één keer op (leer ervan).
- Probeer van SRFF (surprise-react-fix-forget) naar PDCA (plan-do-check-act) te komen.
- Wen aan de routine van een weekreview (met minimaal een terug en voortuit blik in de agenda.
Ben je een eerst-denker-dan-doener
- Accepteer dat zonder andere typen de wereld om je heen steeds trager zou gaan draaien.
- Ontwikkel een eigen relativerende stijl van vrolijkheid.
- Vertel in je presentaties & communicatie niet alle data waarop je oordeel is gebaseerd (wil niemand weten).
- Zeg nooit (nee nooit) ” zie je wel dat had ik al voorspeld” (laat dat de anderen over)
Wil je meer mensenkennis en/of meer zelfkennis?
Lees dan de tweewekelijkse stukjes goud van Peter Vonk dé Nederlandse expert op het gebied van functionele mensenkennis.
Hij stuurt ze gratis rond als je je aanmeldt voor zijn lijst en je kunt ze ook hier lezen.
Je kunt je hier aanmelden.
PS Geef hieronder aanvullingen die je ziet op mijn tips voor de 3 typen zodat we er met elkaar nog meer aanhebben.
Ad,
17 oktober 2013
Laden...
