Voicemail gaat de schroothoop op en audioberichten in WhatsApp nemen hun plaats in. Eigen schuld, dikke bult voor de providers met hun omslachtige voicemailfuncties: te veel geklik, gewacht en onzinnige tussenteksten.
Audioberichten zijn handig, snel en blijven in de informele WhatsApp-sfeer. Zelf gebruik ik ze vooral als ik weinig vertrouwen heb in de e-mailvaardigheden van mijn ontvanger.
Kort en Krachtig vs. Lang en Uitgebreid
Voor korte berichten is de WhatsApp-interface prima: druk op het microfoontje en spreek in. Voor langere berichten is het niet handig. Zeker niet met worstvingers of als je graag wilt wandelen om je gedachten te ordenen.
De Lange Audioberichten-Truc
Toen kwamen de dames om de hoek.
Mijn lief en haar vriendinnen sturen wekelijks audioberichten van soms wel twintig minuten. Dat werkt niet met een vinger op het microfoontje. Ze gebruiken de ‘Dictafoon’ app op hun iPhones. Eén druk op de rode knop, inspreken, en via het deelknopje gaat het audiobestand naar WhatsApp. Ik heb het getest; het werkt elegant en snel. Dit trucje werkt trouwens ook met e-mail en Notities.
Houd het Simpel en Elegant
Ja, er zijn apps die je audioberichten transcriberen, achterstevoren afspelen en in het Swahili vertalen. Maar ik houd het liever simpel en elegant.
Kan dit ook in MS Teams Chat? Dat hangt van de inrichting van MS 365 af.
En op Android telefoons? Geen idee. Weet jij het? Deel het hieronder in een reactie, dan hebben anderen er ook iets aan.
Update:
Tip van Annemarie uit de reacties (die verder helemaal niet enthousiast is over langere spraakberichten):
‘Je hoeft trouwens niet het microfoontje ingedrukt houden in WhatsApp voor de wat langere berichtjes. Als je de microfoon indrukt en dan tegelijkertijd omhoog veegt “lockt” hij het microfoontje. En dan kun je praten met losse handen ;-).’
Hieronder een kleine checklist met zaken die je beter voor je vakantie even langsloopt zodat je onbezorgd weg kunt en het ‘op de zaak’ goed achterlaat zodat je er niet meer aan hoeft te denken.
Agenda
Vakantiedagen een eigen kleur geven gedurende kantoortijden (alsof het een afspraak is).
Agenda leegmaken door je af te melden voor alle cyclische en alle andere overleggen, bijeenkomsten, opleidingsdingen enz. (Haal de bijeenkomst ook echt uit je agenda zodat deze leeg wordt en je een visueel beeld hebt van de zaken waarvoor je je nog niet hebt afgemeld).
Laatste dagdeel voor je vakantie leegplannen en daarin een grondige weekreview doen.
Eerste dagdeel na je vakantie leegplannen (agenda review doen, mail bijwerken, even bijpraten, bij lezen).
Mail
Tijdelijk mapje aanmaken met titel “na de vakantie afhandelen”
Out-of-office aanzetten en in je agenda (+ melding in agenda ‘out of office uitzetten’).
Taken/resultatenlijst
Lijst maken: moet af voor de vakantie
Lijst + eventueel digitale + fysieke plek maken: na de vakantie doen
Samenwerking
Wie moet weten dat ik er niet ben en hoe zorg ik ervoor wanneer en hoe dat die dit weten
Wie heeft welke info nodig van mij en hoe zorg ik ervoor dat die deze info heeft
Mijn toezegging is de helft van een afspraak. Namelijk mijn kant van de afspraak. In deze blog wat gedachten over deze kant van de afspraak.
Ruim 20 jaar geleden leerde ik een les van een oude rot in het conferentie-organiseer-vak. We hadden het erover wie we zouden kunnen vragen als spreker voor een bepaalde bijeenkomst. Ik stelde iemand voor en zijn reactie was: “Dat zou je kunnen vragen maar de kans is niet zo groot dat je een ja krijgt. Als je snel resultaat wilt kun je het beter vragen aan iemand die een heel druk leven heeft. Dat zijn namelijk de mensen die snel ja zeggen.”
Die uitspraak is mij altijd bij gebleven. Mensen die het druk hebben zeggen vaker ja. En als je veel ja zegt, en geniet van het merendeel, leuke mensen ontmoet en anderen helpt dan is dat is toch een mooie keus.
Voor mij is dat nog steeds een mooie heldere waarheid.
Toch kent iedereen de momenten dat je te vaak ja hebt gezegd en daarmee een subtiele grens bent gepasseerd. Opgeteld past alles niet meer in de dag, week en maand. En dan ontstaat er een probleem.
Je wordt aangesproken op iets wat je zou doen en op het moment dat dit gebeurt herinner je je weer dat je een toezegging hebt gedaan maar weet je ook dat het helemaal nergens is geborgd en dat het waarschijnlijk nooit meer boven was komen drijven in de dagdagelijkse drukte.
Dat gebeurt het meest vaak op de overgang van de levenssferen. In je werk lijkt het te overzien, misschien een ‘beetje’ veel. Thuis komen er ook allemaal logische vragen op je af en wordt het ondanks alle logica ook een ‘beetje’ veel. En opeens loop je achter jezelf aan te rennen (dat kan ik zo bijna letterlijk beleven). Het past niet en het lukt dus ook niet. Je neemt het en der een beetje krediet op en hoopt op betere tijden.
Toch wordt daar de keten doorbroken.
Want de wereld draait op deze simpele wetmatigheid: samenwerking, synergie en sociale kunst ontstaan doordat we doen wat we hebben gezegd te zullen doen. We hoeven niet méér te doen (mag wel als het maar niet ten koste gaat van andere commitments), we moeten ook niet minder doen. De voortgang van de wereld hangt af van onze (deel-)bijdrage.
Uiteindelijk is het de kunst:
Realistisch toezeggingen doen (niet meer dan past bij je speelveld).
Heldere toezeggingen doen (wat precies? wanneer? in welke vorm?)
Die toezeggingen direct en compleet vastleggen (in een simpel systeem buiten je hoofd).
Regelmatig je toezeggingen reviewen en van daaruit plannen.
En uiteraard de toezeggingen nakomen.
Waarmee we betrouwbare samenwerkingspartners worden. En dat is in alle levenssferen een belangrijk goed.
En waarom vastleggen? Omdat we ons geheugen zeer snel overschatten, we zonder overzicht geen overzicht hebben en niet makkelijk een oordeel kunnen vormen of er nog iets bij past of niet.
En nee zeggen is ook altijd nog een optie
Een eerlijk ‘nee’ is tegelijk een ‘ja’ tegen iets anders, misschien wel tegen je eigen integriteit. ‘Ja’ zeggen als het ‘nee’ moest zijn is een leugen en haalt je uit de realiteit. En dat zorgt weer voor allerhande ellende.
Veel adviezen op het gebied van productiviteit, lean en lean-office hebben standaardisatie als basis .
Dat is logisch als het gaat over collectieve processen (namelijk voor zover de standaardisatie de basis vormt voor permanent verbeteren). Voor persoonlijke effectiviteit en productiviteit werken normerende, voorschrijvende systemen heel vaak tegen omdat iedereen nu eenmaal een andere natuurlijke werkstijl heeft.
Het beeld voor ‘One size fits all’ wordt akelig helder beschreven in
de mythe van Procrustes.
‘In de Griekse mythologie was Procrustes de wrede eigenaar van een klein landgoed tussen Athene en Eleusis. Hij had een merkwaardig gevoel voor gastvrijheid: hij ontvoerde reizigers, bood hun een copieuze maaltijd aan en nodigde ze uit de nacht door te brengen in een bijzonder bed. Hij eiste dat ze precies in het bed pasten: van degenen die te lang waren, hakte hij met een bijl de benen af; degenen die te klein waren, rekte hij uit.’
Mijn valkuil zou kunnen zijn dat ik iedereen waar ik mee werk, vanuit mijn expertise en autoriteit, in een zelfde standaard probeer te duwen en daarmee Procrustes wordt. Waarmee ik de natuurlijke stijl (aard en aanleg) van mijn ‘leerling’ (klant) veronachtzaam en hem/haar laat werken in een onnatuurlijke maar vast goed doordachte stijl. Uiteraard leidend tot terugval op enig moment. Dat doen we dus niet!
Daarmee wordt het allemaal wel veel ingewikkelder maar ook interessanter en blijft zelfkennis een voortdurende bron (wat bij mij werkt kan bij een ander maar zo eens tegenwerken). Mijn taak is om mijn ‘leerlingen’ (klanten) de algemene wetmatigheden en processen te laten leren kennen en hen daarna te verleiden dingen uit te proberen. Als het werkt is het systeem verbeterd, als het niet werkt is er meer inzicht.
Wil je meer weten over je natuurlijke stijl dan kun je mijn werkstijltest (drie minuten 12 vragen) een keertje doen. Met de eerste tips voor e-mail, agenda en vergaderingen.
Ik krijg af en toe de vraag hoe je alle e-mails van een bepaalde domein – dus bijvoorbeeld @xyz.nl – bij ontvangst direct naar een daarvoor gemaakte map kunt sturen.
Het kan met gewone ‘Regels en Waarschuwingen’ en het kan ook met ‘Zoekmappen’ maar dat is allemaal net iets ingewikkelder.
Wat simpel werkt is een regel aanmaken in de webversie van Outlook. Je kunt die vinden door te gaan naar https://www.office.com/ – eventueel in te loggen – en te kiezen voor Outlook. Uiteraard kun je het instellen van de regel weer terug naar Outlook klassiek waar de regel vervolgens ook werkt.
De regel maak je als volgt:
Ga in de webversie naar Instellingen (het tandwieltje)
Kies daar voor ‘Regels/Nieuwe regel toevoegen’
Neem onderstaande keuzes over (vervang xyz uiteraard voor het gewenste domein)
Klik op opslaan en check of het goed staat
Dat is het. Testen maar en je zult zien dat het werkt.
Pas had ik in één week drie afspraken op voor mij nieuwe plekken. Om niet te laat zijn – en dus onzinnige stress te vermijden – ben ik op dit soort plekken meestal flink te vroeg.
Dat zijn altijd bijzonder waardevolle kwartiertjes. Ik zie medewerkers rondlopen, ik zie klanten zich aanmelden bij een receptie. Ik beleef de stijl van communiceren, de ongeschreven kledingregels, de vormgeving van de ruimtes en krijg daarmee al een degelijke indruk van de betreffende organisatie.
Ik zou ook kunnen beleven dat ik heb zitten wachten maar dat is niet zo. Het is heel waardevolle tijd in mijn bestaan.
Mijmering
Wachten is altijd wachten op een ander ‘nu’.
Wachten doen we op iets, want als dat iets er niet is, is het geen wachten.
Wachten kan het gevoel geven dat je tijd verspilt.
Wachten is een apart verschijnsel. We hebben al snel een beetje beeld erbij: wachten is niet fijn en als het kan dien je het te vermijden. Toch bestaat wachten feitelijk niet voor een mens.
Wie zich ergert aan wachten zet zichzelf ‘on hold’. Haalt zichzelf uit het ‘nu’ en accepteert dat het echte leven pas zo meteen weer begint.
Wachten is de middelste verspilling van de 7 verspillingen. Voor de mens hoeft deze niet te bestaan. Informatie wacht. Spullen wachten. Mensen kunnen kiezen of ze wachten (en zichzelf daarmee ‘on hold’ zetten) of ervoor kiezen in het ‘nu’ te blijven en daarmee te kiezen iets anders te doen. Bijvoorbeeld:
Mensen kijken.
Kreatief Uit het Raam kijken (KURK-en)
Lezen
Nadenken
enz .enz.
Mijn advies: Ik zou gaan voor het laatste. Maakt het leven een stuk aardiger.
Wie regelmatig parkeert in een omgeving waar ie niet thuis is kent het wel. De stress om te onthouden waar je geparkeerd hebt.
Er is een handigheidje in WhatsApp die ik daarvoor gebruik die je misschien nog niet kent en daar de oplossing voor is. Ik ga bij de beschrijving ervan uit dat je een chatgroep/inbox voor jezelf hebt in WhatsApp. Als je die nog niet hebt, maak die dan eerst aan.
Op de parkeerplek ga je naar de chatgroep met jezelf. Op de plek waar je een bericht kan plaatsen zie je links een plus teken staan.
Klik op het plusje en klik daarna op ‘Locatie’
Er ontstaat een kaartje met daarop de plek waar je op dat moment bent.
Klik op ‘Verstuur uw huidige locatie’
Er staat nu een locatieopgave als bericht in jouw eigen chat/inbox.
Als je weer terug wilt naar je tuut klik je op deze locatieopgave (op het autootje) en WhatsApp vraagt je met welke app je de locatie wilt openen. Je kiest en klikt daarin op ‘lopen’.
Meer is het niet. Werkt simpel, is robuust en heb je altijd bij de hand!
Ik weet dat dit werkt in de iPhone maar niet of dit ook zo werkt op een Android. Als iemand die dit leest dat weet graag even melden in de commentaren hieronder.
Ik hoorde een keer uitspraak van een van de giganten op het gebied van persoonlijke effectiviteit (David Allen) die luidde: Je systeem is pas goed als het ook werkt bij 38º koorts.
Nu kan het statistisch niet anders of een heel aantal lezers van deze blog hadden, hebben of krijgen nog griep. Dus een logische reflectie- of ervaringsvraag is: blijft onze workflow overeind als we griep hebben, onder hoge druk staan, familieperikelen hebben enz.
Als dat niet het geval is dan is er in de meeste gevallen gelukkig niet zo heel veel aan de hand. Toch is het wel heel prettig als je systeem deze toets kan doorstaan.
En op het moment dat je echt geveld bent, is zo’n workflow uiteraard niet echt het meest relevant. Maar des te meer als je ziek aan het worden bent, of aan het uitzieken bent.
Vier tips voor een workflow dat het blijft doen ook als je flink griep hebt.
Houd je systeem zo simpel als het maar kan Verander je systeem niet te vaak, als het werkt is het prima, nieuw is niet perse beter Pas op voor ‘verergbeteren’
Automatiseer standaard handelingen of besluiten Alles wat repeteert kan een digi-ding beter en sneller (regels voor e-mailafhandeling, textexpanding, templates e.d.)
Word onbewust bekwaam ten aanzien van allerlei routines Gebruik checklists waar dat maar kan Leer blindtypen
Gebruik sneltoetsen Gebruik snelonderdelen in Outlook en Word of textexpanders
Doe je weekreview! En de reden daarvoor is natuurlijk dat je op basis van een goed overzicht heel snel je prioriteiten kunt stellen en de rest doorgeven aan anderen of on-hold zetten. De Handleiding Weekreview staat bij de free stuff.
Samen met Karen Visser – een gewaardeerde collega-trainer in hetzelfde vakgebied – was ik in verkennend gesprek (online) met een Belgische opdrachtgever over een traject voor de komende jaren.
Aan het eind van gesprek vatte de opdrachtgever de afspraken samen en maakte er een tijdpad bij.
Als wij een menukaart zouden kunnen leveren dan zou zij uiterlijk 31 maart ons een reactie geven in de vorm van een echte vraag voor een offerte.
Karen reageerde uit een soort professioneel enthousiasme. ‘Wat mooi dat je geen 1 april zegt, want dat zou betekenen dat je jezelf psychologisch in een veel langere horizon zet met de kans dat het al snel een maand later wordt.’
Ik was eerst even in verwarring omdat 1 april bij mij ook te maken heeft met grappenmakerij. Maar daar ging het hier niet om.
Er waaiert een calvinistische norm door het land van productiviteit: Gij zult niet uitstellen! Met in het verlengde daarvan allemaal tips en trucs om deze zonde niet meer te begaan. Ik stel voor dat we deze norm eens wat nader bestuderen leidend tot een paar simpele tips. Een toetje volgt daarna.
De rationele opvatting zegt: er is oorzaak en gevolg (en ook nog in deze volgorde). Voor ons onderwerp betekent dit: er is een planning en er is productiviteit als gevolg van deze (uitgevoerde) planning. De planning is de werkvoorbereiding (zo efficiënt mogelijk en gericht op de goede zaken). De uitvoering volgt daarna.
Dus hoe beter ik de uitvoering van de door mij verzonnen planning volg, hoe productiever ik ben.
En zie: Tadaa! Hier verschijnt natuurlijk gewoon weer het ouderwetse werkvoorbereider/uitvoerder duo.
En als het niet lukt (dus uitstel verschijnt) ligt het aan toegeven aan afleiding, te weinig discipline, chaotisme enz. dus … procrastionation.
De werkelijkheid is dat we helemaal niet gestuurd wíllen worden. Niet door een externe werkvoorbereider maar ook niet door een efficient/effectieve interne alter ego. We willen gewoon cherry-picken; doen wat op dat moment het aardigste lijkt; we willen opties en keuzemogelijkheden.
Dus laten we dat gewoon toegeven en onze wereld zo organiseren. Dat kan met behulp van de volgende vier tips.
Tips:
Plan alleen die zaken die echt moeten, zet ze in een tijddoos, haal alle afleiding weg, doe het werk en houd zo veel mogelijk ruimte vrij er omheen;
Zorg voor een overzicht van ‘opties’: zaken die je zou kunnen doen;
Kies in een moment dat uit je opties wat het beste past bij de tijd en energie die hebt, de plek waar je bent, de spullen die je tot je beschikking hebt en uiteraard waarvan je de toegevoegde waarde het grootst acht;
Nick stuurde me een video van Tom Urban die op een vrolijke manier uitlegt hoe het toch komt dat we allemaal in meer en mindere mate last hebben van niet doen wat we ons hebben voorgenomen op de tijd die we daarvoor hadden bedacht.
Er zijn drie (interne) personages bij betrokken:
the rational desicionmaker
the instant gratificaton monkey
the panique monster
Deze drie alter ego’s maken de show. Als je een keer een vrolijke reflectie wil op het thema procrastination is deze video warm aanbevolen.
Er is een disclaimer: uiteraard is het kijken van deze video op zichzelf een zeer waarschijnlijke vorm van procrasination.
‘Eerst maar een lijstje maken,’ is een logische reactie op een gevoel van wegvallen van overzicht en focus. Het geeft een goed gevoel, ordent en er is iets om naar te kijken. Klein probleem: er is nog niets veranderd in de wereld!
Het concept ‘mind-like-water’ van David Allen (Getting Things Done) en naast hem allerlei andere stromingen gaan er vanuit dat het een goed ding is om je hoofd te legen in lijsten. Zit alles in lijsten en review deze vaak genoeg dan is het beloofde land een ‘mind-like-water’.
Er is toch een probleem met dit concept. De tijd die je besteedt aan lijsten maken en reviewen is niet beschikbaar om te doen of om te niksen. Dus is het zoeken naar een optimum. Hoeveel lijsten van welke soort zijn nog behulpzaam en wanneer is de balans weg en neemt de processor/lijstenmaken het over? En kom je zomaar in de Calvinische frustatie dat de lijsten ook nog afgevinkt moeten worden (wat uiteraard helemaal niet kan).
Lijsten
Je hebt op dit moment minimaal 2 lijsten: je agenda en een actielijst. Ik beperk me hier tot de laatste en voeg er nog een lijst aan toe. Ik splits de actie-lijst op basis van mijn ervaring in 3 delen.
Lijst van 3 (3 mba’s)
Iedere avond bepaal je de 3 Meest Belangrijke Acties (3 mba’s) voor de volgende dag en zorg je ervoor dat deze altijd direct en liefst hardcopy beschikbaar zijn (papiertje in je zak of geeltje achterop je telefoon). Hoe je dat doet staat hier.
Lijst van 30 (voortschrijdend voor de week die komt)
Een lijst waar maximaal 30 acties op staan die horen bij een horizon van een week (de week die start bij vandaag: dus voortschrijdend). Niet meer dan 30 zodat je overzicht hebt zonder om te slaan of te scrollen. Wanneer je tijd hebt om acties te doen haal je daar je acties vandaan.
Lijst van 300 (parkeer, misschien, ooit, later)
Een lijst die je ook nog kunt onderverdelen (boeken te lezen, films te kijken, mensen te bezoeken enz) waar alles op komt dat niet op de 3 of de 30 lijst hoort. Deze lijst mag uiteraard ook korter of langer zijn dan 300 want het is nu eenmaal ‘de rest’.
Dag & Weekreview
Dagelijks haal je uit de dingen die er spelen, en uit de lijst van 30 je 3 mba’s. Wekelijks review je de lijst van 30 en de lijst van 300.
Naast deze 3 lijsten adviseer ik je nog een lijst/overzicht te gaan opbouwen waarop je vastlegt tegen welke doelen/resultaten/projecten je ‘ja’ hebt gezegd zodat je in de weekreview ook die dimensie in een overzicht voorhanden hebt.
Met je agenda, 3-30-300 lijst en een overzicht van je projecten heb je een mooi persoonlijk dashboard en houd je overzicht, focus en grip zonder al te veel, te vaak en te lang bezig te zijn met lijsten.
Werk je hier al mee? Heb je andere ervaringen, tips? Zet ze hieronder zodat we er allemaal iets aan hebben.
‘Ik heb geen tijd om het hek te repareren want ik ren de hele dag achter de kippen aan’ (Afrikaans spreekwoord)
Als je overvallen wordt door de waan van de dag dan is minimaal een van de volgende drie zaken aan de hand:
Je bent te veel in de reactieve modus terecht gekomen
Je reageert op alles en iedereen, de hele dag. Je bent aan het jongleren met aandachtvragerij van communicatietools en mensen en uiteraard met je eigen onrust vanwege het verlies van overzicht en grip.
Je verliest jezelf in burenhulp of heldendom
Je blijft hangen in de dodelijke combi van empathie en hulpvaardigheid en bent daardoor de hele dag druk met de prioriteiten van anderen, óf je weet alles beter en bent stiekem de held die de wereld redt.
Je eigen zaken zijn ontploft
Omdat je – vermoedelijk door bovenstaande zaken – niet genoeg eigen tijd hebt, kom je niet toe aan jouw zaken op het moment dat ze wel belangrijk zijn maar nog niet dringend en worden ze vanzelf door hun deadline belangrijk én dringend (ze ontploffen!). Daarmee worden ze onderdeel van de waan van de dag.
Remedie (‘Be Here Now’)
Maak een dagplan en hou je eraan.
Oefen met ‘bijstaan niet overnemen’ en leer het af de held te willen zijn.
Doe een ordentelijke weekreview, kijk één week terug en acht weken vooruit.
We gebruiken cookies zodat deze website zo soepel mogelijk draait. Als je doorgaat met het gebruiken van de website, gaan we er vanuit dat ermee instemt.IK BEN AKKOORDNee, ik wil meer info
Laden...
