Één sleutelroutine kan het verschil maken

In deze drukke wereld waarin het tempo der dingen (thema van de dag, maar ook email en contacten) steeds meer versnelt is het niet moeilijk om af en toe het overzicht te verliezen en daardoor geen voor en achtergrond meer te zien in alles wat roept om aandacht, tijd en energie.

Ik wil hier een lans breken voor een zeer vruchtbare manier om weer focus en control te krijgen. Het is een simpele manier, en lijkt misschien in eerste instantie veel te klein om verschil te maken en toch is dat wel het geval. Ik stel voor één sleutelroutine te kiezen en die leidend te laten zijn voor alles wat er in 2012 maar aan de orde kan zijn. Hieronder twee voorbeelden:

Voorbeeld 1: Inbox van de email nooit voller dan één scherm (dus niet scrollen) en minimaal één keer per dag helemaal leeg (Inbox Zero). Het effect van deze routine zal zijn dat je:

• gaat nadenken waar je actie-mail laat, waar je archief-mail laat, waar je wachten-op anderen-mail laat;
• gaat nadenken of je alles wat binnenkomt wel wilt hebben (twitter/faceboek-berichten, nieuwsbrieven, linkedin-updates enz.);
• genoeg tijd gaat besteden aan verse input zodat het doel realistisch wordt.

Daarnaast ben je af van iedereen die binnenkomt en navraag doet ‘of je mail al hebt gelezen’ en rappèl-mails niet meer krijgt. Je bent ook af van het knagende gevoel dat er nog ergens een ‘landmijn’ tussen de 623 mails kan zitten.

Voorbeeld 2: Wekelijks een terugblik en een vooruitblik doen op basis van de eigen agenda. Besteed iedere vrijdag een half uur om daarin twee weken terug en twee maanden vooruit te kijken in je agenda. Het effect van deze routine zal zijn dat je:

• een kroniek hebt van alle afspraken zoals ze in de werkelijkheid hebben plaatsgevonden;
• iets kan vinden van de ‘compositie’ of ‘architectuur’ van die weken;
• ziet waar en wanneer er te veel drukte, onlogische reisroutes, of juist een prettige workload was of aan zit te komen;
• je voor uit afspraken met jezelf gaat inplannen om projecten, presentaties en bijeenkomsten uit te werken op die momenten dat er nog geen sprake is van dwingende urgentie.

Een groot neveneffect van deze routine is dat je heel goed beeld hebt van de opgetelde committments die er al zijn en dus realistischer zult omgaan met nieuwe vragen.

Kortom een goed volgehouden sleutelroutine brengt (als je deze steeds leidend laat zijn voor keuzes) een hele reeks acties in gang die allemaal bijdragen aan meer Helderheid, Focus & Control. Je verplaatst je comfortzone een klein stukje met een grote hefboomwerking voor je eigen duurzame productiviteit.

PS: Ben je een Visionair, Operator of Processor? Doe de gratis drie minuten werkstijltest. Je ontvangt je profiel + een Pdf met tips om je e-mail en agenda routines te verbeteren.

Beoordeel deze tip:

1 beoordelingen

Laden...