Op deze plek staan de verzamelde blogartikelen over de spelende of filosoferende mens.
De inhoud kan een anekdote zijn, een verhaal, een gekke waarneming, een overweging, een inzicht, een boek of wat mij op enig moment ook maar inspireerde.
Elegantie en stijlvolle eenvoud zijn de woorden die vaak voorkomen in deze blogs omdat ze mij na aan het hart liggen.
Dit blogartikel gaat over zaken onbedoeld beroerder maken.
In het Duits bestaat het begrip ‘verschlimmbesseren’. Wij Nederlanders doen daar ook aan maar hebben/hadden er alleen geen woord voor. Nu dus wel
VERERGBETEREN!
Hierbij een paar voorbeelden van ogenschijnlijk slimme ondersteunende systemen graag ingezet door managers.
De visionairs onder hen willen nog wel eens graag vooraan lopen met ontwikkelingen (early adapters zijn); de operators knopen van alles aan elkaar (desnoods met ducktape of elastiek) en de processors onder ons zien wel iets in ERP-systemen zoals SAP om alle wereldproblemen op te lossen.
Er is één klein probleem.
De meeste software lost wel één probleem op maar heeft net als chemische medicijnen onbedoelde en zelfs ongewenste bijwerkingen die te vaak pas aan het licht komen na de euforie van de start met zijn quick wins.
Voorbeeld 1
De speciaal-voor-jou-als -visionair ontwikkelde-interface die er zo gelikt uitziet en die al de door jou gewenste managementinfo met een druk op de knop onder handbereik zal gaan brengen blijkt helaas toch niet zomaar te praten met alle databases omdat er ergens nog een oer-Dbase onder water zit (die kan je leverancier uiteraard ook voor je vervangen en dan ben je echt van de problemen af ….).
Voorbeeld 2
Het turbo-excel-spreadsheet van de operator kan ook best wel – met een beetje aanpassing – jouw personeelsformatie bijhouden. Totdat na twee jaar blijkt dat er ergens in een formule een mini-foutje zit met grote gevolgen voor de begroting en daarmee voor de stabiliteit van je organisatie.
Voorbeeld 3
Het eindelijk – na eindeloos duwen en trekken van de processor – genomen besluit om SAP te gaan gebruiken heeft nu eenmaal als consequentie – zo wordt je geduldig uitgelegd door de SAP-consultants – dat je het beste jouw organisatie aan kunt passen aan de logica van SAP omdat je dan het meeste uit het systeem haalt.
Gevolgen:
Meer kosten
Langere doorlooptijden
Nieuwe problemen
Leercurves
Verstoorde of gebroken processen
En gedoe met de bouwers en consultants van tools.
Dit dus niet. Wat wel?
Mijn advies:
Zorg dat je het probleem wat je wilt oplossen door en door begrijpt.
Zorg dat je de oplossing die je voor je ziet, of geadviseerd krijgt, door en door begrijpt (en vraag vooral naar de bijsluiter!!!)
Ik wil met jullie een citaat delen dat mij zo uit het hart gegrepen is dat ik bij het lezen helemaal enthousiast werd.
Het citaat komt van een Japanner die een analyse geeft van het verschil tussen de ‘westerse’ manier van organiseren en de Japanse.
‘Westerse bedrijven zijn gebouwd op het model van Taylor (Scientific Management AvdH). En nog erger ook, jullie hoofden zijn zo gebouwd. Met jullie aanpak die er toe leidt dat de bazen het denken doen terwijl de medewerkers de schroevendraaiers ronddraaien, zijn jullie er ook nog van overtuigd dat dit de beste manier is om een bedrijf te runnen. Het is blijkbaar de kunst om de ideeën uit het hoofd van de bazen in de hoofden van de werkers te krijgen.
Wij zijn voorbij deze manier van denken.
Organiseren, zo weten wij, is ingewikkeld en complex. Het overleven van organisaties is riskant in deze steeds meer onvoorspelbare, concurrerende en van angst vervulde omgeving, en daarom hangt het voortbestaan van organisaties af van de dagelijkse mobilisatie van ieder greintje intelligentie.’
Konosuke Matsushita (oprichter van Panasonic)
Met name de laatste zin raakte mij. Het raakt aan mijn streven om de intelligentie (en daarmee de initiatiefkracht en creativiteit) te wekken van medewerkers die het feitelijke werk doen in organisaties. En dat zorgt ervoor dat er een vorm van ondernemerschap ontstaat waar iedereen bij gebaat is.
Veel adviezen op het gebied van productiviteit, lean en lean-office hebben standaardisatie als basis .
Dat is logisch als het gaat over collectieve processen (namelijk voor zover de standaardisatie de basis vormt voor permanent verbeteren). Voor persoonlijke effectiviteit en productiviteit werken normerende, voorschrijvende systemen heel vaak tegen omdat iedereen nu eenmaal een andere natuurlijke werkstijl heeft.
Het beeld voor ‘One size fits all’ wordt akelig helder beschreven in
de mythe van Procrustes.
‘In de Griekse mythologie was Procrustes de wrede eigenaar van een klein landgoed tussen Athene en Eleusis. Hij had een merkwaardig gevoel voor gastvrijheid: hij ontvoerde reizigers, bood hun een copieuze maaltijd aan en nodigde ze uit de nacht door te brengen in een bijzonder bed. Hij eiste dat ze precies in het bed pasten: van degenen die te lang waren, hakte hij met een bijl de benen af; degenen die te klein waren, rekte hij uit.’
Mijn valkuil zou kunnen zijn dat ik iedereen waar ik mee werk, vanuit mijn expertise en autoriteit, in een zelfde standaard probeer te duwen en daarmee Procrustes wordt. Waarmee ik de natuurlijke stijl (aard en aanleg) van mijn ‘leerling’ (klant) veronachtzaam en hem/haar laat werken in een onnatuurlijke maar vast goed doordachte stijl. Uiteraard leidend tot terugval op enig moment. Dat doen we dus niet!
Daarmee wordt het allemaal wel veel ingewikkelder maar ook interessanter en blijft zelfkennis een voortdurende bron (wat bij mij werkt kan bij een ander maar zo eens tegenwerken). Mijn taak is om mijn ‘leerlingen’ (klanten) de algemene wetmatigheden en processen te laten leren kennen en hen daarna te verleiden dingen uit te proberen. Als het werkt is het systeem verbeterd, als het niet werkt is er meer inzicht.
Wil je meer weten over je natuurlijke stijl dan kun je mijn werkstijltest (drie minuten 12 vragen) een keertje doen. Met de eerste tips voor e-mail, agenda en vergaderingen.
Pas had ik in één week drie afspraken op voor mij nieuwe plekken. Om niet te laat zijn – en dus onzinnige stress te vermijden – ben ik op dit soort plekken meestal flink te vroeg.
Dat zijn altijd bijzonder waardevolle kwartiertjes. Ik zie medewerkers rondlopen, ik zie klanten zich aanmelden bij een receptie. Ik beleef de stijl van communiceren, de ongeschreven kledingregels, de vormgeving van de ruimtes en krijg daarmee al een degelijke indruk van de betreffende organisatie.
Ik zou ook kunnen beleven dat ik heb zitten wachten maar dat is niet zo. Het is heel waardevolle tijd in mijn bestaan.
Mijmering
Wachten is altijd wachten op een ander ‘nu’.
Wachten doen we op iets, want als dat iets er niet is, is het geen wachten.
Wachten kan het gevoel geven dat je tijd verspilt.
Wachten is een apart verschijnsel. We hebben al snel een beetje beeld erbij: wachten is niet fijn en als het kan dien je het te vermijden. Toch bestaat wachten feitelijk niet voor een mens.
Wie zich ergert aan wachten zet zichzelf ‘on hold’. Haalt zichzelf uit het ‘nu’ en accepteert dat het echte leven pas zo meteen weer begint.
Wachten is de middelste verspilling van de 7 verspillingen. Voor de mens hoeft deze niet te bestaan. Informatie wacht. Spullen wachten. Mensen kunnen kiezen of ze wachten (en zichzelf daarmee ‘on hold’ zetten) of ervoor kiezen in het ‘nu’ te blijven en daarmee te kiezen iets anders te doen. Bijvoorbeeld:
Mensen kijken.
Kreatief Uit het Raam kijken (KURK-en)
Lezen
Nadenken
enz .enz.
Mijn advies: Ik zou gaan voor het laatste. Maakt het leven een stuk aardiger.
Een risico is de keerzijde van een kans. Zonder het nemen van risico’s kun je niet veranderen of innoveren. Evengoed is het uiteraard erg wijs om goed na te denken over risico’s omdat ze ook tot veel schade kunnen leiden.
Hierbij een snelle en slimme manier om risico’s te analyseren.
Stap 1. Wat is, als álles fout loopt, de consequentie van de keus? Stap 2. Wat is de waarschijnlijkheid van deze uitkomst (in %)? Stap 3. Is dit een aanvaardbaar risico voor mij?
In een paar voorbeelden:
Zal ik een staatslot kopen?
In het slechtste geval ben ik mijn geld kwijt?
De waarschijnlijkheid van deze uitkomst is vrijwel 100%?
Geen goed plan. Ga ik niet doen.
Zal ik door rood rijden omdat ik op tijd bij mijn klant wil zijn?
In het slechtste geval veroorzaak ik een ongeluk
De waarschijnlijkheid van deze uitkomst is 3 % (gok op basis van mijn rij-ervaring)
Dat vind ik een te groot risico. Ga ik niet doen.
Nog een voorbeeld uit de historie
Zal ik in mijn verantwoordelijkheid als hoofd P&O de wet SAMEN wel of niet implementeren (De wet ging indertijd over het registeren van het geboorteland van ouders bij het aangaan van een arbeidsovereenkomst, is inmiddels weer afgeschaft, vond ik een onzinwet met potentieel nare kantjes).
Als ik het niet doe kan de organisatie een boete van € 1500 krijgen.
De waarschijnlijkheid van deze uitkomst is grenzend aan 0 % (want de arbeidsinspectie heeft wel wat anders te doen).
Dat vind ik aanvaardbaar en ik ga de wet niet implementeren.
Zo zie je. Met deze 3 vragen kun je prima en snel een eerste inschatting maken. Probeer het eens en laat me weten wat je ervan vindt hieronder in de commentaren(en ja, er zijn uiteraard genoeg keuzes die meer aandacht vragen om de risico’s ervan in beeld te brengen).
Wie regelmatig parkeert in een omgeving waar ie niet thuis is kent het wel. De stress om te onthouden waar je geparkeerd hebt.
Er is een handigheidje in WhatsApp die ik daarvoor gebruik die je misschien nog niet kent en daar de oplossing voor is. Ik ga bij de beschrijving ervan uit dat je een chatgroep/inbox voor jezelf hebt in WhatsApp. Als je die nog niet hebt, maak die dan eerst aan.
Op de parkeerplek ga je naar de chatgroep met jezelf. Op de plek waar je een bericht kan plaatsen zie je links een plus teken staan.
Klik op het plusje en klik daarna op ‘Locatie’
Er ontstaat een kaartje met daarop de plek waar je op dat moment bent.
Klik op ‘Verstuur uw huidige locatie’
Er staat nu een locatieopgave als bericht in jouw eigen chat/inbox.
Als je weer terug wilt naar je tuut klik je op deze locatieopgave (op het autootje) en WhatsApp vraagt je met welke app je de locatie wilt openen. Je kiest en klikt daarin op ‘lopen’.
Meer is het niet. Werkt simpel, is robuust en heb je altijd bij de hand!
Ik weet dat dit werkt in de iPhone maar niet of dit ook zo werkt op een Android. Als iemand die dit leest dat weet graag even melden in de commentaren hieronder.
In de jaren dat ik op het conservatorium zat heb ik veel respect gekregen voor ambacht. Wat is het toch heerlijk om iemand te ontmoeten die echt iets vreselijk goed kan.
Het ziet er altijd uit alsof de kunst moeiteloos tot stand komt maar iedereen weet dat er heel veel oefening en doorzettingsvermogen nodig is om dit stadium te bereiken. Dat geldt in ieder geval voor kunst, sport en geneeskunst maar misschien wel voor alles en altijd.
Ook bij ons managers, professionals en veranderaars is ambacht alles. Laat ons in ieder geval beginnen bij simpele dingen als E-mail in Control, Agenda in Balans en een degelijke Dag- en Weekreview. Dan zijn we al een heel eind.
Ik werd door Lesia attent gemaakt op de Chalk Guy (Julian Beever) en vind hem bij uitstek iemand die echt iets vreselijk goed kan. Hoe kan het dat je driedimensionale illusies kan tekenen en dat ook nog met stoepkrijt van Blokker en gewoon op straat? En vind je het dan niet erg dat al je werk weg is na een regenbui of door een ongelukje van een biermorsende toerist? En vind je het niet erg dat maar een paar mensen het resultaat kunnen zien?
Samen met Karen Visser – een gewaardeerde collega-trainer in hetzelfde vakgebied – was ik in verkennend gesprek (online) met een Belgische opdrachtgever over een traject voor de komende jaren.
Aan het eind van gesprek vatte de opdrachtgever de afspraken samen en maakte er een tijdpad bij.
Als wij een menukaart zouden kunnen leveren dan zou zij uiterlijk 31 maart ons een reactie geven in de vorm van een echte vraag voor een offerte.
Karen reageerde uit een soort professioneel enthousiasme. ‘Wat mooi dat je geen 1 april zegt, want dat zou betekenen dat je jezelf psychologisch in een veel langere horizon zet met de kans dat het al snel een maand later wordt.’
Ik was eerst even in verwarring omdat 1 april bij mij ook te maken heeft met grappenmakerij. Maar daar ging het hier niet om.
Er waaiert een calvinistische norm door het land van productiviteit: Gij zult niet uitstellen! Met in het verlengde daarvan allemaal tips en trucs om deze zonde niet meer te begaan. Ik stel voor dat we deze norm eens wat nader bestuderen leidend tot een paar simpele tips. Een toetje volgt daarna.
De rationele opvatting zegt: er is oorzaak en gevolg (en ook nog in deze volgorde). Voor ons onderwerp betekent dit: er is een planning en er is productiviteit als gevolg van deze (uitgevoerde) planning. De planning is de werkvoorbereiding (zo efficiënt mogelijk en gericht op de goede zaken). De uitvoering volgt daarna.
Dus hoe beter ik de uitvoering van de door mij verzonnen planning volg, hoe productiever ik ben.
En zie: Tadaa! Hier verschijnt natuurlijk gewoon weer het ouderwetse werkvoorbereider/uitvoerder duo.
En als het niet lukt (dus uitstel verschijnt) ligt het aan toegeven aan afleiding, te weinig discipline, chaotisme enz. dus … procrastionation.
De werkelijkheid is dat we helemaal niet gestuurd wíllen worden. Niet door een externe werkvoorbereider maar ook niet door een efficient/effectieve interne alter ego. We willen gewoon cherry-picken; doen wat op dat moment het aardigste lijkt; we willen opties en keuzemogelijkheden.
Dus laten we dat gewoon toegeven en onze wereld zo organiseren. Dat kan met behulp van de volgende vier tips.
Tips:
Plan alleen die zaken die echt moeten, zet ze in een tijddoos, haal alle afleiding weg, doe het werk en houd zo veel mogelijk ruimte vrij er omheen;
Zorg voor een overzicht van ‘opties’: zaken die je zou kunnen doen;
Kies in een moment dat uit je opties wat het beste past bij de tijd en energie die hebt, de plek waar je bent, de spullen die je tot je beschikking hebt en uiteraard waarvan je de toegevoegde waarde het grootst acht;
Nick stuurde me een video van Tom Urban die op een vrolijke manier uitlegt hoe het toch komt dat we allemaal in meer en mindere mate last hebben van niet doen wat we ons hebben voorgenomen op de tijd die we daarvoor hadden bedacht.
Er zijn drie (interne) personages bij betrokken:
the rational desicionmaker
the instant gratificaton monkey
the panique monster
Deze drie alter ego’s maken de show. Als je een keer een vrolijke reflectie wil op het thema procrastination is deze video warm aanbevolen.
Er is een disclaimer: uiteraard is het kijken van deze video op zichzelf een zeer waarschijnlijke vorm van procrasination.
In 1969 keken we met de familie op vakantie in zwart wit in de avond naar de fantastische beelden van Neil Armstrong die als eerste mens een voet op de maan zette.
Om dat voor elkaar te krijgen was er uiteraard bijzonder intensieve samenwerking noodzakelijk tussen een groot aantal mensen.
E-mail bestond nog niet!
Hoe deden ze dat? Dan Markovitz heeft die vraag een keer gesteld en beantwoord gekregen. De vraag is verrassend, het antwoord eigenlijk niet eens zo zeer.
“It turns out that there is an engineer at the company who worked on the Apollo project, and the leader of the R&D group once asked him precisely that question: how did you manage without email? The engineer explained that the team met from 9-10 am three days per week. The rest of the time they were actually working on solving this enormous puzzle of landing on the moon. As Nathan Zeldes, a principle engineer at Intel puts it, these guys were “plan-driven,” not “interrupt-driven.” And when unexpected problems arose, they actually talked to each other.”
Waarmee maar weer eens duidelijk wordt: e-mail is een productiviteits-tool en geen werk op zich. Het bestaat ten behoeve van communicatie net als Teams, WhatsApp en telefoon. Allemaal handig als live afstemmen even niet mogelijk of wenselijk is.
Wat wij nu als innovatie eerste klas zien: een dagstart opzetten, was – zo blijkt – de basis voor ‘putting a man on the moon en let hem return save”.
Nog een keer in de woorden van Dan Markovitz:
“Remember: email is a tool to help you get your job done. It is not your job, anymore than the phone is. If you treat it as such, you might find that it’s less of a millstone around your neck and more of a true productivity tool.”
In 3 tips samengevat:
Laat je agenda leidend zijn voor je werk en niet je email.
Gebruik e-mail slechts voor zaken die niet dringend en niet complex zijn.
Kies wijs tussen de mogelijke communicatievormen (zie dit artikel met download overzicht).
Voor de meesten van ons geldt dat we last en plezier hebben van twee alterego’s. Ik noem ze de planner en de renner. Ze vertegenwoordigen allebei een andere kant van productiviteit.
De planner
Wanneer we in de planner-modus staan, gaan we overzichten en lijstjes maken. We stellen prioriteiten en denken van verre doelen terug naar de eerst mogelijke acties.
De planner geniet van dat overzicht/vergezicht. Het lucht op en geeft de indruk dat alles te doen is wanneer het lukt onszelf bij de planning te houden. Jammer dat er, ook al hebben we een mooi plan, nog niets veranderd is in de wereld. Helaas kun je zelfs zo maar doorschieten en terecht komen in de karikaturale communistische detailplanning die geen relatie meer heeft met de werkelijkheid.
De renner
We doen, we zijn druk, we regelen, we jongleren met acties, tijd, aandacht, energie, relaties, verwachtingen. We krijgen veel afgevinkt en het voelt helemaal geweldig.
Het lijkt helaas wel op het beeld van Alice in Wonderland die na een renpartij met de koningin nog steeds op dezelfde plaats is.
“Alice keek verwonderd om zich heen. ‘Neen, maar, ik geloof dat we steeds onder deze boom zijn gebleven! Alles is nog precies als daarnet!’ ‘Natuurlijk,’ zei de Koningin. ‘Wat had je dan gedacht?’ ‘Wel, in ons land,’ zei Alice, die nog steeds een beetje hijgde, ‘kwam je in het algemeen ergens terecht als je een lange tijd erg hard liep, zoals wij hebben gedaan.’ ‘
Wat een traag land is dat dan!’ zei de Koningin. ‘Want hier moet je zo hard lopen als je kan om op de zelfde plaats te blijven. Als je ergens anders wil komen, moet je minstens twee maal zo hard lopen!’”
Samenwerken
De planner en de renner snappen elkaar niet goed.
De planner zou het liefst zien dat de renner gewoon de planning uitvoert en heeft maar weinig gevoel voor de onvermijdelijkheid van dagdagelijkse verstoringen, omwegen die noodzakelijk blijken te zijn, en oplossingen met de spreekwoordelijke ‘ducttape’ .
De renner wil helemaal niet gestuurd worden door een planner die geen gevoel heeft voor de complexiteit en weerbarstigheid van het echte leven.
Er zijn twee routines die ervoor kunnen zorgen dat de planner en de renner het wel goed met elkaar hebben.
Dagreview (daily shutdown)
Dagelijks een beetje plannen en de renner terug laten kijken en vooruitkijken helpt heel goed voor synergie tussen deze twee alter-ego’s. Zie hier voor de routine.
Weekreview
Wekelijks de beide alter-ego’s aan tafel zetten en ze allebei geven wat ze nodig hebben kan super met een checklist weekreview. Mocht je geen weekroutine hebben dan is het nu de tijd om er mee te beginnen.
Wil je leren hoe je dat moet doen? Organiseer een workshop voor je team.
Jason Fried is een van de mannen van een projectmanagementtool Basecamp en daarnaast een fervent evangelist van nieuwe manieren van samenwerken (zoals bijvoorbeeld remote).
Daarnaast heeft hij ook duidelijke opvattingen over productiviteit en effectiviteit.
Hieronder in het kader een aantal van zijn tweets over dit onderwerp omdat ik vind dat ze de moeite van het delen waard zijn.
En ja, misschien is het voor een deel woordenspel. Tegelijk is de boodschap helder: Ben je klaar met je doelen voor vandaag? Ga wat aardigs doen en blijf vooral niet ‘productief’!
Als je meer wilt van zijn manier van denken dan kan ik je Rework aanbevelen. Mooi boekje met allerlei korte hoofdstukken met opvallende stellingnamen en inzichten.
We gebruiken cookies zodat deze website zo soepel mogelijk draait. Als je doorgaat met het gebruiken van de website, gaan we er vanuit dat ermee instemt.IK BEN AKKOORDNee, ik wil meer info
Dit blogartikel gaat over zaken onbedoeld beroerder maken.
Laden...
Ik wil met jullie een citaat delen dat mij zo uit het hart gegrepen is dat ik bij het lezen helemaal enthousiast werd.
In 1969 keken we met de familie op vakantie in zwart wit in de avond naar de fantastische beelden van Neil Armstrong die als eerste mens een voet op de maan zette.
