Iets waardevols tot stand brengen lukt als je focust, gericht bent op een resultaat. Het vraagt energie en creativiteit en ononderbroken tijd.
In de meeste werksituaties is er deze paradox:
We worden geacht gefocust (onafgeleid) bezig te zijn met het realiseren van waardevolle resultaten
én
We worden geacht de hele dag bereikbaar te zijn via telefoon/email enz om bij te dragen aan dezelfde soort waardevolle resultaten van anderen
Collectief
Deze paradox wordt versterkt of verlicht door de cultuur van een organisatie.
Wat helpt:
Helder eigenaarschap (resultaat, verantwoordelijkheid en bevoegdheid bij elkaar)
Resultaatgericht ipv actie- of afstemmingsgericht zijn als management
Wat niet helpt:
Kantoortuinen met onvoorbereide implementatie van Het Nieuw Werken
Onduidelijk beleid over interne respons-tijden voor mail, sms e.d.
Individueel
Wanneer het niet lukt hier goede routines te ontwikkelen, verdunnen beide kanten van de paradox. We behalen minder waardevolle resultaten (want staan toe dat we steeds worden afgeleid), en we dragen niet optimaal bij aan de resultaten van de collega’s omdat we ons liever niet steeds willen laten afleiden.
Wat helpt:
‘s-Ochtends eerst werken aan een waardevol resultaat.
Internet afsluiten, telefoon uit en op een rustige plek gaan zitten als je echt meters wilt maken.
Wat niet helpt:
Je speelveld (overzicht van aandachtsvelden en verantwoordelijkheden) niet helder hebben
Ritmeloos/pauzeloos je werkdag doorleven
Als je deze paradox herkent wil je hem hieronder in een voorbeeld beschrijven ter lering (en misschien vermaak) van ons allen?
Ik weet niet of het waar is maar ik hoorde eens dit mooie verhaal:
Bij de NASA waren een aantal onderzoekers bezig met het ontwikkelen van een pen die zou blijven werken in een ruimtestation ver weg van Moeder Aarde toen een van hen op het idee kwam om een spion naar de russen te sturen om te achterhalen hoe deze dit ‘probleem’ opgelost hadden. Deze kwam terug met de mededeling dat de russen … potloden gebruikten!
Hetgeen bewijst dat low tech voor high tech gaat. Wanneer iets simpel kan, houd het dan ook zo. Wanneer het noodzakelijk lijkt om up te graden doe het dan. Wanneer blijkt dat de upgrade ten koste gaat van levenskracht en energie heb dan de moed om weer terug te gaan naar low tech. Wat kunnen we met deze wijsheid doen?
Papier ℗ en potlood ℗: onverslaanbaar duo: Het PP-systeem
Papier is vrijwel altijd voorhanden, je hebt geen stroom nodig, is goedkoop, werkt simpel dus er is geen leercurve. Potlood (natuurlijk met een gummetje eraan) doet het altijd, is makkelijk te wissen, vlekt niet.
Dus hierbij een simpel PP-systeem om overzicht te houden. Wat je nodig hebt is een blanko A4, het liefst zonder lijntjes, en een mooi (vulpotlood). Zelf gebruik ik Quantore Blank (omdat het ook nog eens mooi dun papier is) en een super elegant Lamy vulpotlood. Het PP-systeem is minder geschikt voor mensen die groot schrijven.
Opzet van het systeem
Vouw je A4 door het midden over de breedte en doe daarna het zelfde over de lengte. Vouw het daarna nog een keer zodat het formaat A7 ontstaat. Wanneer je het vel nu weer openvouwt heb je 8 vlakken en dat aan 2 kanten. Dus in totaal 16 vlakken.
Daarmee heb je maximaal de ruimte voor 16 verschillende lijsten. Of 8 iets grotere (of uiteraard een combinatie van kleiner en groter).
Zie plaatje
Ben je een GTD-fan dan gebruik je de vakjes voor de verschillende lijsten: doen, wachten-op, ooit-misschien & projecten. Desgewenst maak je vakjes voor contexten (bellen, mailen, boodschappen, bila’s, thuis, werk, stad enz). En de achterkant gebruik je natuurlijk als inbox. Als je twee keer per week je papier ververst heb je gelijk je weekreview gedaan. Ben je Agile Result-fan dan hou je je drie van de maand/week in een vak bij, de 3 van de dag in een volgend vak erop bij (met bijvoorbeeld een * ervoor) en gebruik je de rest als b.v. een GTD-systeem.
Ben je een fan van je eigen systeem. Houd het vooral daarbij.
Samengevat de voordelen van het PP-systeem:
Kost bijna niets
Kan zonder stroom
Heb je altijd bij je
Reviewen doe je vanzelf
Als je moe bent van je supersonische app op je smartphone/ipad-enz. wissel dan eens een paar weken naar dit systeem dan weet je zo weer waar het in essentie om gaat. En mocht je toch weer supersonisch willen vraag je zelf dan eerst af of je leven er complexer of simpeler van wordt.
Dit PP-systeem werkt bij mij in ieder geval super: Ik heb er jarenlang een complexe HRM-baan mee gemanaged.
In 2013 was er een mooi relletje in de tweede kamer.
PVV wil de Koran weg van de griffierstafel die daar staat als naslagweg naast de Bijbel en nog meer mooi boeken. De voorzitter vindt opruimen van die tafel wel een goed idee dus alles mag weg behalve het reglement van orde. Kamer op zijn achterste benen en alles blijft zoals het was. Daarover gaat dit artikel.
Opgeruimd zijn maakt je een opgeruimd mens
‘When in doubt, clean a drawer’ (als je het even niet meer weet, ruim een la op) [David Allen]
Weten wat je hebt
Het grootste voordeel van opgeruimd zijn, is dat je precies weet wat je hebt. Door regelmatig op te ruimen geef je alle zaken een betekenis en een plek. Een van de nadelen van een rommelige, rotzooi-erige omgeving is dat je niet kunt bijhouden (of er zeker van zijn) wat je hebt. Bovendien blijven er altijd zaken in je omgeving hangen die inmiddels geen betekenis of waarde meer hebben of kapot zijn (kijk maar eens in de bovenste la van je bureau).
Weten wat je niet hebt
Een tweede groot voordeel van opgeruimd zijn is dat je precies weet wat je niet hebt. En dat is helemaal van belang. Je hoeft dus nooit te zoeken naar iets wat je niet hebt. En dat is echt heel belangrijke kennis. Bij iedere vraag van jezelf of een ander kun je direct bepalen of je een bepaald gereedschap, een stuk of een dossier hebt of niet hebt.
Alles op de plek die past bij de betekenis die het voor jou heeft.
Dit is de enige echte definitie van het begrip opgeruimd. Als dit lukt is het mooi. De wereld zorgt er helaas voor dat alles door de tijd vanzelf weer een rommeltje wordt. Dat is niet anders en daarom is regelmatig je spullen reviewen en opruimen van grote betekenis.
Dus kijk in een verloren of gepland moment/uur/dagdeel eens naar:
je bureaublad
je bureauladen
je vensterbanken
je kasten en het archief, de mappen, de stapels dat zich daar bevinden
je tas, de inhoud van je portemonnée, je sleutelbos
En vraag je af of je alles wel wilt behouden en als het antwoord ‘ja’ is, of dit wel op de meest geëigende plek is.
De logica daarbij is:
Hoe vaker je iets gebruikt hoe dichter het bij je is.
Kan ik ieder moment nodig hebben bv mobiele telefoon, pen: op of bij je.
Heb ik dagelijks nodig: binnen een paar meter van je werkplek.
Heb ik af en toe eens nodig: mag verder weg.
Gebruik ik zelden: mag in een andere ruimte.
Want:
Opgeruimd zijn is weten wat je hebt, weten wat je niet hebt en alles op de plaats hebben die past bij de betekenis die het heeft.
Hardloper Hans had een tijd geleden een prachtig bizar voorbeeld van een manier om tijdens je werk te kunnen bewegen.
TREADMILL DESKS
Je zet gewoon een loopband onder je bureau en loopt tijdens je werk terwijl je niet van plaats veranderd. Op deze manier kun je makkelijk een paar kilometer per dag extra wandelen.
Nu nog het raam open en het dak eraf en we zijn waar we wezen willen. Lekker buiten, bewegend in de open lucht.
Of een douche en toiliet erbij en we zijn weer bij Intensieve Menshouderij.
NB1: Dit is geen geintje maar serious business (in de VS: dat dan weer wel).
NB2: Niet doen dus, of er verschrikkelijk veel pret mee hebben.
“The key is not to prioritize what’s on your schedule, but to schedule your priorities.” | Stephen Covey
En dat is een doordenkertje. Vrij vertaald: Het is niet de kunst te prioriteren wat er op je lijstje staat maar een lijst te maken van je prioriteiten.
“In den beginne” was er namelijk nog geen lijst maar wel een missie (waarom doen we dit trouwens) een visie (waar gaan we met deze club naar toe) en doelen (wat moeten we daar allemaal voor realiseren).
Vanaf dit drietal (missie, visie en strategie) dalen de prioriteiten vanzelf af en kunnen dan ook op een lijstje komen.
De omgekeerde weg is er wel, maar die heeft geen lijstje nodig omdat die altijd een boel lawaai maakt en van rechts komt.
De samenhang in het kort zien van missie, visie, strategie en de andere drie overzichten die nodig zijn? Kijk deze korte video op YouTube
Deze blogpost heeft als inhoud een artikel dat ik heb geschreven voor mijn eZine. Voor diegenen die zich wel hebben geabonneerd op deze blog maar niet op het eZine en het eBook niet kennen miscchien een goede gelegenheid om daar ook eens kennis mee te maken. Inschrijven kan rechtsboven op deze pagina.
In de oertijd hadden we papieren agenda’s. En wat was dat prettig! Ieder jaar een nieuw, vers begin en kans om het dit jaar nog beter, slimmer en overzichtelijker op te zetten. Een aantal van de gewoontes die we toen hadden zijn met de digitale agenda verloren gegaan maar wel zeer ten onrechte.
10 Agendatips voor het begin van het jaar
Plan wekelijks op het laatste dagdeel dat je werkt een uur om terug te blikken en vooruit te blikken.
Plan een vast moment in de dag/week om met ondersteuner je agenda door te nemen om daarmee de weken tot een mooie compositie te maken.
Plan je vakanties zo ver mogelijk vooruit in je agenda en blok een dag voorafgaand en een dag direct na je vakantie als open tijd.
Zet alle pappa/mamma, verjaardag, jubilea, familiedagen, schoolfeesten, examens, opvoeringen (uit het schooljaarboekje) enz dagen die vrij moeten blijven in je agenda.
Zet algemene feestdagen die invloed hebben op het jaar in je agenda (zijn hier te vinden)
Denk even na over andere cyclische dingen waarvan nu al zeker is dat ze tijd gaan vragen (Marap, Burap, Begroting, Jaarrekening enz) en plan tijd voor deze zaken in de agenda ook als je de tijd nog niet precies weet (schuiven is beter als afzeggen en verzetten).
Plan nadenk/retraite/terugblik momenten naar je eigen behoefte cyslisch in je agenda.
Zet alle cyclische vergaderingen waar je aan deelneemt op rij (je ‘vergadergebouw’) en bepaal of de frequentie, lengte en de bezetting van deze bijeenkomsten ideaal is of mogelijk beter kan.
Denk na over kleurgebruik voor categoriën afspraken.
Situatie: Je bent aan het werk in de e-mailbox. Het gaat vlot, edoch … plotseling is er een mail waarvan je niet precies weet wat er mee moet. Er komt een lichte ergernis op en vervolgens heb je de neiging om de mail eerst maar eens even te laten voor wat hij is.
De inhoud van de mail is zoiets als:
“zou je misschien even mee willen denken met XYZ” (ik weet niet wat ik moet doen met XYZ) , of
“weet jij nog wat we hebben afgesproken/toegezegd” (ik heb niet opgeschreven wat ik zou doen’) , of
“heb jij nog een goed idee wat we met de stukken in de bijlage moeten doen” (ik begrijp niet meer wat de samenhang is in al deze bijlagen’) enz.
Het zijn vaak mailtjes waarin een ‘we’ wordt gepresenteerd waar ‘ik’ zou moeten staan.
Wat er aan de hand zou kunnen zijn is het volgende: een medewerker die aan jou rapporteert (of een collega manager) en het even niet helemaal weet, probeert (meestal onbewust) je de bal toe te spelen. Als je
daar niet bedacht op bent;
in een hulpvaardige modus bent;
een risico vermoedt;
veel verstand hebt van de inhoud,
kan het maar zo zijn dat je het werk van de betreffende medewerker of collega gaat doen.
Het effect daarvan kan zijn dat aanbod vraag schept en je steeds vaker dit type mails krijgt. Dus meer mail en en meer oneigenlijk werk dus managementcorvee!
Strategie:
Als je dit type ergernis op voelt komen:
Ga na of het eigenaarschap van het betreffende onderwerp helder is.
Als dat niet zo is: schrijf een antwoord dat er voor zorgt dat dit vanaf nu wel helder is.
Als het eigenaarschap wel helder is stel de e-mailer de vraag of hij de inhoud van zijn mail kan omvormen naar een inleiding + een vraag waarop het enig mogelijke antwoord ja of nee is.
Effect:
De medewerker en collega blijft eigenaar van het onderwerp (en weet er uiteindelijk natuurlijk het meeste van) en komt met een vraag om een besluit vanuit de bredere context of samenhang die de essentie vormt van jouw bijdrage. Daarmee empower je hen en zorgt ervoor dat je zelf niet heel diep in materie hoeft te denken waar je geen eigenaar van bent.
* Deze mail-hygiënische truuk heb ik geleerd van mijn collega Taco Oosterkamp
Tip: Gebruik de wijsheid van je ondersteuner bij deze exercitie. Grote kans dat zij feilloos weet welke zaken van je bord af kunnen.
Er is zijn drie soorten problemen die met elkaar de meeste stress veroorzaken wanneer je in een managementfunctie werkt:
1. Gebroken processen
Ieder proces dat niet doet wat het zou moeten doen komt in de vorm van een probleem uiteindelijk op het bordje van de manager. De breuk in processen wordt veroorzaakt door 1 of meer van de 7 verspillingen. Het is de kunst doorlopend te werken aan de kwaliteit van de processen en vooral daarbij gebruik te maken van de mensen die het feitelijke werk in die processen verzetten. Heb je mooie, slanke, simpele en overdraagbare processen dan is de eerste bron van stress in control.
2. Onduidelijk eigenaarschap
Alle zaken binnen uw verantwoordelijkheidsgebied die niet een duidelijk ‘accountable’ eigenaar hebben zijn uw directe verantwoordelijkheid en melden zich als deze te veel of te weinig aandacht krijgen. Het is de kunst met een slim overzicht in kaart te brengen hoe uw afdeling/bedrijf enz. eruit ziet wanneer het over verantwoordelijkheden, kpi’s, aandachtvelden en verplichtingen gaat en te checken of alle zaken een eigenaar hebben. Scheelt u heel veel afstemming, overleg, cc-mails enz. Met een dergelijk overzicht is de tweede bron van stress in control.
3. Geen degelijk fundament onder de eigen workflow
De derde grote bron van stress is het hebben van een onvoldoende ontwikkeld fundament onder uw eigen workflow. Daarbij gaat het om de organisatie van uw werkplek, het op orde zijn van uw persoonlijke standaarduitrusting, een agenda die in balans is, een emailbox die in control is, kwalitatieve en complementaire ondersteuning en support en ‘last but not least’ een goed ontwikkelde week-review methodiek. Is dit op orde dan is de allergrootste bron van stress getackeld!
Een kleine tip voor een productievere dag. Stel Outlook (of welk programma je ook maar gebruikt) zo in, dat je als eerste een blik hebt op die schaarse, externe bron te weten tijd.
Tijd is de trein die onverbiddelijk voorbij rijdt en het is dan ook slim om je te verbinden met dat wat je tijdgebonden al had gepland. Eerst de mail bekijken kan je zo maar heel veel tijd kosten die je misschien wel voor iets heel belangrijks (maar misschien nog niet dringend) had bestemd.
Hoe je dat doet?
In Outlook: Ga naar ‘Bestand/Opties’en van daar naar ‘Geavanceerd’. Op die plek kun je kiezen in welke map Outlook opstart.
Op de Mac: daar is agenda een aparte App dus ligt het helemaal aan jezelf.
Als je wilt leren zwemmen moet je naar zwemles, als je wilt leren typen moet je naar typeles. Logisch?
Er stond pas een artikel op Volkskrantbanen dat 66% van de werknemers die meer als 2 uur per dag moeten typen dat niet blind kunnen. Zij hebben zichzelf zo goed en kwaad als het gaat typen aangeleerd met 2 of drie vingers. En ik kom er daar nogal wat van tegen. Aangetoond is dat blind typen 50 % sneller is dan tik-tak-tok-herstel-tik-tak-tok-herstel typemanieren.
Dus: wanneer je nog niet blind kan typen, besteed dan 5 minuten per dag aan beter leren typen. Er zijn overal slimme programmaatjes te vinden op het internet die je daarbij gaan helpen.
Een agenda is een lijst. Een handige en over het algemeen betrouwbare lijst met afspraken met anderen, afspraken met jezelf en nuttige bij de dag behorende informatie (X = jarig, jubileum, Y bellen want die gaat morgen met vakantie, pieperdienst enz).
Een urgenda is ook een lijst. Een veel te volle lijst met nauwelijks tijd om het eigen werk voor of na te bereiden, geen leestijd, geen tijd voor reflectie of creativiteit. Een urgenda moet steeds omgegooid omdat er iets nog dringender blijkt te zijn dan dat wat er (al dubbelgeboekt) stond of omdat afspraken in tijd wel aansluiten maar de reistijd niet is ingepland.
Veel vergadernotulen hebben een soort aanhangsel dat actielijst heet. Op deze lijst staan de afspraken uit de vorige vergaderingen die nog niet af te vinken zijn als ‘gedaan’. Als ik MT-vergaderingen bijwoon, wil het nog al eens voorkomen dat deze actielijst besproken wordt en voorzien van dit soort commentaar:
‘Mag erop blijven staan.’
‘Ben ik nog mee bezig’
‘Staat er zo lang op, mag er wel af”
en soms zelfs
‘Zou ík dat doen?’
enz, enz.
Mij bekruipt soms het gevoel dat de actielijst feitelijk een Misschien-Ooit-lijst is met het karakter: “Het heeft onze voortdurende aandacht (maar in de werkelijkheid verandert er niets).
Mijn tip:
Ieder gewenst resultaat is een gevolg van een collectief gedragen besluit. Niet uitvoeren van deze taak verslapt de besluitspier van het team! Wat helpt: Maak een ‘resultatenlijst’ en zorg ervoor dat er in iedere formulering van een gewenst resultaat een voltooid deelwoord staat. Ieder gewenst resultaat (purpose, doel) heeft een eigenaar en een einddatum. Alleen al de discipline van helder formuleren zal gaan helpen.
In deze drukke wereld waarin het tempo der dingen (thema van de dag, maar ook email en contacten) steeds meer versnelt is het niet moeilijk om af en toe het overzicht te verliezen en daardoor geen voor en achtergrond meer te zien in alles wat roept om aandacht, tijd en energie.
Ik wil hier een lans breken voor een zeer vruchtbare manier om weer focus en control te krijgen. Het is een simpele manier, en lijkt misschien in eerste instantie veel te klein om verschil te maken en toch is dat wel het geval. Ik stel voor één sleutelroutine te kiezen en die leidend te laten zijn voor alles wat er in 2012 maar aan de orde kan zijn. Hieronder twee voorbeelden:
Voorbeeld 1: Inbox van de email nooit voller dan één scherm (dus niet scrollen) en minimaal één keer per dag helemaal leeg (Inbox Zero). Het effect van deze routine zal zijn dat je:
gaat nadenken waar je actie-mail laat, waar je archief-mail laat, waar je wachten-op anderen-mail laat;
gaat nadenken of je alles wat binnenkomt wel wilt hebben (twitter/faceboek-berichten, nieuwsbrieven, linkedin-updates enz.);
genoeg tijd gaat besteden aan verse input zodat het doel realistisch wordt.
Daarnaast ben je af van iedereen die binnenkomt en navraag doet ‘of je mail al hebt gelezen’ en rappèl-mails niet meer krijgt. Je bent ook af van het knagende gevoel dat er nog ergens een ‘landmijn’ tussen de 623 mails kan zitten.
Voorbeeld 2: Wekelijks een terugblik en een vooruitblik doen op basis van de eigen agenda. Besteed iedere vrijdag een half uur om daarin twee weken terug en twee maanden vooruit te kijken in je agenda. Het effect van deze routine zal zijn dat je:
een kroniek hebt van alle afspraken zoals ze in de werkelijkheid hebben plaatsgevonden;
iets kan vinden van de ‘compositie’ of ‘architectuur’ van die weken;
ziet waar en wanneer er te veel drukte, onlogische reisroutes, of juist een prettige workload was of aan zit te komen;
je voor uit afspraken met jezelf gaat inplannen om projecten, presentaties en bijeenkomsten uit te werken op die momenten dat er nog geen sprake is van dwingende urgentie.
Een groot neveneffect van deze routine is dat je heel goed beeld hebt van de opgetelde committments die er al zijn en dus realistischer zult omgaan met nieuwe vragen.
Kortom een goed volgehouden sleutelroutine brengt (als je deze steeds leidend laat zijn voor keuzes) een hele reeks acties in gang die allemaal bijdragen aan meer Helderheid, Focus & Control. Je verplaatst je comfortzone een klein stukje met een grote hefboomwerking voor je eigen duurzame productiviteit.
We gebruiken cookies zodat deze website zo soepel mogelijk draait. Als je doorgaat met het gebruiken van de website, gaan we er vanuit dat ermee instemt.IK BEN AKKOORDNee, ik wil meer info
Laden...
Als je wilt leren zwemmen moet je naar zwemles, als je wilt leren typen moet je naar typeles. Logisch?
Een 
Veel vergadernotulen hebben een soort aanhangsel dat actielijst heet. Op deze lijst staan de afspraken uit de vorige vergaderingen die nog niet af te vinken zijn als ‘gedaan’. Als ik MT-vergaderingen bijwoon, wil het nog al eens voorkomen dat deze actielijst besproken wordt en voorzien van dit soort commentaar: