Je zal toch maar in een mensberoep werken (onderwijs, jeugdzorg, huisarts, ziekenhuiszorg, politie, brandweer en rechtspraak etc.) en merken dat langzamerhand je hele dag en professionaliteit dicht geplamuurd wordt met protocollen, richtlijnen, procedures en andere kwaliteitszaken met de daarbij onvermijdelijke vastleggingen.
Gij zult …
Mijn ervaring is dat het al dat geplamuur leidt tot “verplicht handelen”. Je wordt geacht precies dat te doen wat andere vakbroeders (uiteraard zeer ervaren) hebben uitgedacht. Afwijken mag maar … dan ben ben je wel van kop tot staart persoonlijk verantwoordelijk en aansprakelijk. De argumenten voor het protocol zijn de transparantie en de kracht die zit in standaardisatie (en natuurlijk de efficiëntie in tijd en geld).
De ellende is dat er natuurlijk ook altijd wel íets rationeels aan is. Het is niet zo gek om een rijtje “moet-ik-aan-denken/moet-ik-niet-vergeten” dingen te hebben. Maar toch … er is echt iets aan de hand met die protocollen en richtlijnen: ze zijn verbonden zijn met rechtmatigheid en doelmatigheid en dus met financiële kwesties. Ieder weldenkend mens kan zien dat deze op beheersing gebaseerde route doodloopt en maakt dat er veel te weinig mensen op die plekken willen werken.
Zodra het protocol iets zegt over een ontmoeting tussen een mens en een ander mens gaat er iets mis omdat er zo’n oneindige variëteit bestaat als het om mensen gaat dat een protocol daar geen recht aan kán doen. De professionaliteit verschuift bij protocollair handelen van binnen (verankerd in denken, voelen en handelen van de professional) naar buiten (naar het protocol) en dat levert verlies van echte waarde op, een toename van bureaucratie en vervreemding en daarmee als je breed durft te kijken juist verspilling van tijd en geld.
Wat dan wel?
In het boekje The Checklist Manifesto (ook te krijgen in het Nederlands) beschrijft Atul Gawande (chirurg) hoe hij heeft geleerd extreem complexe en over elkaar heen buitelende medisch/chirurgische problemen op de intencive care afdeling te lijf te gaan met checklists. Zijn boodschap is dat we in plaats van te werken met protocollen veel beter kunnen leren werken met zelf ontwikkelde, begrepen en opgestelde checklists.
Een checklist is een direct bruikbare en toepasbare samenvatting van de kennis en ervaring die in een groep samenwerkende mensen voorhanden is. De laatste stand van de eigen ervaringswetenschap.
Werken met een checklist bevrijdt ons van door anderen opgelegd verplicht handelen. Een checklist is een instrument dat in tijden van drukte en bij complexe afwegingen ondersteunend en uiteraard soms ook zelfverkozen verplichtend is. De (helpende, verzorgende, verplegende, genezende) mens wordt niet gestuurd door de checklist maar gebruikt deze en dat is naar mijn mening een essentieel verschil.
En daarom wat mij betreft: Lang Leve de Checklist!
En wat heeft dat met ons te maken?
Checklists zijn bijzonder handig als je slim wilt samenwerken. Op deze website zijn er tientallen voorbeelden te vinden van handige lijstjes. Een maatwerk checklist is ook onontkoombaar bij een degelijke weekreview. Wil je als proef op de som een eigen checklist maken voor jouw unieke weekreview? Dan kun je de handleiding hier downloaden.
Checklist for Checklists
Deze checklist geeft precies aan waar het om draait bij een goede checklist. Als je op de afbeelding klikt komt deze groot in beeld.
Laden...
Ik zie een nieuwe trend opduiken.
Voicemail gaat de schroothoop op en audioberichten in WhatsApp nemen hun plaats in. Eigen schuld, dikke bult voor de providers met hun omslachtige voicemailfuncties: te veel geklik, gewacht en onzinnige tussenteksten.
Audioberichten zijn handig, snel en blijven in de informele WhatsApp-sfeer. Zelf gebruik ik ze vooral als ik weinig vertrouwen heb in de e-mailvaardigheden van mijn ontvanger.
Kort en Krachtig vs. Lang en Uitgebreid
Voor korte berichten is de WhatsApp-interface prima: druk op het microfoontje en spreek in. Voor langere berichten is het niet handig. Zeker niet met worstvingers of als je graag wilt wandelen om je gedachten te ordenen.
De Lange Audioberichten-Truc
Toen kwamen de dames om de hoek.
Mijn lief en haar vriendinnen sturen wekelijks audioberichten van soms wel twintig minuten. Dat werkt niet met een vinger op het microfoontje. Ze gebruiken de ‘Dictafoon’ app op hun iPhones. Eén druk op de rode knop, inspreken, en via het deelknopje gaat het audiobestand naar WhatsApp. Ik heb het getest; het werkt elegant en snel. Dit trucje werkt trouwens ook met e-mail en Notities.
Houd het Simpel en Elegant
Ja, er zijn apps die je audioberichten transcriberen, achterstevoren afspelen en in het Swahili vertalen. Maar ik houd het liever simpel en elegant.
- Kan dit ook in MS Teams Chat? Dat hangt van de inrichting van MS 365 af.
- En op Android telefoons? Geen idee. Weet jij het? Deel het hieronder in een reactie, dan hebben anderen er ook iets aan.
Update:
Tip van Annemarie uit de reacties (die verder helemaal niet enthousiast is over langere spraakberichten):
‘Je hoeft trouwens niet het microfoontje ingedrukt houden in WhatsApp voor de wat langere berichtjes. Als je de microfoon indrukt en dan tegelijkertijd omhoog veegt “lockt” hij het microfoontje. En dan kun je praten met losse handen ;-).’
Laden...
Hier is het punt: Af en toe zijn we allemaal een duizendingendoek.
- Bezig met klein bier
- Bezig met spiegeltjes en kraaltjes
- Bezig met trivia
- Bezig met duizend verschillende kleine acties en resultaten die alle kanten op vliegen
In een beeld ziet dat er zo uit:
Alles lijkt rationeel logisch samen te hangen en heeft jezelf als middelpunt. Helaas leidt het allemaal tot niet echt iets zinnigs, zonnigs, iets waar je trots op kunt zijn, iets waar je je de wereld en jezelf een stukje mee verder helpt.
De kunst is om met behulp van reflectie je energie te gaan richten op de paar dingen die er echt toe doen en op alle dagen in ieder geval een klein stapje te zetten dat je dichter brengt bij een echt door jou bewust gekozen of gecommitteerd doel.
In een beeld ziet dat er zo uit:
Hoe doe je dat?
Een manier zou kunnen zijn om steeds te werken in trio’s.
- Drie jaardoelen.
- Drie kwartaal of maanddoelen.
- Drie weekdoelen
- Drie acties elke dag die samenhangen met week, maand/kwartaal en jaardoelen.
De drie dagelijkse acties verdienen vervolgens een aparte lijst en krijgen altijd prio 1!
Een dergelijke simpele methodiek (door veel mensen gebruikt, beschreven en zelfs geclaimd) werkt voor heel veel mensen om lijn te brengen in hun bestaan, functie en dag.
In plaats van een duizenddingendoek worden we zo een boogschutter (gericht op een zichtbaar doel) of een pelgrimspadloper (vele kleine stapjes gericht op een lange termijn doel).
Laden...
Ik had het eerst zelf niet eens in de gaten maar afgelopen mei was het 15 jaar geleden dat ik startte met deze wekelijkse blog.
Frank Meeuwsen is degene die mij enthousiast gemaakt heeft voor het starten van een blog. Hij deed dat terwijl ik naast hem zat tijdens de GTD-Summit maart 2009 in San Francisco. Frank schreef ter plekke blogs voor LifeHacking, een blog die al langer volgde. Het zag er niet ingewikkeld maar wel super interessant uit.
Aldus werd in mei 2009 deze blog geboren. Ergens in deze vijftien jaren ben ik een keer een aantal weken gestopt omdat ik het even zat was maar al snel vloeide de inspiratie weer.
Een tijd lang heb ik Appie tekeningen toegevoegd (mijn alter ego).
Door de blog heb ik:
- leren schrijven,
- veel bijzondere mensen leren kennen,
- mooie opdrachten gekregen.
Dus ik zeg: Dank aan Frank!
Er is een blogarchief waarin alle blogs op jaar op rij staan. Dat is voor mij leuk maar misschien ook interessant voor jou als lezer. Op moment van schrijven heeft deze blog ruim 650 artikelen.
De top vijf meest gelezen blogs op rij:
- 7 Voicemail teksten
- Statler & Waldorf (uw mening telt)
- Een mappenstructuur die werkt
- De Bila Checklist
- Hoe je een goede actielijst maakt
Drie keer handboek verloting onder de lezers die hieronder reageren
Onder de lezers die de moeite nemen hieronder in de commentaren te reageren (hoe lang je al lezer bent, met iets aardigs, of een ergernis) verloot ik – onder toeziend oog van de thuisnotaris Irka – drie exemplaren van de ringband versie van het Handboek Personal Lean. De gelukkigen stuur ik een e-mail met het verzoek een postadres te sturen. Reageren kan tot en met aanstaande vrijdag. Boeken verstuur ik de maandag daarop.
Dank voor alle interesse in deze jaren. Schrijven is leuk, maar weten dat er ook lezers zijn draagt zeker ook bij de feestvreugde.
Update zaterdag 6-6-24
Ellen, Annemarie en Ilse zijn in de prijzen gevallen en hebben bericht van mij gekregen. Dank allemaal voor de leuke en aardige reacties! Met dank aan de huisnotaris Irka.
Laden...
Hieronder een kleine checklist met zaken die je beter voor je vakantie even langsloopt zodat je onbezorgd weg kunt en het ‘op de zaak’ goed achterlaat zodat je er niet meer aan hoeft te denken.
Agenda
- Vakantiedagen een eigen kleur geven gedurende kantoortijden (alsof het een afspraak is).
- Agenda leegmaken door je af te melden voor alle cyclische en alle andere overleggen, bijeenkomsten, opleidingsdingen enz. (Haal de bijeenkomst ook echt uit je agenda zodat deze leeg wordt en je een visueel beeld hebt van de zaken waarvoor je je nog niet hebt afgemeld).
- Laatste dagdeel voor je vakantie leegplannen en daarin een grondige weekreview doen.
- Eerste dagdeel na je vakantie leegplannen (agenda review doen, mail bijwerken, even bijpraten, bij lezen).
Mail
- Tijdelijk mapje aanmaken met titel “na de vakantie afhandelen”
- Out-of-office aanzetten en in je agenda (+ melding in agenda ‘out of office uitzetten’).
Taken/resultatenlijst
- Lijst maken: moet af voor de vakantie
- Lijst + eventueel digitale + fysieke plek maken: na de vakantie doen
Samenwerking
- Wie moet weten dat ik er niet ben en hoe zorg ik ervoor wanneer en hoe dat die dit weten
- Wie heeft welke info nodig van mij en hoe zorg ik ervoor dat die deze info heeft
Telefoon
- Voicemail bericht aanpassen ( + melding in agenda ‘voicemail bericht terugzetten’)
Spullen (hardware, info)
- Wat is op de zaak dat ik liever thuis heb
- Wat is thuis dat ik liever op de zaak heb
Met deze kleine checklist in de hand kom je door het gansche land (en ook nog wel verder).
Heb je aanvullingen? Zet ze ajb in de reacties hieronder.
Stel ik heel erg op prijs.
Laden...
Je herkent kent het vast.
Je krijgt een mail van één alinea en vervolgens wordt deze gevolgd door een onmogelijke berg info van deze slag en soorten:
- titels
- telnr vast
- telnr mobiel (met +31)
- faxnummer (kom ik nog tegen)
- postadres
- bezoekadres
- website(s)
- en zelfs emailadres ?!?
- Twitteraccount
- LinkedIn account
- Facebook pagina
- marketingboodschappen
- gevolgd door exoneratieteksten in het NL en ENG (‘deze mail is alleen bedoeld voor ….’)
- gelardeerd met plaatjes (die vervolgens niet in de html zitten dus bijlage worden)
- liever niet printen voor het milieu ?!?
waarmee de handtekening in veel gevallen drie of vier keer zo lang is als de boodschap.
Het lijkt soms wel op een wedstrijdje ‘wie heeft de langste’. Met als gevolg dat conversaties niet te volgen zijn doordat er steeds weer een hele lange berg info tussen staat die afleidt.
Mijn tip is om eens flink te wieden in de handtekeningen jungle
De eerste mail extern kan wel wat info gebruiken. Ben je eenmaal aangekomen in elkaars adresboek dan kan het allemaal een stuk eenvoudiger. En ben je intern aan het communiceren dan kan het nog simpeler. Dus 3 varianten:
- Realistisch volledig (kan waarschijnlijk zonder faxnr, natuurlijk zonder emailadres(!), Twitter óf LinkedIn, enz.) Eventueel een link naar een webpagina met echt volledige info + routebeschrijving + vrijwaring in NL en ENG enz.
- Een verkorte versie voor herhaalde externe communicatie (zet daar wel je 06 bij zodat je van kanaal kan wisselen als zaken dringend of complex worden).
- Een minimalistische voor interne communicatie.
Hoe doe je dat?
Een paar verschillende handtekeningen maken en de juiste kiezen bij iedere mail. Dat kan in Outlook door de voorkeurshandtekening uit te zetten. Of door een textexpander gebruiken.
Die van mij (als richting) zijn als volgt:
Voorbeeld 1 (realistisch volledig)
Groet, Ad van der Hulst | 06 224 559 02
ADJUSTINTIME
Live en online workshops
Personal Lean & Lean Office
Voorbeeld 2 (verkorte versie voor externe relaties)
Groet, Ad | 06 224 559 02
ADJUSTINTIME
Voorbeeld 3 (minimalistisch)
Groet, Ad | 06 224 559 02
Iedereen die je mailt zal blij zijn!
Ik heb deze vraag voor je: Hoe ga jij en jouw organisatie om met email handtekeningen. En deel ajb je mening en ervaring met de andere lezers in de comments hieronder.
Laden...
Zo af en toe verschijnen er foto’s van bureau’s van wetenschappers en schrijvers als bewijs voor de stelling dat juist chaos de moeder is van creativiteit en briljante ideeen. In de orde van ‘zie je wel’.
Daar zit een oorzaak-en-gevolg-omdraai luchtje aan.
Focus
In de tijden dat ik mij focus op één ding ontstaat er onherroepelijk op allerlei andere levensplekken chaos. Dat is nu eenmaal zoals de wereld werkt.
- Ik ben een week heel geconcentreerd bezig om een boek af te ronden en zonder dat ik het in de gaten heb slipt mijn tas, mijn bureau en mijn inbox vol. De keuken wordt een bende. Mijn voicemail en mijn sms loopt vol enz. enz.
- Ik ben een week op reis en daardoor stapelen alle gewone dingen zicht op en liggen er overal zaken om aandacht te roepen. Mijn e-mail is een bende, een map met bonnetjes moet verwerkt enz. enz.
- In het klein: Ik schrijf dit artikel uiteraard zeer geconcentreerd en daarna is mijn net gezette koffie koud.
De reden dat dit gebeurt is natuurlijk dat de wereld niet stil staat wanneer ik mij nog maar bemoei met 1 ding. Dit soort chaos en rommeligheidheid is onlosmakelijk verbonden met focus. Het is er de prijs van en is gelukkig redelijk voorspelbaar.
Chaos
De stelling dat er een mensentype is die chaos/rommelijkheid nodig heeft om tot geniaal werk te komen klopt niet. In mijn ervaring met honderden managers en drukke pro’s ben ik het nog niet tegengekomen dat chaos helpt voor focus. Het zijn wel de mensen die goed kunnen focussen die de daarmee verbonden chaos accepteren en er geen last van lijken te hebben. Maar dat is heel iets anders.
Dus:
Focus leidt altijd tot chaos/rommeligheid
Chaos en rommeligheid leiden nooit tot focus
Wat doen we hier nu mee?
Plan van te voren simpelweg tijd in voor het snel krijgen van overzicht na een door jouw geplande periode van focus. Met een goede workflow heb je jezelf zo weer op de wagen.
De checklist weekreview is daarvoor de beste start.
En hoe zit het dan met de door chaos en rommeligheid minnende collega’s gebruikte citaat van Einstein: ‘Als een rommelig bureau een teken is van een rommelige geest waar is een leeg bureau dan een teken van?’
Voor mij blijft mijn stelling dubbel en dwars overeind. Starten met focus is eenvoudiger vanuit een ‘neutrale’ start. En dat is voor de meeste mensen een opgeruimde start. Je kúnt over de rommel overheen kijken maar het helpt niet!
Andere ervaringen, tips? Zet ze hieronder in de reacties zodat we er allemaal wat aan hebben. Druk ajb hieronder op alle social media knoppen en/of op de rating-sterren als je dit een aardig artikel vind!
Laden...
Misschien een handig weetje. Tot nog toe (want MS Teams ontwikkelt zich voortdurend) bestaan er drie soorten kanalen.
- Standaard
- Gedeeld
- Privé
Als je een nieuw kanaal aanmaakt zie je die verschillende keuzes.
Let op! Eenmaal aangemaakt kun je het type kanaal niet meer wijzigen!
Wat is het verschil tussen de drie typen
Het standaard kanaal voldoet in de 80% van de situaties. Iedereen die lid is van het betreffende team heeft toegang. Simpel en duidelijk.
Het gedeelde kanaal is waardevol als je wilt samenwerken met
- een interne collega die geen lid is van dit team;
- een externe samenwerkingspartner die alleen maar toegang krijgt tot dit kanaal en niet tot het hele team
Het privé kanaal is zinnig als de eigenaar van het team een selecte groep van het betreffende team een kanaal wil organiseren waar de rest van het team geen toegang toe heeft. Dat kan bv zinnig zijn wanneer een MT een eigen (privé) kanaal heeft of een manager met een financiële rechterhand een eigen kanaal heeft. Privé kanalen zijn onzichtbaar als je geen toegang hebt tot dat kanaal.
Iconen
Microsoft geeft geen icoon voor een standaard kanaal. Daar is het tenslotte standaard voor.
De andere twee hebben hun eigen icoon. Privé een slotje en gedeeld twee in elkaar grijpende tekens.
Laden...
“In de afspraak incarneert het sociale.” Lex Bos
Mijn toezegging is de helft van een afspraak. Namelijk mijn kant van de afspraak. In deze blog wat gedachten over deze kant van de afspraak.
Ruim 20 jaar geleden leerde ik een les van een oude rot in het conferentie-organiseer-vak. We hadden het erover wie we zouden kunnen vragen als spreker voor een bepaalde bijeenkomst. Ik stelde iemand voor en zijn reactie was: “Dat zou je kunnen vragen maar de kans is niet zo groot dat je een ja krijgt. Als je snel resultaat wilt kun je het beter vragen aan iemand die een heel druk leven heeft. Dat zijn namelijk de mensen die snel ja zeggen.”
Die uitspraak is mij altijd bij gebleven. Mensen die het druk hebben zeggen vaker ja. En als je veel ja zegt, en geniet van het merendeel, leuke mensen ontmoet en anderen helpt dan is dat is toch een mooie keus.
Voor mij is dat nog steeds een mooie heldere waarheid.
Toch kent iedereen de momenten dat je te vaak ja hebt gezegd en daarmee een subtiele grens bent gepasseerd. Opgeteld past alles niet meer in de dag, week en maand. En dan ontstaat er een probleem.
Je wordt aangesproken op iets wat je zou doen en op het moment dat dit gebeurt herinner je je weer dat je een toezegging hebt gedaan maar weet je ook dat het helemaal nergens is geborgd en dat het waarschijnlijk nooit meer boven was komen drijven in de dagdagelijkse drukte.
Dat gebeurt het meest vaak op de overgang van de levenssferen. In je werk lijkt het te overzien, misschien een ‘beetje’ veel. Thuis komen er ook allemaal logische vragen op je af en wordt het ondanks alle logica ook een ‘beetje’ veel. En opeens loop je achter jezelf aan te rennen (dat kan ik zo bijna letterlijk beleven). Het past niet en het lukt dus ook niet. Je neemt het en der een beetje krediet op en hoopt op betere tijden.
Toch wordt daar de keten doorbroken.
Want de wereld draait op deze simpele wetmatigheid: samenwerking, synergie en sociale kunst ontstaan doordat we doen wat we hebben gezegd te zullen doen. We hoeven niet méér te doen (mag wel als het maar niet ten koste gaat van andere commitments), we moeten ook niet minder doen. De voortgang van de wereld hangt af van onze (deel-)bijdrage.
Uiteindelijk is het de kunst:
- Realistisch toezeggingen doen (niet meer dan past bij je speelveld).
- Heldere toezeggingen doen (wat precies? wanneer? in welke vorm?)
- Die toezeggingen direct en compleet vastleggen (in een simpel systeem buiten je hoofd).
- Regelmatig je toezeggingen reviewen en van daaruit plannen.
- En uiteraard de toezeggingen nakomen.
Waarmee we betrouwbare samenwerkingspartners worden. En dat is in alle levenssferen een belangrijk goed.
En waarom vastleggen? Omdat we ons geheugen zeer snel overschatten, we zonder overzicht geen overzicht hebben en niet makkelijk een oordeel kunnen vormen of er nog iets bij past of niet.
En nee zeggen is ook altijd nog een optie
Een eerlijk ‘nee’ is tegelijk een ‘ja’ tegen iets anders, misschien wel tegen je eigen integriteit. ‘Ja’ zeggen als het ‘nee’ moest zijn is een leugen en haalt je uit de realiteit. En dat zorgt weer voor allerhande ellende.
Laden...
Voorbeeld elegantie: Sudoku
Regelmatig hoor ik mijzelf iets uitspreken over ‘elegante processen’. In deze blogpost een poging daar iets meer zicht op te krijgen.
Als ik denk aan elegantie dan zie ik iemand voor mij die tijdloos mooi is, iets lichts heeft (althans niets zwaars heeft) en die op een beschaafde manier iets verleidelijks heeft.
Elegant Proces
Als ik zelfde beeld overzet naar processen dan kom ik op iets andere begrippen. Een elegant proces is mooi vormgegeven, heeft vaak symmetrieën in zich, of ritmes. Het is prettig op ermee te werken. Het doet wat het moet doen en heeft de neiging een klein beetje naar de achtergrond te raken omdat de flow zelf goed is. Een elegant proces is simpel ten opzichte van de complexiteit die beheerst moet worden. Al het overbodige is eruit. Het is basic gericht op de aanwezige complexiteit. En ten slotte is een elegant proces duurzaam, heeft bestaansrecht, gebruikt niet onevenredig natuurlijke bronnen als stroom, water of mensen. Het proces is herhaalbaar en stabiel. Als illustratie van een elegant proces een klein voorbeeld uit onverdachte hoek: De Sudoku.
Ontstaan
De puzzel is ontworpen door Howard Garns, een gepensioneerde architect en freelance puzzelmaker en werd voor het eerst gepubliceerd in 1979 onder de naam Number Place. De puzzel werd in 1984 door Nikoli in Japan geïntroduceerd waar het ook de naam sudoku kreeg. Vanaf 1986 genoot sudoku populariteit in Japan. In 1997 zag Wayne Gould, een Nieuw-Zeelandse gepensioneerde, een sudoku en werkte vervolgens 6 jaar aan een computerprogramma om sudoku’s op te stellen. Hij verkocht dit programma aan The Times die op 12 november 2004 begon met het publiceren van de puzzels. Een nieuwe rage was geboren. In de zomer van 2005 werd de puzzel ook geïntroduceerd in Nederland en kende al snel grote populariteit, onder meer omdat veel kranten dagelijks een sudoku begonnen af te drukken.
Spel
Een sudoku is een puzzel van negen bij negen vakjes met een klein aantal reeds ingevulde cijfers. De kunst is de overige vakjes te vullen op zo’n manier dat in elke horizontale lijn én in elke verticale kolom de cijfers 1 tot en met 9 één keer voorkomen. Bovendien is de puzzel onderverdeeld in negen blokjes van drie bij drie, die elk ook weer eenmaal de cijfers 1 tot en met 9 moeten bevatten.
Anders dan veel andere puzzels zijn sudoku’s op te lossen door iedereen die bereid is zijn hersens enige tijd geconcentreerd te gebruiken en systematisch na te denken. Ook is het niet vereist enige wiskundige kennis te hebben, aangezien de symbolen (in dit geval cijfers 1-9) geen betekenis hebben, behalve dat ze verschillend zijn. Een sudoku is geen rekenpuzzel.
De Sudoku is voor mij een voorbeeld van een elegant spel. Het spel zelf is simpel en complex tegelijk, het is symmetrisch, er is niet veel bijzondere kennis (geen algemene kennis of taalkennis) voor nodig, het is verleidelijk en het gebruikt geen hulpbronnen. Het brengt orde in (expres veroorzaakte) chaos.
Laden...
Er zijn grofweg vijf manieren om met elkaar te communiceren. Nummer 1 is de meest complete manier en nummer 5 is de meest incomplete manier. Allemaal fantastisch indien niet misbruikt. Synchroon communiceren betekent: in het zelfde moment. Asynchroon betekent na elkaar. Daar komen ze:
1. Live met elkaar spreken (synchroon + compleet)
Je hoort niet alleen een stem maar krijgt ook alle non verbale nuances mee. Je hoort niet alleen de inhoud (wat wordt gezegd) met beleeft ook de rest (wat wordt bedoeld). Derhalve heeft live de voorkeur bij emotionele en complex- dringende zaken.
2. Videobellen (synchroon + half compleet)
Videobellen (zoals met MS Teams of Zoom) heeft als grote voordeel dat je niet fysiek naar elkaar toe hoeft en scheelt dus verplaats-tijd. Je levert wel íets in maar blijft toch redelijk dicht bij live-ontmoeten, zeker als je elkaar daarnaast regelmatig in het echt ziet. Pas wel op dat je videobellen niet gaat gebruiken voor zaken die prima per e-mail afgestemd zouden kunnen worden.
3. Bellen (synchroon + kwart compleet)
‘De beller is sneller!’ Als zaken dringend maar niet heel complex zijn werkt bellen fantastisch. Je hoort alle nuances van de menselijke stem. Je mist wel de non-verbale lichaamscommunicatie. De voicemailfunctie vormt de overgang tussen synchroon en asynchroon.
4. Chat zoals MS Teams Chat, SMS, WhatsApp, Slack, Yammer etc. (asynchroon en super snel)
Werkt heel snel voor eenduidige afstemmingsdingetjes. Kan zelfs met clubs zodat iedereen op de hoogte blijft zonder direct te hoeven reageren. Een chatkanaal is een inbox en moet dus bijgehouden worden. Let op! Er komen vanzelf kanalen bij dus regelmatig wieden is het devies.
5. E-mailen (asyncroon en plat)
Uitstekend voor niet complexe en niet dringende zaken. Mits je het houdt bij liefst één onderwerp per mail is dit een heel goed en betrouwbaar communicatiemiddel (dus 112 kun je beter niet mailen!).
Tip: Kies wijs: ga niet live of aan het videobellen als het ook met mail kan. En e-mail vooral niet als het spannend, complex of dringend wordt.
Laden...
We gebruiken Google Search voor allerlei zoekopdrachten. En dat werkt over het algemeen al heel goed.
Minder bekend is dat de nerdy jongens en meisjes van Google nog allerlei andere functies in de zoekmachine hebben verstopt die af en toe razend handig zijn.
Deze week zet ik er een paar op rij.
Typ in het zoekveld eens: Zonsopgang Amsterdam
En je krijgt de tijd van de zonsopgang in Amsterdam van vandaag.
Type in: 6*35
Je krijgt de uitkomst van deze som 6 x 35
* = Vermenigvuldigen
+ = Plus
– = Min
/ = Gedeeld door
Type in: 6 pound = euro
Je krijgt het aantal euro dat hoort bij 6 Britse ponden
Werkt ook met dollars enz.
Type in: kaart Soest
En je krijgt de kaart van Soest in Google maps als uitkomst
Type: “dit is wat ik zoek” (inclusief deze aanhalingstekens)
Je krijgt alle teksten waarin staat “dit is wat ik zoek”
Type in: metronome
En je krijgt een metronoom die je kunt instellen zo snel als je wilt
Tik in roll a dice
En je krijgt een dobbelsteen (willekeurig 1-6) je kunt ook andere instellingen maken voor willekeurige reeksen
Bonus
Timer nodig? Type Timer
en je hebt een timer die je uiteraard kunt instellen op de tijd die he wenst.
Een uitputtende lijst van alle mogelijkheden geeft Google zelf en kun je hier vinden.
De strategie is eigenlijk simpel: als je denkt “ Hé, zou Google dat weten?” Type het in, en 9 van de 10 keer krijg je direct het gewenste antwoord.
Laden...
Niet alles wat handig lijkt, is dat ook. Wat mij betreft geldt dat ook voor S.M.A.R.T.
Huhh? Wie kan er nu tegen zijn om met S.M.A.R.T. serieus na te denken over het concreet maken van doelen?
Ik!
Want ik zie veel te vaak invuloefeningen die ‘voorschrift’, ‘kwaliteitsbeleid’ of ‘protocol’ zijn. Alle vakjes moeten vol met specifieke, meetbare, geaccepteerde enz. doelen. De intelligentie, energie en tijd die daarmee gemoeid is levert te weinig op. En.. heeft de kans om een doel in zichzelf te worden. Dus pas op: Niet het S.M.A.R.T.-formuleren van doelen is het doel. Het resultaat behalen dat verbonden is met het doel is het doel. Daarmee is S.M.A.R.T. formuleren te vaak een vorm van (bureaucratische) verspilling op de weg naar behalen van concrete resultaten.
Wanneer je als manager je medewerkers wil helpen concreter worden t.a.v. overeengekomen resultaten kun je beter een andere weg bewandelen. Vraag simpelweg:
Wat is de gewenste uitkomst?
Wat is de eerst mogelijke concrete actie?
Als opdrachtgever en opdrachtnemer daar hetzelfde beeld bij hebben is het doel defacto S.M.A.R.T.
Zie hier voor een eerdere blogpost over dit fenomeen.
Vraag: ben jij wel een fan van SMART? of loop je aan tegen dat wat ik hierboven beschrijf? Deel je gedachten heronder ajb.
Laden...
Je zal toch maar in een mensberoep werken (onderwijs, jeugdzorg, huisarts, ziekenhuiszorg, politie, brandweer en rechtspraak etc.) en merken dat langzamerhand je hele dag en professionaliteit dicht geplamuurd wordt met protocollen, richtlijnen, procedures en andere kwaliteitszaken met de daarbij onvermijdelijke vastleggingen.
Niet alles wat handig lijkt, is dat ook. Wat mij betreft geldt dat ook voor S.M.A.R.T.