Parkeerplek opslaan in WhatsApp (handigheidje)

Wie regelmatig parkeert in een omgeving waar ie niet thuis is kent het wel. De stress om te onthouden waar je geparkeerd hebt.

Er is een handigheidje in WhatsApp die ik daarvoor gebruik die je misschien nog niet kent en daar de oplossing voor is. Ik ga bij de beschrijving ervan uit dat je een chatgroep/inbox voor jezelf hebt in WhatsApp. Als je die nog niet hebt, maak die dan eerst aan.

Op de parkeerplek ga je naar de chatgroep met jezelf. Op de plek waar je een bericht kan plaatsen zie je links een plus teken staan.

  • Klik op het plusje en klik daarna op ‘Locatie’

 

 

 

 

 

 

 

Er ontstaat een kaartje met daarop de plek waar je op dat moment bent.

  • Klik op ‘Verstuur uw huidige locatie’

 

 

 

 

 

 

 

Er staat nu een locatieopgave als bericht in jouw eigen chat/inbox.

Als je weer terug wilt naar je tuut klik je op deze locatieopgave (op het autootje) en WhatsApp vraagt je met welke app je de locatie wilt openen. Je kiest en klikt daarin op ‘lopen’.

 

 

 

 

 

 

 

 

Meer is het niet. Werkt simpel, is robuust en heb je altijd bij de hand!

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...

Vier zaken die je goed moet regelen in een gedeelde inbox

Een gedeelde of een functionele inbox in Outlook is een speciaal account voor een e-mailadres zoals info@organisatie.nl. Meerdere (meestal parttimers) verwerken de e-mails die in dit Postvak IN verschijnen.

Er zijn vier zaken waar je goed over na moet denken als je rust en overzicht wilt creëren en behouden.

Waar staan de vanuit dit account verzonden items?

Standaard gaan ze naar de ‘Verzonden’  map van de verzender ook al verzendt deze de e-mail vanuit de gedeelde inbox. Dat is niet handig en moet opgelost. Dat kan op verschillende manieren:

  • regel aanmaken bij iedere gebruiker die er voor zorgt dat er ook een e-mail in de map ‘Verzonden’ komt van het gedeelde account
  • in Outlook online gaan werken (daar werkt het wel goed)
  • in Exchange een workflow aanmaken die dit repareert (is meestal geen optie omdat de kennis, tijd of interesse ontbreekt bij de IT-afdeling)

Waar staat het Archief?

Samen met ‘Verzonden’ is het archief de oceaan waar je uit vist als je een e-mail zoekt in de gedeelde inbox. Meest praktisch: maak en map aan en noem die ‘Gedeeld Archief’ en leer iedereen alle (!) e-mail waar geen actie aan vast zit daarin op te bergen. ‘Verzonden’ + ‘Gedeeld Archief’ vormen samen de basis voor zoeken en vinden in het gedeelde account.

Hoe regelen we de ‘Wachten Op’  functie?

‘Wachten Op’ komt om de hoek kijken als er een e-mail wordt verzonden met een verwachting dat de ontvanger reageert. In het ideale geval heb je op één plek een sluitend overzicht van alle uitstaande vragen gegroepeerd op datum. Hoe kun je dit inrichten:

  • Per gebruiker een regel aanmaken die ervoor zorgt dat als de gebruiker zichzelf in BCC zet er een copy van het bericht wordt afgeleverd in de collectieve map ‘Wachten Op’ en ervoor zorgen dat gemakkelijk te zien is wie de e-mail heeft verzonden door er een naam-afzender-categorie aan toevoegen.
  • In Exchange een workflow aanmaken die dit regelt (zelfde bezwaar als hierboven)

Handtekening anoniem of persoonlijk?

Je ziet in de praktijk beide varianten en veel onbedoelde mixen ervan. Regelmatig levert het voor de ontvanger verwarring op over met wie nu feitelijk wordt gecommuniceerd. Dat is niet handig en kan beter. De simpelste manier om dat te regelen staat hieronder.

  • Stel een zorgvuldige collectieve handtekeningen-tekst op waar alle info instaat die nodig is voor de communicatie binnen de context van de functie van de gedeelde inbox.
  • Stel daarnaast een kleine persoonlijke handtekeningen-tekst op met voornaam, achternaam en werkdagen (want veel medewerkers op administratieve afdelingen werken parttime).
  • Zet de combi van beide handtekeningen in het handtekeningen rijtje van de medewerker. Op deze manier is het prettig voor de ontvanger en intern duidelijk wie de communicatielijn het laatst heeft verzorgd. Eventueel kun je als medewerker aanvinken dat dit jouw voorkeurshandtekening is zodat het geen handeling vereist om deze te gebruiken.

Bijvoorbeeld:

Met vriendelijke groet,

Alwin Jansen
ma-wo-do

Klantenservice ADJUSTINTIME
Tel. 123 456 789 ma-vrij 9:00 tot 17:00 uur
info@adjustintime.nl
www.adjustintime.nl

Met dank aan mijn 365 kompaan Frans Diepenhorst.

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...

Triage logica in de gedeelde inbox (Outlook wijsheid)

Een gedeelde of een functionele inbox in Outlook is een speciaal account voor een e-mailadres zoals info@organisatie.nl. Meerdere (meestal parttimers) verwerken de e-mails die in dit Postvak IN verschijnen.

Triage is het woord voor de eerste schifting en toewijzing van de e-mails aan de collega’s. Triage is daarmee de basis voor rust en overzicht (één persoon beheert alle verse binnenkomende post). De triagist moet in staat zijn om de volgende zaken te beheren:

Opschonen

De triagist doet de eerste opschoning door alle niet relevante e-mails te verwijderen en er voor te zorgen dat deze ook voorgoed wegblijven. Als dat praktisch mogelijk is, verwerkt de triagist ook de e-mails waarvan de actie heel kort is (bijvoorbeeld binnen 1 minuut).

Werklast balanceren

De triagist wijst de e-mails toe aan de collega’s op zo’n manier dat de werklast realistisch verdeeld is. Door te werken met tellers op mappen (of categorieën) en de bewerkingstijd in te schatten kan de triagist daar overzicht over houden.

Prioriteren

De triagist kent waar nodig door middel van een codering (vlag of kleur) prioriteit toe aan de mails die ze toewijst aan de collega’s.

Kennisontwikkeling bevorderen

Specialismen, contacten, kennis en ervaring kunnen allemaal aanleiding zijn om e-mails specifiek toe te wijzen. Het is wel de kunst om ervoor te zorgen dat kennis en ervaring in ontwikkeling blijven door af te toe met elkaar stil te staan bij specifieke situaties en de kennis daarover te delen met elkaar. Iedereen wordt daardoor breder inzetbaar en dat is gunstig voor rust in de tent.

Problemen voordenken

De triagist ziet als eerste gevoeligheden, calamiteiten, problemen en bloedspoed zaken. Het is de kunst om die niet zo maar door te geven maar direct een richting mee te geven vanuit de kennis en ervaring van de triagist zelf.

Dagstart als optie

Na de eerste triage even een paar minuten afstemmen met alle collega’s die die betreffende dag aan de slag gaan met de gedeelde inbox kan verderop in de dag tijd en chaos schelen. Kort stilstaan bij bijzonderheden en aandacht hebben voor hoe iedereen erbij zit, kan een hele zinvolle routine zijn voor een team samenwerkende mensen.

Uit bovenstaande blijkt dat de triagist logischerwijs een ervaren medewerker is, die goed is in snel besluiten nemen en creatief is in het vinden van oplossingen. Een combi van de werkstijlen V (visionair) en O (operator) zijn daarbij ideaal.

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...

Bestanden verplaatsen in MS Teams (de Koninklijke weg)

Er is een op het eerste gezicht een simpele manier om bestanden te verplaatsen naar willekeurig welk Kanaal waar je toegang toe hebt.

Hieronder een beschrijving van deze workflow.

 

  • Ga in het nieuwe Teams naar OneDrive
  • Ga in OneDrive naar ‘Mijn bestanden’

  • Zoek in ‘Bestanden’ of zoek het gewenste document in Teams/Kanalen
  • Doe een rechtermuis-klik op de bestandsnaam en kies ‘Verplaatsen’
  • Kies het nieuwe Team en het Kanaal van bestemming
  • Klik ‘Hier verplaatsen’ 

Er is alleen een dikke maar

Het idee van MS Teams is dat er van ieder bestand één exemplaar is én dat dit bestand op zijn plek blijft. Er zijn een heleboel redenen voor maar voor dit verhaal is van belang dat er aan ieder bestand toegangsrechten geplakt zijn. Niet iedereen heeft toegang, alleen diegenen die toegang hebben tot dit Team/Kanaal of van daaruit gemachtigd zijn.

Wanneer je een bestand verhuist, verhuis je de machtigingen mee. Dat betekent dat er aan het bestand zowel de toegangsrechten verbonden zijn van de oude plek als die van de nieuwe plek en dat is onwenselijk in veel gevallen.

De Koninklijke weg

Kies bij de rechtermuis-klik niet voor ‘Verplaatsen’ maar voor ‘Kopiëren’. De rest van het proces is hetzelfde. Het bestand gaat nu ‘schoon’ naar de nieuwe stek en komt onder de daar geldende toegangsrechten. Het originele bestand kun je nu verwijderen. Eind goed. Al goed.
Wen aan deze manier van werken dan voorkom je allerlei gedoe.

Met dank aan mijn 365 kompaan Frans Diepenhorst.

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...

Hoera! Er zit een verkenner ín MS Teams

Veel kenniswerkers zijn bijzonder gehecht aan de good-old-verkenner en kunnen zelfs soms de verleiding niet weerstaan om hun Teams bestanden te synchroniseren met een link in de Verkenner. 

Niet Doen!

Synchroniseren betekent dat er feitelijk twee bestanden zijn. Een lokaal en een in Teams (respectievelijk Sharepoint). Op de schaarse dagen dat wifi alle uren compleet stabiel is, je altijd wacht tot de synchronisatie afgerond is voor het afsluiten, je nooit even snel je laptop dicht doet en liefst er geen anderen tegelijk ook in het bestand werken, werkt het. Maar veel te vaak niet.

Dus voor de duidelijkheid: Als

  • Er een hic-up is in de wifi
  • Je wisselt van wifi-netwerk
  • Je te snel je laptop afsluit

Ontstaat er een synchronisatieprobleem dat je een berg tijd kost om op te lossen.

Er is een veel betere manier: Blijf in Teams en wordt vriend met de Verkenner die je daar tot je beschikking hebt.

Hoe?

Ga naar MS Teams nieuw. Ga in de linker navigatiekolom naar OneDrive

  • Ga naar ‘Mijn bestanden’

Hier heb je je nieuwe ‘Verkenner’. Alle bestanden staat netjes op rij inclusief die in ieder Team/Kanaal waar je toegang toe hebt.

  • Mis je een Team? Klik dan op onder de zichtbare Teams op ‘Meer Plaatsen …’
  • Je hebt alle mogelijkheden van de wereld als je rechtermuis-klikt op de bestandsnaam. Openen, Verplaatsen, Delen etc. (klikken op de driepuntjes kan uiteraard ook).
  • Je kunt veelgebruikte bestanden een vaste plek geven onder ‘Favorieten’ door op de ster te klikken achter de bestandsnaam.
  • Je kunt Teams die je veel nodig hebt eventueel pinnen zodat ze bij de hand staan door achter de naam van het Team op het pinnetje te klikken.

Moraal: Niet synchroniseren maar de Verkenner binnen Teams gebruiken. Even wennen en je hebt nooit meer synchronisatieproblemen.

Met dank aan mijn 365 kompaan Frans Diepenhorst.

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...

Sabbatical (antwoorden op e-mails uit 2018)

Ter lering en vermaak. Matt Mullenweg (CEO van Automattic en daarmee van WordPress) heeft na veel geregel een drie maanden sabbatical voor zichzelf georganiseerd zoals gebruikelijk en aangemoedigd in zijn bedrijf. Op zijn blog houdt hij bij wat hij beleeft aan zijn time-off. Bovenstaand bericht verscheen op de derde dag van zijn sabbatical.

Zelfreflectie en een beetje humor zijn mooie partners!

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...

Respect voor ambacht: The Chalk Guy

In de jaren dat ik op het conservatorium zat heb ik veel respect gekregen voor ambacht. Wat is het toch heerlijk om iemand te ontmoeten die echt iets vreselijk goed kan.

Het ziet er altijd uit alsof de kunst moeiteloos tot stand komt maar iedereen weet dat er heel veel oefening en doorzettingsvermogen nodig is om dit stadium te bereiken. Dat geldt in ieder geval voor kunst, sport en geneeskunst maar misschien wel voor alles en altijd.

Ook bij ons managers, professionals en veranderaars is ambacht alles. Laat ons in ieder geval beginnen bij simpele dingen als E-mail in Control, Agenda in Balans en een degelijke Dag- en Weekreview. Dan zijn we al een heel eind.

Ik werd door Lesia attent gemaakt op de Chalk Guy (Julian Beever) en vind hem bij uitstek iemand die echt iets vreselijk goed kan. Hoe kan het dat je driedimensionale illusies kan tekenen en dat ook nog met stoepkrijt van Blokker en gewoon op straat? En vind je het dan niet erg dat al je werk weg is na een regenbui of door een ongelukje van een biermorsende toerist? En vind je het niet erg dat maar een paar mensen het resultaat kunnen zien?

Kortom: Lang Leve Het Ambacht

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...

(Ode aan) De voor-elkaar-krijger

komt voor elkaarIedereen kent ze. De mensen die als het ware een bordje op hun voorhoofd hebben: Het komt voor elkaar!

De voor-elkaar-krijger eindigt zijn zinnen met:

  • Komt goed
  • Ga ik regelen
  • Geen probleem

En gaat vervolgens aan de slag. Misschien anders dan gedacht

  • Soms met ducttape of elastiek …
  • Soms een klein beetje onorthodox
  • Soms niet rechtsom, linksom maar door het midden
  • Soms met het motto de omweg is de kortste weg …

Maar het kómt ook echt voor elkaar! En hoe heerlijk is dat niet?

Lang Leve de voor-elkaar-krijgers van deze wereld.

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...

Griep? Beterschap! (en 4 tips voor een systeem dat blijft werken)

thermometerIk hoorde een keer uitspraak van een van de giganten op het gebied van persoonlijke effectiviteit (David Allen) die luidde: Je systeem is pas goed als het ook werkt bij 38º koorts.

Nu kan het statistisch niet anders of een heel aantal lezers van deze blog hadden, hebben of krijgen nog griep. Dus een logische reflectie- of ervaringsvraag is: blijft onze workflow overeind als we griep hebben, onder hoge druk staan, familieperikelen hebben enz.

Als dat niet het geval is dan is er in de meeste gevallen gelukkig niet zo heel veel aan de hand. Toch is het wel heel prettig als je systeem deze toets kan doorstaan.

En op het moment dat je echt geveld bent, is zo’n workflow uiteraard niet echt het meest relevant. Maar des te meer als je ziek aan het worden bent, of aan het uitzieken bent.

Vier tips voor een workflow dat het blijft doen ook als je flink griep hebt.

  1. Houd je systeem zo simpel als het maar kan
    Verander je systeem niet te vaak, als het werkt is het prima, nieuw is niet perse beter
    Pas op voor ‘verergbeteren
  2. Automatiseer standaard handelingen of besluiten
    Alles wat repeteert kan een digi-ding beter en sneller (regels voor e-mailafhandeling, textexpanding, templates e.d.)
  3. Word onbewust bekwaam ten aanzien van allerlei routines 
    Gebruik checklists waar dat maar kan
    Leer blindtypen
    Gebruik sneltoetsen
    Gebruik snelonderdelen in Outlook en Word of textexpanders
  4. Doe je weekreview!
    En de reden daarvoor is natuurlijk dat je op basis van een goed overzicht heel snel je prioriteiten kunt stellen en de rest doorgeven aan anderen of on-hold zetten. De Handleiding Weekreview staat bij de free stuff.
1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren 1 beoordelingen
Laden...

Waarom je een deadline niet op 1 april moet zetten

De situatie was zo:

Samen met Karen Visser – een gewaardeerde collega-trainer in hetzelfde vakgebied – was ik in verkennend gesprek (online) met een Belgische opdrachtgever over een traject voor de komende jaren.

Aan het eind van gesprek vatte de opdrachtgever de afspraken samen en maakte er een tijdpad bij.
Als wij een menukaart zouden kunnen leveren dan zou zij uiterlijk 31 maart ons een reactie geven in de vorm van een echte vraag voor een offerte.

Karen reageerde uit een soort professioneel enthousiasme. ‘Wat mooi dat je geen 1 april zegt, want dat zou betekenen dat je jezelf psychologisch in een veel langere horizon zet met de kans dat het al snel een maand later wordt.

Ik was eerst even in verwarring omdat 1 april bij mij ook te maken heeft met grappenmakerij. Maar daar ging het hier niet om.

Op deze plek heb ik vaker geschreven over deadlines maar deze invalshoek had ik nog niet ontdekt.

Ik leerde daarvan:

  • Uiterlijk vrijdag is beter dan begin volgende week.
  • Uiterlijk 15 april is beter dan Q2.
  • En dus is uiterlijk 31 maart beter dan 1 april.

Het lijkt een dag verschil maar kon maar zo eens een maand zijn.

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...

Zelfgekozen reeks dagen in beeld (Outlook Agenda tip)

Er is een eenvoudige manier om een zelf bepaalde reeks dagen naast elkaar in beeld te krijgen. Dat is handig voor de planningsmomenten in je weekreview (zie handleiding weekreview als je nog niet werkt met deze essentiële gewoonte). Hieronder doe ik het als voorbeeld voor alle vrijdagen in een april.

Stap 1:

Selecteer de ‘Dag’ view

Stap 2

Selecteer in het maandoverzicht links in je beeld de eerste vrijdag van de maand. Houd daarna de ctrl toets ingedrukt en selecteer daarna de andere vrijdagen in de maand (of iedere andere reeks die je nodig hebt).

Stap 3

Kijk nu in je agendavenster en je ziet netjes alle vier de vrijdagen van april naast elkaar staan. Daarmee kun je deze vrijdagen in samenhangen gaan plannen. En uiteraard kun je dat met ieder willekeurige reeks doen ook met meer dan vier dagen. Probeer het zelf een keer na te doen en je zult al snel het gemak en de waarde herkennen.

 

 

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...

Einde Jaarreview (tips)

Einde jaar Tips bij terugblikken op het jaar dat bijna geweest is
Hieronder een aantal vragen en tips die een vrolijke, niet te zware jaarreview mogelijk maken. Ook goed te gebruiken in een team.
1. Afsluiten en afronden
  • Wat waren de bijzondere momenten van dit jaar (positief & negatief)?
  • Wat heb ik dit jaar afgerond?
  • Wat heb ik dit jaar bereikt?
  • Wat kan ik of wil ik afsluiten?
  • Kun ik het verhaal van dit jaar samenvatten in een zin?
2. Preview light (fantaseren over het jaar dat komt)
  • Wat zou volgend jaar kunnen brengen?
  • Hoe zou een succesvol jaar eruit kunnen zien?
  • Welke nieuwe dingen wil je op de rol en hoe ziet succes eruit voor jou?
  • Welke plannen/doelen komen er op?
3. Meer & minder
  • Wat wil ik meer doen volgend jaar?
  • Wat wil ik minder doen volgend jaar?
  • Waar wil ik meer van volgend jaar?
  • Waar wil ik minder van volgend jaar?
Tip 1: Opruimen
Kies een (bureau-)la of een (archief of kleren-)kast en ruim deze op met de volgende vragen:
  • wat is hier mogelijk overbodig?
  • wat is hier teveel (want in veelvoud)?
  • wat kan een andere logischer plek krijgen?
Tip 2: Week review (nieuwe gewoonte voor het jaar dat komt)
Van harte aanbevolen: een zeer vruchtbare gewoonte overzicht en focus te krijgen in de vorm van een wekelijkse terug en vooruitblik in de agenda in twee stappen:
  • kijk iedere week terug in de agenda (op zoek naar losse eindjes van afspraken en naar een oordeel over de compositie van de week)
  • kijk iedere week een aantal weken vooruit om dubbele/onduidelijke/onwenselijke afspraken of afspraken die veel voorbereidingstijd nodig hebben en plan die.

Zie hier voor een gratis handleiding.

Hoe sluit jij het jaar af en kijk je vooruit? Heb je nog andere routines? Laat het ons weten in de commentaren hieronder.

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...

In meerdere bestanden tegelijk werken in Teams

Er is nog wel eens gepiep dat het zo onhandig is dat je in MS Teams niet meerdere bestanden tegelijkertijd open kunt hebben of er in kunt werken. Gelukkig klopt dat niet!

Daarom hieronder hoe je dat doet in drie stappen. Het idee is dat je de bestanden die je nodig hebt opent in de app die je normaal gebruikt en waarvan het icoon in de taakbalk staat. Dat kun je uiteraard met meerdere bestanden doen. Deze bestanden blijven op wonderbaarlijke wijze verbonden met MS Teams (en voor de kenners dus ook met Sharepoint). Alle microwijzigingen worden opgeslagen. Je kunt er met meerdere collega’s tegelijk in werken en je hebt een versie geschiedenis voor als dat nodig is.

Hoe open je meerdere bestanden tegelijk in MS Teams?

Stap 1

Open het juiste Team. Ga naar het Kanaal van het bestand zijn thuisplek heeft. Klik op de tab ‘Bestanden’ en selecteer het bestand (zie plaatje hierboven).

Stap 2

Klik op de drie puntjes die nu verschijnen en kies voor ‘Open’.

Stap 3

Kies in het menu achter ‘Open’ voor ‘Openen in app’

Je bestand is nu geopend in je normale Word versie. Wil je meerdere Word documenten naast elkaar op je scherm(en) open hebben dan doe je deze procedure nog een keer. Het eerste bestand is nog steeds beschikbaar totdat je het sluit.

Voilá. Ingewikkelder is het niet (wel even aan wennen maar ja dat is met alles zo).
Met dank aan Frans Diepenhorst.

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...