Drie soorten kanalen in MS Teams

Tot nog toe (want MS Teams ontwikkelt zich voortdurend) bestaan er drie soorten kanalen.

  1. Standaard
  2. Gedeeld
  3. Privé

Als je een nieuw kanaal aanmaakt zie je die verschillende keuzes.

 

Let op! Eenmaal aangemaakt kun je het type kanaal niet meer wijzigen!

Wat is het verschil tussen de drie typen

Het standaard kanaal voldoet in de 80% van de situaties. Iedereen die lid is van het betreffende team heeft toegang. Simpel en duidelijk.

Het privé kanaal is zinnig als de eigenaar van het team een selecte groep van het betreffende team een kanaal wil organiseren waar de rest van het team geen toegang toe heeft. Dat kan bv zinnig zijn wanneer een MT een eigen (privé) kanaal heeft of een manager met een financiële rechterhand een eigen kanaal heeft. Privé kanalen zijn onzichtbaar als je geen toegang hebt tot dat kanaal.

Het gedeelde kanaal is waardevol als je wilt samenwerken met

  • een interne collega die geen lid is van dit team;
  • een externe samenwerkingspartner die alleen maar toegang krijgt tot dit kanaal en niet tot het hele team

Iconen

Microsoft geeft geen icoon voor een standaard kanaal. Daar is het tenslotte standaard voor.
De andere twee hebben hun eigen icoon. Privé een slotje en gedeeld twee in elkaar grijpende tekens.

 

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...

Toezeggen is vastleggen!

“In de afspraak incarneert het sociale.” Lex Bos

Mijn toezegging is de helft van een afspraak. Namelijk mijn kant van de afspraak. In deze blog wat gedachten over deze kant van de afspraak.

AfspraakRuim 20 jaar geleden leerde ik een les van een oude rot in het conferentie-organiseer-vak. We hadden het erover wie we zouden kunnen vragen als spreker voor een bepaalde bijeenkomst. Ik stelde iemand voor en zijn reactie was: “Dat zou je kunnen vragen maar de kans is niet zo groot dat je een ja krijgt. Als je snel resultaat wilt kun je het beter vragen aan iemand die een heel druk leven heeft. Dat zijn namelijk de mensen die snel ja zeggen.”

Die uitspraak is mij altijd bij gebleven. Mensen die het druk hebben zeggen vaker ja. En als je veel ja zegt, en geniet van het merendeel, leuke mensen ontmoet en anderen helpt dan is dat is toch een mooie keus.

Voor mij is dat nog steeds een mooie heldere waarheid.

Toch kent iedereen de momenten dat je te vaak ja hebt gezegd en daarmee een subtiele grens bent gepasseerd. Opgeteld past alles niet meer in de dag, week en maand. En dan ontstaat er een probleem.

Je wordt aangesproken op iets wat je zou doen en op het moment dat dit gebeurt herinner je je weer dat je een toezegging hebt gedaan maar weet je ook dat het helemaal nergens is geborgd en dat het waarschijnlijk nooit meer boven was komen drijven in de dagdagelijkse drukte.

Dat gebeurt het meest vaak op de overgang van de levenssferen. In je werk lijkt het te overzien, misschien een ‘beetje’ veel. Thuis komen er ook allemaal logische vragen op je af en wordt het ondanks alle logica ook een ‘beetje’ veel. En opeens loop je achter jezelf aan te rennen (dat kan ik zo bijna letterlijk beleven). Het past niet en het lukt dus ook niet. Je neemt het en der een beetje krediet op en hoopt op betere tijden.

Toch wordt daar de keten doorbroken.

Want de wereld draait op deze simpele wetmatigheid: samenwerking, synergie en sociale kunst ontstaan doordat we doen wat we hebben gezegd te zullen doen. We hoeven niet méér te doen (mag wel als het maar niet ten koste gaat van andere commitments), we moeten ook niet minder doen. De voortgang van de wereld hangt af van onze (deel-)bijdrage.

Uiteindelijk is het de kunst:

  • Realistisch toezeggingen doen (niet meer dan past bij je speelveld).
  • Heldere toezeggingen doen (wat precies? wanneer? in welke vorm?)
  • Die toezeggingen direct en compleet vastleggen (in een simpel systeem buiten je hoofd).
  • Regelmatig je toezeggingen reviewen en van daaruit plannen.
  • En uiteraard de toezeggingen nakomen.

Waarmee we betrouwbare samenwerkingspartners worden. En dat is in alle levenssferen een belangrijk goed.

En waarom vastleggen? Omdat we ons geheugen zeer snel overschatten, we zonder overzicht geen overzicht hebben en niet makkelijk een oordeel kunnen vormen of er nog iets bij past of niet.

En nee zeggen is ook altijd nog een optie

Een eerlijk ‘nee’ is tegelijk een ‘ja’ tegen iets anders, misschien wel tegen je eigen integriteit. ‘Ja’ zeggen als het ‘nee’ moest zijn is een leugen en haalt je uit de realiteit. En dat zorgt weer voor allerhande ellende.

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...

De zoektocht naar elegantie: Sudoku

Schermafbeelding 2010-05-18 om 09.59.50

Voorbeeld elegantie: Sudoku

Regelmatig hoor ik mijzelf iets uitspreken over ‘elegante processen’. In deze blogpost een poging daar iets meer zicht op te krijgen.

Als ik denk aan elegantie dan zie ik iemand voor mij die tijdloos mooi is, iets lichts heeft (althans niets zwaars heeft) en die op een beschaafde manier iets verleidelijks heeft.

Elegant Proces

Als ik zelfde beeld overzet naar processen dan kom ik op iets andere begrippen. Een elegant proces is mooi vormgegeven, heeft vaak symmetrieën in zich, of ritmes. Het is prettig op ermee te werken. Het doet wat het moet doen en heeft de neiging een klein beetje naar de achtergrond te raken omdat de flow zelf goed is. Een elegant proces is simpel ten opzichte van de complexiteit die beheerst moet worden. Al het overbodige is eruit. Het is basic gericht op de aanwezige complexiteit. En ten slotte is een elegant proces duurzaam, heeft bestaansrecht, gebruikt niet onevenredig natuurlijke bronnen als stroom, water of mensen. Het proces is herhaalbaar en stabiel. Als illustratie van een elegant proces een klein voorbeeld uit onverdachte hoek: De Sudoku.

Ontstaan

De puzzel is ontworpen door Howard Garns, een gepensioneerde architect en freelance puzzelmaker en werd voor het eerst gepubliceerd in 1979 onder de naam Number Place. De puzzel werd in 1984 door Nikoli in Japan geïntroduceerd waar het ook de naam sudoku kreeg. Vanaf 1986 genoot sudoku populariteit in Japan. In 1997 zag Wayne Gould, een Nieuw-Zeelandse gepensioneerde, een sudoku en werkte vervolgens 6 jaar aan een computerprogramma om sudoku’s op te stellen. Hij verkocht dit programma aan The Times die op 12 november 2004 begon met het publiceren van de puzzels. Een nieuwe rage was geboren. In de zomer van 2005 werd de puzzel ook geïntroduceerd in Nederland en kende al snel grote populariteit, onder meer omdat veel kranten dagelijks een sudoku begonnen af te drukken.

Spel

Een sudoku is een puzzel van negen bij negen vakjes met een klein aantal reeds ingevulde cijfers. De kunst is de overige vakjes te vullen op zo’n manier dat in elke horizontale lijn én in elke verticale kolom de cijfers 1 tot en met 9 één keer voorkomen. Bovendien is de puzzel onderverdeeld in negen blokjes van drie bij drie, die elk ook weer eenmaal de cijfers 1 tot en met 9 moeten bevatten.

Anders dan veel andere puzzels zijn sudoku’s op te lossen door iedereen die bereid is zijn hersens enige tijd geconcentreerd te gebruiken en systematisch na te denken. Ook is het niet vereist enige wiskundige kennis te hebben, aangezien de symbolen (in dit geval cijfers 1-9) geen betekenis hebben, behalve dat ze verschillend zijn. Een sudoku is geen rekenpuzzel.

De Sudoku is voor mij een voorbeeld van een elegant spel. Het spel zelf is simpel en complex tegelijk, het is symmetrisch, er is niet veel bijzondere kennis (geen algemene kennis of taalkennis) voor nodig, het is verleidelijk en het gebruikt geen hulpbronnen. Het brengt orde in (expres veroorzaakte) chaos.

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...

Bellen of mailen?

phoneEr zijn grofweg vijf manieren om met elkaar te communiceren. Nummer 1 is de meest complete manier en nummer 5 is de meest incomplete manier. Allemaal fantastisch indien niet misbruikt. Synchroon communiceren betekent: in het zelfde moment. Asynchroon betekent na elkaar. Daar komen ze:

1. Live met elkaar spreken (synchroon + compleet)
Je hoort niet alleen een stem maar krijgt ook alle non verbale nuances mee. Je hoort niet alleen de inhoud (wat wordt gezegd) met beleeft ook de rest (wat wordt bedoeld). Derhalve heeft live de voorkeur bij emotionele en complex- dringende zaken.

2. Videobellen  (synchroon + half compleet)
Videobellen (zoals met MS Teams of Zoom) heeft als grote voordeel dat je niet fysiek naar elkaar toe hoeft en scheelt dus verplaats-tijd. Je levert wel íets in maar blijft toch redelijk dicht bij live-ontmoeten, zeker als je elkaar daarnaast regelmatig in het echt ziet. Pas wel op dat je videobellen niet gaat gebruiken voor zaken die prima per e-mail afgestemd zouden kunnen worden.

3. Bellen (synchroon + kwart compleet)
‘De beller is sneller!’ Als zaken dringend maar niet heel complex zijn werkt bellen fantastisch. Je hoort alle nuances van de menselijke stem. Je mist wel de non-verbale lichaamscommunicatie. De voicemailfunctie vormt de overgang tussen synchroon en asynchroon.

4. Chat zoals MS Teams Chat, SMS, WhatsApp, Slack, Yammer etc. (asynchroon en super snel)
Werkt heel snel voor eenduidige afstemmingsdingetjes. Kan zelfs met clubs zodat iedereen op de hoogte blijft zonder direct te hoeven reageren. Een chatkanaal is een inbox en moet dus bijgehouden worden. Let op! Er komen vanzelf kanalen bij dus regelmatig wieden is het devies.

5. E-mailen (asyncroon en plat)
Uitstekend voor niet complexe en niet dringende zaken. Mits je het houdt bij liefst één onderwerp per mail is dit een heel goed en betrouwbaar communicatiemiddel (dus 112 kun je beter niet mailen!).

Tip: Kies wijs: ga niet live of aan het videobellen als het ook met mail kan. En e-mail vooral niet als het spannend, complex of dringend wordt.

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...

6 Truukjes in Google Search

We gebruiken Google Search voor allerlei zoekopdrachten. En dat werkt over het algemeen al heel goed.

Minder bekend is dat de nerdy jongens en meisjes van Google nog allerlei andere functies in de zoekmachine hebben verstopt die af en toe razend handig zijn.

Deze week zet ik er een paar op rij.

Typ in het zoekveld eens: Zonsopgang Amsterdam
En je krijgt de tijd van de zonsopgang in Amsterdam van vandaag.

Type in: 6*35
Je krijgt de uitkomst van deze som 6 x 35
* = Vermenigvuldigen
+ = Plus
– = Min
/ = Gedeeld door

Type in: 6 pound = euro
Je krijgt het aantal euro dat hoort bij 6 Britse ponden
Werkt ook met dollars enz.

Type in: kaart Soest
En je krijgt de kaart van Soest in Google maps als uitkomst

Type: “dit is wat ik zoek” (inclusief deze aanhalingstekens)
Je krijgt alle teksten waarin staat “dit is wat ik zoek”

Type in: metronome
En je krijgt een metronoom die je kunt instellen zo snel als je wilt

Tik in roll a dice
En je krijgt een dobbelsteen (willekeurig 1-6) je kunt ook andere instellingen maken voor willekeurige reeksen

Bonus
Timer nodig? Type Timer
en je hebt een timer die je uiteraard kunt instellen op de tijd die he wenst.

Een uitputtende lijst van alle mogelijkheden geeft Google zelf en kun je hier vinden.

De strategie is eigenlijk simpel: als je denkt “ Hé, zou Google dat weten?” Type het in, en 9 van de 10 keer krijg je direct het gewenste antwoord.

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren 2 beoordelingen
Laden...

Waarom S.M.A.R.T. niet SMART is

Niet alles wat handig lijkt, is dat ook. Wat mij betreft geldt dat ook voor S.M.A.R.T.

Huhh? Wie kan er nu tegen zijn om met S.M.A.R.T. serieus na te denken over het concreet maken van doelen?

Ik!

Want ik zie veel te vaak invuloefeningen die ‘voorschrift’, ‘kwaliteitsbeleid’ of ‘protocol’ zijn. Alle vakjes moeten vol met specifieke, meetbare, geaccepteerde enz. doelen. De intelligentie, energie en tijd die daarmee gemoeid is levert te weinig op. En.. heeft de kans om een doel in zichzelf te worden. Dus pas op: Niet het S.M.A.R.T.-formuleren van doelen is het doel. Het resultaat behalen dat verbonden is met het doel is het doel. Daarmee is S.M.A.R.T. formuleren te vaak een vorm van (bureaucratische) verspilling op de weg naar behalen van concrete resultaten.

Wanneer je als manager je medewerkers wil helpen concreter worden t.a.v. overeengekomen resultaten kun je beter een andere weg bewandelen. Vraag simpelweg:

Wat is de gewenste uitkomst?

Wat is de eerst mogelijke concrete actie?

Als opdrachtgever en opdrachtnemer daar hetzelfde beeld bij hebben is het doel defacto S.M.A.R.T.

Zie hier voor een eerdere blogpost over dit fenomeen.

Vraag: ben jij wel een fan van SMART? of loop je aan tegen dat wat ik hierboven beschrijf? Deel je gedachten heronder ajb.

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren 3 beoordelingen
Laden...

Verergbeteren

Dit blogartikel gaat over zaken onbedoeld beroerder maken.

In het Duits bestaat het begrip ‘verschlimmbesseren’. Wij Nederlanders doen daar ook aan maar hebben/hadden er alleen geen woord voor. Nu dus wel

VERERGBETEREN!

Hierbij een paar voorbeelden van ogenschijnlijk slimme ondersteunende systemen graag ingezet door managers.

De visionairs onder hen willen nog wel eens graag vooraan lopen met ontwikkelingen (early adapters zijn); de operators knopen van alles aan elkaar (desnoods met ducktape of elastiek) en de processors onder ons zien wel iets in ERP-systemen zoals SAP om alle wereldproblemen op te lossen.

Er is één klein probleem.

De meeste software lost wel één probleem op maar heeft net als chemische medicijnen onbedoelde en zelfs ongewenste bijwerkingen die te vaak pas aan het licht komen na de euforie van de start met zijn quick wins.

Voorbeeld 1
De speciaal-voor-jou-als -visionair ontwikkelde-interface die er zo gelikt uitziet en die al de door jou gewenste managementinfo met een druk op de knop onder handbereik zal gaan brengen blijkt helaas toch niet zomaar te praten met alle databases omdat er ergens nog een oer-Dbase onder water zit (die kan je leverancier uiteraard ook voor je vervangen en dan ben je echt van de problemen af ….).

Voorbeeld 2
Het turbo-excel-spreadsheet van de operator kan ook best wel – met een beetje aanpassing – jouw personeelsformatie bijhouden. Totdat na twee jaar blijkt dat er ergens in een formule een mini-foutje zit met grote gevolgen voor de begroting en daarmee voor de stabiliteit van je organisatie.

Voorbeeld 3
Het eindelijk – na eindeloos duwen en trekken van de processor – genomen besluit om SAP te gaan gebruiken heeft nu eenmaal als consequentie – zo wordt je geduldig uitgelegd door de SAP-consultants – dat je het beste jouw organisatie aan kunt passen aan de logica van SAP omdat je dan het meeste uit het systeem haalt.

Gevolgen:

  • Meer kosten
  • Langere doorlooptijden
  • Nieuwe problemen
  • Leercurves
  • Verstoorde of gebroken processen
  • En gedoe met de bouwers en consultants van tools.

Dit dus niet. Wat wel?

Mijn advies:

  • Zorg dat je het probleem wat je wilt oplossen door en door begrijpt.
  • Zorg dat je de oplossing die je voor je ziet, of geadviseerd krijgt, door en door begrijpt (en vraag vooral naar de bijsluiter!!!)
  • Maak gebruik van het Scheermes van Ockem
  • ‘Te mooi om waar te zijn’ is niet waar!

Alle andere meestal te vage technische/systeem/software-uitprobeer-trajecten leiden al snel tot verergbeteren.

PS: Accepteer de bijverschijnselen als de toegevoegde waarde van de oplossing dat rechtvaardigt.

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren 1 beoordelingen
Laden...

Gedeeld Postvak slim inrichten

Er valt een boel te zeggen over het fenomeen Gedeeld Postvak. In deze blog vooral aandacht voor de basale inrichting. Meestal wordt de inrichting bepaald door de werkstijl van de teamleider en dat is zeker niet altijd logisch voor het type Gedeeld Postvak. Vandaar deze blog.

Er zijn drie manieren om te gaan ordenen in het Gedeelde Postvak:

  1. Mappen (mensen of processen)
  2. Categorieën (mensen of processen)
  3. Vlaggen (prioriteiten)

Welke ordening je nodig hebt is afhankelijk van het aantal en de complexiteit van de e-mails die dagelijks in dit Postvak binnen komen.

Hieronder een kwadrantenstelsel waarmee je zelf kunt bepalen welk type Gedeeld Postvak jij beheert. Ik zal er onder beschrijven wat volgens mijn ervaring de beste manier van inrichten is. Mijn uitgangspunt is dat één van de collega’s per tijdvak de binnenkomende post beheert en niet iedereen daarmee bezig. De rol van eerste beoordelaar noem ik hieronder triagist.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Kwadrant I: Pro-box

  • De triagist is vooral de verdeler van de werklast over de experts.
  • Handelt zo veel mogelijk alle twee minuten e-mails af.
  • Eerste ordening mappen (voor de processen of onderwerpen).
  • Tweede ordening (binnen de mappen) met categorieën voor de mensen.
  • Derde ordening met vlaggen (prioriteiten).

Kwadrant II: In-Uit-box

  • De triagist is een inhoudelijke expert en handelt zo veel mogelijke e-mail direct en zelf af.
  • Verdeelt de resterende e-mail over collega-experts.
  • Bespreekt ingewikkelde casuïstiek met een of meer collega’s.
  • Ordening: mappen en/of categorieën (iedere collega krijgt een map of een categorie en hele specifieke soorten vragen kunnen ook nog een map of categorie krijgen)

Kwadrant III: Bulk-box

  • De triagist handelt zo veel mogelijk zelf af.
  • Verdeelt de rest over zijn collega’s.
  • Eerste ordening categorieën (iedere collega is een categorie)
  • Tweede ordening met vlaggen (prioriteit).

Kwadrant IV: Simpel-box

  • De triagist handelt direct en zelf alles af.
  • Er is geen ordening nodig.

Kijk eerst goed in welke kwadrant jouw Gedeelde Postvak valt en denk daarna na over de inrichting.

Heb je vragen, wil je een keer een workshop over dit specifieke onderwerp? Laat het me weten via contact.

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...

Alle intelligentie gebruiken

Schermafbeelding 2010-02-09 om 22.29.20Ik wil met jullie een citaat delen dat mij zo uit het hart gegrepen is dat ik bij het lezen helemaal enthousiast werd.

Het citaat komt van een Japanner die een analyse geeft van het verschil tussen de ‘westerse’ manier van organiseren en de Japanse.

‘Westerse bedrijven zijn gebouwd op het model van Taylor (Scientific Management AvdH). En nog erger ook, jullie hoofden zijn  zo gebouwd. Met jullie aanpak die er toe leidt dat de bazen het denken doen  terwijl de medewerkers de schroevendraaiers ronddraaien, zijn jullie er ook nog van overtuigd dat dit de beste manier is om een bedrijf te runnen. Het is blijkbaar de kunst  om de ideeën uit het hoofd van de bazen in de hoofden van de werkers te krijgen.

Wij zijn voorbij deze manier van denken.

Organiseren, zo weten wij, is ingewikkeld en complex. Het overleven van organisaties is riskant in deze steeds meer onvoorspelbare, concurrerende en van angst vervulde omgeving, en daarom hangt het voortbestaan van organisaties af van de dagelijkse mobilisatie van ieder greintje intelligentie.’

Konosuke Matsushita (oprichter van Panasonic)

Met name de laatste zin raakte mij. Het raakt aan mijn streven om de intelligentie (en daarmee de initiatiefkracht en creativiteit) te wekken van medewerkers die het feitelijke werk doen in organisaties. En dat zorgt ervoor dat er een vorm van ondernemerschap ontstaat waar iedereen bij gebaat is.

Daar word ik nou blij van.

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...

Definitief verwijderde e-mails terughalen (Outlook klassiek)

Soms is dat héééél handig en hier beschreven hoe dat kan.

Check als eerste of je verbinding hebt met de Exchange server.

 

Klik op het tabblad ‘Map’ en zoek naar ‘Verwijderde items herstellen’

  • Je vindt hier de verborgen map met permanent verwijderde items tot dertig dagen terug.
  • Selecteer de e-mail die je terug wilt hebben.
  • Deze wordt teruggezet in de map van waaruit deze verwijderd is (meestal is dat Postvak IN).
  • Zie je de e-mail niet? Dan ALT Q gebruiken (zoeken).

That’s it!

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...

One size does not fit all (over het bed van Procrustes)

bed procrustesVeel adviezen op het gebied van productiviteit, lean en lean-office hebben standaardisatie als basis .

Dat is logisch als het gaat over collectieve processen (namelijk voor zover de standaardisatie de basis vormt voor permanent verbeteren). Voor persoonlijke effectiviteit en productiviteit werken normerende, voorschrijvende systemen heel vaak tegen omdat iedereen nu eenmaal een andere natuurlijke werkstijl heeft.

Het beeld voor ‘One size fits all’ wordt akelig helder beschreven in

de mythe van Procrustes.

‘In de Griekse mythologie was Procrustes de wrede eigenaar van een klein landgoed tussen Athene en Eleusis. Hij had een merkwaardig gevoel voor gastvrijheid: hij ontvoerde reizigers, bood hun een copieuze maaltijd aan en nodigde ze uit de nacht door te brengen in een bijzonder bed. Hij eiste dat ze precies in het bed pasten: van degenen die te lang waren, hakte hij met een bijl de benen af; degenen die te klein waren, rekte hij uit.’

Mijn valkuil zou kunnen zijn dat ik iedereen waar ik mee werk, vanuit mijn expertise en autoriteit, in een zelfde standaard probeer te duwen en daarmee Procrustes wordt. Waarmee ik de natuurlijke stijl (aard en aanleg) van mijn ‘leerling’ (klant) veronachtzaam en hem/haar laat werken in een onnatuurlijke maar vast goed doordachte stijl. Uiteraard leidend tot terugval op enig moment. Dat doen we dus niet!

Daarmee wordt het allemaal wel veel ingewikkelder maar ook interessanter en blijft zelfkennis een voortdurende bron (wat bij mij werkt kan bij een ander maar zo eens tegenwerken). Mijn taak is om mijn ‘leerlingen’ (klanten) de algemene wetmatigheden en processen te laten leren kennen en hen daarna te verleiden dingen uit te proberen. Als het werkt is het systeem verbeterd, als het niet werkt is er meer inzicht.

Wil je meer weten over je natuurlijke stijl dan kun je mijn werkstijltest (drie minuten 12 vragen) een keertje doen. Met de eerste tips voor e-mail, agenda en vergaderingen.

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren 1 beoordelingen
Laden...

Alle e-mail van een domein naar een map

Ik krijg af en toe de vraag hoe je alle e-mails van een bepaalde domein – dus bijvoorbeeld @xyz.nl – bij ontvangst direct naar een daarvoor gemaakte map kunt sturen.

Het kan met gewone ‘Regels en Waarschuwingen’  en het kan ook met ‘Zoekmappen’ maar dat is allemaal net iets ingewikkelder.

Wat simpel werkt is een regel aanmaken in de webversie van Outlook. Je kunt die vinden door te gaan naar https://www.office.com/ – eventueel in te loggen – en te kiezen voor Outlook. Uiteraard kun je het instellen van de regel weer terug naar Outlook klassiek waar de regel vervolgens ook werkt.

De regel maak je als volgt:

  • Ga in de webversie naar Instellingen (het tandwieltje)
  • Kies daar voor ‘Regels/Nieuwe regel toevoegen’
  • Neem onderstaande keuzes over (vervang xyz uiteraard voor het gewenste domein)

 

Klik op opslaan en check of het goed staat

Dat is het. Testen maar en je zult zien dat het werkt.

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...

Wachten bestaat niet (als je dat niet wilt)

WachtenPas had ik in één week drie afspraken op voor mij nieuwe plekken. Om niet te laat zijn – en dus onzinnige stress te vermijden – ben ik op dit soort plekken meestal flink te vroeg.

Dat zijn altijd bijzonder waardevolle kwartiertjes. Ik zie medewerkers rondlopen, ik zie klanten zich aanmelden bij een receptie. Ik beleef de stijl van communiceren, de ongeschreven kledingregels, de vormgeving van de ruimtes en krijg daarmee al een degelijke indruk van de betreffende organisatie.

Ik zou ook kunnen beleven dat ik heb zitten wachten maar dat is niet zo. Het is heel waardevolle tijd in mijn bestaan.

Mijmering

  • Wachten is altijd wachten op een ander ‘nu’.
  • Wachten doen we op iets, want als dat iets er niet is, is het geen wachten.
  • Wachten heeft te maken met een opvatting over een van de 4 soorten tijd (Chronos).
  • Wachten kan het gevoel geven dat je tijd verspilt.

Wachten is een apart verschijnsel. We hebben al snel een beetje beeld erbij: wachten is niet fijn en als het kan dien je het te vermijden. Toch bestaat wachten feitelijk niet voor een mens.

Wie zich ergert aan wachten zet zichzelf ‘on hold’. Haalt zichzelf uit het ‘nu’ en accepteert dat het echte leven pas zo meteen weer begint.

Wachten is de middelste verspilling van de 7 verspillingen. Voor de mens hoeft deze niet te bestaan. Informatie wacht. Spullen wachten. Mensen kunnen kiezen of ze wachten (en zichzelf daarmee ‘on hold’ zetten) of ervoor kiezen in het ‘nu’ te blijven en daarmee te kiezen iets anders te doen. Bijvoorbeeld:

  • Mensen kijken.
  • Kreatief Uit het Raam kijken (KURK-en)
  • Lezen
  • Nadenken
  • enz .enz.

Mijn advies: Ik zou gaan voor het laatste. Maakt het leven een stuk aardiger.

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren 1 beoordelingen
Laden...