Tag Archieven : 4. Lean Office


Vier zaken die je goed moet regelen in een gedeelde inbox

Een gedeelde of een functionele inbox in Outlook is een speciaal account voor een e-mailadres zoals info@organisatie.nl. Meerdere (meestal parttimers) verwerken de e-mails die in dit Postvak IN verschijnen.

Er zijn vier zaken waar je goed over na moet denken als je rust en overzicht wilt creëren en behouden.

Waar staan de vanuit dit account verzonden items?

Standaard gaan ze naar de ‘Verzonden’  map van de verzender ook al verzendt deze de e-mail vanuit de gedeelde inbox. Dat is niet handig en moet opgelost. Dat kan op verschillende manieren:

  • regel aanmaken bij iedere gebruiker die er voor zorgt dat er ook een e-mail in de map ‘Verzonden’ komt van het gedeelde account
  • in Outlook online gaan werken (daar werkt het wel goed)
  • in Exchange een workflow aanmaken die dit repareert (is meestal geen optie omdat de kennis, tijd of interesse ontbreekt bij de IT-afdeling)

Waar staat het Archief?

Samen met ‘Verzonden’ is het archief de oceaan waar je uit vist als je een e-mail zoekt in de gedeelde inbox. Meest praktisch: maak en map aan en noem die ‘Gedeeld Archief’ en leer iedereen alle (!) e-mail waar geen actie aan vast zit daarin op te bergen. ‘Verzonden’ + ‘Gedeeld Archief’ vormen samen de basis voor zoeken en vinden in het gedeelde account.

Hoe regelen we de ‘Wachten Op’  functie?

‘Wachten Op’ komt om de hoek kijken als er een e-mail wordt verzonden met een verwachting dat de ontvanger reageert. In het ideale geval heb je op één plek een sluitend overzicht van alle uitstaande vragen gegroepeerd op datum. Hoe kun je dit inrichten:

  • Per gebruiker een regel aanmaken die ervoor zorgt dat als de gebruiker zichzelf in BCC zet er een copy van het bericht wordt afgeleverd in de collectieve map ‘Wachten Op’ en ervoor zorgen dat gemakkelijk te zien is wie de e-mail heeft verzonden door er een naam-afzender-categorie aan toevoegen.
  • In Exchange een workflow aanmaken die dit regelt (zelfde bezwaar als hierboven)

Handtekening anoniem of persoonlijk?

Je ziet in de praktijk beide varianten en veel onbedoelde mixen ervan. Regelmatig levert het voor de ontvanger verwarring op over met wie nu feitelijk wordt gecommuniceerd. Dat is niet handig en kan beter. De simpelste manier om dat te regelen staat hieronder.

  • Stel een zorgvuldige collectieve handtekeningen-tekst op waar alle info instaat die nodig is voor de communicatie binnen de context van de functie van de gedeelde inbox.
  • Stel daarnaast een kleine persoonlijke handtekeningen-tekst op met voornaam, achternaam en werkdagen (want veel medewerkers op administratieve afdelingen werken parttime).
  • Zet de combi van beide handtekeningen in het handtekeningen rijtje van de medewerker. Op deze manier is het prettig voor de ontvanger en intern duidelijk wie de communicatielijn het laatst heeft verzorgd. Eventueel kun je als medewerker aanvinken dat dit jouw voorkeurshandtekening is zodat het geen handeling vereist om deze te gebruiken.

Bijvoorbeeld:

Met vriendelijke groet,

Alwin Jansen
ma-wo-do

Klantenservice ADJUSTINTIME
Tel. 123 456 789 ma-vrij 9:00 tot 17:00 uur
info@adjustintime.nl
www.adjustintime.nl

Met dank aan mijn 365 kompaan Frans Diepenhorst.

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...

Triage logica in de gedeelde inbox (Outlook wijsheid)

Een gedeelde of een functionele inbox in Outlook is een speciaal account voor een e-mailadres zoals info@organisatie.nl. Meerdere (meestal parttimers) verwerken de e-mails die in dit Postvak IN verschijnen.

Triage is het woord voor de eerste schifting en toewijzing van de e-mails aan de collega’s. Triage is daarmee de basis voor rust en overzicht (één persoon beheert alle verse binnenkomende post). De triagist moet in staat zijn om de volgende zaken te beheren:

Opschonen

De triagist doet de eerste opschoning door alle niet relevante e-mails te verwijderen en er voor te zorgen dat deze ook voorgoed wegblijven. Als dat praktisch mogelijk is, verwerkt de triagist ook de e-mails waarvan de actie heel kort is (bijvoorbeeld binnen 1 minuut).

Werklast balanceren

De triagist wijst de e-mails toe aan de collega’s op zo’n manier dat de werklast realistisch verdeeld is. Door te werken met tellers op mappen (of categorieën) en de bewerkingstijd in te schatten kan de triagist daar overzicht over houden.

Prioriteren

De triagist kent waar nodig door middel van een codering (vlag of kleur) prioriteit toe aan de mails die ze toewijst aan de collega’s.

Kennisontwikkeling bevorderen

Specialismen, contacten, kennis en ervaring kunnen allemaal aanleiding zijn om e-mails specifiek toe te wijzen. Het is wel de kunst om ervoor te zorgen dat kennis en ervaring in ontwikkeling blijven door af te toe met elkaar stil te staan bij specifieke situaties en de kennis daarover te delen met elkaar. Iedereen wordt daardoor breder inzetbaar en dat is gunstig voor rust in de tent.

Problemen voordenken

De triagist ziet als eerste gevoeligheden, calamiteiten, problemen en bloedspoed zaken. Het is de kunst om die niet zo maar door te geven maar direct een richting mee te geven vanuit de kennis en ervaring van de triagist zelf.

Dagstart als optie

Na de eerste triage even een paar minuten afstemmen met alle collega’s die die betreffende dag aan de slag gaan met de gedeelde inbox kan verderop in de dag tijd en chaos schelen. Kort stilstaan bij bijzonderheden en aandacht hebben voor hoe iedereen erbij zit, kan een hele zinvolle routine zijn voor een team samenwerkende mensen.

Uit bovenstaande blijkt dat de triagist logischerwijs een ervaren medewerker is, die goed is in snel besluiten nemen en creatief is in het vinden van oplossingen. Een combi van de werkstijlen V (visionair) en O (operator) zijn daarbij ideaal.

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...

Bestanden verplaatsen in MS Teams (de Koninklijke weg)

Er is een op het eerste gezicht een simpele manier om bestanden te verplaatsen naar willekeurig welk Kanaal waar je toegang toe hebt.

Hieronder een beschrijving van deze workflow.

 

  • Ga in het nieuwe Teams naar OneDrive
  • Ga in OneDrive naar ‘Mijn bestanden’

  • Zoek in ‘Bestanden’ of zoek het gewenste document in Teams/Kanalen
  • Doe een rechtermuis-klik op de bestandsnaam en kies ‘Verplaatsen’
  • Kies het nieuwe Team en het Kanaal van bestemming
  • Klik ‘Hier verplaatsen’ 

Er is alleen een dikke maar

Het idee van MS Teams is dat er van ieder bestand één exemplaar is én dat dit bestand op zijn plek blijft. Er zijn een heleboel redenen voor maar voor dit verhaal is van belang dat er aan ieder bestand toegangsrechten geplakt zijn. Niet iedereen heeft toegang, alleen diegenen die toegang hebben tot dit Team/Kanaal of van daaruit gemachtigd zijn.

Wanneer je een bestand verhuist, verhuis je de machtigingen mee. Dat betekent dat er aan het bestand zowel de toegangsrechten verbonden zijn van de oude plek als die van de nieuwe plek en dat is onwenselijk in veel gevallen.

De Koninklijke weg

Kies bij de rechtermuis-klik niet voor ‘Verplaatsen’ maar voor ‘Kopiëren’. De rest van het proces is hetzelfde. Het bestand gaat nu ‘schoon’ naar de nieuwe stek en komt onder de daar geldende toegangsrechten. Het originele bestand kun je nu verwijderen. Eind goed. Al goed.
Wen aan deze manier van werken dan voorkom je allerlei gedoe.

Met dank aan mijn 365 kompaan Frans Diepenhorst.

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...

Hoera! Er zit een verkenner ín MS Teams

Veel kenniswerkers zijn bijzonder gehecht aan de good-old-verkenner en kunnen zelfs soms de verleiding niet weerstaan om hun Teams bestanden te synchroniseren met een link in de Verkenner. 

Niet Doen!

Synchroniseren betekent dat er feitelijk twee bestanden zijn. Een lokaal en een in Teams (respectievelijk Sharepoint). Op de schaarse dagen dat wifi alle uren compleet stabiel is, je altijd wacht tot de synchronisatie afgerond is voor het afsluiten, je nooit even snel je laptop dicht doet en liefst er geen anderen tegelijk ook in het bestand werken, werkt het. Maar veel te vaak niet.

Dus voor de duidelijkheid: Als

  • Er een hic-up is in de wifi
  • Je wisselt van wifi-netwerk
  • Je te snel je laptop afsluit

Ontstaat er een synchronisatieprobleem dat je een berg tijd kost om op te lossen.

Er is een veel betere manier: Blijf in Teams en wordt vriend met de Verkenner die je daar tot je beschikking hebt.

Hoe?

Ga naar MS Teams nieuw. Ga in de linker navigatiekolom naar OneDrive

  • Ga naar ‘Mijn bestanden’

Hier heb je je nieuwe ‘Verkenner’. Alle bestanden staat netjes op rij inclusief die in ieder Team/Kanaal waar je toegang toe hebt.

  • Mis je een Team? Klik dan op onder de zichtbare Teams op ‘Meer Plaatsen …’
  • Je hebt alle mogelijkheden van de wereld als je rechtermuis-klikt op de bestandsnaam. Openen, Verplaatsen, Delen etc. (klikken op de driepuntjes kan uiteraard ook).
  • Je kunt veelgebruikte bestanden een vaste plek geven onder ‘Favorieten’ door op de ster te klikken achter de bestandsnaam.
  • Je kunt Teams die je veel nodig hebt eventueel pinnen zodat ze bij de hand staan door achter de naam van het Team op het pinnetje te klikken.

Moraal: Niet synchroniseren maar de Verkenner binnen Teams gebruiken. Even wennen en je hebt nooit meer synchronisatieproblemen.

Met dank aan mijn 365 kompaan Frans Diepenhorst.

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...

Waarom je een deadline niet op 1 april moet zetten

De situatie was zo:

Samen met Karen Visser – een gewaardeerde collega-trainer in hetzelfde vakgebied – was ik in verkennend gesprek (online) met een Belgische opdrachtgever over een traject voor de komende jaren.

Aan het eind van gesprek vatte de opdrachtgever de afspraken samen en maakte er een tijdpad bij.
Als wij een menukaart zouden kunnen leveren dan zou zij uiterlijk 31 maart ons een reactie geven in de vorm van een echte vraag voor een offerte.

Karen reageerde uit een soort professioneel enthousiasme. ‘Wat mooi dat je geen 1 april zegt, want dat zou betekenen dat je jezelf psychologisch in een veel langere horizon zet met de kans dat het al snel een maand later wordt.

Ik was eerst even in verwarring omdat 1 april bij mij ook te maken heeft met grappenmakerij. Maar daar ging het hier niet om.

Op deze plek heb ik vaker geschreven over deadlines maar deze invalshoek had ik nog niet ontdekt.

Ik leerde daarvan:

  • Uiterlijk vrijdag is beter dan begin volgende week.
  • Uiterlijk 15 april is beter dan Q2.
  • En dus is uiterlijk 31 maart beter dan 1 april.

Het lijkt een dag verschil maar kon maar zo eens een maand zijn.

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...

In meerdere bestanden tegelijk werken in Teams

Er is nog wel eens gepiep dat het zo onhandig is dat je in MS Teams niet meerdere bestanden tegelijkertijd open kunt hebben of er in kunt werken. Gelukkig klopt dat niet!

Daarom hieronder hoe je dat doet in drie stappen. Het idee is dat je de bestanden die je nodig hebt opent in de app die je normaal gebruikt en waarvan het icoon in de taakbalk staat. Dat kun je uiteraard met meerdere bestanden doen. Deze bestanden blijven op wonderbaarlijke wijze verbonden met MS Teams (en voor de kenners dus ook met Sharepoint). Alle microwijzigingen worden opgeslagen. Je kunt er met meerdere collega’s tegelijk in werken en je hebt een versie geschiedenis voor als dat nodig is.

Hoe open je meerdere bestanden tegelijk in MS Teams?

Stap 1

Open het juiste Team. Ga naar het Kanaal van het bestand zijn thuisplek heeft. Klik op de tab ‘Bestanden’ en selecteer het bestand (zie plaatje hierboven).

Stap 2

Klik op de drie puntjes die nu verschijnen en kies voor ‘Open’.

Stap 3

Kies in het menu achter ‘Open’ voor ‘Openen in app’

Je bestand is nu geopend in je normale Word versie. Wil je meerdere Word documenten naast elkaar op je scherm(en) open hebben dan doe je deze procedure nog een keer. Het eerste bestand is nog steeds beschikbaar totdat je het sluit.

Voilá. Ingewikkelder is het niet (wel even aan wennen maar ja dat is met alles zo).
Met dank aan Frans Diepenhorst.

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...

“Hoe”-Gedoe

“Hoe”Gedoe is vermoeiend, niet enthousiasmerend en kost heel veel tijd. Wanneer je in jouw organisatie, afdeling of team te veel tijd kwijt bent aan gepraat over “Hoe-moeten-we-dit-doen?” dan is een van de volgende zaken aan de hand.

Onduidelijk Eigenaarschap

Hoofdregel voor klussen, projecten, resultaten is dat het volstrekt duidelijk is wie wat doet en wanneer het af is. Zodra dit onduidelijk is, ontstaat er de neiging om te praten over het ‘hoe’ der dingen als een escape van het aanspreekbare onontkoombare eigenaarschap van wat-wie-wanneer. Omgekeerd: wanneer het gewenste resultaat superhelder is, wordt een gesprek over hoe veel minder relevant.
Remedie: Maak het resultaat super helder en regel wat-wie-wanneer. Het ‘hoe’ is dan geen issue meer.

Ambacht/professionaliteit ontbreekt

Wanneer degene die eigenaar zou moeten zijn (vanwege positie, functie, verantwoordelijkheid, salaris etc.) simpelweg niet kan wat ie zou moeten kunnen, verschuift het gesprek naar het ‘hoe’. Als je merkt dat dit aan de orde is, denk dan goed na of het een haalbare zaak is voor de betreffende medewerker. Is het antwoord ja (of ja, mits) dan dat helder maken en daar acties opzetten. Is het antwoord nee, dan een andere weg zoeken om het resultaat voor elkaar te krijgen.
Samengevat: Blijf weg van illusies over kunde, ga uit van de realiteit.

Gewenste grip is te groot (micromanagement)

De derde oorzaak van “Hoe”-Gedoe zit in de managementstijl. Als je zelf alles goed kunt en dus een goed oordeel hebt over wat er nodig is (op basis van jouw kennis en ervaring) dan is de verleiding groot om door te gaan vragen op het het ‘hoe’. Of nog erger: het voor te gaan doen. En dat is linke soep. Voordat je het weet ben je druk met het werk van de laag onder je en kom je niet meer toe aan je eigen werk.
Remedie: Laat anderen hun eigen fouten maken en er van leren. Net zoals je dat zelf ook hebt kunnen doen.

Uitzondering: Design

Bij het ontwerpen en onderhouden van processen, procedures, stroomdiagrammen, checklists, trainingen etc. kun je uiteraard beter juist wel tijd besteden om na te denken over het hoe. Daar is het ook niet vermoeiend maar werkt het juist vitaliserend.

Samenvattende tip: Als je het vermoeden hebt van vermoeiend “Hoe”-Gedoe even een pauze inlassen en reflecteren op de bron en er vervolgens iets aan doen.

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren 1 beoordelingen
Laden...

Agenda Tetris (geen leuk spel)

Een wijd verbreid ‘spel’ in onze drukke organisaties is Agenda Tetris. Het gaat als volgt: de secretaresses proberen een Tetris blok van een uur in diverse agenda’s te laten passen.

Dat is natuurlijk een heel gepuzzel en gedoe omdat die agenda’s vaak al helemaal vol zitten met vergaderingen, ‘eigen-tijd’-blokken, afspraken met hun reistijd, thuiswerkmomenten enz.

Dus leidt Agenda Tetris tot geschuif en onderhandelen, dat levert vervolgens weer een boel werk op tot dat het uiteindelijk ooit ergens een keer net past. Vervolgens komt er niets tussendoor dat nóg belangrijker is en begint het hele spel weer van voor af aan.

En dat wordt niet minder maar alleen maar erger. Er wordt zelfs software gebruikt om de Tetris-puzzel op te lossen. Dat is geen leuk spel en een slecht idee. Hier een andere manier van kijken.

Denkexercitie: agenda onzichtbaar voor iedereen behalve jezelf (en je ondersteuner)

Stel dat we de andere kant op denken en het veel moeilijker maken om een live-afspraak te maken. Ik moet je eerst zien te bereiken. Vervolgens met een hele goede reden komen waarom ik beslag wil leggen op je tijd. Jij moet overtuigd raken dat het inderdaad synergie oplevert om die afspraak met mij te hebben. Als ik eenmaal de afspraak heb, zorg ik ervoor dat ik mij heel goed voorbereid en dat we het maximale halen uit het gedeelde moment.

A-synchrone communicatie in plaats van synchrone communicatie

Omdat het een hele klus is om een afspraak te maken ga ik zoeken naar alternatieve manieren om af te stemmen, vragen te stellen, besluiten op te halen en je te informeren. Dat kan uiteraard prima. Er zijn heel veel a-synchrone manieren omdat te doen.
Ik kan je een e-mail sturen. Ik kan gebruik maken van chat-tools. Ik kan gebruik maken van projectsoftware als MS Teams, Asana, Trello of Basecamp en mij bekwamen in de mogelijkheden ervan. Ik kan OneNote notitieblokken delen, ik kan Sharepoint Dashboards gebruiken enz.enz. Ik hoef alleen maar te kijken wat de beste manier is binnen onze organisatie.

Schrijven als meest belangrijke vaardigheid

A-synchrone communicatie kan uitstekend maar … vraagt wel om zorgvuldig schrijven. Helder schrijven is helder denken. Ik moet mij helder uitdrukken en mij proberen in te leven in wat jij van mij nodig hebt om mijn vraag te beantwoorden. Als ik niet helder ben in mijn schrijven loopt de communicatie stroef en dat is niet in mijn belang en ook niet in het belang van jou.

Voordelen

Minder live synchroon meetings en meer a-synchroon op een handig platform heeft als groot voordeel dat iedereen lange blokken ongestoorde tijd heeft en kan werken op de plek en tijd die voor jezelf het beste past.

Utopia?

Ik denk het niet. Het Tetris Spel is niet leuk en heel inefficiënt en een beeld van een doodlopend pad. Misschien is het een idee om deze exercitie eens te doen voor jouw team of organisatie. Misschien kom je dan nog wel op een heel goed idee.

N.B.: Het beeld van het Tetris Agenda Spel komt uit het nieuwe boek van Jason Fried en David Hansen Heineman: It doesn’t have to be crazy at work. Warm aanbevolen!

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren 2 beoordelingen
Laden...

The postman always rings 37 times

Wat als de postbode 37 x aanbelt, op het raam klopt en aan de achterdeur rammelt

We schrijven 1975. Twee keer per dag wordt er post bezorgd. De postbode fluit een deuntje op zijn Herman van Veens (‘Hilversum 3 bestond nog niet’) en fiets-belde als hij weer wegreed.

Die postbode is niet meer. Hij heet ‘postbesteller’ en komt 1 x per dag en maandag niet meer.

Maar …. we hebben een andere postbode die Outlook of Gmail of Macmail of nog anders heet en als je er niets aan doet meldt hij/zij zich bij ieder poststuk 3 keer.

  1. Hij belt aan (piep)
  2. Hij toont de brief door het raam (envelop op je scherm)
  3. En knort (telefoonbuzz)

Als je 37 x post krijgt op een dag is dat 37 x 3 = 108 meldingen van de postbode.
Dat is per jaar 39.320 meldingen.

Je kent het wel je bent lekker aan het [bliep/even-kijken-wat-het-is] ….. Wat was ook ik al weer aan het [piep/laat-nu-maar-even-gaan-anders-kom-ik-nergens-toe] doen? Oh ja ik was net begonnen met het schrijven aan [knor-knor/wie zou mij een whats-appje gestuurd hebben? Toch maar even kijken?] etc. etc.

Ja dat schiet natuurlijk helemaal niet op.

De tip van deze week is dus:

ZET ALLE PIEP, BLIEP EN KNOR en ENVELOP UIT.

Zodat je volgende week weer lekker ongestoord kunt werken.

Want je moet maar zo denken de kans dat je een serieuze melding krijgt van de hoofdprijs (want dat is natuurlijk het verslavende aan nieuwe email) is helaas verwaarloosbaar.

Hoe? Bij Outlook: Bestand/Opties/Email/Ontvangst van bericht/

-> vier vinkjes weghalen.

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...

M&M’s (twee meest storende zaken + video)

Managers en Meetings. Volgens heel veel medewerkers dé grote verstoringen in het echt iets voor elkaar krijgen. Vandaar deze blog.

We hebben het ‘oude werken’ en het ‘nieuwe werken’ en we hebben echt vernieuwende manieren van samenwerken.

Een van de bedrijven die dat laatste voorleven is Basecamp. Jason Fried is een van de twee oprichters en een fanatiek evangelist van andere manieren van werken en samenwerken.

Jason Fried heeft het recht om deze rol te vervullen. Hij heeft op basis van zijn ervaringen in zijn eigen welbewust kleine bedrijf, al meerdere boeken geschreven die allemaal de onlogica bloot leggen van met name de amerikaanse manier van werk organiseren (vaste werkdagen, veel meetings, en veel onbetaald overwerk, cubicals, veel command & control aansturing van managers, veel korte termijn doelen enz.).

Zijn meest beroemde eerste boek heette Rework. Het boek staat helemaal vol met inzichten en tips over hoe je als bewust klein bedrijf of vrije afdeling je werk zo zou kunnen inrichten dat je zoveel mogelijk gedaan krijgt zonder te vergaderen, zonder dat je op dezelfde tijd of plaats werkt en zonder dat er een kant en klaar toekomstplan ligt.

Hierna een Ted-talk van Jason Fried. Onder de video zet ik een paar kernideeën van Jason uit de video.

  • De plek waar mensen hun beste werk doen is nooit het kantoor. Een kantoor huren, spullen erin zetten en je medewerkers naar die plek laten komen is dus iets om nog eens over na te denken.
  • Kantoren zijn plekken waar je geen werkdagen hebt maar in het gunstigste geval werkkwartieren of halfuren.
  • Managers (de eerste M) zijn er om je te onderbreken. Ze komen je vragen hoe het gaat en storen je daarmee in je flow.
  • Meetings (de tweede M) zijn giftig want slurpen tijd op en vormen ook onderbrekingen in je stroom. Ze gaan altijd over de zaken die later moeten gebeuren en leveren dus geen toegevoegde waarde in het moment.

Drie experimenten die hij voorstelt:

  1. ‘No-talk Thursday’. Besluit tot een dag of dagdeel waarin niemand praat en kijk wat je zo voor elkaar kunt krijgen wanneer je een aantal uren ononderbroken kunt werken.
  2. Minder live overleg maar meer gebruik maken van niet-synchrone communicatiemiddelen (e-mail, sms, Slack, Asana, Basecamp, MS Teams etc.).
  3. Blaas de eerst volgende vergadering gewoon eens af en kijk wat er gebeurt.

Uiteraard valt er van alles te nuanceren. Toch is de kijk van Jason Fried heel verfrissend en bevrijdend en geeft je vast een paar nieuwe ideeën die in je eigen situatie van toepassing kunnen zijn. Warm aanbevolen.

Mijn insteek is: redeneer vooral vanuit je eigen agendabeheer. Kijk iedere week een week terug en acht weken vooruit en denk goed na over waar je jouw tijd, aandacht en energie aan wilt besteden.

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...

Wie is er online? (statusbericht MS Teams)

Deze week kwam tijdens een Teams workshop de vraag: ‘Maar hoe kan ik zien wie van mijn collega’s online is?’ Goeie vraag en hier is het antwoord.

Chat

Zet de collega’s met je het meeste samenwerkt in het ‘vastgemaakt’ gedeelte bovenin je chat. Je kunt nu aan het statusbericht zien wie van je collega’s beschikbaar is.

Team

Klik op de drie puntjes naast de naam van het Team. Klik op ‘Team beheren’ en dan op ‘Leden’. Hier kun je met dezelfde codes de status zien van je teamleden in dit moment.

Dat is het. Ingewikkelder is het niet.

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...

MS Teams is toch om te videobellen?

Als ik het in een percentage zou moeten uitdrukken dan zou ik zeggen dat 10% van de waarde van Teams zit in de videobelfunctie. Dat maakt dat er dus nog 90% overblijft waar we misschien nog veel te weinig over nadenken, mee experimenteren en plezier van hebben (we hebben er tenslotte al voor betaald).

Dus daarom in zeven voorbeelden en vogelvlucht op rij wat je verder nog allemaal kunt met Teams.

E-mailen

Je kunt in Teams prima e-mailen. De functie heet ‘Posts’ en staat als functie bij ieder Kanaal van ieder Team. Het verschil is dat je hier ieder draadje op onderwerp bij elkaar hebt staan en je dus niet langer archivaris hoeft te zijn van al deze communicatie.

Samenwerken in bestanden

De grote kracht van moderne technologie zie je hier. Zet een bestand op zijn plek bij ‘Bestanden’ in een Kanaal en Team en laat het daar. Je kunt vervolgens met meer mensen tegelijk werken aan het document. Iedere microwijziging wordt direct opgeslagen en als je morgen terug wilt naar de versie van vandaag dan kan dat ook nog zonder enige moeite. Dus niet langer bestanden rondsturen maar haalplicht in plaats van brengplicht.

Gereedschap bij de hand

Werk je veel in  een planningsoverzicht in Excel? Raadpleeg je dagelijks een bepaalde website? Je kunt alle zaken die je nodig hebt om je werk soepel te kunnen doen een vast plek geven bij het betreffende Kanaal in een Team. Je krijgt zo een tab voor je Excel of je website zodat je er met één klik bij kunt.

Actielijstjes up-to-date en compleet

In de combi van MS ToDo (voor je persoonlijke lijstjes) en Planners (samenwerkingslijstjes op het niveau van Kanaal en Team) geeft Teams je op ieder moment een geaggregeerd overzicht van al je taken (zelf gedefinieerd en aan jou toegewezen) via de optie ‘Tasks voor Planners en ToDo’) én zie je ook alles in ToDo op je telefoon en overal waar je maar wilt.

Werk-chat niet langer in WhatsApp

Met Teams heb je een chat functie voor gevorderden. Je privé communicatie houd je lekker in WhatsApp en je werkcommunicatie verhuist naar Teams. Logischer, gezonder en werkt uitstekend als je er goede afspraken over maakt met je collega’s.

Alles overal gemakkelijk terugvinden

Met het zoekvak dat is gebaseerd op ‘Global Search’ kun je makkelijk alles terugvinden wat je maar nodig hebt. Door – net als in Outlook – gebruik te maken van [zoekwoord] spatie [zoekwoord] spatie etc. alles in een flits vinden. ‘Pile not File’ is de grote kracht van Teams.

Kiezen hoe je berichten wil zien via ‘Meldingen’

Je kunt in Teams heel precies instellen van welke Teams en Kanalen je direct bericht wilt krijgen als er iets gebeurt. Het is helemaal aan jou om dat te bepalen. Dus je moet er wel echt even over nadenken en dan gaat de postbode van Teams precies dat doen wat jij wilt. Je vindt de plek waar je dat kunt doen onder de drie puntjes naast je accountnaam.

Er is een prijs!

De prijs voor al dit moois is het inleveren van een stukje autonomie. Hebben en houden is er niet bij. Als je met elkaar besluit om intern niet meer te e-mailen en al je communicatie in Teams te gaan doen is dat een briljant besluit. Maar nu nog al die hardnekkige oude gewoontes afwennen! Dat vergt tolerantie, aanspreken en geduld. Het is niet anders.

Maar krijg ik er niet een tool bij?

Dat is de grootste weerstand die ik hoor. ‘Ik wil er geen nieuwe Inbox bij. Ik word nu al gek van alles wat ik niet bij kan houden.’ Gelukkig is dit een oneigenlijk argument. Minder Outlook en Meer teams levert je overzicht, grip en tijd op. Ik kan het alleen maar blijven roepen en met mij de organisaties en teams die al zover zijn. Het is zo, maar je zult zelf de brug over moeten lopen.

Minder Outlook Meer Teams

Wil je meer weten over deze manier van denken? Organiseer een Workshop Minder Outlook Meer Teams.

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...

7 Verspillingen Manifesto

Het ebook is een samenvatting van de website die speciaal gewijd was een dit onderwerp. De website is niet meer. Het Manifesto wel. Voor de liefhebber hier gratis te downloaden.

7 Verspillingen Manifesto 2023

Wil je meer weten over Lean thinking toegepast op persoonlijke productiviteit?
Grasduin dan eens in Ad’s Blog.

 

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...