Je agenda is geen tuut (niet volgooien dus)

Personal Lean

Ik heb het privilege om veel agenda’s te zien van drukke mensen. En vaak agenda’s van drukke mensen die ‘er iets aan willen doen’. Die agenda’s hebben één ding gemeen: ze zitten vol met afspraken. En dat is nu eenmaal niet productief. Daarover een paar gedachten.

Je agenda is een lijst die vol staat met verschillende categorieën zaken:

  1. informatie die hoort bij de dag maar geen afspraak is (verjaardagen, piketdiensten)
  2. afspraken met anderen
  3. afspraken met jezelf
  4. en als het goed is lege tijd die noodzakelijk is voor ‘ad-hoc’-zaken

Voor wie zich afvraagt waarom je afspraken met jezelf moet maken hier een rijtje zaken die daarbij horen.

  • e-mail verwerken
  • vergaderingen voorbereiden en nabereiden
  • nadenken en lezen
  • stukken uitwerken
  • dag en weekreview doen
  • opruimen

In de agenda beheer je jouw meest schaarse bronnen namelijk tijd, aandacht en energie.

Al je medewerkers, collega’s en bazen willen jouw aandacht en tijd. De vraag is letterlijk oneindig. Ook al zou je twee maal zo veel uren in de werkweek stoppen dan nog zouden er vragen komen die niet passen want: aanbod schept vraag!

Wanneer je je agenda vol zet (of anderen toestaat deze vol te zetten) met afspraken met anderen dan komen de zaken die je zelf moet doen niet aan bod en is er geen ruimte voor ad-hoc-zaken. En daar gaat het fout. Je vergroot zonder het te willen en weten je werkweek en komt in een negatieve spiraal terecht.

De vuistregels voor het vullen van de agenda volgen uit een wetmatigheid die ik hier heb beschreven:

  • afspraken met anderen souperen maximaal 60 % op van het aantal uren dat je in je werk wilt stoppen
  • afspraken met jezelf + ad-hoc-zaken vullen de andere 40 %.
  • voor afspraken met jezelf gebruik je een andere kleur (bij voorkeur groen)

Met deze paar vuistregels zorg je ervoor dat je agenda geen tuut wordt!

Met plezier gelezen? Abonneer je dan hieronder op Ad's Blog. Daarnaast ontvang je gelijk een pdf van de eerste twee delen van mijn handboek Personal Lean. Het eerste deel gaat over e-mailbeheer (Inbox Zero), het tweede over agendabeheer (Agenda in Balans).

Gelukt! Je krijgt gelijk de eerste twee hoofdstukken van het handboek toegestuurd.

Beoordeel deze tip:

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (2 votes, average: 5,00 out of 5)
Loading...

1 reactie

  • Heleen says:

    Hoi Ad, nuttige tips weer. Ik pik het kleurenaspect eruit: verschillende kleuren voor afspraken met jezelf en die met anderen. Dat geeft in 1 oogopslag duidelijkheid. Merci!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *