Van relaxt verzamelen naar relaxt veel doen (de 5 fasen)

Er zijn 5 fasen in iedere logisch proces dat gaat over effectiviteit, efficiëntie of productiviteit. Ieder van die fasen is verbonden met ambacht en met slimme gewoontes. Het is de verdienste van David Allen dat we het nu zo vanzelfsprekend vinden om deze 5 fasen te onderscheiden. Voor 2002 hadden we de fasen wel in beeld maar nog niet deze onontkoombare volgordelijke logica. Ik presenteer ze hier op mijn eigen manier.

De volgorde in vogelvlucht:

Verzamelen -> Besluiten -> Organiseren -> Kiezen -> Doen

En nog een keer iets verder uitgewerkt.

Verzamelen in een Inbox

De eerste fase is verzamelen. Hoofdregel voor verzamelen is: alles wat jouw aandacht vraagt verzamel je een Inbox. Verzamelen kent twee richtingen.

1. Het wordt automatisch voor je verzameld zoals bij voicemails, post en e-mail .
2. Vastleggen van losse eindjes, ideeën, plannen zoals ‘kattevoer kopen, deze film kijken, idee voor vakantie, die-zou-nog-dat-voor-me-regelen enz. enz.

De kunst is ALLES wat je aandacht vraagt eerst maar eens te parkeren op een betrouwbare plek buiten je hoofd. De clou is het besef dat de verzamelplek, de Inbox, het voor-portaal van je bestaan is. Het feit dát je iets verzameld hebt wil nog helemaal niet zeggen dat je er iets mee gaat doen. Dat bepaal je in de volgende fase.

Besluiten

De tweede fase bestaat eruit dat je regelmatig genoeg naar je Inbox(en) gaat en alles zich daar in bevindt uit de verzamelfase, voorziet van betekenis voor jou en er een besluit over neemt. Varianten van deze betekenis kunnen zijn:

• kan weg ga ik niets mee doen
• moet ik actie op ondernemen
• moet ik vastleggen om te controleren of een ander wel levert zoals afgesproken
• hoef ik nu niets mee maar wil ik wel terug kunnen vinden
• wil ik over drie weken nog een keer bekijken want dan weet ik meer
• enz. enz.

Organiseren

In de derde fase maak je gebruik van een bij jouw aard en aanleg passende slimme manier om alle betekenisvormen te organiseren. Uiteraard buiten je hoofd. Hier komen we op het terrein van wat ik betitel als Persoonlijk Dashboard.
Wat je daar in ieder te organiseren hebt zijn overzichten van de volgende zaken:

• Waar ben ik van? (mijn speelveld)
• Waar ik ‘ja’ tegen gezegd? (mijn resultatenoverzicht)
• Wat moet dus allemaal doen? (mijn actielijst)
• Wat hebben anderen mij toegezegd? (mijn wachten op)
• Waar besteed ik het beste mijn tijd en aandacht aan? (mijn agenda)

Kiezen

Op het moment dat je in de uitvoering gaat kijk je in je agenda of naar je actielijst en doet datgene wat in je agenda staat of kiest een item uit dat gezien de tijd die je hebt, de energie die je hebt, de plek waar je bent en de verwachte toegevoegde waarde als het af is, het meeste oplevert.

Doen

En de rest is gewoon DOEN! Relaxt zonder afgeleid te worden door allerlei losse eindjes want die hebben allemaal een plek in jouw dashboard.

Onderhoud: Daar is tie weer. Zonder weekreview als wekelijks onderhoud valt je systeem en manier van werken geheid weer uit elkaar. Dus die hoort erbij!.

PS: Ben je een Visionair, Operator of Processor? Doe de gratis drie minuten werkstijltest. Je ontvangt je profiel + een Pdf met tips om je e-mail en agenda routines te verbeteren.

Beoordeel deze tip:

nog geen beoordelingen

Laden...