Tag Archieven : 2. Personal Lean
Op de pagina vind je alle blogs die als onderwerp Personal Lean hebben.
Personal Lean is gebaseerd op drie principes:
- Zorg minimaal 51 % voor jezelf
- Vergelijk jezelf met wie je gisteren was en niet met iemand anders vandaag
- Doe wat je doet en bent waar je bent
Deze drie principes vind je door alle blogs heen.
Een bilateraal overleg (bila) is een overleg tussen twee personen die een verantwoordelijkheids- of aandachtsgebied delen.
De onderstaande checklist is gericht op de variant leidinggevende-medewerker.
Waarom
Denk heel goed na waarom je een bila inricht. Een bila kan een heel zinnige vorm van overleg zijn, het kan ook verspilling van tijd en aandacht zijn. Redenen om een bila in te richten zouden kunnen zijn:
- voorkomen van veel spontaan binnenloop overleg;
- voorkomen van veel andere communicatie (bellen/e-mail etc.);
- kennisoverdracht, coaching en begeleiding;
- bespreken van gevoelige of emotionele onderwerpen.
Met wie
Een bila kan waardevol zijn in bijvoorbeeld de volgende situaties:
- medewerker is junior;
- medewerker bevindt zich in een functioneringstraject;
- er loopt een strategisch project en doorlopende afstemming is noodzakelijk.
Een vaste cyclus van bila’s organiseren met iedereen van dezelfde functiecategorie is geen goed idee. Een zeer ervaren senior medewerker vraagt iets anders dan een net binnengekomen junior.
Hoe vaak
Iedere dag een bila kan zinnig zijn en eenmaal per maand kan ook zinnig zijn. Denk hier goed over na en zorg dat je afspraken die je daarover maakt tijdelijk houdt.
Hoe lang
Kort! Een bila langer dan een half uur verliest zijn functie. Een kwartier kan ook heel goed werken als het goed is voorbereid. Een standaardtijd van een kwartier eventueel na afstemming te verlengen tot een half uur is een prima werkbare vorm.
Lijst of open gesprek
Een lijst bespreekpunten dient als agenda voor de bila.
Soms gaat de lijst aan de kant omdat er iets anders aan de orde is in het moment.
Wie doet wat | voor en nabereiding
De medewerker brengt de lijst met bespreekpunten mee – en is daarmee verantwoordelijk voor de voorbereiding. De leidinggevende vult de lijst aan en is voorzitter van het moment (en bewaakt de tijd). De medewerker legt de afspraken vast en koppelt die op een overeengekomen manier terug aan de leidinggevende.
Overzicht en onderhoud
Zorg dat je als leidinggevende een compleet overzicht hebt van alle bila’s inclusief hun duur en hun frequentie en review dit overzicht twee keer per jaar (zomerreces, kerstreces). Dat is de beste manier om ervoor te zorgen dat ieder bilateraal overleg waardevol blijft en synergie oplevert.
Dat is het. Aanvullingen graag hieronder dan hebben we er allemaal iets aan.
Laden...
Als ik de vraag krijg wat ik nu precies bedoel met Lean Office dan hoor ik mijzelf soms zeggen dat we werken aan de gebieden waar iemand in de organisatie van denkt: ‘We doen maar wat!’. Drie gebieden waar dat in ieder geval veel voorkomt zijn de beroemde EVA-gebieden: E-mail, Vergaderen en Agenda. We doen inderdaad meestal maar wat…..
Aanvalsplan 1 Lean Office (in stappen)
Schrijf onderstaande punten uit en je hebt een mooie stap gezet in Lean Office, wat het onderwerp ook maar is.
- bepaal je onderwerp en bepaal wat het bestaansrecht is (‘waarom doen we het sowieso?’)
- brainstorm de vuistregels die je met elkaar hanteert en leg die vast
- kijk wat de best voorhanden manier is om iets te doen en leg die vast en ga het allemaal uitproberen
- kijk na een paar weken wat inmiddels anders moet of kan en verbeter je eigen ‘wiki-pedia’ waar mogelijk
- kies een volgend onderwerp en doe hetzelfde
Aanvalsplan 2 Personal Lean
Ga uit van de eenmans-fabriek. Kies een onderwerp dat je veel energie kost, waar je je aan ergert, of waar je het gevoel bij hebt dat de handrem er de hele dag op zit. Stel jezelf de volgende 4 vragen.
- wat gebeurt er als ik het helemaal niet meer ga doen?
- kan ik het automatiseren?
- kan ik het delegeren/uitbesteden? (er iemand anders blij mee maken)
- kan ik het zo slim mogelijk inrichten en ritualiseren? (en me er nooit meer aan ergeren)
Maak een plannetje, schrijf het uit en ga het een tijdje testen. Daarna bekijk je wat je hebt opgeschreven en geheid dat je inmiddels al allerlei ideeën hebt om het nog verder te verbeteren.
Zo zie je maar, het is allemaal niet zo ingewikkeld. Wil je er toch wat hulp bij dan bel je gewoon mij.
Laden...
Wat krijg je als je leanthinking loslaat op de hele school van timemanagement. Is lean timemanagement een vruchtbare of hopeloze combi? Daarover deze blog.
Lean thinking
De volgende versimpeling van lean thinking is goed bruikbaar voor ons doel waar het gaat over kenniswerkers in organisaties:
- je doet dingen die waardevol zijn voor je (interne of externe klanten)
- je doet die dingen op een doordachte, georganiseerde manier
- je doet ze zo dat er zo min mogelijk verspilling optreedt
- je doet ze op het moment dat er vraag is (niet eerder en niet later)
- en je ruimt tijd en aandacht in om dit proces steeds meer te optimaliseren
Wat voor klussen komen hier nu uit als je het managen van je tijd en aandacht serieus neemt?
Klant
Heel handig om eens een keer heel serieus na te denken over wie je klant eigenlijk is. En met die klant in gesprek te gaan over wat zijn/haar wensen zijn. En uiteraard in een organisatie is een klant vaak een interne klant. Het is tenslotte nog al zonde als je veel tijd en energie stopt in zaken die je klant helemaal niet waardeert omdat ze te veel, te complex, te laat in de tijd etc. zijn.
Doordachte manier
Kijk naar je werk en zie waar er processen bestaan (bv emailbeheer, agendabeheer, vergaderingen etc.) en maak voor deze wederkerende processen een standaard voor jezelf: ‘zo ga ik dat eens een tijdje doen’.
Zo min mogelijk verspilling
Vermijd deze 7 rakkers!
- overproductie,
- transport
- voorraden en stapels
- wachten
- complexiteit
- opnieuw doen om een fout om te lossen
- zoeken
Op tijd (niet te vroeg en niet te laat)
Lever op het moment dat het je klant past. En als het ook maar even mogelijk is: ‘underpromise & overdeliver’.
Optimaliseren
En zoals alles vraagt een lean-aanpak ook onderhoud. De simpelste manier is gebruik te maken van Kleine Broer & Grote Broer.
Zo zie je maar dat nadenken over Lean Timemanagement je snel weer op mooie ideeën kan brengen voor een nog beter optimum voor jezelf ergens op het continuüm tussen chaos en orde.
Laden...
Als je veel te veel te doen hebt kun je als een dwaas gaan rennen maar dat is uiteraard niet de beste strategie. Mijn advies is dat je eerst zorgt dat je een lijst hebt met alle zaken waarvan je vindt dat die gedaan zouden moeten worden door jou. Gebruik vervolgens de 4 x 3 vragen hieronder en je zult zien dat je lijst al snel slinkt.
De truuk is deze: je kijkt eerst of je het item kunt elimineren, als dat niet kan of je het kunt automatiseren, als dat niet kan of je het kunt delegeren en als dat niet kan of je het kunt ritualiseren.
Elimineren
- Waarom staat dit op mijn lijst?
- Moet het eigenlijk wel?
- Wat gebeurt er als ik het niet doe?
Automatiseren
- Is er manier om hier een standaard voor te verzinnen?
- En zo ja, kan ik het automatiseren?
- Kan ik de automatiseer-inspanning of kosten terugverdienen?
Delegeren/besteden
- Kan ik het als resultaat klip en klaar voor mij zien?
- Heb ik mensen in mijn omgeving die dit kunnen (of binnen een redelijke termijn kunnen leren)?
- Vind ik het de investering in tijd en kosten waard?
Ritualiseren
- Kan ik dit terug brengen tot het realistisch minimum?
- Kan ik het koppelen aan zaken die ik prettig vind of in een ‘batch’ verwerken?
- Kan ik vastzetten in mijn agenda zodat ik er nooit meer een organiseer-gedachte aan hoef te wijden?
Met deze 4 basale strategiën heb je nooit meer te véél te doen want als het druk dreigt te worden pas je deze vragen gewoon weer toe.
Laden...
Deze blog kan heel erg van pas komen als je jezelf regelmatig aan het eind van de dag terugvindt met de verbazing dat je hele dag druk bent geweest in de reactieve modus en niets van wat je gepland had jouw tijd en aandacht heeft gekregen.
Een thema van de dag bepaal je de dag ervoor (namelijk op het moment dat je de daily shutdown doet). Je kunt jezelf een hele grote vrijheid gunnen bij het verzinnen van een thema van de dag. Ik ga hieronder een aantal een beproefde varianten als voorbeeld beschrijven. Je gebruikt de thema’s als een soort experimenten in het kader van onderzoek in eigen werk.
Thema: Ja-zeggen
Zeg op alle vragen van de dag ‘ja’ en kijk wat er gebeurt. Wanneer je dat eens een dag heel bewust doet ga je goed ervaren wat er in de interactie gebeurt als je dit thema leidend maakt. DIt gaat van ‘wil je nog koffie?’, ‘heb je tijd voor een wandeling?’ tot ‘kun jij misschien deze afspraak van mij overnemen?’ Misschien krijg je het even een heel klein beetje drukker maar de winst is dat je even heel goed beleeft wat ja zeggen doet.
Thema: Telefoon
Probeer eens een dag lang iedereen te bellen in plaats van emails te sturen en kijk goed wat het verschil is in de duur en de kwaliteit van de communicatie.
Thema: Dank aan de wereld
Electriciteit doet het, wifi werkt, koffieapparaat geeft koffie enz.enz. Probeer een dag bij te houden wat er allemaal door anderen wordt beheerd, geregeld, voorbereid zodat jij je werk kunt doen. De hele dag is vol cadeau’s als je goed kijkt.
Thema: Probeer uit
Neem eens een dag lang ‘risico’s’, doe alles anders, drink thee in plaats van koffie, blijf staan tijdens een gesprek, ga met het openbaar vervoer in plaats van met de auto, zit op een andere plaats bij een vergadering, neem iets heel anders voor de lunch.
Je kunt met een klein beetje creativiteit allerlei thema’s verzinnen die je eens zou kunnen uitproberen. Het levert pret op en zeker een stevig gevoel van grip & zelfsturing. Door te werken met een thema van de dag zet je jezelf heel bewust in een pro-actieve experimenteer modus en uiteraard is zo’n dag een prima tegengif tegen al te veel reactiviteit.
Andere ervaringen, ideeën, of aanvullingen? Zet ze hieronde in de reacties dan hebben we er allemaal wat aan!
Laden...
Te laat, te vroeg en op tijd. Drie oordelen die horen bij het begrip tijd. En ze zijn flink subjectief. In dit artikel een korte verkenning van de verschillende kanten van dit fenomeen.
Te vroeg
Wie het oordeel heeft dat hij ergens ‘te vroeg’ aan is gekomen heeft een oordeel over de waarde van de tijd tussen feitelijke aankomst en gewenste aankomsttijd.
- Zonde, die tijd ben ik nu kwijt, volgende keer moet ik later op pad gaan.
- Mooi, geen gestress, nog even wachten en dan loopt alles mooi glad door.
- Te vroeg is mooi op tijd want ik ben blij met buffers (ik heb er een plannetje voor: lezen, foto’s opschonen, eten etc).
Te laat
Wie ergens ‘te laat’ is, botst in 99% van de gevallen tegen een sociale afspraak. Je zou ergens zijn om met anderen iets te doen. En je bent er niet. Dat kan leiden tot een verschillende emoties. Zeker als je niet hebt gecommuniceerd dat je “later” (te laat) bent.
- Balen, maar ik kan altijd nog de ‘back-to-back-meeting’, het verkeer of de trein de schuld geven.
- Ik schaam me. Dit doet afbreuk aan mijn imago.
- Het is wat het is. Ik ga op de blaren zitten. Ik ben in ieder geval niet te vroeg.
Op tijd
Als je op tijd bent, blijf je in de stroom van je dag. Het op tijd zijn is een oordeel van jezelf. Ook als je veel te vroeg bent kun je dat beleven als ‘ruim op tijd’. Aan de voorkant van de afspraak zit ruimte. De begintijd van de afspraak is in de meeste gevallen een sociaal contract. Je er niet aan houden (zeker zonder communicatie) is dan ook een minpunt in het sociale.
Waar zit jij met het beleven van ‘te vroeg’, ‘te laat’ en ‘op tijd’? Laat het ons weten in de reacties hieronder.
‘
En wie wel eens goed naar mijn bedrijfsnaam heeft gekeken heeft vast begrepen waar mijn ambitie zit: ad-justintime :-).
Laden...
Er zijn twee samenhangende routines die drager zijn van een elegante, soepel werkende workflow. Of je nu meer visionair, operator of processor bent, deze beide gewoontes zijn onvermijdelijk noodzakelijk. Ik noem ze in deze blog Kleine Broer en Grote Broer.
Kleine Broer (routine 1)
Kleine Broer is de dagelijkse wrap-up, de dagafsluiting, de ‘Daily Shutdown’ of hoe je dit maar wilt noemen. De essentie ervan is dat je op maandag, dinsdag, woensdag en donderdag je dag afsluit met 6 kleine acties van een minuut die ervoor gaan zorgen dat er rust komt in de tent en je niet de hele dag achter de spreekwoordelijke kippen aan het rennen bent.
De 6 stappen heb ik al eerder uitgebreid beschreven in dit artikel. In het kort komt het hier op neer:
- terugblik op de dag van vandaag
- vooruitblik op de dag van morgen
- snelle check van de grootste communicatiehub (meestal email)
- snelle review van je actie lijst
- bepalen van de drie MBA’s (meest belangrijkste actie voor de dag die komt)
- hardop roepen:’Einde Werkdag!’
En daarna natuurlijk alle schermen dicht, uit en rust in de tent en vooral in je brein.
Grote Broer (routine 2)
Grote Broer is de weekreview. De gulden routine om iedere week op vrijdag een aantal zaken op te ruimen, up-to-date te krijgen en visie te ontwikkelen op de nabije toekomst. Over de weekreview kun je op deze website heel veel vinden. Bij Free Stuff vind je een handleiding voor het opbouwen van een maatwerk checklist voor de weekreview.
Samenhang
Je kunt de samenhang voorstellen als een ketting met kleine en grote kralen. Steeds eerst vier kleine kralen en dan weer een grote kraal. En dat in de herhaling. Het is voor veel mensen moeilijk om de weekroutine er als gewoonte in te krijgen. De dagreview doen (kost je dagelijks 6 minuten) helpt enorm voor de drempel van de weekreview.
In de combi zijn deze routines onverslaanbaar. Doe het en je hebt een steady basis voor een stressvrije werkdag en werkweek (althans wat betreft de onnodige kippenstress).
Heb je al ervaring met deze combi laat het ons hier weten in de reacties ter enthousiasmering van ons allen!
Laden...
Vuistregels zijn globale richtlijnen waarin je de ervaring vastlegt die je hebt opgedaan van jouw manier van omgaan met de wereld. Ze geven je een eerste houvast op die momenten dat je niet veel tijd hebt om subtiele afwegingen te maken waar denkwerk voor vereist is.
Vuistregels kloppen niet altijd maar wel meestal en daarom zijn ze toch heel waardevol. Ze zijn er in wat meer globale meta varianten maar ook in hele praktische varianten. In deze blog 10 voorbeelden van verschillende slag en soort ter inspiratie.
- Wees hard op afspraken, zacht voor mensen
- Reis licht (travel light)
- Spreek de waarheid, en lieg in ieder geval niet (Jordan Peterson)
- Haast je Langzaam (Festina Lente | Wu Wei)
- Chaos in en om je heen: ga iets opruimen (‘when in doubt clean a drawer’ David Allen)
- Voel je thuis met ongemak (‘Be comfortable with discomfort’ Michael Port)
- Geef toeval een kans
- Gebruik 50% van de tijd die je van anderen vraagt als voorbereidingstijd voor een meeting waar jij voorzitter van bent
- Eenmaal per dag is Postvak In leeg
- Niet meer dan 60% van mijn werktijd is gevuld door afspraken met anderen
Misschien is het goed idee om een test te doen met een paar vuistregels om daarmee je kennis en ervaring te vatten in wijsheid voor alledag.
Gebruik je al vuistregels? Schrijf ze dan hieronder in de reacties ter inspiratie van mij en andere lezers van deze blog.
Wil je een (erg) uitgebreide handleiding voor het opstellen van vuistregels? Waag je dan aan dit artikel.
Laden...
Ik raakte in een gesprek over de volgorde der dingen. Organiseren is ervoor zorgen dat alles op de plek staat die past bij de betekenis die het heeft. Daarna staat het stil. Plannen gaat over voorbereiding voor uitvoeren dus prioriteren, tijddozen, mensen middelen en geld toekennen .
In mijn ervaring is het daarom logisch om eerst te organiseren en daarna te gaan plannen. In dit artikel de basis voor organiseren en plannen in 5 stappen.
Organiseren
Stap 1 Afbakenen
Het is niet mogelijk om de hele wereld te organiseren dus laten we beginnen met het afbakenen van ons speelveld. Dit werkt het beste door de vraag te beantwoorden: ‘Waar ben ik van?’.
Methodiek: maak een mindmap, zet jezelf in het midden en teken alle aandachtsvelden, verantwoordelijkheden, verbindingen met leveranciers en klanten/stakeholders.
Stap 2 Committments in beeld
Het is van het grootste belang om een levend beweeglijk overzicht te hebben en onderhouden van alles wat je beloofd hebt. DIt overzicht geeft antwoord op de vraag: ‘Waar heb ik ‘ja’tegen gezegd?’
Methodiek: start met een simpele lijst (misschien zelfs eerst op papier) met alle resultaten die je wilt behalen.
Het kan zijn dat er in jouw organisatie/bedrijf al zo’n overzicht is waar jouw onderhanden werk zichtbaar is. Bepaal dan of er nog een lijst naast moet voor alles wat daar niet op staat.
Stap 3 Acties slim op rij zetten
Er moet uiteraard ook nog wel iets gedaan worden uiteindelijk. Dus is het wijs om een zo compleet mogelijk overzicht te hebben zonder in de overkill situatie te komen.
Methodiek om te komen tot een goede actielijst staat hier.
Een andere uitwerking van organiseren in een dashboard kun je hier vinden.
Plannen
Stap 4 Dagafsluiting (+ plannen voor de volgende dag)
Voor het plannen is deze stap cruciaal want je koppelt hier de overzichten aan de prioriteit en komt tot een goed overzicht van agenda en de meest belangrijke acties.
Methodiek voor deze dagafsluiting (Daily Shutdown) vind je hier.
Stap 5 Weekafsluiting (+ plannen van de volgende weken)
Hier komen we weer op de beroemde weekreview. Als je al langer lezer bent van deze blog dan is dat evident noodzakelijk voor een goede planning. Ben je nieuw dan raad ik je aan de handleiding voor de weekreview hier te downloaden.
Conclusie
Eerst organiseren (verwerken van alles wat binnenkomt in een betrouwbaar systeem buiten je hoofd) en dan dagelijks en wekelijks (en zoveel vaker als nodig) plannen. Met deze 5 stappen heb je een degelijke basis.
Laden...
Voor de meesten van ons geldt dat je zomaar de kans loopt dat je een heel deel van je tijd opsoupeert aan getut met digitale spiegeltjes en kraaltjes. Wat mij betreft vallen daar onder: social media bijhouden; email communicatie bijhouden; regievergaderingen bezoeken waar eigenlijk niets aan waarde ontstaat; spobilo’s (spontane binnenlopers die je afhouden van geconcentreerde klussen) en meer van dat soort zaken.
De werkelijkheid is dat we er nooit helemaal van af komen. Je bewegen in het sociale betekent nu eenmaal dat een beetje oppervlakkig werk onvermijdelijk is.
Wat kun je er nu wel mee?
Mijn ervaring is dat het erg kan helpen om quota in te stellen voor dit soort werk. Dat betekent dat je van te voren bepaalt hoeveel tijd je wilt besteden aan een set van deze zaken. Mij bevalt het goed om in mijn ochtendopstart een timer aan te zetten van een kwartier en daarin de volgende zaken langs te lopen:
1. Teletekst
2. Facebook
3. LinkedIn
4. Twitter
Deze 4 kunnen prima in een kwartier. En dat is het dan weer voor de rest van de dag. Er is geen reden om er vaker of langer naar te kijken. Als ik via twitter op een interessante video stuit van 14 minuten dan neem ik het kijken van de video op in mijn actielijstje.
Voordelen:
- je blijft globaal bij (en dat is hier genoeg)
- er is een harde reminder voor het eind van de tijddoos
- je blijft dus niet hangen in de geniale verleidingsstrategiën van deze platforms
Test het werken met quota een week uit en laat me dan weten wat je er van vindt.
Wat denk jij? Andere ervaringen, tips? Zet ze hieronder in de reacties zodat we er allemaal iets aan hebben.
Laden...
Een van de krachtigste gereedschappen die we hebben waar het gaat om het managen van onze tijd is het werken met tijddozen (timeboxing).
Een duidelijk begin en eind beleven is nu eenmaal noodzakelijk voor ons brein. Concentratievragende klussen (Deep Work) komen niet voor elkaar zonder tijddoos. En tijddozen zijn noodzakelijk voor een goede dag en weekplanning. Vandaar dit artikel.
Tijddozen voor jezelf
Er is een klus. En je weet zeker dat je deze moet doen. De belangrijkste vraag is nu: hoeveel tijd krijgt deze klus van mij? Bij veel zaken is dat met een beetje ervaring redelijk in te schatten. De kunst hierbij is om realistisch krap te plannen.
Wanneer je bijvoorbeeld een enquete moet invullen (noodzakelijk maar niet echt waardescheppend) kun je er blind aan beginnen en er uren aan kwijt zijn. Of je kunt besluiten dat je deze enquete een uur van je tijd gunt en daarmee je brein helpt om te prioriteren, op de hoofdlijn te blijven, niet in de overproductie-modus te komen enz.
Op het moment dat je een tijddoos hebt bepaald komt deze uiteraard zichtbaar in je agenda terecht.
Gebruik een eigen kleur voor afspraken met jezelf zodat je brein makkelijk overzicht houdt in je agenda. Heb je niet direct een voorkeur? Gebruik dan groen voor afspraken met jezelf (ervaringsfeit: je brein vindt dat fijn).
Tijddozen gedeeld met anderen
In de meeste gevallen zijn dit meetings/vergaderingen. Bij iedere collectieve tijddoos zou je van te voren een antwoord moeten hebben op de vraag: ‘Wat is de gewenste uitkomst?’ Er zijn 5 typen uitkomst van meetings die je kunt gebruiken als meetlat.
- Informatie delen of leren
- Informatie op rij zetten, ordenen, plannen
- Opties, en scenario’s en oordelen ontwikkelen
- Besluiten nemen
- Iets ‘vieren’
De tijddoos-lengte wordt bepaald door de voorzitter maar kan uiteraard ook onderwerp van gesprek zijn tussen de deelnemers van een vergadering of bijeenkomst en zelfs worden bijgesteld voor en tijdens de bijeenkomst.
Dagplanning
Wat voor de meeste onder ons goed werkt is op een papier een aantal rechthoeken te tekenen op een lege pagina van je notitieblok. In die blokken (tijddozen) schrijf je de (eventueel geklusterde) klussen die je vandaag wilt doen met de tijd en de tijdsduur.
Dit doen is een prima start van de dag. Je hebt op deze manier het landschap van de dag steeds bij de hand. Je maakt als het ware een visueel beeld van je agendaplanning.
Gebeurt er iets op de dag dat de boel door de war schopt (en dat gebeurt: het leven is nu eenmaal messy!), dan stel je de tijden bij. Zo hou je grip op de compositie van de dag.
Weekplanning
De weekplanning staat uiteraard in je agenda. Zorg dat je gebruik maakt van verschillende kleuren voor verschillendsoortige activiteiten zodat je voor- en achtergrond creeërt. Iedere afspraak met jezelf of met anderen is een tijddoos.
Het is wijs om regelmatig goed na te denken over de plek, de inhoud en de lengte van de wederkerende, cyclische tijddozen om te voorkomen dat de waarde langzamerhand verwatert. De weekreview is uiteraard het beste moment daarvoor.
Wat denk jij? Andere ervaringen, tips? Zet ze hieronder in de reacties zodat we er allemaal iets aan hebben.
Laden...
Lothar Seiwert (de productiviteits-expert van onze Oosterburen) heeft een simpele methodiek ontwikkeld en beschreven om in een paar minuten een dagplanning uit te werken en te onderhouden. Tijd om die methodiek hier in het zonnetje te zetten.
ALPEN
Is een acroniem waarbij iedere letter staat voor een van 5 stappen. Ik zal hieronder kort beschrijven. Ze spreken daarna voor zichzelf.
A: Activiteiten en acties op rij zetten
Je maakt op een notitieblok een overzicht van de dag met blokken. Een aantal van die blokken komen uit je agenda en liggen vast naar vorm, plek en inhoud. Andere blokken kun je zelf nog invullen. Daarvoor schrijf je de gewenste acties op (in ieder geval de 3MBA’s).
L: Lengte in minuten schatten
De agendablokken hebben hun eigen ‘tijddoos’ maar neem nu ook reistijd, transitie, direct voor- en nabereiden mee. Geef ieder blok een realistisch aantal minuten.
P: Problemen incalculeren
En uiteraard zijn er problemen, verstoringen (leuk en niet leuk). Dit opgetelde ad hoc komt zeker (je weet alleen nog niet wanneer) dus je moet er open-tijd voor inruimen. Alles volplannen maakt dat je gegarandeerd vast loopt op de dag.
E: Kiezen waar je je tijd in gaat steken gedurende de dag
Iedere overgang op de dag ga je terug naar je blokkenoverzicht en bepaal je welk blok het meest waarde oplevert. Dat blok ga je doen en je accepteert de gevolgen van de keus.
N: Na-contrôle
Aan het eind van de werkdag kijk je wat er van je planning is geworden. De uitkomst (verschuiven, schrappen, aanvullen) neem je mee in de planning van de volgende dag.
Deze ALPEN methodiek is een onderdeelvan de Daily Shutdown zoals ik die leer aan mijn klanten.
Deze simpele methodiek is de moeite waard om eens een week te proberen en te kijken of het je gaat helpen een goede balans te vinden tussen de planner en de doener in je.
Laden...
Een wederkerende vraag die wij tegenkomen? Hoe krijg je het takendeel van Outlook op je telefoon zodat je jouw to-do-lijst altijd bij je hebt?
De reden is uiteraard dat je exchange versie van Outlook je die mogelijkheid eerst niet gaf (nu dus wel).
MS 365
Als je een betaald MS 365 account hebt dan is het simpel. Zet de MS ToDo app op je PC en telefoon, log in met je MS 365 account en alles synchroniseert als een zonnetje. Hier kun je een A4 handleiding voor MS ToDo downloaden.
Heb je dat niet dan is er nog een alternatief.
Task Task
Ik ken diverse hoog productieve pro’s die daarvoor Task Task gebruiken. Je knoopt je exchange account aan de app en nu heb je wel alle taken op rij, en ook nog op de manier waarop jij dat het prettigst vindt.
Het is maar een weet ….
Zorg wel dat je je taken op een verstandige manier organiseert ander ben je een ‘fool with a tool’ (en dus nog steeds een fool) (met dank aan Eric voor de quote). Wil je weten hoe je dat doet? Lees dan dit (helaas lange) artikel.
Laden...
Een bilateraal overleg (bila) is een overleg tussen twee personen die een verantwoordelijkheids- of aandachtsgebied delen.
