Tag Archieven : 1. Inbox Zero

Inbox Zero is de naam van een methodiek in Outlook met als norm dat Postvak IN eenmaal per dag leeg (zero) is.

Dat kan als je op een andere manier leert kijken naar je e-mail workflow. Adjustintime verzorgt een Online Workshop Inbox Zero. Info vind je hier.

Een longread basis artikel over Inbox Zero is ‘Wat is Inbox Zero?’

Hierna alle artikelen die in de loop der jaren zijn verschenen over Inbox Zero, Outlook en alle tips en trucs die daarbij horen.


Hoe we zonder e-mail een man op de maan kregen

In 1969 keken we met de familie op vakantie in zwart wit in de avond naar de fantastische beelden van Neil Armstrong die als eerste mens een voet op de maan zette.

Om dat voor elkaar te krijgen was er uiteraard bijzonder intensieve samenwerking noodzakelijk tussen een groot aantal mensen.

E-mail bestond nog niet!

Hoe deden ze dat? Dan Markovitz heeft die vraag een keer gesteld en beantwoord gekregen. De vraag is verrassend, het antwoord eigenlijk niet eens zo zeer.

“It turns out that there is an engineer at the company who worked on the Apollo project, and the leader of the R&D group once asked him precisely that question: how did you manage without email? The engineer explained that the team met from 9-10 am three days per week. The rest of the time they were actually working on solving this enormous puzzle of landing on the moon. As Nathan Zeldes, a principle engineer at Intel puts it, these guys were “plan-driven,” not “interrupt-driven.” And when unexpected problems arose, they actually talked to each other.”

Waarmee maar weer eens duidelijk wordt: e-mail is een productiviteits-tool en geen werk op zich. Het bestaat ten behoeve van communicatie net als Teams, WhatsApp en telefoon. Allemaal handig als live afstemmen even niet mogelijk of wenselijk is.

Wat wij nu als innovatie eerste klas zien: een dagstart opzetten, was – zo blijkt – de basis voor ‘putting a man on the moon en let hem return save”.

Nog een keer in de woorden van Dan Markovitz:

“Remember: email is a tool to help you get your job done. It is not your job, anymore than the phone is. If you treat it as such, you might find that it’s less of a millstone around your neck and more of a true productivity tool.”

In 3 tips samengevat:

  1. Laat je agenda leidend zijn voor je werk en niet je email.
  2. Gebruik e-mail slechts voor zaken die niet dringend en niet complex zijn.
  3. Kies wijs tussen de mogelijke communicatievormen (zie dit artikel met download overzicht).
1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...

Verzending van alle e-mails 5 minuten uitstellen (Outlook)

Voor de lezers die regelmatig spijt hebben dat ze te vroeg op ‘Verzenden’ hebben geklikt gaan we iets aardigs knutselen met ‘Regels en waarschuwingen’ als opdracht aan de postbode in Outlook

  1. Ga naar tabblad ‘Start’
  2. Selecteer ‘Regels’ op het lint.
  3. Kies voor ‘Regels en waarschuwingen beheren’
  4. Klik op ‘Nieuwe regel’
  5. Kies voor ‘Beginnen met een lege regel’
  6. Kies voor ‘Regel toepassen op berichten die ik verzend’ (halfweg het venster)
  7. Klik op ‘Volgende’
  8. Klik nog een keer op ‘Volgende’. Je krijgt nu de vraag of de regel moet worden toegepast op alle e-mail. Klik op ‘Ja’.
  9. Vink aan ‘Aflevering van het bericht een aantal minuten uitstellen’
  10. Klik onder in de rechthoek met de omschrijving van de regel op ‘een aantal’ en geef daar het gewenste aantal minuten uitstel op.
  11. Klik op ‘Volgende’ want er zijn geen uitzonderingen.
  12. Geef de regel de naam ‘Verzenden uitstellen met 5 minuten’
  13. Klik op Toepassen en OK

Voilá: alle e-mails die je verstuurt gaan vanaf nu in de ‘Postvak Uit’ en worden pas na 5 minuten verzonden. Je kunt de aflevering maximaal 2 uur (120 minuten) uitstellen.

Wil je het verzenden van een enkele e-mail uitstellen dan kan dat ook. Dat doe je in de e-mail zelf. Ga naar tabblad ‘Opties’ en kies voor ‘Meer opties/Bezorging uitstellen’.

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...

Briljante opvangplek voor snelle gedachten (App-groep met jezelf)

Een slim idee dat ik op heb gedaan in de digitale fitheid community. Niet voor iedereen maar misschien wel voor jou.

Je maakt een WhatsApp-groep aan met iemand die je goed kent en noemt de groep Inbox [naam]. Bij naam komt uiteraard je eigen naam te staan. Vervolgens verwijder je die iemand weer uit de groep (wel even van te voren aankondigen natuurlijk). Je hebt nu een app-groep waar alleen jij lid van bent.

Als je in het overzicht van de chats op je Inbox [naam] swipe naar rechts doet, kun je deze pinnen zodat de chatgroep met jezelf altijd bovenaan staat en dus bij de hand is.

Je kunt hier nu alle snelle of briljante gedachten kwijt, toezeggingen, linkjes, boeken, namen etc. kwijt. In de weekreview verwerk je deze Inbox net als alle andere inboxen.

N.B. 1.: kunt ook sowieso jezelf appen maar …. dan kun je de naam niet aanpassen.

N.B. 2: Als je niemand weet die je erin en eruit kunt gooien kun je mij gebruiken: 06 224 559 02 (no hard feelings, kan zonder te vragen).

N.B. 3: In MS Teams heb je als vanzelf zo’n Chatkanaal met jezelf.

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...

De handigste sneltoets voor zoeken in Outlook

onderwerpregelEen handig niemendalletje.

De gebruikelijke sneltoets voor ‘gewoon’ zoeken in Outlook e-mail is ctrl-e (voor geavanceerd zoeken is dat ctrl-shift-f). Vooral ctrl-e is vingergymnastiek en ook nog eens onlogisch omdat zoeken in zo ongeveer alle programma’s met ctrl-f (van Find) gaat. Helaas is die in Outlook vergeven voor ‘forward’.

Kortom allemaal niet zo handig. Een betere optie is om vanaf nu ALT-Q (van ‘question’) te gebruiken: geen vingergymnastiek meer en makkelijk te onthouden.

En kijk vooral ook even bij de andere tips over zoeken in Outlook.

Wil je je e-mail definitief in control krijgen? Doe dan een keer mee met de Online Workshop Personal Lean.

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...

Workshop Inbox Zero

Incompany Workshop Inbox Zero

“Als je niet oppast werk je zomaar in de e-mail-verwerkende industrie.”

Basisgegevens

  • Dagdeel
  • Live of Online
  • Maximaal 9 (online) of 12 (live) deelnemers

Voor iedereen:

  • die vindt dat e-mail te veel tijd kost
  • Outlook gebruikt
  • nu wel eens een slimme, snelle workflow wil leren
  • in het verlengde van zijn eigen werkstijl

Opbrengsten van de workshop voor de deelnemers

  • Iedere dag Postvak IN leeg
  • Outlook simpel en efficiënt ingericht (Windows only!)
  • Passend bij jouw eigen werkstijl
  • Direct op je eigen laptop
  • Workflow versnellen met sneltoetsen
  • Minder tijd kwijt, meer resultaat
  • Iedere e-mail snel terug vinden

Hoe werkt het?

Voorafgaand aan de workshop sturen we de deelnemers een link naar een korte test die hen helpt zicht te krijgen op hun persoonlijke voorkeursstijl waar het e-mail betreft.

Tijdens de workshops werken de deelnemers in hun eigen Outlook omgeving op hun eigen laptop. Ik maak de deelnemers enthousiast om in hun eigen Outlook structuur de inrichting van Inbox Zero te gaan hanteren met behoud van eigen voorkeuren. Daarna gaan we aan de slag met het verwerken van de eigen e-mails in de nieuwe inrichting gebruik makend van alle mogelijkheden die Outlook daarvoor biedt.

Bij de online workshop ontvangen de deelnemers een week van te voren het Inbox Zero Manual met een uitgebreide beschrijving van de inhoud van de workshop als naslag op een door hen opgegeven postadres.

Na de workshop ben ik via bellen en e-mail bereikbaar voor vragen die ontstaan in de eerste periode na de workshop.

Voor wie?

Voor iedere drukke professional.  Ik werk met managers, engineers, rechters, griffiers, administratieve ondersteuners, managementassistentes, brandweermannen, politieagenten, bankmensen, planners, beleids-, sales- en hr-mensen, artsen, ict’ers, gezinshuisouders, jeugdzorgwerkers, gemeentemensen, architecten, schilders, marketingmensen en nog veel meer.

Kortom voor iedereen die dagelijks Outlook open heeft staan en waardevollere communicatie wil in minder tijd.

Weg uit de e-mail verwerkende industrie!

Wees niet langer ‘a fool with a tool’. Zet Outlook naar je hand. E-mail is tenslotte niet je werk maar de drager van je werk. Leer Outlook zo gebruiken dat je niet eindeloos aan het checken en scrollen bent. Word de baas over jouw Postvak IN. Inbox Zero kost je minder tijd en levert meer op voor jou en voor je organisatie.

Prijzen


Online Incompany Workshop

De basisprijs voor een Online Incompany Workshop van een dagdeel is € 1350 exclusief btw. Er kunnen maximaal 9 deelnemers meedoen.
Deze prijs is bij een volle groep € 150 exclusief btw. per deelnemer inclusief de materialen en de mogelijkheid om na de workshop mij te (video-) bellen of mailen over aanvullende vragen.
Voor organisaties die een van mijn workshops op willen nemen in hun standaard aanbod gelden mantel-overeenkomst prijzen afhankelijk van frequenties.


Live Incompany Workshop

De basisprijs voor een live incompany workshop van een dagdeel is € 1950 exclusief btw en binnen de regio groot Rotterdam.
Er kunnen maximaal 12 deelnemers meedoen.
De prijs bij een volle groep is in dit geval € 162,50 excl. btw per deelnemer inclusief materialen en de hierboven beschreven nazorg.


Wil je overleggen over jouw vraag en de mogelijkheden dan zijn er twee opties:

  1. Bel me op 06 224 559 02
  2. Stuur me een bericht via contact.
1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...

Verwante e-mails netjes op rij in Outlook

Er zijn twee manieren om e-mail gesprekken op rij te krijgen. Een meer bekende manier met ‘Weergeven als gesprek’ en een onbekende manier met ‘Verwante items zoeken’.

Gesprekken weergeven

Je vind deze optie door op het tabblad ‘Beeld’ het vinkje ‘Weergeven als gesprek aan te zetten’. Je krijgt de vraag of je dat voor deze map of voor alle mappen wilt doen. Kies voor deze map. Je ziet nu een klein driehoekje verschijnen voor de e-mails die onderdeel uitmaken van een draadje. Als je daar op klikt verschijnt de historie van de betreffende e-mailwisseling. Het is visueel niet heel handig en leidt er soms toe dat gebruikers het hele gesprek zien verdwijnen omdat ze per ongeluk alles in plaats van een e-mail blijken te hebben weggegooid.

Verwante items zoeken

Dit is een betere, tijdelijke en gemakkelijker manier en daar houd ik van. Je vindt deze optie door een rechtermuisklik op het moment dat je een e-mail geselecteerd hebt. Je kiest daarna voor ‘Berichten in dit gesprek’. Je ziet nu in een nieuw venster alle verwante e-mail items netjes op rij. Dat ze nu in een nieuw venster staan is superhandig want je wordt niet meer afgeleid daar allerlei complexe layout waar je om heen moet gaan kijken. Als je in het zoekvenster bovenin kijkt kun je zien dat Outlook een speciale zoekopdracht heeft gemaakt. Dit resultatenvenster is je standaard zoekvenster. Je kunt dit venster optimaliseren. Zie daartoe de blog: Zoeken in Outlook optimaliseren.

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...

Workshop Datum

Online Workshop Open Inschrijving
Datum en Aanmelden

Aanmelden kan via het contactformulier. 

Graag de volgende gegevens in het berichtveld zetten:

  • wie je aan wilt melden + e-mailadressen van de deelnemers
  • factuurgegevens ( adres + e-mailadres + evt. inkoopordernummer of kostenplaatsnummer);
  • postadres per deelnemer waar de workshop-materialen naar toe gezonden moeten worden

Voor de workshop maken we gebruik van MS Teams.  Je ontvangt van mij de link na inschrijving. Deze link werkt ook als je geen Microsoft account hebt. De bijbehorende materialen worden binnen een werkdag verzonden.

[table id=11 /]

Aanmelden gaat simpel en snel met het contactformulier.

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...

‘Wachten Op Antwoord’ in Outlook met BCC (ipv CC)

Deze blog gaat over een Outlook-regel die veel Inbox Zero fans gebruiken.

Deze regel zorgt ervoor dat jouw uitgaande vragen – waarvan je wilt bijhouden of je antwoord krijgt – geautomatiseerd in een map ‘wachten-op’ terecht komen.

De CC regel luidt:

1. Check mijn binnenkomende e-mail
2. Als ik de afzender ben
3. En mijn naam staat in CC
4. Verplaats de binnenkomende CC e-mail naar de map ‘wachten-op’

Je zet je eigen naam als uniek kenmerk in het vak CC en dat is uiteraard zichtbaar voor de ontvanger. Zelf vind ik dat geen probleem. Toch hoor ik regelmatig de vraag of dat niet met BCC kan (zodat de ontvanger het niet kan zien).

Dat kan niet direct omdat die keus niet in de opties van Outlook regels opgenomen is. Het kan wel via een omweg en die ga ik hier onder beschrijven.

De BCC regel luidt:

1. Check mijn binnenkomende e-mail
2. Als ik de afzender ben
3. En mijn naam staat niet in ‘Aan’ en niet in ‘CC’ (zie plaatje hieronder: deze opties staan in het venster uitzonderingen)
4. Verplaats de binnenkomende BCC e-mail naar de map ‘wachten-op’

 

 

Omdat jouw naam maar op drie plekken kan staat: Aan, CC en BCC en je er twee uitsluit, blijft BCC over. De regel werkt nu op het moment dat je jouw eigen naam in het vak BCC zet en jij de afzender bent.

Wil je de BCC mogelijkheid altijd beschikbaar hebben bij het opstellen van een nieuwe e-mail?

Dat doe je als volgt:

  • Open een nieuwe e-mail
  • Ga naar het tabblad ‘Opties’
  • Klik BCC aan op het lint

Vanaf nu staat de BCC optie altijd in beeld.

Als je helemaal niet weet hoe je regels kunt maken in Outlook, doe dan een keer mee met de Online Workshop Inbox Zero.

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...

Het onderwerp wijzigen van een e-mail

Een klein handigheidje waar Vera mij op attendeerde en dat ik hier nog nooit heb beschreven. Simpel en op sommige momenten in de drukte van alledag reuzehandig.

Je kunt het onderwerp van een ontvangen e-mail wijzigen.

Hoe het werkt

  1. Open een willekeurige e-mail
  2. Verander het onderwerp
  3. Klik op het kruisje
  4. Kies voor wijzigingen opslaan

That’s it!

Waarom zou je dat willen?

  • Je krijgt een e-mail met in het onderwerp ‘Vraagje’ of iets anders dat nietszeggend is
  • Je wil informatie toevoegen in verband met een zoekroutine (bijvoorbeeld ‘#factuur’ of ‘#recruiting’)
  • Je wil je actie beschrijven omdat je toch al over na heb gedacht

Probeer het eens en je zult zien dat het reuze simpel werkt.

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...

Outlook in de browser gebruiken (Outlook Web Access | OWA)

Outlook is voor de meesten van ons inmiddels een onderdeel geworden van Microsoft 365 en daarmee een van de supertools voor de moderne kenniswerker.

Naast de bekende Outlook app in de taakbalk van je PC of laptop is er ook een webversie. De voordelen van de webversie zijn dat deze onafhankelijk is van Mac of Windows, vele malen eleganter en mooier is, bijzonder snel en stabiel is en naadloos synchroniseert met alle andere Microsoft 365 onderdelen zoals Agenda, ToDo en Teams (die je ook allemaal direct beschikbaar hebt in de browser). Inbox Zero en OWA zijn een goede match.

Dus ben je toe een een frisse nieuwe Outlook lees dan door en doe mee met experiment.

Stap 1.

Open Office.com en log in met je werkaccount. Klik op het Outlook icoon en zet de webpagina vast in je favorieten zodat je er snel bij kunt.

Stap 2.

Klik op het tandwieltje rechts bovenin en daarna op ‘Alle Outlook instellingen weergeven’. Loop de keuzen langs en zet alles zoals je het hebben wilt (in ieder geval leesvenster uit!).

Stap 3.

Klik op het vraagteken (shift + ?) zodat je de lijst met sneltoetsen te zien krijgt in een popup scherm. Misschien krijg je onderin dit scherm de melding dat je ze moet activeren. Klik op de link je ziet je keuzes. Mijn advies: kies voor ‘Outlook’ en niet voor een van de anderen als je daar niet een hele goede reden voor hebt.

En nu het experiment

Gebruik maandag woensdag en vrijdag de gewone versie van Outlook en dinsdag en donderdag OWA. Je zult al heel snel merken dat het niet veel uitmaakt voor je flow. Mocht je na een paar dagen de smaak te pakken krijgen dan kun je steeds meer OWA gaan gebruiken en genieten van dit prachtig vormgegeven gereedschap. En …  je bent klaar voor de toekomst. Want dat we over een aantal jaren eindigen met alleen de webversie is wel zeker.

Laat ons je ervaringen met OWA weten in de reacties hieronder. Ik zal in het komende jaar regelmatig aandacht besteden aan deze Outlook versie.

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...

Vergaderverzoeken accepteren met een sneltoets (Outlook)

Uit een workshop deze week komt de vraag of er een sneltoets bestaat waarmee je met met één klik de vergadering accepteert.

Zo’n sneltoets bestaat niet maar je kunt wel met drie toetsenbord kliks hetzelfde bereiken. Dus voor de liefhebbers: daar gaan we! Eerst gaan we de truc voorbereiden door gebruik te maken van ‘werkbalk Snelle Toegang’.

Stap 1

Ga naar een e-mail met een vergaderverzoek erin.
Bovenin zie je een aantal tabbladen ‘Bestand’, ‘Vergadering’ en ‘Help’.
Zorg dat ‘Vergadering’ geselecteerd is.
Rechtermuisklik op ‘Accepteren’ op het lint (groen vinkje)
Kies ‘Toevoegen aan ‘werkbalk Snelle Toegang’
Helemaal links bovenin is er nu een vink-icoontje toegevoegd.
Klik op de alt-toets. Bij het loslaten zie je nummers verschijnen op de iconen van de werkbalk Snelle Toegang. Bij mij staat alt-6 voor het acceptatie icoon.

Stap 2

Activeer het acceptatie vink-icoontje met de alt-sneltoets (bij mij dus alt-6). Je ziet nu de drie varianten acceptatie. Ieder van deze varianten heeft een onderstreepte letter die de sneltoets vertegenwoordigt. Je kunt de alternatieven bereiken met de onderstreepte letter + alt.
Meestal ga je de eerste gebruiken. Deze keus automatisch geselecteerd en met Enter te activeren dus dat is mooi.

De flow is nu:

Kies met de alt functie de sneltoets van het menu werkbalk Snelle Toegang en klik op Enter en je vergadering is geaccepteerd.

  • Alt toets: duim links
  • Nummertoets: middelvinger
  • Enter: pink links

Uiteraard hoef je de toevoeging aan werkbalk Snelle Toegang maar eenmaal in te richten. Even een paar keer oefenen en het loopt gegarandeerd als een zonnetje.

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren 9 beoordelingen
Laden...

De spamfolder in je favorieten zetten (anders mis je al snel iets)

Hoera voor alle briljante spamfilters zoals die van Microsoft, Apple en Gmail. Ruim 50% van alle verzonden e-mail in de wereld is gewoon ongevraagde troep. Dus mooi dat deze rommel wordt afgevangen.

Er is wel een prijs: de spamfilters staan zo strak afgesteld dat er ook gewenste e-mail in verdwijnt want zo slim zijn ze dan weer niet. Bijvoorbeeld: alle email die via een ander adres wordt verzonden komt in de spamfolder terecht. Ook van deze wekelijkse blog!

Er is een simpele hack die er voor zorgt dat je jouw spamfilter de ontbrekende kunstjes leert en ook tegelijk er ook voor zorgt dat gewenste e-mail wel in jouw Inbox terecht komt.

Outlook

  • Zet je Favorieten’ aan (beeld/mappenvenster/favorieten)
  • Je ziet nu in je navigatievenster links boven het compartiment ‘Favorieten’. Daar staan de snelkoppelingen naar de mappen die we snel bij de hand willen hebben.
  • Schoon eerst even de mappen op die daar ten onrechte staan (rechtermuisklik ‘verwijder deze map uit Favorieten’).
  • Sleep de map ‘Ongewenste e-mail’ naar het favorieten gedeelte.
  • En check het regelmatig.
  • Wil je iets met de e-mail (want onterecht in spam) klik rechts en kies voor ‘ongewenste e-mail’ en kies wat jou past.

In Gmail is zoiets ook te organiseren. Eenmaal in de geopende e-mail kun je direct je keuzes maken.

Bij de Mac staat de map ‘Ongewenste reclame’ bij de hand. Spam beheren is wel een even een puzzel (eerst naar ‘voorkeuren’ en dan maatwerk regels maken).

Door op deze manier met spam om te gaan wordt jouw e-mail weer betrouwbaar en dat is een goed ding bij deze communicatie dinosauris.

Heb je andere oplossingen? Laat het ons weten in de reacties.

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren 1 beoordelingen
Laden...

Standaard e-mail teksten altijd bij de hand (Snelonderdelen)

Iedereen heeft kortere en langere tekststukken die vaker worden gebruikt. Het is corvee, en verspilling van tijd, om die steeds opnieuw te typen of via zoeken, kopiëren en plakken te recyclen als dat ook slim kan.
In Outlook (en ook in Word) kan je de teksten die wilt recyclen opslaan en terugvinden in het onderdeel ‘Snelonderdelen’.

Hoe werkt ‘Snelonderdelen’?

‘Snelonderdelen’ bestaat uit twee lagen.

  1. Een beperkt aantal teksten die je altijd bij de hand wilt hebben. Dit zijn de ‘Snelonderdelen’ zelf.
  2. De rest van de teksten vallen onder het kopje ‘Autotekst’ en die kun je bereiken met één extra klik.

De werking is simpel. Je slaat een stuk tekst op en kunt deze op twee manieren weer terugkrijgen.

  • Je typt de naam van het fragment (die je zelf kun bepalen). Je ziet dan de tekst in een tekstblok verschijnen. Door op ‘Enter’ te klikken, verschijnt de tekst in jouw e-mail.
  • Je opent de galerij met teksten (dat gaan we doen met de ‘Snelle toegang werkbalk’ in de e-mail) en klikt op de gewenste tekst.

We gaan hieronder twee voorbeelden uitwerken.

Voorbeeld 1: je eigen mobiele nummer

Hoe handig zou het zijn als je altijd je telefoonnummer bij de hand hebt om te verwerken in een e-mail. We gaan dit nummer beschikbaar maken als Snelonderdeel in een 8 stappen.

  1. Open een nieuwe e-mail .
  2. Typ in de hoofdtekst je mobiele nummer in het formaat
    dat je zelf wil. Bij mij is dat 06 224 559 02
  3. Selecteer het nummer
  4. Ga in deze e-mail naar het tabblad ‘Invoegen’.
  5. Klik rechts van het midden op de icoon voor
    Snelonderdelen.
  6. Klik op ‘Selectie opslaan in galerij Snelonderdelen’
  7. Geef de tekst de naam ‘xmobiel10
  8. Klik ‘OK’

Het nummer is nu opgeslagen en op twee manieren op te roepen:

  • In de e-mail begin ik te typen ‘xmobiel’. Na de vierde letter verschijnt mijn nummer in een tekstvak boven de plek waar ik aan het typen ben. Als ik op ‘Enter’ klik, staat mijn mobiele nummer in de tekst van de e-mail. We gebruiken de x als eerste letter om te voorkomen dat de tekst uit zichzelf verschijnt als we ‘mobiel’ tikken.
  • In de e-mail ga ik naar het tabblad ‘Invoegen’, klik op ‘Snelonderdelen’. Daar zie ik mijn mobiele nummer in een tesktvak staan. Als ik er op klik, staat het nummer in de tekst van de e-mail.

Voorbeeld 2: informatie over zorgverlof

Stel dat we regelmatig medewerkers eenzelfde soort antwoord geven op een ingewikkelde vraag. We kunnen die tekst eenmaal goed doordenken en vervolgens opslaan in ‘Autotekst’ zodat we deze makkelijk en snel bij de hand hebben.

Op het moment dat we de tekst hebben opgeroepen kunnen we nog alle maatwerkveranderingen aanbrengen die nodig zijn. Het meeste typewerk hoeven we in ieder geval niet meer te doen (en we hoeven ook niet te zoeken, kopiëren en plakken).

De tekst die we willen opslaan zou iets kunnen zijn zoals:

***
Beste ,
Hieronder vind je het antwoord op jouw vraag betreffende het opnemen van zorgverlof.
Je komt volgens de CAO in aanmerking voor zorgverlof in die gevallen waarin blablabla etc.
Mocht je nog behoefte aan verdere uitleg dan vraag ik je mij te bellen op telefoonnummer ********** (ma-di-do-vrij).

***

We gaan deze tekst opslaan als ‘Autotekst’ en doen dat weer in een 8 stappen.

  1. Open een nieuwe e-mail .
  2. Typ de tekst die je wilt gebruiken in het tekstveld van de
    e-mail.
  3. Selecteer deze tekst
  4. Ga in deze e-mail naar het tabblad ‘Invoegen’.
  5. Klik rechts van het midden op de icoon voor
    Snelonderdelen.
  6. Klik op ‘Selectie opslaan in galerij Auto Tekst’.
  7. Geef de tekst de naam ‘xzorgverlof’.
  8. Klik ‘OK’

De tekst is nu opgeslagen en is ook hier op twee manieren op te roepen:

  • In de e-mail begin ik te typen ‘xzorgverlof’. Na de vierde letter verschijnt de tekst in een tekstvak boven de plek waar ik aan het typen ben. Als ik op ‘Enter’ klik, staat de tekst in de e-mail.
  • In de e-mail ga ik naar het tabblad ‘Invoegen’, klik op ‘Snelonderdelen’. Vandaar ga ik naar ‘Auto Tekst. Daar zie ik mijn tekst in een tekstvak staan. Als ik er op klik, staat de tekst in de e-mail.

Dit werken met ‘Snelonderdelen’ kan uiteraard met allerlei teksten die je snel bij de hand wilt houden zoals kostenplaatsen, projectnummers, routebeschrijvingen, instructies, uitnodigingen etc.

Uiteraard kan dit ook nog op vele andere manieren. Zie onder andere dit artikel over textexpanding.

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...