Tag Archieven : 2. Personal Lean

Op de pagina vind je alle blogs die als onderwerp Personal Lean hebben.

Personal Lean is gebaseerd op drie principes:

  1. Zorg minimaal 51 % voor jezelf
  2. Vergelijk jezelf met wie je gisteren was en niet met iemand anders vandaag
  3. Doe wat je doet en bent waar je bent

Deze drie principes vind je door alle blogs heen.


5 redenen waarom prioriteren vaak niet werkt

Dat stellen van prioriteiten is nog niet zo eenvoudig. De reden is in 99 % van de gevallen dat de overall-doelen niet helder zijn of dat er geen actiestand is (of uiteraard beiden). Vijf voorbeelden van project prioriterings-‘ziekten’ aan de hand van een metafoor van Jim Benson (een lean-denker die hier artikelen over schrijft).

Zwalken

Duidelijk geval van gebrek aan vitamine D (doelen). Het ene project gaat rechts, het andere links, het volgende weer rechts en uiteindelijk zijn we heel druk maar schieten we er als organisatie helemaal niets mee op.

Remedie: eerst maar eens bepalen wat het grote doel is, zodat alle initiatieven langs die meetlat kunnen worden gelegd en er allignment ontstaat.

Dit gezwalk ontstaat snel bij visionaire leiders die iedere maandagochtend een nieuw briljant idee hebben om alle wereldproblemen op te lossen.

Capaciteits illusie

Een geval van gebrek aan vitamine C (capaciteit). Er worden steeds weer nieuwe relevante projecten in de lucht gehangen met als gevolg dat iedereen deelneemt aan allerlei projectgroepen en onder andere daardoor geen tijd heeft om iets te doen.

Remedie: zet alle lopende projecten op rij en maak er een pijplijn van. Kijk hoeveel veranderingscapaciteit je hebt. Als gevolg van dit inzicht bepaal je dat er bijvoorbeeld altijd maar 3 projecten actief zijn. Op het moment dat er een project is afgerond kies je een nieuw project uit de pijplijn.

Deze illusie ontstaat vaak bij operationele veel-doeners met het ‘alles-moet-syndroom’.

Terugkijken doen we niet

Een geval van gebrek aan vitamine F. We lopen in ieder project weer aan tegen dezelfde soort problemen (‘Prince II is veel te complex voor ons’ | ‘de projectsoftware kost ons onevenredig tijd’ | ‘we overschrijden altijd tijd/geld’.

Remedie: na ieder project zitten en je betaalde leergeld verzilveren. Er zijn allerlei handige technieken voor (AAR, FMEA, Hansei etc.) die allemaal terug te brengen zijn tot 4 vragen:

  1. wat ging goed?
  2. wat kan beter?
  3. wat leren we hiervan?
  4. hoe gaan we dat borgen?

Plannen in het kwadraat

Duidelijk gevalletje van te veel vitamine P (plannen). Ieder project wordt dood-gepland met Gantt-charts, waterval-overzichten, tijd, geld en menskracht-budgettering enz. Bijverschijnselen: iso-fluff, controle, overleg, rapportages, verantwoordingssessies enz. Allemaal Business-Non-Value-Adding.

Remedie: Ga scrummen, werk met dag- of weekstarts, maak een mooie A3 en onderhoudt die (hang hem op). Kortom doe alles behalve overbodige complexiteit organiseren.

Hier hebben vooral processors de lead. Heel belangrijk maar pas op met een te veel aan vitamine P.

Belangencircus

Het belangencircus ontstaan bij een overvloed aan vitamina P2 (politiek). Ieder project komt in het midden van een belangenstrijd met als meest voorkomende uitslag dat een project zo wordt ingericht dat iedere partij even ontevreden is. Geen kleur, geen keus, geen richting en zelfs vaak geen duidelijke eigenaar. P2 kan over alle 4 de eerdere anomalien heenkomen en dan is er helemaal geen prioritering meer.

Remedie: Leiderschap (tis niet anders).

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren 1 beoordelingen
Laden...

Klaar voor het volgende level! (5 tips)

De meesten van ons hebben een beeld van het volgende level dat je zou willen bereiken. Dat kan een carrière stap zijn, maar ook een persoonlijke volgende stap zijn (huiseigenaar, moeder, pro-golfer, 5 ballenjongleur, electrische gitarist…). Vandaag een paar stappen die dan in ieder geval aan de orde zijn.

appie 5 ballen jongleur

1. Concreet beeld hebben van nieuw

Uiteraard start je met het zo concreet mogelijk voorstellen hoe het leven er uit zal zien als alles is gelukt. Doe dat in plaatsen, mensen, kleuren, geuren en zie jezelf in deze nieuwe omstandigheden. Pas als je dat voldoende visievol, concreet kunt zien, gaat de wereld met je meewerken.

2. Loslaten van oud

Maak een lijstje van zaken die niet meer passen bij het bovenstaande beeld en/of zaken die plaats moeten maken om het volgende level mogelijk te maken in termen van ruimte, tijd en geld.
Uiteraard is het slim om dit loslaatlijstje op te nemen in je weekreview zodat je het iedere week ziet verschijnen als niet-meer-doen lijstje.

3. Leren op je nieuw level

  • Kijk welke boeken er in de top 10 staan van het betreffende onderwerp/level en zorg dat je die gelezen heb (of geluisterd hebt audio-boeken & podcast zijn een goede optie als je veel onderweg bent).
  • Neem deel aan cursussen, kijk video’s en ga praten met mensen die er al zijn.
  • Ga aan het werk met de beste coach/leraar/gids die je je kunt permiteren.

4. Maak een plannetje en oefen/experimenteer

In mijn ervaring werkt het goed als je een plan maakt voor maximaal 90 dagen met kleine doelen en experimenten (die je uiteraard ook opneemt in de weekreview)

5. Bonustip: zoek een accountability-partner

Kijk of je iemand in je omgeving hebt die met je mee wil kijken en je bij de les wil houden (neem niet je partner want dat werkt meestal niet). Misschien is er zelfs wel iemand met dezelfde ambitie met wie je samen kun optrekken.

Vraag: Hoe ziet jouw volgende level eruit? Wil je dat delen hieronder?

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren 2 beoordelingen
Laden...

De beste app die je wel hebt maar niet gebruikt (OneNote)

Wanneer je rust in je koppie wilt is het zaak om te werken aan een BuitenBoordBrein (BBB). Een extended-mind-plek waar alles wat je maar zou willen of moeten onthouden zijn thuis heeft. En laat er nu een praktische plek zijn om zo iets op te gaan bouwen. En laat het nu ook zo zijn dat de meeste van de Office gebruikers al hebben betaald voor die plek maar deze niet gebruiken. Daar gaan we iets aan doen in deze blog.

BBB

De essentie van een BBB is dat het antwoord geeft op de volgende 3 vragen:

  1. Waar ben ik van (wat is mijn speelveld)?
  2. Waar heb ik allemaal ja tegen gezegd (projecten, acties)?
  3. Waar hebben anderen ja tegen gezegd (projecten acties) en gaan mij leveren?

plus alle info die daar nog bij hoort ter referentie.

OneNote is daar zeker een goede plek voor. En ja, ik weet dat er ook andere plekken zijn zoals Notes (MacOS) of Evernote. De meeste officegebruikers werken in een grotere organisatie waar OneNote door ICT gedoogd wordt en dat is nu eenmaal een voordeel.

Dus tik het woord OneNote in in het zoekveld bij start en waarschijnlijk zie je daar OneNote al staan.

Wat is OneNote

In essentie is OneNote een heel open systeem van notities. Je kunt notitieboeken, secties en pagina’s aanmaken en zelfs nog subsecties en subpagina’s. Op de pagina’s komen de notities. Je bent helemaal vrij in wat je daar opslaat. Dat kunnen doorgestuurde emails zijn, eigen notities, takenlijsten, Word/Excel/Pdf’s, afbeeldingen, audiobestanden etc. etc. Je kunt notitieboeken delen (bijvoorbeeld als thuisplek voor vergaderingen). Kortom de mogelijkheden zijn letterlijk eindeloos.

Relatie met de weekreview

Jouw BBB is uiteraard een verplichte kandidaat voor je checklist weekreview want het is noodzakelijk om vrienden te blijven met je BBB anders gaat je eigen brein het niet vertrouwen en toch weer alles proberen te onthouden (hetgeen kansloos is).

Wat is een goede start?

Een goede start is het bekijken van een paar video’s op YouTube waarin uitgelegd wordt wat de mogelijkheden zijn. Kies niet te korte video’s en vooral ook video’s die al veel keer zijn bekeken.

Rob van den Brand geeft regelmatig OneNote workshops. Je vindt ze op de agendapagina.

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren 1 beoordelingen
Laden...

10 beste boeken op het gebied van persoonlijke productiviteit (stand eind 2017)

Ja , ik weet het . Zo’n lijstje is helemaal persoonlijk. Toch vind ik het altijd aardig om de voorkeuren van anderen te zien. Hier zijn die van mij. Ze zijn mij alle 10 even lief. Dus de volgorde is niet het meest van belang.

1 Deep Work | Cal Newport

Boek over het organiseren en onderhouden van tijd om diep geconcentreerd werk te kunnen doen. Het eerste deel is meer theoretisch. Het tweede deel “The Rules” zit vol met praktische strategiën. Bestaat ook in een vertaalde versie.

Deep Work

Deep Work | Call Newport

2. Ontketen je Brein | Theo Compernolle

Confronterend boek over de effecten van altijd online zijn, multitasken en welk effect dat heeft op je brein. Veel herhalingen maar alles bij elkaar toch een heel relevant boek. En een beetje de antipool van Deep Work.
Ontketen je Brein

Ontketen je Brein | Theo Compernolle

3. The Effective Executive | Peter Drucker

De bijbel van managementproductiviteit. Boek uit 1967 en het fundament voor David Allen en Stephen Covey. Peter Drucker maakt als eerste onderscheid tussen efficiëntie en effectiviteit. Toont het belang aan van jezelf managen als voorwaarde voor het beroep. Nog steeds heel leesbaar en vol van wijsheid.

The Effective Executive

The Effective Executive | Peter Drucker

4. Essentialisme | Greg McKeown

“The Disciplined Pursuit of Less”. Een beschrijving van de weg naar de essentie met alles waar daar bij komt kijken. Veel voorbeelden, veel praktische strategiën en een oproep tot bewust kiezen.

Essentialism

Essentialisme | Greg McKeown

5. A Factory of One | Dan Markovitz

Een perspectief op persoonlijke effectiviteit vanuit de lean wereld. Ook waardevol als je niets van lean weet maar zeker interessant als je daar ervaring mee hebt.

Factory of One

A Factory of One | Dan Markovitz

6. Getting Results The Agile Way | J.D. Meier

Net als het boek hierboven een boek over de toepassing van agile en scrum op het onderwerp persoonlijke effectiviteit. Mooie vondsten en ideeën en zeker waardevol voor diegenen die al in teams met deze technieken werken. Vooral de invalshoek van ‘design’ je dag, week, maand en jaar kan inspirerend werken.

Getting results the agile way

Getting Results The Agile Way | J.D. Meier

7. Getting Things Done | David Allen

Even door de Amerikaanse marketingfluff heenprikken maar dan heb je ook wat. De 5 fasen wokflow is een ijzersterk archetype en is supergoed en praktisch uitgewerkt. En natuurlijk komt dit David Allen de eer toe als eerste grondig het belang en het proces te beschrijven van de weekreview. Engelse titel, redelijke NL-versie.

Getting Things Done

Getting Things Done | David Allen

8. Making it All Work | David Allen

In dit boek beschrijft David Allen de door hem benoemde horizons of focus. De verbinding met de persoonlijke missie, visie en strategie en ook weer de 5 fasen van Getting Things Done in samenhang daarmee. Ik vind wel dat er een horizon mist (namelijk de tijdgeest) maar evengoed wel een belangrijk boek.

Making it all Work

Making it All Work | David Allen

9. De zeven eigenschappen van effectief leiderschap | Stephen Covey

De orginele titel is wel stukken beter (“7 habits of highly effective people”). Prachtig boek, mooie compositie en onverslaanbare klassieker. Van ‘Begin bij het eind’ tot ‘Houdt de zaag scherp’.

7 eigenschappen

De zeven eigenschappen | Stephen Covey

10. Prioriteiten | Stephen Covey

Vervolg op het bovenstaande boek. Gaat meer in op de verbinding van missie en visie met je dagdagelijkse planning op basis van de kwadranten van Eisenhower. Inclusief agenda voorbeelden, testjes en van allerlei andere handige tips. Beetje gedateerd her en der maar zeker nog steeds zeer de moeite waard.

prioriteiten

Prioriteiten | Stephen Covey

[disclaimer: de links zijn affilate links]

Heb je nog ander boeken die in jouw top 10 zouden staan? Laat het ons weten in de reacties!

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...

Tijd en aandacht simpel beheren

Je agenda is dé lijst waarin je je meest schaarse commodities beheert namelijk tijd & aandacht. Ik kom veel managers en drukke professionals tegen die geen goede manier hebben om die agenda te beheren. Ik wel en ik ga die delen.

Dit proces is prachtig in zijn eenvoud en helaas toch voor veel collega’s een hele heisa om dit werkelijk te gaan doen. De reden daarvoor kan ik ook verklappen: iets te veel verslaafd aan stress.

Dus voor wie zijn agenda in balans wil krijgen het volgende proces dat een onderdeel vormt van de weekreview (waarvoor je een checklist kunt downloaden hier op deze website).

Kies 20/30 minuten aan het eind van een week of direct bij de start van een nieuwe week. Zorg dat je even echt eigen tijd hebt (telefoon uit, deur dicht enz.).

Stap 1: Keek op de Week

Zoom in op de week die is geweest en herinner je van ieder item dat je in je agenda ziet staan:

  • wat het was;
  • wat de waarde was;
  • wat je vond van de duur, de vorm, de regie van de bijeenkomst;
  • beoordeel of er nog losse eindjes zijn.

Probeer een gevoel te krijgen bij de voorbije week. Was het een mooie week, was het een waanzinnige week, was het een spannende week met veel succes, was het een spannende week met veel risico’s die maar net goed is afgelopen, was het een saaie week?

Stap 2: Stel je zelf 2 vragen

  1. waar wil ik meer van in de toekomst?
  2. waar wil ik minder van in de toekomst?

schrijf deze voornemens even op zodat je die bij de hand hebt bij stap 3

Stap 3: kijk 8 (ja acht!) weken vooruit

Dit is een stap die voor de meeste collegae ongebruikelijk is en toch bijzonder noodzakelijk. De eerste paar weken van deze 8 zijn uiteraard al zo ongeveer gedefinieerd. Het is niet zo eenvoudig om daar zaken echt te verschuiven. Hoe verder weg vandaag hoe meer ruimte er is om iets te wijzigen, verzetten, reserveren enz.

Je bekijkt dus de planning van die weken en zoekt naar gekke of bijzondere zaken (en die zijn er eigenlijk altijd wel).

  • dubbele boekingen;
  • deadlines;
  • reizen;
  • familie-bijeenkomsten;
  • vakanties;
  • noodzakelijke voorbereidingen;
  • ruimte voor onverwacht;
  • meetings zonder doel of resultaat.

Je schoont op en maakt betere composities van die acht weken. En omdat je dit iedere week weer doet komt er een leerlus op gang die maakt dat je je tijd en aandacht goed gaat beheren en daardoor je werk en je leven steeds beter in balans komen. Je kunt beter prioriteren omdat je een globaal beeld hebt van alles wat er aan staat te komen. Je geeft minder snel tijd van jezelf weg omdat je die nu eenmaal zeer goed hebt doorgedacht en verankerd in deze komende acht weken.

Kortom: wie dit proces regelmatig aan de praat krijgt geeft zichzelf een mooi kado (en vermoedelijk zijn naast omgeving ook).

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...

Elegant nee zeggen (3 stappen)

Iedere lezer van deze blog zal snappen dat focus een belangrijke zaak is en vooral wordt bedreigd door onze eigen bewuste en onbewuste keuzen die er voor zorgen dat we onszelf (laten) afleiden, anderen willen helpen, graag aardig gevonden willen worden en al die andere gewone en heel gebruikelijke oer-menselijke zaken.

ja nee ja

Wat helpt is veel oefenen om bij de door jouw gekozen doelen te blijven door te leren op een elegante manier nee te leren zeggen tegen nieuwe projecten, klussen en vragen die je aandacht verdunnen en of je in ‘latest & loudest’ brengen. Deze methodiek werkt in drie stappen. Ik zal ze hieronder kort beschrijven.

Stap 1. Zeg volmondig ‘ja’ tegen het bestaansrecht van de vraag
“Wat een ontzettende leuke/bijzondere vraag.”
“Wat aardig dat je aan mij denkt.”

Stap 2. Zeg ‘nee’ voor wat jouw bijdrage betreft
“Helaas laat mijn agenda niet toe dat ik er nieuwe projecten/klussen/vragen bij neem, hoe graag ik het ook zo willen doen.”
“Jammer genoeg past het wel bij mij maar niet bij de zaken waar ik mij al aan gecommitterd heb. Ik kan je dus niet helpen.

Stap 3. Help de vrager een stap verder (dit is een andere vorm van antwoord en dus van ‘ja’-zeggen)
“Ik zou het aan X vragen, ik weet dat die heel graag meewerkt aan dergelijke projecten.”
“ Je zou Y eens moeten bellen, ik weet dat ze veel ervaring heeft én een groot netwerk. Zij kan je vast weer verder helpen.

Mijn ervaring is dat de vrager met een zeer tevreden gevoel bij je weg gaat. De vrager is serieus genomen in de vraag, heeft een duidelijk antwoord en een richting gekregen voor een volgende stap.

Probeer deze werkwijze eens uit als het je past en laat je ervaring hieronder weten zodat we er allemaal iets aan hebben.

Disclaimer:
Te veel focus houden kan ook betekenen dat je toeval uitsluit en daarmee de mooiste kans mist die het lot voor je in petto had.

Als je eens een keer een workshop wilt over dit onderwerp laat het me weten via de contactpagina.

Andere ervaringen, tips? Zet ze hieronder in de reacties zodat we er allemaal wat aan hebben. Druk ajb hieronder op alle social media knoppen en/of op de rating-sterren als je dit een aardig artikel vind!

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren 2 beoordelingen
Laden...

Hoeveel inboxen heb je? (meer dan denkt)

Een inbox is een plek waar verse informatie binnen komt. Inboxen zijn de poorten/overgangsplekken van de wereld in zijn algemeenheid naar jouw wereld. Vandaar het belang om precies te weten hoeveel van die poorten je hebt omdat je ze nu eenmaal moet onderhouden en reviewen.

De meeste deelnemers aan mijn trainingen komen uit op 5 tot 9 inboxen. Tel voor jezelf eens hoeveel jij er hebt aan de hand van onderstaande voorbeeldlijst.

  • inboxeneen fysieke inbak
  • e-mail inboxen
  • voicemail inbox
  • sms inbox
  • bureaublad fysiek
  • bureaublad digitaal
  • tas/rugzak
  • portemonnee
  • notitieblokken fysiek
  • notitie-plaatsen digitaal
  • je eigen koppie kan zelfs een inbox zijn

Meer dan je dacht? Zet je score ajb hieronder in de reacties dan kunnen we leren van elkaar.

Wat heb je nu aan dit inzicht?

1. groot onderhoud
Je kunt met deze opsomming een eerste ronde onderhoud doen op basis van even reflectie.

  • zijn het er te veel? welke poorten gaan vanaf nu dicht?
  •  zijn er het er te weinig? welke poorten wil je erbij?

2. opnemen in je routine
Voeg deze opsomming toe aan je checklist voor de weekreview zodat je brein erop leert te vertrouwen dat je minimaal één keer per week deze inboxen leegt (maar pas op dat je de weekreview niet misbruikt om achterstanden weg te werken want dat is kansloos!).

3. klein onderhoud
Leer een gevoel te krijgen voor het juiste ritme voor iedere inbox.

  • e-mail misschien wel meerdere malen per dag
  • voicemail 1 keer per dag
  • fysieke postvak iedere 2 dagen
  • notitieblok 1 keer per week enz.

Wat jou dan ook maar het beste past.

Met deze manier van werken verzorg je de overgang van de wereld naar jezelf en zorg je dat niet de bottleneck wordt voor de medewerkers en collega’s om je heen.

Als je eens een keer een workshop wilt over dit onderwerp laat het me weten via de contactpagina.

Andere ervaringen, tips? Zet ze hieronder in de reacties zodat we er allemaal wat aan hebben. Druk ajb hieronder op alle social media knoppen en/of op de rating-sterren als je dit een aardig artikel vind!

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...

Over de kip met de gouden eieren

Over de kip met de gouden eieren zijn we het snel eens. Slachten is geen goed idee. Toch doen we dat veel te vaak bijna. Daarover gaat dit artikel.

Je wist het misschien niet. Of was het een beetje vergeten. Maar …. je bent zelf de kip als je degene bent die de omzet verzorgt, de diensten levert, de onmisbare waarde creeëert. Als je de kip die je zelf bent overbelast, opbrandt, niet op tijd aandacht geeft, geen ruimte geeft voor recreëren dan gaat het fout.

kip met gouden eieren

En als medereiziger kan ik meedelen dat een echte burn-out (die ik had op mijn 32-ste) helemaal niet grappig is.

Er zijn 3 grote signalen:

  1. Ik begrijp niet meer precies wat er gaande is omdat ik geen overzicht heb.
  2. Wat er gebeurt kan ik niet verbinden met mijn doelen en logica. Ik kan er geen betekenis aan toe kennen.
  3. Ik heb het gevoel dat ik steeds meer invloed verlies.

Als ik niet meer begrijp wat er gebeurt, er geen betekenis aan toe kan kennen en er geen invloed op heb dan laat ik mijn kip slachten.

Uiteraard wil niemand dat. Toch zijn er allerlei indicaties die opgeteld maken dat je die kant op gaat.

  • Ik probeer dagelijks 10 liter water in een 5 liter emmer te gieten.
  • Ik loop alleen nog maar op ‘latest & loudest’.
  • Ik heb me laten verleiden tot zaken die niet passen bij mijn aard en aanleg (bij mij was dat bovenbaas zijn).
  • Van weekreview sluipt het naar dagreview, naar uurreview todat ik helemaal niet meer kijk en gewoon maar wat doe.
  • Mijn agenda staat zo vol dat ik steeds structureler in de avond en in het weekend bij moet schakelen daardoor niet meer los kom en slechter ga slapen.

Tijdelijk allemaal geen probleem maar o zo gevaarlijk als het langzaam naar structureel dreigt te gaan.

Wat te doen in 6 tips:

  1. Koppie legen
  2. Mindmap maken van balans werk-privé en mezelf
  3. Weekreview in ere herstellen
  4. Dat ene ding als focuspunt leren gebruiken
  5. De 60/40 wetmatigheid leren begrijpen en er je voordeel mee doen.
  6. Leer je langzaam te haasten

Als je eens een keer een workshop wilt over dit onderwerp laat het me weten via de contactpagina.

Andere ervaringen, tips? Zet ze hieronder in de reacties zodat we er allemaal wat aan hebben. Druk ajb hieronder op alle social media knoppen en/of op de rating-sterren als je dit een aardig artikel vind!

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...

Fopruimen: woord van de dag

Kevin Snoey plaatste op Facebook een heel kort bericht dat hij met zijn kompanen een nieuw woord had ontdekt: fopruimen. Ik vind het een heel mooi woord. Er zit van alles in dat me bracht tot de volgende gedachten.

schermafbeelding-2016-12-06-om-16-56-28

Varianten van fopruimen:

  • rommel onder je bed schuiven
  • aanvegen en niet opvegen (onder de mat)
  • alles in één kamertje schuiven (bij hoog bezoek)

En uiteraard kunnen we dit ook zo weer terugvinden in de office-omgevingen waarin wij werken:

  • al je papieren troepjes scannen en ze daarmee van je bureau af hebben (verplaatsen naar een andere verschijningsvorm | variant ’onder je bed’)
  • ctr-a, ctr-c : e-mail in ‘nog uit te zoeken’ mapje stoppen (variant: ‘aanvegen en niet opvegen’)
  • voortaan alles in een app gaan doen Evernote of OneNote (variant ‘alles in één kamertje’)

En er zijn ongetwijfeld nog veel meer varianten te ontdekken. Zie je er nog meer? Zet die dan ajb hieronder in de reacties zodat we er allemaal pret van hebben.

Als je eens een keer een workshop wilt over dit onderwerp laat het me weten via de contactpagina.

Druk ajb hieronder op alle social media knoppen en/of op de rating-sterren als je dit een aardig artikel vind!

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren 1 beoordelingen
Laden...

Het gaat uiteindelijk om dat ENE ding

ENE dingIedere prioritering start met breed kijken en overzicht zoeken. Vanuit het brede beeld en het overzicht is het zaak om weer te verkleinen, versmallen, elimineren, inzoomen, voor en achtergrond genereren enz. En natuurlijk zal het voor de ervaren lezer helder zijn dat prioriteren niet mogelijk is zonder doelen.

Hoe doe je dat?

Methode 1:
Pareto op pareto stapelen totdat je 1 ding overhoudt.
Je begint met een lijst van 100 mogelijke zaken. Met pareto vind je de 20 % acties met hefboomwerking (die leveren meer resultaat op dan de rest). Vervolgens zoom je in op deze 20 en vindt daarin weer de 20 % acties die nog meer hefboomwerking hebben. Nu heb je er nog maar 4 over. Vervolgens zoom je nog één keer in en zoekt van deze 4 acties de actie die het meeste hefboomeffect geeft.

Methode 2:
Begin gelijk met deze focusvraag (voor het eerst zo duidelijk geformuleerd door Gary Keller in The One Thing).

“Wat is het ene ding dat ik kan doen dat er voor zorgt dat al het andere gemakkelijker of overbodig wordt?”

Door er aan te wennen steeds maar weer deze vraag te stellen dwing ik mijzelf steeds grote en kleine zaken te verbinden met mijn doelen. Je kunt de vraag al richting meegeven door er een voorstukje aan te breien zoals bijvoorbeeld:

“Ten aanzien van mijn ….. (fitheid, balans, agendabeheer enz) wat is het ene ding dat ik kan doen dat er voor zorgt dat al het andere gemakkelijker of overbodig wordt?”

En … ook prima te gebruiken als teamtool!

Als je eens een keer een workshop wilt over dit onderwerp laat het me weten via de contactpagina.

Andere ervaringen, tips? Zet ze hieronder in de reacties zodat we er allemaal wat aan hebben. Druk ajb hieronder op alle social media knoppen en/of op de rating-sterren als je dit een aardig artikel vind!

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren 1 beoordelingen
Laden...

Ik maak nooit typefouten

schermafbeelding-2016-11-02-om-20-33-47Dit artikeltje is interessant als het je wel eens overkomt dat je opkijkt naar je scherm en er Chinees staat in hoofdletters. Je hebt dan duidelijk niet naar je scherm gekeken terwijl je typte en dat zou je wel moeten doen.

Uiteraard kan dat alleen maar als je geleerd hebt blind te typen. Als je dagelijks de PC als hub gebruikt voor jouw werk en communicatie kun je er maar beter voor zorgen dat je goed en dus blind leert typen. Niet vanwege de snelheid maar vooral van wege het gemak. Je ziet direct wat je vingers hebben gedaan op het toetsenbord en dat is vooral de winst. Snelheid is bijvangst.

Ik vraag regelmatig rond wat mensen een leuke spelachtige manier vinden om te leren typen. Wat ik hoor zijn er 2 online-cursussen die leuk zijn om te doen (veel kinderen leren zo blindtypen):

Ducktypen
Typetopia

Zet blindtypen leren op het lijstje voor deze winter en je hebt er je hele leven plezier van (liever Engels? zoek dan op ‘touch typen’).

Eerder heb ik een artikel geschreven over een typetest die je kunt doen als start van een oefenperiode. Dan heb je een beetje beeld.

Andere ervaringen, tips? Zet ze hieronder in de reacties zodat we er allemaal wat aan hebben. Druk ajb hieronder op alle social media knoppen en/of op de rating-sterren als je dit een aardig artikel vind!

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...

Hoe maak je een goede agenda weekplanning?

Agenda in balansEr zijn 7 bouwstenen te benoemen die voor iedereen gelden. Ik zal ze hieronder uitwerken. De kunst is om deze te vertalen naar de eigen context en logica. Ik verwijs in dit artikel naar andere plekken op deze blog waar zaken verder zijn uitgewerkt.

1. Plan op een moment dat er nog iets te plannen valt

Dit betekent dat je niet op zondagavond de week die komt kunt gaan plannen. Die zit uiteraard al helemaal vol. Dus ga naar een week in de toekomst waar ruimte zit en begin daar met bouwen aan een nieuwe werkelijkheid.

2. Zorg voor balans tussen afspraken met anderen, afspraken met jezelf en nog niet ingevulde tijd

De hoofdregel is hier dat je je agenda niet meer als voor 60% vol zet met afspraken met anderen zodat je in ieder geval 40 % van je tijd beschikbaar hebt voor afspraken met jezelf en ad hoc zaken (je weet zeker dat ze komen maar je weet niet wanneer). Zie dit artikel voor meer.

3. Gebruik kleuren

Laat afspraken met anderen in de default-kleur en maak afspraken met jezelf bij voorkeur groen (vindt je brein fijn).

4. Wees heel spaarzaam met taken opnemen in je agenda

Alleen als een taak op een specifieke dag en/of tijd hoort verdient deze een plek in je agenda. Alle andere zaken horen er niet in.

5. Meer dan 25 e-mail per dag? Plannen!

Als je meer als 25 e-mails per dag krijgt plan dan tijd in voor het op zijn plek zetten (verwerken ) van deze e-mails. Doe dat uiteraard op basis van Inbox Zero. Plannen betekent een groen blokje opnemen in je weekplanning. E-mail verwerken = werk. Zie dit artikel voor meer.

6. Wees spaarzaam met deadlines

Deadlines kunnen een plek krijgen in agenda en je kunt ze zelfs een opvallende kleur geven (bijvoorbeeld rood) maar wees er voorzichtig mee. Doe het alleen voor knaterhard gecommitteerde deadlines die je niet mág missen. Zie dit artikel voor meer.

7. Zet een weekreview in je agenda (en doe hem!)

Plan in je agenda minimaal een uur om een ordentelijke weekreview te doen. Een vast onderdeel in deze weekreview is een agenda terugblik en een agenda vooruitblik. Download de handleiding Weekreview als hulp.

Met deze 7 bouwstenen kun je proces op gang krijgen die je helpt weken te plannen die een compositie in zich hebben. En ja natuurlijk gaat alles ook geregeld de soep in. En dat is maar goed ook. Dat houdt de boel interessant want: ‘Life is what happens when you’re busy making other plans’ (John Lennon).

Als je eens een keer een workshop wilt over dit onderwerp laat het me weten via de contactpagina.

Andere ervaringen, tips? Zet ze hieronder in de reacties zodat we er allemaal wat aan hebben. Druk ajb hieronder op alle social media knoppen en/of op de rating-sterren als je dit een aardig artikel vind!

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren 3 beoordelingen
Laden...

Samenwerkingscorvee

Persoonlijk DashboardSamenwerkingscorvee ontstaat wanneer andere zaken dan synergie een rol gaan spelen. De afwezigheid van de volgende vier zaken zorgen in ieder geval voor het ontstaan van deze sluipende (en energie, tijd en intelligentie verspillende) vorm van managementcorvee.

1. Competentie en intentie

Competentie. Het is niet anders. Als iemand (collega/teamlid) niet kan wat die zou moeten kunnen en het ook niet op korte termijn kan leren dan is er direct ook een samenwerkingsprobleem en dus samenwerkingscorvee.

je kunt natuurlijk:

  • er omheen gaan werken;
  • er iemand bij huren;
  • het werk zelf gaan doen,

maar dat is allemaal niet slim. Dus denk in ieder geval na over je team (want daar heb je invloed op). Zit iedereen op de beste plek? De plek waar zijn competentie (talent, kennis en ervaring, ambitie) het beste tot zijn recht komt. Zo niet, kijk of je daar beweging in kan krijgen de goede kant op. Juist op het gebied van competentie kun je grote slagen slaan.

Intentie: De intentievraag kan ook heel nodig zijn. Een vraag die vraagt naar de wil van een medewerker zou kunnen zijn: ‘Is het jouw keus op dit moment hier deze functie te doen ?’ Dit lijkt misschien in eerste instantie een hele confronterende vraag maar kan een heel goed gesprek opleveren die uiteindelijk leidt tot een vruchtbaarder samenwerking.

2. Helder eigenaarschap

Gezamenlijke verantwoordelijkheid voor doelen vraagt om individueel eigenaarschap en afstemming op de raakvlakken. De truc is om een visueel overzicht te ontwikkelen waaruit je precies kan zien wie van wat is. Welke aandachtsvelden en verantwoordelijkheden horen er bij het team en daarbinnen welke aandachtsvelden en verantwoordelijkheden horen er bij ieder teamlid. Een mindmap is daar  een goed instrument voor, net als de vastlegging van eigenaarschap in het collectief resultatenoverzicht. Het gezamenlijk opbouwen en onderhouden van de mindmap en het resultatenoverzicht is de beste waarborg dat het mentale beeld van de afdeling bij ieder teamlid gelijk blijft en dat is essentieel voor elegante en slimme samenwerking.

3. Visie-volle resultaatsafspraken

Hier gaat het heel vaak mis. Overdracht van taken/resultaten/uitkomsten is vaak belabberd. De verwachtingen managen doe je door heel helder te zijn in je formuleringen: ‘één A4 met de voors en tegens op rij en een advies vanuit jouw kennis en kunde, graag binnen een week en mag per e-mail’, is nu eenmaal veel lekkerder werken als ‘wil jij er eens naar kijken’. In de eerste formulering kan ik het gewenste resultaat voor mij zien en dus is er visie! En dat is nu juist de kunst. Wees heel expliciet in wat je van elkaar verwacht. Geef niets weg dat onhelder is en pak niets aan wat onhelder is. Helpt enorm in het samenwerken.

4. Reflectie inbouwen

Iedereen zal moeten leren wekelijks onderhoud te plegen ten aanzien van zijn persoonlijke systemen, speelveld en resultaten. EN daarnaast zul je als manager dat ook cyclisch moeten doen met de teamsystemen, het team-speelveld en het team-resultatenoverzicht. Wanneer dat geen gewoonte wordt, is optimaal samenwerken niet mogelijk.

Samenvattend: Wanneer ieder teamlid

  • competent en samenwerkend is
  • een heldere eigen speelveld heeft
  • ja’ zegt tegen visievolle gewenste resultaten
  • leert wekelijks een review te doen
  • en regelmatig in het collectief het speelveld en de resultaten reviewt

dan is slim samenwerken het resultaat.

NB: Ja, en natuurlijk zijn er belangen die houden van wat schaduw en gordijn om zich achter te kunnen verschuilen als het spannend wordt. Maar het is ons belang om zaken helder te maken, focus aan te brengen en grip te houden op voortgang. En dan kan nu eenmaal het beste zonder schaduwen en gordijnen.

Als je eens een keer een workshop wilt over dit onderwerp laat het me weten via de contactpagina.

Andere ervaringen, tips? Zet ze hieronder in de reacties zodat we er allemaal wat aan hebben. Druk ajb hieronder op alle social media knoppen als je dit een aardig artikel vind!

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren 1 beoordelingen
Laden...