Categories for Systeem
Als je veel te veel te doen hebt kun je als een dwaas gaan rennen maar dat is uiteraard niet de beste strategie. Mijn advies is dat je eerst zorgt dat je een lijst hebt met alle zaken waarvan je vindt dat die gedaan zouden moeten worden door jou. Gebruik vervolgens de 4 x 3 vragen hieronder en je zult zien dat je lijst al snel slinkt.
De truuk is deze: je kijkt eerst of je het item kunt elimineren, als dat niet kan of je het kunt automatiseren, als dat niet kan of je het kunt delegeren en als dat niet kan of je het kunt ritualiseren.
Elimineren
- Waarom staat dit op mijn lijst?
- Moet het eigenlijk wel?
- Wat gebeurt er als ik het niet doe?
Automatiseren
- Is er manier om hier een standaard voor te verzinnen?
- En zo ja, kan ik het automatiseren?
- Kan ik de automatiseer-inspanning of kosten terugverdienen?
Delegeren/besteden
- Kan ik het als resultaat klip en klaar voor mij zien?
- Heb ik mensen in mijn omgeving die dit kunnen (of binnen een redelijke termijn kunnen leren)?
- Vind ik het de investering in tijd en kosten waard?
Ritualiseren
- Kan ik dit terug brengen tot het realistisch minimum?
- Kan ik het koppelen aan zaken die ik prettig vind of in een ‘batch’ verwerken?
- Kan ik vastzetten in mijn agenda zodat ik er nooit meer een organiseer-gedachte aan hoef te wijden?
Met deze 4 basale strategiën heb je nooit meer te véél te doen want als het druk dreigt te worden pas je deze vragen gewoon weer toe.
Laden...
Vuistregels zijn globale richtlijnen waarin je de ervaring vastlegt die je hebt opgedaan van jouw manier van omgaan met de wereld. Ze geven je een eerste houvast op die momenten dat je niet veel tijd hebt om subtiele afwegingen te maken waar denkwerk voor vereist is.
Vuistregels kloppen niet altijd maar wel meestal en daarom zijn ze toch heel waardevol. Ze zijn er in wat meer globale meta varianten maar ook in hele praktische varianten. In deze blog 10 voorbeelden van verschillende slag en soort ter inspiratie.
- Wees hard op afspraken, zacht voor mensen
- Reis licht (travel light)
- Spreek de waarheid, en lieg in ieder geval niet (Jordan Peterson)
- Haast je Langzaam (Festina Lente | Wu Wei)
- Chaos in en om je heen: ga iets opruimen (‘when in doubt clean a drawer’ David Allen)
- Voel je thuis met ongemak (‘Be comfortable with discomfort’ Michael Port)
- Geef toeval een kans
- Gebruik 50% van de tijd die je van anderen vraagt als voorbereidingstijd voor een meeting waar jij voorzitter van bent
- Eenmaal per dag is Postvak In leeg
- Niet meer dan 60% van mijn werktijd is gevuld door afspraken met anderen
Misschien is het goed idee om een test te doen met een paar vuistregels om daarmee je kennis en ervaring te vatten in wijsheid voor alledag.
Gebruik je al vuistregels? Schrijf ze dan hieronder in de reacties ter inspiratie van mij en andere lezers van deze blog.
Wil je een (erg) uitgebreide handleiding voor het opstellen van vuistregels? Waag je dan aan dit artikel.
Laden...
Effectiviteit, efficiëntie en productiviteit maar ook muziek, jongleren en dansen bevinden zich ergens in het midden op het continuüm tussen chaos en orde.
Chaos
Chaos staat voor het onbekende, het innovatieve, het creatieve, het onvoorspelbare, het risicovolle. Chaos leeft in beweging, kunst, avontuur, de eerste levensfasen van een organisatie, in ziekten en in natuurrampen. Te veel Chaos leidt onvermijdelijk tot een nieuwe ordening.
Orde
Orde staat voor vertragen, standaardisatie, schaalbaarheid, voorspelbaarheid, controle, betrouwbaarheid. Orde zorgt voor al onze grote vanzelfsprekende systemen, water, elektriciteit, wegen, riolering, OV, belastingen. Te veel Orde leidt tot een doodsfase en een nieuw begin van leven.
Wie zit waar?
Visionairs leven van nature meer in de wereld van de Chaos. Voor visionairs het de kunst precies zo veel orde te organiseren (en uit te houden) dat de creativiteit kan blijven stromen. Stijlvolle Eenvoud is daarbij een bruikbaar motto.
Processors leven van nature meer in de wereld van de Orde. Voor processors is het de kunst precies zo veel orde los te laten dat er verbetering mogelijk blijft. Systemen gebaseerd op het Realistisch Minimum werken het best.
Operators leven van nature meer in het moment. De operator kan de visionair en de processor helpen met een reality-check. Voortgezet Gezond Verstand is het talent van de operator.
Wil je weten of je een Visionair, Operator of Processor bent vul dan de werkstijltest in. Kost je drie minuten.
Laden...
Ondanks veel irrationele, emotionele en reptielbrein-gebonden weerstand, oneigenlijke argumentatie en angst voor verlies van control is remote/thuiswerken een heel goed idee wanneer je productieve medewerkers wilt. En ja, uiteraard zijn er schaduwkanten die je op moet lossen. Daarover dit artikel. Als ik het woord thuiswerken gebruik dan kan dat ook werken in de bibliotheek of Starbucks zijn.
Wanneer kan thuiswerken niet (dan hebben we dat gehad)
Thuiswerken kan niet op die momenten dat je fysieke aanwezigheid onlosmakelijk is verbonden met je werk. De bakker, de onderwijzer, de receptionist, de dokter en een heleboel andere diensten vragen om fysieke aanwezigheid.
Wanneer kan thuiswerken wel
Iedereen die ontwerpt, engineert, schrijft, ontwikkelt, boekhoudt, klantenservice verzorgt, kortom iedereen die kenniswerk doet kan thuiswerken. En het hoeft echt niet alle dagen van de week.
De meest gehoorde argumenten tegen thuiswerken (uit het boek Remote)
- Synergie ontstaat pas wanneer we bij elkaar in 1 ruimte zijn.
- Hoe weet ik zeker dat er wel gewerkt wordt?
- Thuis is er allerlei afleiding.
- Alleen bij ons hebben we een veilig netwerk.
- Als er 1 schaap over de dam is wil iedereen het.
- We verliezen onze bedrijfscultuur.
- En wat doen we dan met acute zaken?
- We hebben veel geïnvesteerd in deze werkplekken.
- Dit werkt niet bij ons soort organisatie (wij zijn te groot, te klein, bijzonder etc).
Ze vallen allemaal onder het kopje: ‘People like us do things like this’ [Seth Godin]. Kortom al deze argumenten klinken mooi maar verwoordingen van oude denken en weerstand tegen veranderingen. Er zou heel veel over te zeggen zijn maar hieronder een paar weerleggingen.
- Synergetische werkbijeenkomsten gaan prima met video-calls.
- Leidinggeven gaat over richting geven, voorwaarden scheppen en resultaten definiëren, daarvoor hoef je niet je club de hele dag om je heen te hebben. En natuurlijk wordt er gewerkt als er duidelijke resultaatsafspraken zijn!
- Op je werk is minimaal even veel afleiding als thuis (en waarschijnlijk meer).
- Veiligheid is een issue maar kan betrekkelijk eenvoudig op worden gelost (zie hieronder)
- Functies en mensen zijn verschillend, waar het kan en gewild wordt is het aan de orde.
- De cultuur is een uitdrukking van ‘zo zijn onze manieren’ en uiteraard kun je die beïnvloeden (en het zal moeten wil je talent aan je binden en behouden).
- Voor acute zaken bel je, voor snelle reactie chat je, voor zaken die een dag kunnen wachten is e-mail prima. Kwestie van samenwerkingshygiëne en eerst even nadenken voor dat je in de ‘nu-nu-nu-stand’ stapt.
- Werkplekken over omdat veel mensen thuiswerken? Gefeliciteerd: scheelt schoonmaak, koffie, onderhoud enz.
- Gebruik maken van thuiswerken kan in ALLE organisaties. Er zijn lijsten van zeer grote bedrijven die in het kader van risico-spreiding (als er een orkaan komt en de stroom valt uit op Head Quarters loopt de tent gewoon door) thuiswerken promoten.
Dus gewoon experimenteren en kijken wat er gebeurt.
De nu al voorspelbare voordelen
- geen woonverkeer reistijd meer
- kortere overleggen
- duidelijker resultaten + projecten
- méér productiviteit voor iedereen
- ontwikkelen van vertrouwen en afhankelijkheden in samenwerking
- aantrekkelijker werkgever voor jong talent
Wat moet je in ieder geval voorwaardelijk regelen:
Goede samenwerkingstool inrichten waarmee je minimaal:
- projecten en acties kunt organiseren
- een snelle chat hebt
- een emailvervanger hebt (zodat je alle draadjes bij elkaar hebt)
- tijdlijnen & deadlines in zicht kunt houden
- bestanden per project bij elkaar hebt staan
Mijn tip zou zijn: kijk naar Basecamp (flat fee van $ 99 ongeacht aantal projecten en gebruikers)
Een video-chat tool
Mijn tip: kijk naar Zoom in zijn basisvariant.
Nadenken over de veiligheid
- alleen https websites gebruiken (moet altijd)
- geen automatische log-in’s gebruiken
- degelijke wachtwoorden gebruiken en dus een goede password manager gebruiken (tip 1Password)
- op de email two-factor-authentificatie (dit is belangrijk omdat er zo geen reset van wachtwoorden mogelijk is)
- encryptie op alle harde mobile harde schijven (ter voorkoming van elende bij verlies of diefstal)
- alle mobiele telefoons op afstand kunnen wissen
Dat is het voor nu!
Wil je me een keer uitleggen waarom het toch niet kan? Of samen met mij nadenken hoe het wel kan? Stuur me een bericht en we spreken wat af.
Laden...
Dit is geen mekkerblog over ’Het Nieuwe Werken’. Wel een stand-van-zaken-inzichten-blog op basis van mijn ervaring van de afgelopen jaren.
Waarom zijn kantoortuinen ontstaan, wat waren de motieven?
- Versterken van samenwerking.
- Snellere en kortere communicatielijnen.
- Minder papier meer digitaal.
- Tijd en plaatsonafhankelijk werken.
- Aantal werkplekken afstemmen op het realistisch aanwezig aantal medewerkers (minder werkplekken ivm parttimers en thuiswerkers) en dus bedrijfsmatig, financieel voordeel.
De paradox waar kantoortuinen last van hebben.
Medewerkers worden geacht hun weg te vinden in twee strijdige verwachtingen van de organisatie
- werk geconcentreerd aan het toevoegen van waarde voor de klant
- wees de hele dag bereikbaar voor samenwerking en afstemming
De mix daarvan in een bepaalde functie bepaalt of een kantoortuin een goed idee is.
Wanneer werkt een kantoortuin?
- Voor medewerkers met kortcyclische taken (administratie, secretariaat etc).
- Voor medewerkers die voordeel hebben bij directe verbale en non-verbale afstemming (sales, inkoop-verkoop).
- Voor callcenters.
- Voor groepen engineers wanneer er een bibliotheek-stemming gerealiseerd kan worden.
Wanneer werkt een kantoortuin niet?
- Voor medewerkers die ‘diep werk’ moeten leveren (beleidsmedewerkers, ontwikkelaars, managers).
- Voor medewerkers die werken met privacy gevoelige en vertrouwelijke zaken (HR en directiesecretariaat).
Ik zie het meest in een goede mix van ‘op de zaak’ werken in een sociale context als een kantoortuin, werken op een stilteplek (voor de ‘topsport’-zaken) en thuis werken voor het ordinaire ongestoord meters maken.
Het lijkt mij daarnaast een dringende zaak om heel kritisch te kijken naar de noodzaak van 9-5 op dezelfde plek zijn. Tenslotte is dat in veel gevallen oud denken dat zeker weten niet werkt met schaars jong talent. Afgezien van alle fileleed.
Afstemming gaat op steeds meer plekken met Skype, Zoom, GoToMeeting en andere video & chat-tools. Dat went snel en geeft een boel meer flex in de agendavoering. En afspraken worden vanzelf korter.
Een (software) bedrijf dat compleet ‘remote’ is ingericht met medewerkers verspreid over continenten en tijdzones is ‘Basecamp’ . Hun leringen en inzichten zijn o.a. vastgelegd in Remote van Jason Fried . Ook zeer leerzaam als je geen software maakt.
Laden...
Bij kenniswerk (werk waar jij meer van weet dan je baas) is het voor relaxte productiviteit wijs om zo duidelijk mogelijke gewenste resultaten af te spreken met je baas. Je kunt dan aan de slag met deze duidelijke doelen en deze in je eigen flow, tempo en volgorde plannen en doen. Er is geen enkele reden om meer te bewegen, lawaai te maken, aandacht te vragen dan strikt noodzakelijk voor het behalen van je resultaten.
Als de gewenste resultaten onduidelijk zijn is er de automatische reflex om zichtbaar druk-druk-druk te zijn. Je krijgt dan de menselijke neiging om je onmisbaarheid, committment en toewijding aan de zaak zichtbaar te maken door zichtbaar te zijn en vooral in de aanwezigheid van anderen manifest te zijn. Met als mogelijke consequentie dat je hen afleidt.
Wil je daar weg van blijven dan is het dus zaak om je resultaten zo helder te maken dat ze als een magneet worden voor jouw intelligentie, tijd en aandacht.
Hoe doe je dat?
Stel je zelf de volgende 3 vragen en probeer de antwoorden ‘voor je te zien’. Visueel denken is de clou bij resultaten.
- Wat is er veranderd in de wereld als ik dit doel heb bereikt?
- Hoe ziet mijn resultaat er uit (dus kleur, vorm, hoeveelheid, omvang etc.)?
- Wat draagt mijn resultaat bij aan de waarde die we voor klanten proberen te realiseren?
Met het beantwoorden van deze 3 vragen heb je de grootste slag geslagen. Stem daarna met je baas af of jullie klokken/verwachtingen gelijk zijn en je kunt relaxt aan de slag.
Kun je je voor stellen wat voor verschil het maakt voor een samenwerkingscultuur of iedereen druk-druk-druk is, of iedereen zoemend bezig is met heldere resultaten?
De foto is het resultaat van een nieuwe vakantiehobby: #zenandthartofniksdoen
Laden...
Ik raakte in een gesprek over de volgorde der dingen. Organiseren is ervoor zorgen dat alles op de plek staat die past bij de betekenis die het heeft. Daarna staat het stil. Plannen gaat over voorbereiding voor uitvoeren dus prioriteren, tijddozen, mensen middelen en geld toekennen .
In mijn ervaring is het daarom logisch om eerst te organiseren en daarna te gaan plannen. In dit artikel de basis voor organiseren en plannen in 5 stappen.
Organiseren
Stap 1 Afbakenen
Het is niet mogelijk om de hele wereld te organiseren dus laten we beginnen met het afbakenen van ons speelveld. Dit werkt het beste door de vraag te beantwoorden: ‘Waar ben ik van?’.
Methodiek: maak een mindmap, zet jezelf in het midden en teken alle aandachtsvelden, verantwoordelijkheden, verbindingen met leveranciers en klanten/stakeholders.
Stap 2 Committments in beeld
Het is van het grootste belang om een levend beweeglijk overzicht te hebben en onderhouden van alles wat je beloofd hebt. DIt overzicht geeft antwoord op de vraag: ‘Waar heb ik ‘ja’tegen gezegd?’
Methodiek: start met een simpele lijst (misschien zelfs eerst op papier) met alle resultaten die je wilt behalen.
Het kan zijn dat er in jouw organisatie/bedrijf al zo’n overzicht is waar jouw onderhanden werk zichtbaar is. Bepaal dan of er nog een lijst naast moet voor alles wat daar niet op staat.
Stap 3 Acties slim op rij zetten
Er moet uiteraard ook nog wel iets gedaan worden uiteindelijk. Dus is het wijs om een zo compleet mogelijk overzicht te hebben zonder in de overkill situatie te komen.
Methodiek om te komen tot een goede actielijst staat hier.
Een andere uitwerking van organiseren in een dashboard kun je hier vinden.
Plannen
Stap 4 Dagafsluiting (+ plannen voor de volgende dag)
Voor het plannen is deze stap cruciaal want je koppelt hier de overzichten aan de prioriteit en komt tot een goed overzicht van agenda en de meest belangrijke acties.
Methodiek voor deze dagafsluiting (Daily Shutdown) vind je hier.
Stap 5 Weekafsluiting (+ plannen van de volgende weken)
Hier komen we weer op de beroemde weekreview. Als je al langer lezer bent van deze blog dan is dat evident noodzakelijk voor een goede planning. Ben je nieuw dan raad ik je aan de handleiding voor de weekreview hier te downloaden.
Conclusie
Eerst organiseren (verwerken van alles wat binnenkomt in een betrouwbaar systeem buiten je hoofd) en dan dagelijks en wekelijks (en zoveel vaker als nodig) plannen. Met deze 5 stappen heb je een degelijke basis.
Laden...
Voor de meesten van ons geldt dat je zomaar de kans loopt dat je een heel deel van je tijd opsoupeert aan getut met digitale spiegeltjes en kraaltjes. Wat mij betreft vallen daar onder: social media bijhouden; email communicatie bijhouden; regievergaderingen bezoeken waar eigenlijk niets aan waarde ontstaat; spobilo’s (spontane binnenlopers die je afhouden van geconcentreerde klussen) en meer van dat soort zaken.
De werkelijkheid is dat we er nooit helemaal van af komen. Je bewegen in het sociale betekent nu eenmaal dat een beetje oppervlakkig werk onvermijdelijk is.
Wat kun je er nu wel mee?
Mijn ervaring is dat het erg kan helpen om quota in te stellen voor dit soort werk. Dat betekent dat je van te voren bepaalt hoeveel tijd je wilt besteden aan een set van deze zaken. Mij bevalt het goed om in mijn ochtendopstart een timer aan te zetten van een kwartier en daarin de volgende zaken langs te lopen:
1. Teletekst
2. Facebook
3. LinkedIn
4. Twitter
Deze 4 kunnen prima in een kwartier. En dat is het dan weer voor de rest van de dag. Er is geen reden om er vaker of langer naar te kijken. Als ik via twitter op een interessante video stuit van 14 minuten dan neem ik het kijken van de video op in mijn actielijstje.
Voordelen:
- je blijft globaal bij (en dat is hier genoeg)
- er is een harde reminder voor het eind van de tijddoos
- je blijft dus niet hangen in de geniale verleidingsstrategiën van deze platforms
Test het werken met quota een week uit en laat me dan weten wat je er van vindt.
Wat denk jij? Andere ervaringen, tips? Zet ze hieronder in de reacties zodat we er allemaal iets aan hebben.
Laden...
Een van de krachtigste gereedschappen die we hebben waar het gaat om het managen van onze tijd is het werken met tijddozen (timeboxing).
Een duidelijk begin en eind beleven is nu eenmaal noodzakelijk voor ons brein. Concentratievragende klussen (Deep Work) komen niet voor elkaar zonder tijddoos. En tijddozen zijn noodzakelijk voor een goede dag en weekplanning. Vandaar dit artikel.
Tijddozen voor jezelf
Er is een klus. En je weet zeker dat je deze moet doen. De belangrijkste vraag is nu: hoeveel tijd krijgt deze klus van mij? Bij veel zaken is dat met een beetje ervaring redelijk in te schatten. De kunst hierbij is om realistisch krap te plannen.
Wanneer je bijvoorbeeld een enquete moet invullen (noodzakelijk maar niet echt waardescheppend) kun je er blind aan beginnen en er uren aan kwijt zijn. Of je kunt besluiten dat je deze enquete een uur van je tijd gunt en daarmee je brein helpt om te prioriteren, op de hoofdlijn te blijven, niet in de overproductie-modus te komen enz.
Op het moment dat je een tijddoos hebt bepaald komt deze uiteraard zichtbaar in je agenda terecht.
Gebruik een eigen kleur voor afspraken met jezelf zodat je brein makkelijk overzicht houdt in je agenda. Heb je niet direct een voorkeur? Gebruik dan groen voor afspraken met jezelf (ervaringsfeit: je brein vindt dat fijn).
Tijddozen gedeeld met anderen
In de meeste gevallen zijn dit meetings/vergaderingen. Bij iedere collectieve tijddoos zou je van te voren een antwoord moeten hebben op de vraag: ‘Wat is de gewenste uitkomst?’ Er zijn 5 typen uitkomst van meetings die je kunt gebruiken als meetlat.
- Informatie delen of leren
- Informatie op rij zetten, ordenen, plannen
- Opties, en scenario’s en oordelen ontwikkelen
- Besluiten nemen
- Iets ‘vieren’
De tijddoos-lengte wordt bepaald door de voorzitter maar kan uiteraard ook onderwerp van gesprek zijn tussen de deelnemers van een vergadering of bijeenkomst en zelfs worden bijgesteld voor en tijdens de bijeenkomst.
Dagplanning
Wat voor de meeste onder ons goed werkt is op een papier een aantal rechthoeken te tekenen op een lege pagina van je notitieblok. In die blokken (tijddozen) schrijf je de (eventueel geklusterde) klussen die je vandaag wilt doen met de tijd en de tijdsduur.
Dit doen is een prima start van de dag. Je hebt op deze manier het landschap van de dag steeds bij de hand. Je maakt als het ware een visueel beeld van je agendaplanning.
Gebeurt er iets op de dag dat de boel door de war schopt (en dat gebeurt: het leven is nu eenmaal messy!), dan stel je de tijden bij. Zo hou je grip op de compositie van de dag.
Weekplanning
De weekplanning staat uiteraard in je agenda. Zorg dat je gebruik maakt van verschillende kleuren voor verschillendsoortige activiteiten zodat je voor- en achtergrond creeërt. Iedere afspraak met jezelf of met anderen is een tijddoos.
Het is wijs om regelmatig goed na te denken over de plek, de inhoud en de lengte van de wederkerende, cyclische tijddozen om te voorkomen dat de waarde langzamerhand verwatert. De weekreview is uiteraard het beste moment daarvoor.
Wat denk jij? Andere ervaringen, tips? Zet ze hieronder in de reacties zodat we er allemaal iets aan hebben.
Laden...
Ik las dat de advertenties die het best worden gelezen, bestaan uit heel veel witruimte en maar een paar goed gekozen woorden. Ik ben helemaal geen marketingexpert maar kan me er zo iets bij voorstellen. Dat bracht me op mijn eigen ervaring dat ‘White Space’ je ruimte geeft om te ademen. Daarover deze blog.
White Space in email
Ergens in mijn historie heette wat nu Inbox Zero is “White Inbox”. De reden was natuurlijk dat het visuele effect van Inbox Zero is dat je een wit, want leeg, Postvak In hebt. En dat is heel verslavend zoals jullie ongetwijfeld allemaal weten. Een witte inbox geeft overzicht en een emotie van ‘in control’ zijn. En dat is ook zo.
White Space in je agenda
Ik zie nogal wat agenda’s van verschillende mensentypen en functies. Wat ze gemeenschappelijk hebben is dat ze veel te vol staan. Bijna nergens is lege ruimte die kan dienen als rustpunt of ademplek. Het eerste wat ik in die situaties voorstel is een norm te stellen dat maximaal 60% van de door je te bepalen aantal werkuren mogen worden ingevuld met afspraken met anderen. De andere 40% heb je nodig voor je eigen werk (zonder anderen) en …. lege ruimte waarin ‘ad-hoc’ en leuke dingen hun plek kunnen krijgen (of uitgeruild kunnen worden tegen de afspraken met jezelf). Ook daar ontstaat ‘White Space’ die adem geeft.
White Space op je bureaublad
Het fysieke bureaublad is bij de meeste werkers noodgedwongen (want het gevolg van nomadenbestaan door het nieuwe werken) verhuisd naar het digitale bureaublad en daar is het (tenzij door rigide beleid van de organisatie onmogelijk gemaakt) een bende. Daar staat oud en nieuw, rijp en groen, waardevol en waardeloos, kris kras door elkaar. En iedereen kent wel het gelukzalige gevoel dat je krijgt als je eens een keer de moeite neemt om rigoureus de bezem er door te halen en een bijna leeg bureaublad over te houden (mensen zuchten soms zelfs letterlijk).
White Space om je heen
White Space om je heen kun je ervaren als je in een goed verzorgde ruimte komt waarin alles een plek heeft, heel is, onderhouden, passend qua vormgeving en je daardoor beleefd dat er een eigenaar is die daar de zorg voor neemt. Het is weliswaar niet wit maar geeft wel de ademruimte die we als mens nodig hebben.
En rommel en chaos dan?
Rommel en chaos hoef je niet op te zoeken, die melden zich gratis en voor niets. De prijs van focus is nu eenmaal rommel en chaos. Wie propageert dat rommel en chaos noodzakelijk zijn voor creativiteit heeft nooit gekeken bij componisten, topkoks, veel-schrijvers enz. Zij weten als geen ander dat goede routines en ‘White Space’ voorwaardelijk zijn voor het kunnen horen van onze muze.
Andere ideeën, ervaringen? Deel ze met ons in de reacties hieronder zodat we er allemaal iets aan hebben.
Laden...
Een tijdje geleden kreeg ik van Annet een briljant idee doorgestuurd om snel bij veelgebruikte bestanden te komen. Je kunt dan volstaan met dit snelkoppelingenblad bij de hand te hebben en je hoeft daarna niet meer eindeloos te klikken om bij je bestanden te komen.
Hoe werkt het?
Je hebt een Excelbestand dat je vastmaakt aan de taakbalk zodat je het steeds bij de hand hebt. Op het eerste werkblad staan een aantal rijen knoppen in verschillende kleuren die categorieën vertegenwoordigen. Je kunt bijvoorbeeld verwijzen naar belangrijke referentiebestanden, of templates van documenten, arbeidsovereenkomsten enz. Op de knop staat de naam van het bestand. De naam is tegelijk een link naar het bestand.
Hoe maak je het?
- Neem een nieuw Excelbestand.
- Maak een knop aan via ‘invoegen/vorm/afgeronde vorm’.
- Kies een kleur.
- Zet de juiste bestandsnaam in de vorm en positioneer de tekst in het midden van de vorm (even terug naar menu start).
- Zet onderstrepen aan (zodat het er ook uit ziet als een link)
- Koppel aan bestandsnaam de link naar het bestand via ‘invoegen/hyperlink/selecteren’
Het ziet er nu zo uit:
Als je eenmaal de truuk snapt dan kun je dit uiteraard uitbreiden naar een heel snelkoppelingenblad.
Dat ziet er dan bijvoorbeeld zo uit:
of als je los gaat bijvoorbeeld zo:
Het is even werk maar daarna verdien je dat zo terug. Je kunt uiteraard ook zo’n overzicht maken voor een team (dan wel even op slot zetten zodat het niet verprutst kan worden door een excel-kluns).
Wat denk je? Is het wat voor jou? Heb je een andere briljante oplossing? Laat het weten in de reacties hieronder zodat we er allemaal iets aan hebben.
Laden...
Lothar Seiwert (de productiviteits-expert van onze Oosterburen) heeft een simpele methodiek ontwikkeld en beschreven om in een paar minuten een dagplanning uit te werken en te onderhouden. Tijd om die methodiek hier in het zonnetje te zetten.
ALPEN
Is een acroniem waarbij iedere letter staat voor een van 5 stappen. Ik zal hieronder kort beschrijven. Ze spreken daarna voor zichzelf.
A: Activiteiten en acties op rij zetten
Je maakt op een notitieblok een overzicht van de dag met blokken. Een aantal van die blokken komen uit je agenda en liggen vast naar vorm, plek en inhoud. Andere blokken kun je zelf nog invullen. Daarvoor schrijf je de gewenste acties op (in ieder geval de 3MBA’s).
L: Lengte in minuten schatten
De agendablokken hebben hun eigen ‘tijddoos’ maar neem nu ook reistijd, transitie, direct voor- en nabereiden mee. Geef ieder blok een realistisch aantal minuten.
P: Problemen incalculeren
En uiteraard zijn er problemen, verstoringen (leuk en niet leuk). Dit opgetelde ad hoc komt zeker (je weet alleen nog niet wanneer) dus je moet er open-tijd voor inruimen. Alles volplannen maakt dat je gegarandeerd vast loopt op de dag.
E: Kiezen waar je je tijd in gaat steken gedurende de dag
Iedere overgang op de dag ga je terug naar je blokkenoverzicht en bepaal je welk blok het meest waarde oplevert. Dat blok ga je doen en je accepteert de gevolgen van de keus.
N: Na-contrôle
Aan het eind van de werkdag kijk je wat er van je planning is geworden. De uitkomst (verschuiven, schrappen, aanvullen) neem je mee in de planning van de volgende dag.
Deze ALPEN methodiek is een onderdeelvan de Daily Shutdown zoals ik die leer aan mijn klanten.
Deze simpele methodiek is de moeite waard om eens een week te proberen en te kijken of het je gaat helpen een goede balans te vinden tussen de planner en de doener in je.
Laden...
Een wederkerende vraag die wij tegenkomen? Hoe krijg je het takendeel van Outlook op je telefoon zodat je jouw to-do-lijst altijd bij je hebt?
De reden is uiteraard dat je exchange versie van Outlook je die mogelijkheid eerst niet gaf (nu dus wel).
MS 365
Als je een betaald MS 365 account hebt dan is het simpel. Zet de MS ToDo app op je PC en telefoon, log in met je MS 365 account en alles synchroniseert als een zonnetje. Hier kun je een A4 handleiding voor MS ToDo downloaden.
Heb je dat niet dan is er nog een alternatief.
Task Task
Ik ken diverse hoog productieve pro’s die daarvoor Task Task gebruiken. Je knoopt je exchange account aan de app en nu heb je wel alle taken op rij, en ook nog op de manier waarop jij dat het prettigst vindt.
Het is maar een weet ….
Zorg wel dat je je taken op een verstandige manier organiseert ander ben je een ‘fool with a tool’ (en dus nog steeds een fool) (met dank aan Eric voor de quote). Wil je weten hoe je dat doet? Lees dan dit (helaas lange) artikel.
Laden...
2 beoordelingen
