Tijddozen

Collectieve Productiviteit, Persoonlijke productiviteit

Een van de krachtigste gereedschappen die we hebben waar het gaat om het managen van onze tijd is het werken met tijddozen (timeboxing). Een duidelijk begin en eind beleven is nu eenmaal noodzakelijk voor ons brein. Concentratievragende klussen (Deep Work) komen niet voor elkaar zonder tijddoos. En tijddozen zijn noodzakelijk voor een goede dag en weekplanning. Vandaar dit artikel.

Tijddozen voor jezelf

Er is een klus. En je weet zeker dat je deze moet doen. De belangrijkste vraag is nu: hoeveel tijd krijgt deze klus van mij? Bij veel zaken is dat met een beetje ervaring redelijk in te schatten. De kunst hierbij is om realistisch krap te plannen. Wanneer je bijvoorbeeld een enquete moet invullen (noodzakelijk maar niet echt waardescheppend) kun je er blind aan beginnen en er uren aan kwijt zijn. Of je kunt besluiten dat je deze enquete een uur van je tijd gunt en daarmee je brein helpt om te prioriteren, op de hoofdlijn te blijven, niet in de overproductie-modus te komen enz.
Op het moment dat je een tijddoos hebt bepaald komt deze uiteraard zichtbaar in je agenda terecht.
Gebruik een eigen kleur voor afspraken met jezelf zodat je brein makkelijk overzicht houdt in je agenda. Heb je niet direct een voorkeur? Gebruik dan groen voor afspraken met jezelf (ervaringsfeit: je brein vindt dat fijn).

Tijddozen gedeeld met anderen

In de meeste gevallen zijn dit meetings/vergaderingen. Bij iedere collectieve tijddoos zou je van te voren een antwoord moeten hebben op de vraag: ‘Wat is de gewenste uitkomst?’ Er zijn 5 typen uitkomst van meetings die je kunt gebruiken als meetlat.

  1. Informatie delen of leren
  2. Informatie op rij zetten, ordenen, plannen
  3. Opties, en scenario’s en oordelen ontwikkelen
  4. Besluiten nemen
  5. Iets ‘vieren’

De tijddoos-lengte wordt bepaald door de voorzitter maar kan uiteraard ook onderwerp van gesprek zijn tussen de deelnemers van een vergadering of bijeenkomst en zelfs worden bijgesteld voor en tijdens de bijeenkomst.

Dagplanning

Wat voor de meeste onder ons goed werkt is op een papier een aantal rechthoeken te tekenen op een lege pagina van je notitieblok. In die blokken (tijddozen) schrijf je de (eventueel geklusterde) klussen die je vandaag wilt doen met de tijd en de tijdsduur. Dit doen is een prima start van de dag. Je hebt op deze manier het landschap van de dag steeds bij de hand. Je maakt als het ware een visueel beeld van je agendaplanning.
Gebeurt er iets op de dag dat de boel door de war schopt (en dat gebeurt: het leven is nu eenmaal messy!), dan stel je de tijden bij. Zo hou je grip op de compositie van de dag.

Weekplanning

De weekplanning staat uiteraard in je agenda. Zorg dat je gebruik maakt van verschillende kleuren voor verschillendsoortige activiteiten zodat je voor- en achtergrond creeërt. Iedere afspraak met jezelf of met anderen is een tijddoos. Het is wijs om regelmatig goed na te denken over de plek, de inhoud en de lengte van de wederkerende, cyclische tijddozen om te voorkomen dat de waarde langzamerhand verwatert. De weekreview is uiteraard het beste moment daarvoor.

Wat denk jij? Andere ervaringen, tips? Zet ze hieronder in de reacties zodat we er allemaal iets aan hebben.

Met plezier gelezen? Schrijf je in en krijg iedere vrijdag om 10 uur een update van nieuwe artikelen. Ontvang een pdf ebook over de weekreview als dank direct in je inbox.

Beoordeel deze tip:

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars nog geen beoordelingen
Loading...

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *