Categories for Systeem
Een van de deelnemers van de Training Timemanagement | Personal Lean van vorige week vroeg me of ik de leidende principes die ik daar gebruik ergens heb gepubliceerd. Dat is een goede vraag en het antwoord was toen nog dat ik die niet op rij had staan.
Maar nu wel.
Hierna de zeven leidende principes die hoog over de richting bepalen van de zoektocht naar ‘direct toepasbare productiviteit in klare taal voor drukke mensen’.
1. Inbox Zero
Email is communicatie. Communicatie moet stromen. Dus iedere dag is je Postvak In leeg
2. Agenda
Alleen in het NU kun je iets doen. Dus zorg dat je bent waar je bent en doet wat je doet.
3. Vergaderen
Alles draait om synergie. Maak van iedere vergadering een synergetische werkbijeenkomst.
4. Prioriteiten
Er is altijd maar één prioriteit
5. Dashboard
Bouw een betrouwbaar systeem buiten je hoofd voor overzicht, focus en grip – je hoofd is geen kantoor.
6. Slim samenwerken
Doe wat je zegt en zeg wat je doet.
7. Review
Verzilver je lesgeld – ‘vergelijk jezelf met wie je gister was en niet met iemand anders vandaag’.
Dat zijn ze!
Laden...
Meer, meer, meer. Maximalisatie is bijna altijd een gevaarlijke en niet duurzame strategie.
Maximalisatie leidt tot sneller en groter. Sneller en groter zijn een geheid recept voor krakende of brekende processen, spullen & mensen.
Misschien is er een betere weg:
- Effectiviteit eerst. Een duidelijk doel hebben, je er aan houden en al je mini-besluiten en acties erop afstemmen.
- Efficiënt als tweede. Als je eenmaal weet wat je wilt (in de richting van je doel) en je moet het in variaties vaker doen, stop er tijd, intelligentie, aandacht en geld in om het gemakkelijker en slimmer te doen.
- Optimaal. Nu is het tijd voor de juiste balans. Zo snel dat het nog te beheersen is, zo vaak dat het niet breekt.
En als het helemaal, helemaal te standaardiseren is, en je weet heel zeker dat er genoeg klanten op jouw toegevoegde waarde wachten, en je blijft aan de goede kant van de lijn, dan kun je misschien, heel misschien wel zinnig maximaliseren.
Maximalisatie blijft wel bijna altijd een gevaarlijke en niet duurzame strategie.
Laden...
Een vaardighedenmatrix is een handig instrument voor het ontwikkelen van je medewerkers tot taakvaardige en proces-volwassen professionals. De naam is goed gekozen.
Het overzicht is ook precies van het zegt te zijn. Een overzicht van medewerkers en vaardigheden in een matrixvorm. Ik laat hieronder een voorbeeld zien van een team van restaurantwerkers zodat ik aan de hand van het voorbeeld alle onderdelen de revue kan laten passeren.
Voorbeeld
Links bovenin staat de naam van het team en het onderwerp van de matrix. In de linkerkolom de namen van de teamleden.
Bovenin van links naar rechts schrijven we de verschillende vaardigheden. In dit geval allemaal aan kelneren gerelateerde vaardigheden zoals tafeldekken, wijnschenken, flamberen enz.
Op de kruispunten van teamleden en vaardigheden staat een oordeel over de mate waarin de medewerkers de betreffende vaardigheid beheerst.
Rechts onderin staat de legenda. De meest rechtse kolom geeft ruimte voor opmerkingen.
De drie kolommen daarvoor geven een telling van het aantal vaardigheden dat het betreffende teamlid beheerst. Onder de rij met vaardigheden staat een cijfer dat aangeeft hoeveel teamleden idealiter deze vaardigheid zouden moeten bezitten.
Onder de matrix staat een telling van de werkelijkheid van dit gegeven. Dus de teamleider zou graag zien dat vijf teamleden voldoende productkennis zouden hebben. Dat zijn er aan het begin van het jaar drie.
Een opleidings- trainings- of coachingsdoel zou kunnen zijn om diegenen die deze kennis wel hebben die over te laten dragen aan diegenen die de kennis nog niet hebben. In het overzicht is goed te zien dat Jan meewerkend voorman is en alles beheerst.Til komt net kijken en moet alles nog leren.
Gebruik
Uiteraard kun je deze vorm helemaal modeleren naar je eigen werkelijkheid. In de zorg kun je er bijvoorbeeld medische handelingen in kwijt (kunnen genoeg mensen met een stoma overweg?). Bij een technisch beroep kun je er opeen volgende processtappen in kwijt. Je kunt de matrix op een zeer gedetailleerd niveau inzetten maar ook op een hoog geaggregeerd niveau. Het mooie ervan is dat je het instrument met het team samen vult en ook bepaald wat 25 %, 75% en 100% betekent.
Visueel management
De helft van de kracht van het instrument is dat het vooral ook een vorm van visueel management is. Je kunt de matrix ophangen en zo kan iedereen zien wie er wat kan. Dat geeft een stimulans om bij te leren en een stimulans om over te dragen. Voorwaarde is wel dat ook tegelijk ook gewerkt wordt aan het formuleren van standaards. Wat is een goed wijnadvies? Wat is de enige juiste manier om het nagerecht te flamberen? De standaard dient ook te worden vastgelegd in een checklist of iets dergelijks.
Sjabloon
Hieronder een lege vorm. Wie het document wil downloaden als voorbeeld voor zichzelf kan dat doen door hier te klikken.
Laden...
Herstellen gaat over alles wat maar fout gaat in een proces en vervolgens gecorrigeerd moet worden. Herstellen is een van de 7 verspillingen.
We leven met een vaag beeld dat alles in één keer goed zou moeten kunnen gaan. Dat is ongeveer nooit het geval. Het papier in het kopieerapparaat kreukelt. PC loopt vast. Een hulpmiddel kan kapot, onvindbaar of niet meer adequaat zijn. Medewerkers kunnen moe, nieuw of incompetent zijn.
Op plekken waar het kritisch is, zijn er meestal meldingssystemen ingericht om zicht te houden op de aantallen voorkomens, risico’s van fouten en bijna ongelukken.
Zoals ook de meeste andere verspillingen is er bij herstellen een optimum. Het ten koste van alles streven naar nul fouten, defecten en bijna ongelukken kan zoveel andere verspilling veroorzaken dat het niet meer logisch is als streven.
Ook ontwikkelen en leren van mensen verloopt via het maken van fouten die weer hersteld zullen moeten worden.
Bij volledig geautomatiseerde processen streven we naar ongeveer foutloos en dus naar 6 sigma, wat betekent dat er maximaal 3,4 afwijkingen voorkomen per 1.000.000 bewerkingen.
Als ik mij inleef in de verspilling Herstellen dan komt het volgende bij mij op:
“Ik ben de kracht die ervoor zorgt dat als het even kan er zaken in de herbewerking moeten. Het lijkt er wel op maar is het toch net niet. Even slordig invoeren, een paraaf vergeten, onduidelijke vraag stellen, inferieure kwaliteit van materiaal accepteren en er is weer een’ loop’ terug in het proces of er ontstaat een prachtige berg afval. En.. iedereen is daar heel druk mee.
Ik ben de kracht die het ‘bakje-in-bakje-uit’ denken levend houd en het liefst daar ook de statistieken op maakt.
- Hoeveel telefoontjes heeft u afgehandeld (dat ze later weer terug moeten bellen is toch niet uw zaak!)?
- Hoeveel klanten heeft u (verder) geholpen aan de balie (dat u met hen met een veelbelovend kluitje in het riet heeft gestuurd is toch geen probleem?).
Ik ben het bestaansrecht van de klachten-afhandelingsafdeling. Ik krijg vaak een prachtige titel mee: ’serviceafdeling’.
Ik mag graag zorgen voor rommelige en onoverzichtelijke werkplekken waar dingen makkelijk mis gaan. Ik heb een hekel aan opgeruimde ruimtes met visuele hulpmiddelen voor de logica van processen.”
Klein experiment
Herstellen gaat over zaken twee maal doen als het ook in één keer had gekund. Probeer eens op te letten hoe vaak je de backspace of delete toets gebruikt op je PC of Mac. Iedere keer dat dit gebeurt is er sprake van herwerk en dus van de verspilling herstellen. Goed (blind) kunnen typen is dan ook een gouden competentie als je veel schrijft (die ik mij overigens ook nog steeds beter aan het eigen maken ben).
Laden...
De goedkope frase is dat timemanagement niet bestaat omdat iedereen nu eenmaal evenveel tijd heeft en tijd altijd alleen beleefd kan worden tussen toen en ooit in. De beste time-manager heeft er met al zijn kunsten nog nooit een seconde bij versierd!
Daar is niets tegenin te brengen.
Je agenda is evengoed een heel belangrijk dashboard waar het gaat om tijd. In je agenda beheer je de planning van je tijd, de verdeling van je aandacht en het optimaal gebruiken van je energie.
De reuzen van deze manieren van kijken naar agenda verdienen het om af en toe ook hier de credits te krijgen.
Voor het formuleren van doelen moet je zijn bij David David Allen & Stephen Covey; het werken met voorgedefinieerde en daarmee delegeerbare acties leer je van Tim Ferris; het leren werken met energie als bepalende parameter leer je van Tony Schwartz.
Alle drie eindigen zij hun methodiek met reflectie en review. En dat is niet voor niets!
Want uiteindelijk komt alles toch neer op een moment stilstaan in het heden, om iets te bepalen in de toekomst, op basis van wel of niet welgevallige ervaringen in het verleden.
Heb je hier nog nooit iets mee gedaan? Begin dan met de Daily Shutdown. Kost je 6 minuten per dag en levert je heel veel meer op.
Laden...
Voor iedereen die nu al werkt met Office 365 en dus steeds een update krijgt die maakt dat je snel bij bent het volgende. Outlook krijgt een iets andere ‘look en feel’ en een paar extra keuzes.
Uiteraard vinden wij daar iets van. Sommige zaken zijn een verbetering zoals bijvoorbeeld een vereenvoudigd lint en de opties bij het uitnodigen voor een vergadering. Sommige nieuwigheden zijn verpakte complexiteit waar je niet veel aan hebt en je verder weg brengen van Inbox Zero. Vandaar deze video die je door de nieuwigheden heen loodst en zorgt dat je niet gaat ‘verergbeteren’. Je hoort Rob van den Brand in deze video (die onderdeel is van de Outlook Video Cursus).
Tip: Zet de video op schermvullend dan kun je alles beter zien.
Laden...
Rob en ik gaven een parallelle training bij een groot ROC. Onderwerp: Inbox Zero voor docenten die nooit hebben leren e-mailen, leidende tot de verzuchting bij de start ‘Ik heb helemaal geen methode, ik doe maar wat.’
Er was een senior docent die achteraf helemaal lyrisch was omdat ze ‘Pile not File’ had gesnapt en nu van een berg corvee afwas.
Dat zit zo: ze had door haar senioriteit een rol in veel verschillende leergangen en projecten. Omdat ze nooit heeft leren zoeken maar wel alles terug moest kunnen vinden had zij zich de gewoonte aangewend om iedere e-mail op te bergen in een zeer sophisticated kabinet van mapjes. Werkelijk bijzonder consistent en logisch.
Maar wel verschrikkelijk veel werk (dus serieuze verspilling van intelligentie, tijd en energie).
Ik heb haar met een paar wijzigingen in haar instellingen en met een paar door haar uitgevoerde kleine experimenten kunnen overtuigen dat opbergen in mapjes in e-mail iets is van de vorige eeuw. Mapjes zijn uit. Doen we niet meer. We gebruiken de briljante zoekfunctie op een slimme manier en vinden alles.
Scheelt haar een half uur per dag minimaal (haar woorden). Dus honderdvijfentwintig uur per jaar (mijn rekensom).
Het lijkt maar een klein tuttelverbetering toch levert die drie volle werkweken per jaar op waarin je leukere of zinvollere dingen kunt doen.
Wil je zelf ook dit soort inzichten, ontdekkingen of experimenten doen? Kom dan naar de Training Timemanagement | Personal Lean.
Laden...
Mijn scheerapparaat heeft het definitief opgegeven. Dat gaf mij een reden om nog eens heel goed na te denken over deze gewoonte.
- Niet scheren is geen optie.
- Nieuw apparaat ook niet omdat ik nooit iets zal kunnen vinden dat op kan tegen mijn 25 jaar oude apparaat. Ik heb al eens een nieuwe gekocht en die weer weggedaan en de oude gerepareerd.
- Iedere dag naar een barber gaat niet lukken in Barendrecht.
Inmiddels heb ik een paar dingen getest en ben ik er wel uit. Terug naar de simpelste manier van natscheren.
Warm water, kokosolie (geen geklungel met bakjes schuim) en een houder met enkel los scheermesje (dus niet die lelijke plastic wegwerpdingen). Simpel, ambachtelijk, duurzaam, lichtgewicht en fun. Kortom een echte verbeterde gewoonte.
Een van de ‘rules voor life’ is: ‘vergelijk jezelf met wie jij gisteren was en niet met iemand anders’.
Iedere klein voornemen dat leidt tot een kleine verbetering is een super investering in de rest van je leven. Nu iets gemakkelijker, beter, sneller of goedkoper doen betekent een voordeel hebben voor alle dagen die nog komen.
Het zijn geen grote dramatische thema’s, je wordt er ook helemaal geen held van. Ze helpen je wel om je werk en je leven ‘waarde’-voller te maken.
Weg met corvee en weg met verspillingen. Ook op je werk zijn er zat zaken die je heel veel geven als je ze een klein beetje weet te verbeteren.
E-mailvaardigheden, je dag en week plannen, vergader/voorzitterskills, prioriteren (dus ‘nee’ zeggen wanneer het ‘nee’ moet zijn), overzicht organiseren, slim samenwerken en uiteraard een steeds betere dag en weekreview voor jezelf in-trainen.
Ik daag je uit: wil jij op een of meer van deze basis ambachtszaken echt stappen maken? Kom naar de Training Timemanagement | Personal Lean.
In één dag krijg je een vlootschouw van al deze onderwerpen. Met tientallen vuistregels, honderden tip en trucs om deze beweging aan de gang te krijgen. Je maakt je eigen 90 dagen plan en gedurende die 90 dagen krijg je ondersteuning van mij wanneer je dat wilt.
Die dag is een bewezen hele goede start van een eindeloze reis met kleine stapjes die opgeteld hele grote veranderingen brengen. En ik kan even een moment je gids zijn.
Laden...
Het primaire proces is het proces waar klanten voor betalen. De rest van de activiteiten is niet primair en daarmee direct kandidaat voor niet-doen, terugbrengen tot het realistisch minimum of automatiseren.
In dat primaire proces zijn er drie zaken van belang:
- De verwachtingen
- Het proces
- De tevredenheid
Alles start met de verwachtingen van de klant en dus met helderheid vanuit ons als leverancier (bij de slager kun je nu eenmaal geen brood kopen).
Het proces is de drager van de weg van verwachtingen naar tevredenheid. Het is de taak van team en leidinggevende om de beste, eenvoudigste en veiligste manier te zoeken om iets te doen, dat vervolgens vast te leggen om daarna in een eindeloze reis dat proces nog beter, eenvoudiger en veiliger te maken (omdat klant, wereld en techniek nu eenmaal steeds in beweging zijn).
De tevredenheid maakt van de klant een eerlijke reclame-maker voor onze dienst of product.
Zo simpel als het lijkt, zo moeilijk is het in de alledaagse rommeligheid om je blik op het primaire proces in de ontwikkelstand te houden.
Laden...
Om allerlei redenen kan het belangrijk zijn om te weten wanneer een bepaald bestand of map gemaakt is. Het lijkt een klein ieniemienie-dingetje maar kan toch wel heel handig zijn.
In mappen en bestandenland zijn er twee globale typen gebruikers: jagers en boeren. Jagers werken met zo min mogelijk structuur en vertrouwen op de handigheidjes en de zoekfunctie van hun systeem. Boeren ontwerpen een structuur met geneste folders en kunnen op die manier de zaken eenvoudig terugvinden die ze nodig hebben.
Bij beide types is er het besef dat standaardisatie heel handig is omdat dit een heleboel beslissingen scheelt. Een keer nadenken en daarna zo blijven doen tot je een beter idee krijgt is nu eenmaal een ijzeren strategie.
Een van de standaardisaties is een datum aan het begin van bestandsnaam of mapnaam zetten.
Datumstempels (timestamps) krijgen hun betekenis voor de volgende zaken:
- Visuele standaardisatie
- Duidelijkheid over de laatste versie
- Terugvinden met behulp van jaar, maand of dagnummer
- Volgorde afdwingen
- en vast nog voor een heleboel andere zaken.
Welke vorm gebruiken (ISO 8601)?
Het is vandaag 7 april 2019 en deze datum leidt tot de twee meest gebruikelijke datumstempels:
eventueel nog in een streepjesloze variant
Het voordeel van ‘jaar-maand-dag’ is uiteraard dat de bestanden of mappen op de goede volgorde komen te staan.
Metadata gebruiken
In de Verkenner (Windows) of de Finder (Mac) kun je een kolom aanzetten met de ‘startdatum’ van het document of map. Theoretisch is dat ook een manier om alles te organiseren. In de praktijk blijkt dat niet handig te zijn omdat we de datum zelf willen kunnen bepalen.
Automatiseren van het maken van de datumstempel
Er is geen manier in Windows zelf om een datumstempel te genereren. Er zijn wel textexpander programma’s die dat voor je doen. De meest bekende zijn Textexpander, Phrase Express, Fingertips en AutoHotkey. En tegelijk is het zelf typen nu ook niet zo’n klus.
Wie gebruikt datumstempels? Ook voor mappen?
Laden...
Origami en Makigami (Japanse woorden) hebben allebei iets te maken met papier.
Ori-gami is het vouwen van de meest mooie miniaturen met dun rijstpapier. Maki-gami is een lean-tool die gebruik maakt van een rol papier om processen te tekenen.
Kortom ‘gami’ betekent papier en dat is een bijzonder mooi woord.
Over Makigami is veel te zeggen. En zo veel dat het niet past in deze blog. Daarom als uitzondering vandaag een link naar een webpagina waar ik een lang stuk met afbeeldingen hebben gemaakt over deze techniek om processen in kaart te brengen in de administratieve, informatie en service hoek.
Hier kun je meer lezen over Makigami.
Laden...
Wat gebeurt er als je 5S toepast op de centrale digitale mappenstructuur? Je krijgt een heldere structuur, die makkelijk te begrijpen is, die één eigenaar heeft en door iedereen onderhouden kan worden. Hoe? Zie de vijf stappen hierna:
- Sorteren: Neem een deel van je netwerkschijf en een deel van je team en bekijk met elkaar wat er mogelijk overbodig is en parkeer dat in een tijdelijke map.
- Schikken: Maak in de structuur onderscheid naar wat levend project is, wat ‘going concern’ is en wat terugvind-archief is. Bepaal wat er daarnaast nog nodig is aan persoonlijke werkmappen.
- Schoonmaken: Schuif in elkaar wat kan. Bepaal een heldere taxonomie voor de map- en bestandsnamen en pas die toe op alle bestanden en mappen die je hebt. Ruim de parkeermap op.
- Systematiseren: Beschrijf je logica in vuistregels, de structuur waar die toe leidde, je namen-taxonomie voor mappen en bestanden, in een eerste versie procedure/checklist en bepaal wie vanaf nu de eigenaar is van de mappenstructuur en geef deze voldoende bevoegdheden.
- Stabiliseren: doe ieder kwartaal klein onderhoud en ieder jaar groot onderhoud.
Heb je geen idee wat 5S is? Kijk dan hier.
Wil je dat ik met je meedenk over jouw mappenstructuur? Laat het me weten via het contactformulier.
Laden...
Af en toe lijkt het wel of de wereld steeds complexer wordt en sneller gaat. Met als effect dat wij ook steeds verleid worden om alles bij te houden, alles wat herrie maakt als prioriteit te beschouwen, de hele dag ‘aan’ te staan’ en daardoor vroeg of laat een grote kans te lopen op te branden.
Er is een tegengif dat het verdunnen van je aandacht voorkomt, het permanent opsouperen van je energie stopt en het uiteindelijk afbreuk doen aan je gezondheid vervangt door vitaliteit en duurzaam bijdragen aan deze complexe wereld.
- Ken jezelf (i.p.v. ‘Ik word gek van mezelf’)
- Ken je gewoontes (i.p.v. ‘Ik doe maar wat’)
- Werk aan betere gewoontes (i.p.v.’ Daar heb ik geen tijd voor’)
- Werk met een plan (i.p.v. ‘Alles moet’)
- Leer van het leven
Laden...
