Hoe je snel de basis bouwt voor een persoonlijke cockpit

Twee weken geleden strandde ik op Heathrow op weg naar Los Angeles (voor een workshop met collegae). Mijn doorgaande vlucht was al vertrokken en ik voelde mij nogal verdwaasd op dit immense vliegveld. Gelukkig kwam er een echte gentle-man van British Airways, regelde een nieuwe vlucht, een transfer/hotel/diner en ontbijt en toonde vooral ook medeleven. Tijdens het vele wachten die dagen zag ik allerlei strepen en sterren van piloten die mij op het thema van deze week brachten. De noodzakelijke cockpit van de manager.

Er zijn drie basiszaken die je in ieder geval moet organiseren wanneer je overzicht, focus en control wilt.

1. Overzicht van je speelveld
Je moet weten waar je (met je team) van bent.

Hier gaat het om een overzicht van alle aandachtsvelden, verantwoordelijkheden, targets, netwerken, stakeholders, vergaderingen en (intern of externe klanten). Ervaring leert dat het handig om daar geen platte lijst voor te gebruiken maar te kiezen voor een mindmap.

Eenmaal ontwikkeld kun je dit overzicht onderhouden door het te reviewen met de volgende vragen:

• is het overzicht compleet?
• heeft ieder onderwerp een eigenaar?
• krijgt alles de aandacht die het verdient?

2. Overzicht van je committments
Je moet weten waar je (en leden van je team) ‚ja’ tegen hebben gezegd in termen van resultaat.

Het gaat hier om een voortschrijdend overzicht van alle uitkomsten/resultaten in een platte lijst. Jij als manager hebt een lijst waar alles op staat met minimaal de kolommen:

• wat is het gewenste resultaat (geformuleerd met een voltooid deelwoord)
• wie gaat ervoor zorgen dat het resultaat tot stand komt (eigenaar)?
• wanneer is de overeengekomen opleverdatum?

Wanneer je het overzicht opbouwt in Excel kun je selecteren op de kolommen en met voorwaardelijke opmaak een stoplicht hangen aan de data zodat het echt een cockpit overzicht geeft.

3. Overzicht van de acties
Je moet weten wat je zelf te doen hebt om ervoor te zorgen dat je speelveld helder blijft en je committments tot stand komen.

Hier gaat het om een paar categorieën acties:

• op vaste datum en tijd (gaan in je agenda)
• bijdragen die anderen moeten leveren om jouw stuk verder te brengen (gaan op de ‚wachten-op’ lijst)
• acties die je gaat doen zodra tijd, energie en context passend is.

Met het in kaart brengen van je speelveld, je committments en je acties heb je een prachtige start van een persoonlijke cockpit waarmee je de zaak kan managen.

Heb je al dergelijke overzichten? Heb je nog tips? Ga je ze nu meteen maken? Laat het hieronder weten zodat anderen er ook plezier van hebben. Stel ik erg op prijs.

Nog niet op mijn lijst. Schrijf je dan hieronder in. Je ontvangt deze artikelen en andere gratis tools in je inbox.

PS: Ben je een Visionair, Operator of Processor? Doe de gratis drie minuten werkstijltest. Je ontvangt je profiel + een Pdf met tips om je e-mail en agenda routines te verbeteren.

Beoordeel deze tip:

1 beoordelingen

Laden...