Categories for Systeem

Lang leve uitstelgedrag + pret

Er waaiert een calvinistische norm door het land van productiviteit: Gij zult niet uitstellen! Met in het verlengde daarvan allemaal tips en trucs om deze zonde niet meer te begaan. Ik stel voor dat we deze norm eens wat nader bestuderen leidend tot een paar simpele tips. Een toetje volgt daarna.

De rationele opvatting zegt: er is oorzaak en gevolg (en ook nog in deze volgorde). Voor ons onderwerp betekent dit: er is een planning en er is productiviteit als gevolg van deze (uitgevoerde) planning. De planning is de werkvoorbereiding (zo efficiënt mogelijk en gericht op de goede zaken). De uitvoering volgt daarna.

Dus hoe beter ik de uitvoering van de door mij verzonnen planning volg, hoe productiever ik ben.
En zie: Tadaa! Hier verschijnt natuurlijk gewoon weer het ouderwetse werkvoorbereider/uitvoerder duo.

En als het niet lukt (dus uitstel verschijnt) ligt het aan toegeven aan afleiding, te weinig discipline, chaotisme enz. dus  … procrastionation.

De werkelijkheid is dat we helemaal niet gestuurd wíllen worden. Niet door een externe werkvoorbereider maar ook niet door een efficient/effectieve interne alter ego. We willen gewoon cherry-picken; doen wat op dat moment het aardigste lijkt; we willen opties en keuzemogelijkheden.

Dus laten we dat gewoon toegeven en onze wereld zo organiseren. Dat kan met behulp van de volgende vier tips.

Tips:

  1. Plan alleen die zaken die echt moeten, zet ze in een tijddoos, haal alle afleiding weg, doe het werk en houd zo veel mogelijk ruimte vrij er omheen;
  2. Zorg voor een overzicht van ‘opties’: zaken die je zou kunnen doen;
  3. Kies in een moment dat uit je opties wat het beste past bij de tijd en energie die hebt, de plek waar je bent, de spullen die je tot je beschikking hebt en uiteraard waarvan je de toegevoegde waarde het grootst acht;
  4. Doe je weekreview (die dus wel plannen!).

Nu de pret

Nick stuurde me een video van Tom Urban die op een vrolijke manier uitlegt hoe het toch komt dat we allemaal in meer en mindere mate last hebben van niet doen wat we ons hebben voorgenomen op de tijd die we daarvoor hadden bedacht.

Er zijn drie (interne) personages bij betrokken:

  • the rational desicionmaker
  • the instant gratificaton monkey
  • the panique monster

Deze drie alter ego’s maken de show. Als je een keer een vrolijke reflectie wil op het thema procrastination is deze video warm aanbevolen.

Er is een disclaimer: uiteraard is het kijken van deze video op zichzelf een zeer waarschijnlijke vorm van procrasination.

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren 1 beoordelingen
Laden...

Agenda Tetris (geen leuk spel)

Een wijd verbreid ‘spel’ in onze drukke organisaties is Agenda Tetris. Het gaat als volgt: de secretaresses proberen een Tetris blok van een uur in diverse agenda’s te laten passen.

Dat is natuurlijk een heel gepuzzel en gedoe omdat die agenda’s vaak al helemaal vol zitten met vergaderingen, ‘eigen-tijd’-blokken, afspraken met hun reistijd, thuiswerkmomenten enz.

Dus leidt Agenda Tetris tot geschuif en onderhandelen, dat levert vervolgens weer een boel werk op tot dat het uiteindelijk ooit ergens een keer net past. Vervolgens komt er niets tussendoor dat nóg belangrijker is en begint het hele spel weer van voor af aan.

En dat wordt niet minder maar alleen maar erger. Er wordt zelfs software gebruikt om de Tetris-puzzel op te lossen. Dat is geen leuk spel en een slecht idee. Hier een andere manier van kijken.

Denkexercitie: agenda onzichtbaar voor iedereen behalve jezelf (en je ondersteuner)

Stel dat we de andere kant op denken en het veel moeilijker maken om een live-afspraak te maken. Ik moet je eerst zien te bereiken. Vervolgens met een hele goede reden komen waarom ik beslag wil leggen op je tijd. Jij moet overtuigd raken dat het inderdaad synergie oplevert om die afspraak met mij te hebben. Als ik eenmaal de afspraak heb, zorg ik ervoor dat ik mij heel goed voorbereid en dat we het maximale halen uit het gedeelde moment.

A-synchrone communicatie in plaats van synchrone communicatie

Omdat het een hele klus is om een afspraak te maken ga ik zoeken naar alternatieve manieren om af te stemmen, vragen te stellen, besluiten op te halen en je te informeren. Dat kan uiteraard prima. Er zijn heel veel a-synchrone manieren omdat te doen.
Ik kan je een e-mail sturen. Ik kan gebruik maken van chat-tools. Ik kan gebruik maken van projectsoftware als MS Teams, Asana, Trello of Basecamp en mij bekwamen in de mogelijkheden ervan. Ik kan OneNote notitieblokken delen, ik kan Sharepoint Dashboards gebruiken enz.enz. Ik hoef alleen maar te kijken wat de beste manier is binnen onze organisatie.

Schrijven als meest belangrijke vaardigheid

A-synchrone communicatie kan uitstekend maar … vraagt wel om zorgvuldig schrijven. Helder schrijven is helder denken. Ik moet mij helder uitdrukken en mij proberen in te leven in wat jij van mij nodig hebt om mijn vraag te beantwoorden. Als ik niet helder ben in mijn schrijven loopt de communicatie stroef en dat is niet in mijn belang en ook niet in het belang van jou.

Voordelen

Minder live synchroon meetings en meer a-synchroon op een handig platform heeft als groot voordeel dat iedereen lange blokken ongestoorde tijd heeft en kan werken op de plek en tijd die voor jezelf het beste past.

Utopia?

Ik denk het niet. Het Tetris Spel is niet leuk en heel inefficiënt en een beeld van een doodlopend pad. Misschien is het een idee om deze exercitie eens te doen voor jouw team of organisatie. Misschien kom je dan nog wel op een heel goed idee.

N.B.: Het beeld van het Tetris Agenda Spel komt uit het nieuwe boek van Jason Fried en David Hansen Heineman: It doesn’t have to be crazy at work. Warm aanbevolen!

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren 2 beoordelingen
Laden...

Hoe je een goede actielijst maakt

ActiellijstEr is een goede reden om van je acties een overzicht in lijstvorm te maken: het is namelijk kansloos om alles wat je te doen hebt te onthouden.

Het ingewikkelde van dit overzicht is dat het ongelofelijk persoonlijk is. Het is niet mogelijk een sjabloon te maken waar iedereen, ongeacht aard en aanleg, ongeacht of iemand een visionair, operator of processor is, mee uit de voeten kan.

Toch zijn er wel een paar algemene logicazaken die ik heb geleerd in de afgelopen veertig die wil ik hier delen.

Acties hebben drie thuis plekken

  1. Je agenda is de plaats voor acties die op een dag en tijd gedaan moeten worden. Een groslijst met acties in je agenda opnemen is geen goed idee.
  2. De ‘actiemail’ map in je mailprogramma (daar wonen de acties die e-mail zijn en blijven)
  3. Een actielijst die we hierna zullen bespreken.

Zooitje?

De meeste actielijsten zijn helemaal niet bruikbaar als actielijst. Ze zijn een opsomming van allerhande onduidelijke fluf. Dat helpt natuurlijk niet om er lekker mee te werken.

Aan de structuurkant zie ik de volgende oorzaken:

  • De lijst is veel te lang en heeft geen enkele ordening
  • De lijst is heeft geen vaste plek maar leeft in ‘varianten’ op verschillende plekken
  • De lijst is een mix van ‘verzamelen’ en ‘gedefinieerde acties’
  • De lijst is een mix van multi-stap zaken (projecten) en single-stap zaken
  • De lijst is lelijk, niet flexibel en/of niet snel

De lijst

Hoe ziet een goede lijst er uit? Een goed actielijst bestaat uit 3 delen:

  1. 3MBA’s (de drie Meest Belangrijke Acties van de dag) Dit is een kort rijtje van acties die je in ieder geval vandaag gedaan wilt hebben. Kun je gewoon op een geeltje zetten en achterop je mobiel plakken.
  2. De actielijst (ook wel optielijst te noemen) Dit is de hoofdlijst waar je alle gedefinieerde acties op bijhoudt. Het zijn daarmee zowel acties als opties. Wanneer deze lijst te lang wordt (meer dan 20 of langer dan 1 A4) verhuis je een aantal acties naar parkeren. Als je de ervaring hebt dat je helemaal kriegel wordt van to-do-actie-lijsten dan kun je deze lijst ook prima zien als een lijst met opties.
  3. De parkeerlijst (‘nu-even-niet’, ‘on-hold’, ‘ooit-misschien’). Op deze lijst komen alle acties die je nu niet gaat doen, maar wel in de toekomst misschien wel. Een actielijst gaat over acties. Dus over het antwoord op de vraag: ‘Wat’ ga/wil/kan/moet ik ‘doen’.

Actiellijst

Een heldere omschrijving van een actie heeft derhalve minimaal 2 woorden. Een van de woorden van de omschrijving is meestal een zelfstandig naamwoord, een ding of een mens. Het andere woord is meestal een werkwoord en het liefst een visueel werkwoord (je kunt jezelf de actie zien doen). Soms zijn er meer woorden nodig voor een heldere omschrijving. Dus:

  • Melk kopen
  • Printer wegbrengen
  • Annemarie bellen
  • Wethouder e-mailen voor afspraak volgende week

Als we er voor het gemak van uitgaan dat je een werkende lijst hebt dan zijn er nog een aantal beren op de weg.

  • Je agenda staat zo vol dat je helemaal geen tijd hebt om acties te doen (tip: niet meer dan 60% van je werktijd vastzetten).
  • De acties vragen om een heel andere energie dan die jij beschikbaar hebt (ken jezelf en de tijden waarop je het beste welke type actie kan doen).
  • Je bent wel goed bezig met acties, maar de acties zijn niet verbonden met je doelen op termijn (er moet een verbinding mogelijk zijn met je missie, visie, strategie, speelveld en projecten anders werk je aan losse flodders).
  • Je hebt geen handigheid in het onderling beoordelen van de acties op belang, urgentie en een slimme volgorde (werk aan prioriteren met 80/20 regel en eventueel de kwadranten van Eisenhower).

Papier of digitaal

Papier is heel snel en flexibel. Wanneer je nog aan het oefenen bent met actielijsten dan is mijn advies het eerst een tijdje op papier te doen (liefst met potlood). Kun je het op papier dan kun je ook kiezen om digitaal te gaan. Kies wel voor een app die voldoet aan de volgende zaken:

  • moet toegankelijk zijn op PC, tablet en smartphone
  • niet alleen in de browser maar ook als app/programma
  • je moet heel makkelijk (ook tijdelijke) lijsten kunnen maken (en ook weer wissen) en met items slepen van de ene naar de andere lijst
  • moet geen lange leercurve hebben

De apps die ik zelf gebruik en die voldoen aan deze voorwaarden zijn To Do (werkt heel goed samen met Outlook en Teams en ToDoist.

Tot slot: Een actielijst komt nooit helemaal af! De lengte is dus niet zo van belang wanneer je je houdt aan mijn indeling. Heb je teveel? Verplaats dan de bulk naar de parkeerlijst. Tijdens de weekreview kun je alles beoordelen op bestaansrecht, belang en urgentie.

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren 2 beoordelingen
Laden...

Vuistregel nr 1 voor effectieve voorzitters in een nieuw seizoen

Er is een simpele vuistregel voor voorzitters die hun eigen tijd en die van hun deelnemers respecteren en dus effectief willen gebruiken:

‘Besteed de helft van de tijd die je vraagt aan de deelnemers aan voorbereiding van de vergadering.’

  • Een vergadering van een uur -> half uur voorbereiden
  • Bijeenkomst van een dag -> halve dag voorbereiden

Als je deze vuistregel toepast (en dus ook de voorbereiding plant in je agenda) dan heeft dat een aantal gevolgen:

  • De agenda wordt beter
  • De juiste mensen zitten aan tafel
  • Het wordt snel duidelijk als er iets aan de hand is met vorm, inhoud, lengte, bemensing en frequentie van de vergadering
  • Het besluit om te een vergadering in te richten wordt zwaarder en dus ga je minder vergaderen

Met deze goed doordachte vuistregel kun je de kwaliteit van je overleg een boost geven. Goed voor jou, goed voor de deelnemers en uiteraard heel goed voor jouw organisatie of bedrijf.

Kun je advies of hulp gebruiken bij je vergaderstructuur? Laat het me weten via contact.

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...

De duivelsdriehoek: snelheid, kwaliteit en prijs (en je mag er max 2 kiezen helaas)

Ik was aan de beurt voor bloedprikken. Er hing een flyer op de muur. ‘Omdat er vanaf 1/1 met smartphones werd gewerkt zou het prikken iets trager gaan. Waarvoor excuses.’

En dat is natuurlijk heel erg interessant voor een Lean-denker. Wat zit daar nu achter?

Er zijn drie dimensies van klantwaarde: snelheid, kwaliteit en prijs. En het bijzondere is dat je er slechts 2 van de 3 kunt kiezen.

  • Wil je snelheid en kwaliteit? Dan betaal je de hoofdprijs!
  • Wil je snel en goedkoop? Dan gaat de kwaliteit naar beneden!
  • Wil je kwaliteit en goedkoop? Dan moet je veel geduld hebben!

In het geval van de flyer bij de prikpost kun je het zo herleiden. De gekozen klantdimensies op rij:

  1. Kwaliteit (het is ten slotte laboratorium werk)
  2. Prijs (de zorg moet goedkoper dus wordt er gezocht kostenbesparing in dit proces)
  3. Snelheid: De doorlooptijd wordt geofferd. De boel wordt trager.

Kijk maar eens goed om je heen en je zult het overal zo herkennen. Je mag er maar 2 kiezen. Wil je ze alle drie dan loop je vast.

Denk eens na over je eigen manier van werken.

  • Welke twee dimensies staan bij jou voorop ten koste van de derde?
  • Zijn dat ook de twee die je klant van je wenst?
  • Zou die de voorkeur geven aan twee andere als die de keus had?
  • Of eist de klant ze alle drie?

En wat in de situaties waarin jij de klant bent en de ander leverancier? Eis jij ze alle drie? Dan volgt automatisch frustratie of teleurstelling. Het is niet voor niets de duivelsdriehoek!

Heb je mooie voorbeelden? Zet ze dan hieronder in de reacties dan hebben we er allemaal iets aan.

N.b.: dit is een bewerking van een artikel uit 2018.

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...

MS Teams en de verschillende werkstijlen

MS Teams loopt niet vanzelf soepel, omdat we allemaal unieke mensen zijn met eigen werkstijlen.

De communicatie en verslaglegging die de basis vormen van samenwerken in MS Teams lukt alleen als daar duidelijke afspraken over zijn. Waarom is dat niet zo vanzelfsprekend?

De werkstijlen en MS Teams

  • Een aantal van ons (de Visionairs) gaat klikken en allerlei ontdekkingen doen: ‘Kijk nou eens wat ik heb gevonden..dat is handig!’
  • Een ander deel van ons (de Processors) gaat naarstig op zoek naar grond onder de voeten: ‘Hoe krijg ik mijn huidige werkmanier hier in weer terug?’
  • Nog weer anderen (de Operators) zullen roepen: ‘ Ik snap chat, ik snap videobellen dus Why Wait: Let’s Go!’
  • En de schaarse Synergist zal verzuchten: ‘Waar blijft het sociale, waar is de verbinding.’

Je ziet dat deze verschillen in werken allemaal een andere richting en logica hebben. Soepele eenduidige samenwerking in een online platform vraagt daarom om afspraken. Het is niet anders. Dus maak die met elkaar.

Afspraken

Ik zet hieronder als voorbeeld een set mogelijke afspraken die je zou kunnen testen ten aanzien van het delen van bestanden. Probeer het met je team een maand uit en pas ze daarna eventueel weer aan (en leg ze vast in bijvoorbeeld de Wiki van het Kanaal Algemeen).

Wie deze blog al langer leest, of al eens de werkstijltest heeft gedaan kent de werkstijlen Visionair, Operator en Processor en misschien zelfs de werkstijl van de verbindende Synergist. Zie hieronder de globale beschrijving. Wil je meer weten doe dan de VOP-test voor jezelf (3 minuten en 12 vragen).

De visionaire/creatieve-stijl (V)
De visionair verzint regelmatig de mooiste systemen maar gaat ze zelf niet langdurig gebruiken. De visionair is goed in problemen oplossen en out-of-the-box denken. De visionair denkt al pratend, vertelt wat hij van binnen ziet.

De operator-stijl (O)
De operator is een voor-elkaar-krijger in de letterlijke zin van het woord. Hij wil afvinken, resultaat halen. Linksom of rechtsom, met ducttape of elastiek.

De processor-stijl (P)
De processor heeft plezier in een goed functionerend systeem. Hij zorgt voor processen, systemen en overzichten en houdt van gestandaardiseerde manieren van werken. De processor zal niet heel snel zijn methodiek wijzigen zonder dat heel duidelijk is wat het voordeel is ten opzichte van de huidige manier van werken.

Dus MS Teams voor je laten werken zodat communicatie en verslaglegging gemakkelijker, beter en sneller gaat kan alleen als iedereen (V, O, of P) bereid is om iets van zijn autonomie op te offeren en afspraken te maken. Het is niet anders.

Wil je hier een keer over sparren of er een workshop omheen organiseren? Laat me dat weten via contact.

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...

MS Whiteboard (de digitale flipover waar je al voor hebt betaald)

Nu we weer een tijdje zo veel mogelijk thuis zullen moeten werken wil ik hier delen hoe je in je meetings of brainstormsessies het heerlijke creatieve moment van flappen volschrijven virtueel toch behoorlijk kunt benaderen.

Wat je nodig hebt is de app Whiteboard dat standaard meekomt met Windows 10 en onderdeel is van MS 365 en dus ook gedeeld kan worden in de Teams en Kanalen van MS Teams.

Oefenen

Net als met ieder gereedschap moet je er even handigheid in krijgen. Dus dit gelijk nu even doen.

  • Open de app op je laptop of PC (of in de browser).
  • Zet de app vast op je taakbalk (rechtermuisklik ‘Aan taakbalk vastmaken’).
  • Open een nieuw Whiteboard en speel even met de mogelijkheden.
  • Kijk daarna deze 8 minuten YT video van Kevin voor een overzicht van wat er allemaal mogelijk is.

Schrijven of schrijven

  1. Schrijven is typen. Dat is meest eenvoudige variant.
  2. Schrijven is natuurlijk ook met een pen schrijven. Dit kan met je muis maar het best met een digitale pen. Als je pro gaat kun je het beste een simpele tekentab gebruiken dan kun je schrijven zoals je dat normaal op papier gewend bent. Ik gebruik zelf de eenvoudigste Wacom tekentab die er is. Een iPad met een pen kan uiteraard ook.

Voor de rest geldt: Doe het werk. Oefen een paar uurtjes en je hebt er je hele leven plezier van.

Wil je mij in actie zien met het Whiteboard? Doe dan mee met een van de online workshops.

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...

Pauze beheren in een meeting in Teams (met een timer op het scherm)

Regelmatig krijg ik de vraag waar ik de timer vandaan haal die ik gebruik om iedereen weer op tijd aan boord te krijgen.

Ik doe dat als volgt. Op het moment dat er een pauze gepland of nodig is, projecteer ik die op mijn gedeelde scherm. De timer start bij het gewenste aantal minuten en loopt terug. Op het moment dat de timer eindigt, start ik weer met praten.

Werkt altijd omdat iedereen met een schuin oog naar zijn scherm kijkend precies kan zien hoeveel tijd er nog is.

Die timer is standaard onderdeel van Windows 10 (dat is de Windows versie die de meesten van ons nu gebruiken).

Hoe de timer te gebruiken

  • Je vindt de timer onder een standaard app met de naam ‘Alarmen en Klokken’. Dat is niet de meest logische naam en dat is niet anders.
  • Zoek de app (Windows toets en ‘Alarmen’ intikken) en zet deze vast op je taakbalk (rechtermuisklik: ‘Aan taakbalk vastmaken’ aanvinken).
  • Speel een beetje met de timers en maak er een paar aan (ik gebruik 5,7,10,15,30 en 60 minuten).
  • Zet de timer voor de meeting op het scherm van waaruit je wilt presenteren.
  • Als je een pauze wilt switch je met ‘alt-tab’ naar de timer en start deze.

Wil je een keer meemaken hoe dat werkt én tegelijkertijd je eigen workflows in drie uur upgraden, doe dan mee met een workshop Personal Lean.

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...

Spraakverwarring: team, Team, MS Teams

Soms zou je wensen dat iets anders was dan dat het nu eenmaal in de werkelijkheid is. Dat geldt ook voor deze spraakverwarring.

In de gesprekken met organisaties is dit een wederkerend dingetje.
Het is niet anders dus we zullen zelf helderheid moeten creëren.
Dus daar gaat ie.

Een team: een groep samenwerkende mensen
Een Team : een online plek voor communicatie en vastlegging voor een samenwerkend team.
Microsoft Teams: een online platform (het online vastgoed) waarin een organisatie haar teams in Teams en Kanalen een plek geeft voor communicatie en vastlegging.

Ingewikkelder is het niet.

Wil je weten wat je allemaal kunt met Teams, Kanalen in MS Teams en wil je minder Outlook en meer Teams? Kijk dan hier.

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...

Klembord Kroniek (nooit meer eindeloos ‘ctrl c’ <-> ‘ctrl v’)

Vanaf Windows 10 is er een functie waarvan ik weet dat veel te weinig pro’s het bestaan kennen. Eenmaal gezien, gesnapt kun je deze functie zo opnemen in je workflow. Dus daar komtie!

Oude manier

Kopiëren met ctrl + c en vervolgens plakken met ctrl + v. En vaak een aantal keren in de herhaling omdat je stukjes teksten meerdere keren nodig hebt maar tussendoor alweer iets anders hebt gekopieerd.

Nieuwe manier

Kopiëren met ctrl + c en vervolgens plakken met Windows-toets + v (dat is de toets met het Windows logo: buurman van ctrl). Dat is het!

Je ziet nu alle gekopieerde zaken sinds je de laatste keer bent opgestart mooi op rij staan en kunt dus ook kiezen voor de voorlaatste of die daarvoor.

Als je deze functie nog nooit hebt gebruikt moet je hem aanzetten (dat verschijnt vanzelf als vraag) en uiteraard de kroniek vullen.

Bonus: je kunt je snippet (stukje tekst) eventueel pinnen of verwijderen door op de drie puntjes te gaan staan die rechtsboven ziet staan in je kroniek.

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...

Nieuwe Workshop Teams

Nieuwe Online Workshop
Minder Outlook Meer Teams

Vandaag permitteer ik mij om een keer schaamteloos reclame te maken voor iets waar ik echt trots op ben!

De nieuwe Online Workshop Minder Outlook Meer Teams is in de lucht.
De doelgroep van deze nieuwe drie-uur-online-workshop is de teamleider en zijn team.

Als jij met je team in een van deze drie fasen bent:

  1. ‘Ons team gebruikt MS Teams eigenlijk voornamelijk voor videobellen’;
  2. ‘Her en der zijn er kleine uitprobeerdingetjes maar niet echt serieus’;
  3. ‘We zijn leuk bezig maar het kan vast veel beter’;

en je wilt meer met Teams én daarbij het voordeel hebben verlost te raken van alle interne e-mailstromen, dan is deze workshop iets voor jou.

  • Drie uur
  • Online
  • Negen deelnemers

Iedere deelnemer ontvangt het hardcopy A5 manual Minder Outlook Meer Teams.

De resultaten van deze workshop

  • Alle deelnemers hebben in één sessie dezelfde kennis
  • en hebben tijdens de workshop – door te doen – ervaren wat de kracht is van het platform
  • Je hebt als team voor ieder belangrijk onderdeel van Teams een set voorbeeldafspraken waar je direct mee aan de slag kunt

Klik hier voor de uitgebreide informatie over deze workshop.

Wat is het beste moment om een workshop te doen?

  • Voordat Teams een bende is omdat de Visionairs er mee aan de haal zijn gegaan.
  • Voordat de Operators voor zichzelf al hebben besloten dat Teams niets toevoegt en stug alles in Outlook blijven doen.
  • Voordat de Processors gaan roepen dat er niets terug te vinden is.

Dus: NU 🙂

Ebook

Op de informatiepagina van deze workshop kun je een eBook downloaden met 7 praktische tips om je een idee te geven van de inhoud en stijl van de workshop. Voel je vrij om dit eBook te downloaden.

Heb je vragen, wil je sparren, wil je maatwerk, wil je sowieso eens contact? Bel me of mail me (of maak een chatkanaal aan in Teams) via contact.

PS: de workshop zou er niet zijn zonder de samenwerking met Frans Diepenhorst van Solutions by FCD. Zoek je hardware oplossingen voor het hybride werken dan is Frans je man.

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...

Hybride werken: Driekwart van de interne mail kan naar Chat

Afspreken om intern niet langer meer te e-mailen, maar in plaats daarvan gebruik te gaan maken van Posts en Chat is een goede start van slim samenwerken in deze nieuwe wereld.

Voorwaarde is wel dat je basale samenwerkingsafspraken maakt met je teamgenoten (en je er aan houdt!).

Hieronder ter lering en vermaak een paar mogelijke afspraken ten aanzien van Chat in MS Teams

Basis Afspraken Chat

  1. Ieder teamlid heeft een chatkanaal met ieder ander teamlid.
  2. Snelle, korte en tijdelijke berichten gaan in de chat.
  3. In chatkanalen worden alleen die bestanden opgeslagen die tijdelijk zijn (deze staan op jouw persoonlijke OneDrive). Zodra ze langer bewaard moeten worden gaan ze naar het Team/Kanaal waar ze bij horen (deze staan op het collectieve SharePoint).
  4. Voor kleine samenwerkende (project-) groepen zonder Team/Kanaal maken we een chatgroep aan en maken daarvan melding in het eigen Team/Kanaal.

Met een paar van deze afspraken ga je slimmer, beter en vrolijker communiceren. Het lijkt gezond verstand en dat is het dan ook. De kunst is om de afspraken ook echt te maken, ze vast te leggen en jezelf en elkaar er aan te houden.

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...

Hybride werken: stop met bestanden geklungel!

Met dit onderwerp zijn we aangekomen bij een van de grote voordelen van MS Teams ten opzichte van een netwerkschijf als basisplaats voor bestanden.

Tot nu toe e-mailen we bestanden vanaf een netwerkschijf en komen dan direct terecht in allerlei opberg-, versie- en zoek-geklungel. Om duidelijk te maken hoe het nu gaat (netwerkschijf) en hoe het kan (MS Teams) hieronder het verschil tussen bestanden op een netwerkschijf en bestanden binnen teams/kanalen.

Netwerkschijf

Een bestand op een netwerkschijf kun je openen, bewerken, kopiëren en verplaatsen. Per map kun je de toegang en bevoegdheden organiseren. Je kunt niet met meerdere gebruikers tegelijk in het bestand werken zonder dat je in grote synchroniseer- en versie-problematiek terecht komt. Er is geen automatische opslaan functie. Je kunt niet terug naar vorige versies en je kunt niet annoteren.

Bestand in MS Teams

Een bestand in MS Teams is tegelijkertijd beschikbaar voor iedereen die lid is van het Team/Kanaal waarin het bestand zich bevindt. Je kunt met het gehele team tegelijk in het bestand werken en ook zien wie wat bijdraagt, wijzigt of aanvult. Bestanden worden na iedere micro-wijziging opgeslagen. Je kunt indien nodig terug naar een vorige versie en je kunt voor de anderen zichtbare aantekeningen maken naast het betreffende bestand.

Dus in de nieuwe wereld blijven bestanden op hun plek. Wij gaan er naar toe! En we gaan zeker niet langer bestanden rondsturen per e-mail (zie deze blogpost voor die logica).

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...