Categories for Systeem
Het maakt nogal wat uit voor de ideale ‘compositie’ van de week of je een ochtendmens bent of een avondmens. Het is dus als eerste zaak er achter te komen waar jouw primaire biologische tijd van nature zit. In deze A-kwaliteit-tijd plan je idealiter andere dingen van in de B-tijd.
Hoe kom je erachter of je een ochtendmens of een avondmens bent?
Dat kan met een paar praktische vrolijke experimenten.
- Werk een week zonder kunstmatige uppers (koffie) en downers (alcohol) en kijk waar je natuurlijke uppers en downers te voorschijn komen.
- Doe in een vakantie een keer gek, Haal klokken en wekkers weg en kijk waar je natuurlijke ritme je brengt.
Google brengt je zo bij een eindeloze reeks testjes en rijtjes kenmerken die je kunnen helpen om er achter te komen.
En voor de duidelijkheid: 90 % van de hele gewone wereld is ingericht op de ochtendmens. Dat is mooi als je een ochtendmens bent.
Ben je dat niet, dan zijn er rituelen: radio en tv-programma’s die ons wakker praten; koffie om wakker te worden; e-mail-als-eerste-op-de-dag om een beetje op te starten.
Wil je zelf invloed op de inrichting van de week in het verlengde van je eigen aard dat is het wijs om een ideale werkweek voor jezelf te componeren. Dat doe je als volgt:
- Kom er achter of je een ochtend- of avondmens bent
- Download hier het werkblad weekplanning
- Vul het werkblad in met behulp van de instructie
- En vertel ons in de reacties onder de blog wat je er aan hebt gehad
Laden...
In gesprek met een opdrachtgever kwam hij met het idee om grote projecten een eigen e-mailadres te geven in zijn organisatie. ‘Is dat een goed idee?’ vroeg hij mij.
Een e-mailadres van zo’n project zou er als volgt uit kunnen zien:
project1483klantnaam@adjustintime.nl
Mogelijke voordelen:
- alle e-mail van het klantproject komt binnen op dit e-mailadres
- de projectleider is hoofdbeheerder van dit e-mailaccount en heeft zicht op, en regie over alles wat er gebeurt
- de afdelingen die er iets mee moeten krijgen toegang tot dit e-mailaccount en kunnen door slimme triage van de klantprojecten (met bv categoriën) taken toegewezen krijgen
- altijd alle communicatie bij elkaar gedurende de gehele looptijd van de klantrelatie over dit project
Mogelijke nadelen:
- als je teveel klantprojecten hebt van een korte doorlooptijd dan wordt het te complex
- als je projectleider geen Inbox Zero Champion is heb je een bottleneck georganiseerd
Het ging bij deze opdrachtgever om 30 klantprojecten per jaar (machinebouw). Ieder met veel beweging in het eerste jaar en daarna nog jarenlange communicatie.
Mijn voorlopige advies: probeer het eens uit met 1 project en houd goed bij waar je tegen aan loopt.
- Wat mis ik hier?
- Welke voordelen of nadelen zie ik over het hoofd?
- Is er al een bedrijf dat dit heeft verzonnen en ervaring heeft?
Zet ze ajb hier onder in de reacties zodat we er allemaal van kunnen leren.
Laden...
Een van de 7 verspillingen heeft als naam ‘opslag/voorraden’. Een bijzonder soort verspilling en als je niet gewend bent aan de lean-bril nog niet eens zo gemakkelijk te zien.
‘Stilstand, stapel en voorraad’ in plaats van ‘Flow’
Verspilling door opslag/voorraad is het oppakken, verplaatsen, neerzetten en stil laten staan van materialen en informatie (in klantprocessen zelfs soms ook van mensen).
Het is wel een beetje opletten geblazen. Een blinde ambitie voor nul opslag of voorraad is nogal onverstandig. Opslagplekken en voorraden verkleinen en steeds verder verkleinen is de goed reis. Een kleine, goed doordachte tussen-voorraad is in de meeste gevallen het optimum.
Tot je spreekt deze verspilling:
- Ik ben overal maar niemand ziet mij meer, zo gewend als men is aan mijn aanwezigheid.
- Men pakt mij op en zet mij weer neer zonder erbij na te denken. Ik ben er al zolang dat bijna niemand meer weet dat ik bijzonder ben.
- Ik ben de pallet printpapier.
- Ik ben de mailbox met 3000 mails.
- Ik ben de horizontale stapels op bureaus.
- Ik ben de kelder vol met levensmiddelen (die ‘helaas’ wel eens over de datum gaan).
- Ik ben het onderhanden werk, de werkvoorraad en de achterstand. Als het even kan zorg ik ervoor dat er stilstand komt, er gestapeld wordt en voor de zekerheid overal zeer veel meer dan genoeg van alles op voorraad is.
- Ik ben blij met overproductie en kan het heel goed vinden met transport.
- Ik ben bang de korting te missen van het in één keer veel bestellen.
- Ik ben bang voor het moment dat er geen excuus meer is om echt aan de slag te gaan omdat er niets anders meer voorhanden is dan dat wat moet.
- Ik ben bang voor te kleine voorraden omdat ik er niet op wil vertrouwen dat mijn leveranciers op tijd zullen kunnen of willen zijn.
Er is zojuist een korte video ontdekt van Steve Jobs die de essentie van de nadelen van voorraden/magazijnen uitlegt aan studenten van MIT. Collectors item.
Laden...
Er wordt eindeloos geschreven en gesproken over de spanning tussen werk en privé. Ik heb in een eerdere blog betoogd dat ik dat een beetje rare tegenstelling vind (en een praktische manier gegeven om er anders mee om te gaan).
Ik vond nog een nieuw gezichtspunt dat mijn punt versterkt.
Jeff Bezos (die kaalkop en eindbaas van Amazon) antwoord op de vraag hoe hij omgaat met werk-privé-balans, dat hij zelf denkt in ‘work-life-harmony’ dus in onze terminologie werk-privé-harmonie.
Dat is een mooi beeld!
Jeff accepteert dat werk en privé gewoon door elkaar lopen en zorgt er tegelijk voor dat ze het goed hebben met elkaar. Dit is de echte levenskunst omdat jijzelf nu eenmaal de enige verbindende en harmoniserende factor bent en je brein al helemaal niet in staat is om onderscheid te maken tussen deze twee levensdomeinen.
Laden...
Verslag van een klein Personal Lean experiment.
Sinds een aantal weken heb ik op het Home-screen van mijn telefoon een map staan met als naam: ‘Tijdverspilling’.
In deze map staan een aantal apps die ik beoordeel als Tijdverspilling.
Te weten: NOS-teletekst, Google Analytics, LinkedIn en Twitter.
Het idee achter het experiment was dat ik steeds als ik de neiging heb om even iets te doen in die map, mijn oordeel ‘Tijdverspilling’ tegen zou komen.
Werkt het?
Ja en nee.
Het werkt omdat ik wel steeds een mini-trigger heb als ik naar de map met apps toe ga. Dat is een voordeel.
Tegelijk merk ik dat het checken van de apps een bepaalde waarde voor mij heeft. En ik het dus ook gewoon blijf doen.
De naam van de map heeft nu een te strenge toon voor mij: ‘Gij zult geen tijd verspillen!‘
Dat roept iets rebels in mij op: ‘Maak ik zelf wel uit!‘.
De volgende stap in het experiment is dat ik de map een nieuwe naam ga geven.
Het wordt ‘Tijdverdrijf’.
Iets milder maar nog steeds duidelijk en misschien iets makkelijker voor mijn interne rebel.
Tijdverspilling mag nooit.
Tijdverdrijf is een keus in een moment. Dat past me meer.
Wordt vervolgd
Laden...
Om, aan en door je heen heb je een grote verzameling gewoontes.
- Sommige gewoontes zijn dom.
- Sommige gewoontes zijn heel wijs of verstandig.
- Sommige gewoontes heb je totaal niet in beeld.
Kijk of je je gewoontes in beeld kunt krijgen en innoveer ze als de engineer van je eigen leven. Moeilijk is het niet (je moet het natuurlijk wel echt doen).
- Documenteer wat je nu doet (tekenend of schrijvend).
- Denk na over dat wat je hebt gedocumenteerd en kijk of er ruimte is voor beter.
- Doe een experiment en leer van de uitkomst.
En voilá: Je leven is een stukje beter geworden!
Laden...
Er is een wijd verbreide organisatie gewoonte om iedereen toegang te geven tot alle agenda’s. Dat is een slecht idee.
De vermeende logica en meerwaarde van deze gewoonte is dat het eenvoudig wordt om collega’s te vinden, volgen en natuurlijk uit te nodigen voor meetings.
Het effect ervan is ‘agenda tetris‘ plus een complexe Outlook agenda interface (staat helemaal vol met agenda’s waar je toegang toe hebt) en daarmee een hoop verlies van tijd, intelligentie en energie op de verkeerde want niet waarde-toevoegende dingen.
Ik denk dat er een andere oplossing mogelijk is:
- organiseer betrouwbare a-synchrone communicatie: e-mail-achtige, chat-achtige en taak-uitwissel-achtige communicatie op 1 platform zoals Basecamp, Trello, Sharepoint etc.
Dus geen interne e-mail via Outlook, geen gechat via Whatsapp (op de server van FB), geen vage taaklijsten overal en nergens maar alles op 1 geïntegreerd simpel en eenduidig platform.
- geef trainingen in duidelijk schriftelijk vragen stellen en antwoorden
- leer er met elkaar op vertrouwen dat de communicatie en de kroniek van de communicatie altijd op 1 plek te vinden is
Voordelen
- Gewoon weer ouderwets onderhandelen over tijd (dat is goed bestede tijd)
- Minder en betere vergaderingen
- Meer mogelijkheden voor hele snelle 1 op 1 afstemming (face-to-face, bel, of video-call)
- Meer respect voor en regie over de eigen tijd inclusief je eigen biologische ritme
- Communicatie op 1 plek (inclusief de historie)
- Serieuze ruimte voor tijd- en plaatsonafhankelijk werken
Kan niet bij jou? Want IT wil niet mee, we zijn te groot, we zijn te klein, enz. enz?
Begin klein en wordt zo goed met jouw team dat niemand er om heen kan en ook zo’n manier van werken wil.
Laden...
Je kunt op twee manieren omgaan met control.
De eerste is een vorm van kramp en gaat over proberen alles in de gaten te hebben, risico’s te vermijden en streven naar volledige beheersing. Dit is een bijzonder vermoeiend streven en daarnaast in mijn ervaring ook nog eens betrekkelijk kansloos.
De tweede manier is de manier van de danser, de sporter en de muzikant. De kunst is om te blijven letten op het doel, zo min mogelijk kracht te gebruiken, te weten waar je invloed op hebt en niet, accepteren dat zaken soms tijdelijk moeilijk en fout gaan, snappen dat de omweg de kortste weg is en jezelf vooral niet te serieus nemen.
Vanuit kramp-control is de danser niet om aan te zien, breekt de tennisser die zijn racket te stijf vasthoudt zijn pols en kan de gitarist zijn snelle riffs niet spelen.
Relaxte control is de elegante, en met zo min mogelijke inspanning, bewegende balans tussen chaos en orde en daarmee het nastreven waard voor ons als drukke professionals.
Laden...
Travel light is een van de vuistregels van Personal Lean. Je kunt het toepassen op werkelijk van alles. Van je familiehistorie en je trauma’s, tot de achterbak van je auto, je koffer tijdens je vakantie en natuurlijk je persoonlijke standaarduitrusting.
Wat zijn de zaken die je altijd bij je hebt?
- sleutels (auto/fiets + huis)
- mobiel (bereikbaarheid + info)
- pasjes/geld
Travel light betekent in dit geval jezelf de vraag stellen: ‘Wat is hier mogelijk overbodig?’
Welke sleutels, apps en pasjes draag ik altijd met mij mee maar kan ik prima zonder of op een andere manier organiseren.
- Sleutels kun je nadat je ze hebt opgeschoond soms in een verschillende bossen organiseren, kleinere ringen gebruiken, sleutelhanger eraf halen.
- Winkel-pasjes verzamel je in een app zoals stocard zodat ze makkelijk kunt vinden in je mobiel (die je toch altijd bij je hebt).
- De rest van de inhoud van je portemonneé kun je terug brengen tot het realistisch minimum en misschien ook splitsen in ‘soms’ en ‘vaak’ nodig. En misschien zelfs wel in een andere vorm organiseren.
- En je mobiel heeft nog wel een heel eigen verhaal maar dat komt een andere keer.
Op het travel light terrein kun je snel en makkelijk innoveren zonder dat je er ook maar iets of iemand anders voor nodig hebt. Probeer het eens uit!
Laden...
Hier is het idee: vergeet het maken van jaarplannen (scope veel te groot), maak ook geen los plan voor de dag (wordt snel doel-loos). Maak een 90-Dagen plan.
90 Dagen (dus dertien weken | 3 maanden) vormen naar mijn ervaring de beste boog.
Niet te lang en niet te kort.
Gebruik het plan niet voor de ‘gewone’ resultaten maar voor innovatie en verbetering die je meer tijd op gaan leveren (voor nadenken of voor de leuke dingen van het leven).
De vorm maakt niet uit, de inhoud uiteraard wel.
- Op 1 A4
- Met startdatum en einddatum.
- Een beperkt aantal doelen die haalbaar zijn in 3 maanden op rij gezet naar prioriteit (maximaal 7).
- Zo goed mogelijk geformuleerd (nee niet SMART want dat is veel te ingewikkeld, kijk hier voor een slimmere manier)
- Op zo’n manier bewaard dat je er altijd overal bij kunt (tip van Irka maak een foto met je mobiel dan heb je het plan altijd en overal bij de hand ter referentie).
Gebruik je 90-Dagen plan als anker voor je weekreview en je dagelijkse planning. Doel behaald? Afvinken en feesten!
Ja, helaas moet je vaker nee gaan zeggen tegen allerlei fantastische nieuwe ideeën. Zet ze op de parkeerlijst ter overweging voor het volgende 90-Dagen plan.
Laden...
VUCA is een acroniem dat staat voor Volatile, Uncertain, Complex en Ambiguous.
VUCA-world is een begrip dat razendsnel om zich heen grijpt en dat is mooi want een naam geven aan iets helpt om het te begrijpen, er betekenis aan te geven en er iets mee te doen. VUCA hoort bij steeds grotere onderlinge afhankelijkheid, globalisatie en snelheid. Hoe groter of sneller een ontwikkeling, bedrijf of systeem hoe meer VUCA-effect.
Het aardige is dat de inhoud precies het tegenovergestelde probeert te vangen. Potentieel chaos alom!
Volatile: beweeglijk, snel en veranderlijk
Uncertain: onzeker en onvoorspelbaar
Complex : complex en steeds moelijker te begrijpen
Ambiguous: vaag, en voor meerderlei uitleg vatbaar, dubbelzinnig
Zie deze video voor een 4 minuten uitleg.
In de grote wereld is dit allemaal aan de orde.
De kleine wereld is gelukkig vaak nog steeds met een beetje moeite te begrijpen, je kunt er betekenis aan geven en je hebt invloed als je dat wilt.
Laden...
Breed verspreid over social media. Een 1,5 minuten durende video van een gesprek tussen een interviewer, Bill Gates en Warren Buffet.
Bill Gates verwoordt zijn verbazing over zijn ervaring dat Warren maar 3 of 4 afspraken per week heeft en een kleine A6 papieren agenda gebruikt. Bill had in die tijd zijn agenda stampvol met allerlei afspraken en wist niet beter dan dat dit de werkelijkheid was van een CEO van een beetje bedrijf.
Twee moralen: je kunt ongeveer alles kopen behalve tijd; zitten en denken is een goede tijdbesteding.
Een beetje ervan kunnen we vast wel organiseren en ik kan je er prima bij helpen als je tempo wilt maken.
Laden...
Als ik de vraag krijg wat ik nu precies bedoel met Lean Office dan hoor ik mijzelf soms zeggen dat we werken aan de gebieden waar iemand in de organisatie van denkt: ‘We doen maar wat!’. Drie gebieden waar dat in ieder geval veel voorkomt zijn de beroemde EVA-gebieden: E-mail, Vergaderen en Agenda. We doen inderdaad meestal maar wat…..
Aanvalsplan 1 Lean Office (in stappen)
Schrijf onderstaande punten uit en je hebt een mooie stap gezet in Lean Office, wat het onderwerp ook maar is.
- bepaal je onderwerp en bepaal wat het bestaansrecht is (‘waarom doen we het sowieso?’)
- brainstorm de vuistregels die je met elkaar hanteert en leg die vast
- kijk wat de best voorhanden manier is om iets te doen en leg die vast en ga het allemaal uitproberen
- kijk na een paar weken wat inmiddels anders moet of kan en verbeter je eigen ‘wiki-pedia’ waar mogelijk
- kies een volgend onderwerp en doe hetzelfde
Aanvalsplan 2 Personal Lean
Ga uit van de eenmans-fabriek. Kies een onderwerp dat je veel energie kost, waar je je aan ergert, of waar je het gevoel bij hebt dat de handrem er de hele dag op zit. Stel jezelf de volgende 4 vragen.
- wat gebeurt er als ik het helemaal niet meer ga doen?
- kan ik het automatiseren?
- kan ik het delegeren/uitbesteden? (er iemand anders blij mee maken)
- kan ik het zo slim mogelijk inrichten en ritualiseren? (en me er nooit meer aan ergeren)
Maak een plannetje, schrijf het uit en ga het een tijdje testen. Daarna bekijk je wat je hebt opgeschreven en geheid dat je inmiddels al allerlei ideeën hebt om het nog verder te verbeteren.
Zo zie je maar, het is allemaal niet zo ingewikkeld. Wil je er toch wat hulp bij dan bel je gewoon mij.
Laden...
