Organiseren en plannen (5 stappen)

Ik raakte in een gesprek over de volgorde der dingen. Organiseren is ervoor zorgen dat alles op de plek staat die past bij de betekenis die het heeft. Daarna staat het stil. Plannen gaat over voorbereiding voor uitvoeren dus prioriteren, tijddozen, mensen middelen en geld toekennen .

In mijn ervaring is het daarom logisch om eerst te organiseren en daarna te gaan plannen. In dit artikel de basis voor organiseren en plannen in 5 stappen.

Organiseren

Stap 1 Afbakenen
Het is niet mogelijk om de hele wereld te organiseren dus laten we beginnen met het afbakenen van ons speelveld. Dit werkt het beste door de vraag te beantwoorden: ‘Waar ben ik van?’.

Methodiek: maak een mindmap, zet jezelf in het midden en teken alle aandachtsvelden, verantwoordelijkheden, verbindingen met leveranciers en klanten/stakeholders.

Stap 2 Committments in beeld
Het is van het grootste belang om een levend beweeglijk overzicht te hebben en onderhouden van alles wat je beloofd hebt. DIt overzicht geeft antwoord op de vraag: ‘Waar heb ik ‘ja’tegen gezegd?’

Methodiek: start met een simpele lijst (misschien zelfs eerst op papier) met alle resultaten die je wilt behalen.
Het kan zijn dat er in jouw organisatie/bedrijf al zo’n overzicht is waar jouw onderhanden werk zichtbaar is. Bepaal dan of er nog een lijst naast moet voor alles wat daar niet op staat.

Stap 3 Acties slim op rij zetten
Er moet uiteraard ook nog wel iets gedaan worden uiteindelijk. Dus is het wijs om een zo compleet mogelijk overzicht te hebben zonder in de overkill situatie te komen.

Methodiek om te komen tot een goede actielijst staat hier.

Een andere uitwerking van organiseren in een dashboard kun je hier vinden.

Plannen

Stap 4 Dagafsluiting (+ plannen voor de volgende dag)
Voor het plannen is deze stap cruciaal want je koppelt hier de overzichten aan de prioriteit en komt tot een goed overzicht van agenda en de meest belangrijke acties.

Methodiek voor deze dagafsluiting (Daily Shutdown) vind je hier.

Stap 5 Weekafsluiting (+ plannen van de volgende weken)
Hier komen we weer op de beroemde weekreview. Als je al langer lezer bent van deze blog dan is dat evident noodzakelijk voor een goede planning. Ben je nieuw dan raad ik je aan de handleiding voor de weekreview hier te downloaden.

Conclusie

Eerst organiseren (verwerken van alles wat binnenkomt in een betrouwbaar systeem buiten je hoofd) en dan dagelijks en wekelijks (en zoveel vaker als nodig) plannen. Met deze 5 stappen heb je een degelijke basis.

PS: Ben je een Visionair, Operator of Processor? Doe de gratis drie minuten werkstijltest. Je ontvangt je profiel + een Pdf met tips om je e-mail en agenda routines te verbeteren.

Beoordeel deze tip:

1 beoordelingen

Laden...