Wat is INBOX ZERO? (en wat kan ík ermee?)

Collectieve Productiviteit, Lean office, Persoonlijke productiviteit

inbox zeroDit lange artikel gaat over het idee en de techniek achter Inbox Zero. Belangrijk om te begrijpen is dat Inbox Zero gaat over e-mail en over een slimme manier om dit communicatiemiddel te gebruiken en te beheren. Inbox Zero is tegelijk ook een tool uit de gereedschapskist van Lean Office. Daarom maak ik in dit artikel ook de koppeling naar de 7 verspillingen. Aan het eind vind je een link naar een gratis download voor een handleiding voor de implementatie van Inbox Zero.

De twee problemen van e-mail opgelost

Er zijn 2 basisproblemen die we oplossen met Inbox Zero.

  1. E-mail is stiekum van middel naar doel verschoven.
    We staan te vaak in een reactieve modus als het over e-mail gaat. We zijn er druk mee, er komt nooit een eind aan, kost veel te veel tijd. Kortom we kunnen, als we niet oppassen, ons zelf zo maar zuchtend terugvinden als medewerker in de e-mail-verwerkende industrie. En dat was toch echt niet de reden waarom je op deze planeet rondloopt.
  2. Er is helemaal geen methodiek.
    Veel van ons hebben helemaal geen methodiek, proces of strategie als het over e-mail gaat. We doen maar wat. We zijn ooit achter een PC terecht gekomen waar iemand ons heeft gewezen waar het icoontje voor het e-mail-programma zit (meestal Outlook). Vanaf dat moment is de hele wereld er vanuit gegaan dat we meedoen met het grote, uitdijende, en vaak ook klunky, rommelige, tijdverslindende e-mail-spel. Met alle gevolgen van dien.

De kroniek van Inbox Zero

Inbox Zero is een begrip en een idee van Merlin Mann. In 2007 heeft Mann een presentatie voor de medewerkers van Google gehouden met als strekking: ‘e-mail is een monster en jullie kunnen maar beter zorgen dat je er goede methodiek voor ontwikkelt anders vreet het jullie op’. Hij gaf een eerste denkrichting voor een dergelijke methodiek aan door voor te stellen dat Postvak In een nieuwe functie zou krijgen. Mann heeft ooit het plan gehad om deze methodiek uit te werken in een boek. Verder dan een paar artikelen is het nooit gekomen.

De Adjustintime methodiek voor Inbox Zero

De uitgangspunten van deze methodiek.

  • Je Postvak IN is een brievenbus voor elektronisch vervaardigde communicatie-zaken: een postbus dus. In je Postvak IN wordt alle nieuwe, verse ongelezen e-mail verzameld. En dat is tegelijk de enige functie van Postvak IN. Verzamelplek als voorportaal van je leven en werk.
  • Een e-mail bekijken leidt automatisch tot het nemen van een besluit over de betekenis van de e-mail. De betekenis van de e-mail bepaalt de actie waarbij de varianten zijn:
    – ik moet iets doen en dat kan direct nu
    – ik moet iets doen maar niet nu
    – iemand anders moet iets doen
    – ik neem een procedureel besluit: ik bekijk deze e-mail later als ik meer info heb
    – ik wil deze e-mail terug kunnen vinden en er zit nu geen actie aan

Om deze uitgangspunten te organiseren gebruiken we 4 mapjes.

  • Mapje actiemail voor alle e-mail waar je zelf iets gaat doen maar niet nu direct
  • Mapje ‘wachten op’ als waterdichte administratie van alle e-mail waar je nog een antwoord op wilt krijgen
  • Mapje ‘parkeren/monitoren’ voor alle e-mail die je in de gaten wilt houden tot dat je er een besluit over neemt
  • Mapje ‘archief’ voor alle e-mails waar geen actie aan verbonden is en die je terug wilt kunnen vinden

Verder passen we de volgende zaken aan:

  • Leesvenster uit waar dat maar kan (in ieder geval in Postvak IN
  • Piep, bliep & knor uit
  • Zoeken optimaliseren
  • Sneltoetsen gebruiken

Een praktische (en zelfs gratis) handleiding voor de inrichting van Inbox Zero in Outlook kun je hier downloaden. Info over een (betaalde) video-cursus Inbox Zero kun je hier bekijken.

Er zijn nog een aantal aanvullende inzichten die je gaan helpen om met Inbox Zero je e-mail goed te verwerken en beheren die volgen hieronder.

Drie typen van e-mail beheer

Er zijn globaal drie stijlen om e-mail te verwerken.

1.    De visionaire/creatieve-stijl
De visionair verzint regelmatig de mooiste systemen waarvan het meeste in de hitte van de strijd van alle dag snel slijten. Het resultaat van deze stijl is een hybride systematiek met een heleboel mapjes, een beetje werken met taken, sommige zaken die geautomatiseerd zijn en toch ook een heleboel e-mails in Postvak In.

2.    De operator-stijl
De operator ziet Outlook als een noodzakelijk kwaad en denkt er liefst zo min mogelijk over na. Alles blijft in Postvak In staan, wordt weer ongelezen gezet of maximaal voorzien van kleur of vlag. E-mail mag ten slotte geen tijd kosten. Het gaat om de dingen voor elkaar te krijgen waar e-mail de drager van is.

3.    De processor-stijl
De processor heeft plezier in een goed functionerend e-mailproces. Hij/zij verdiept zich in de mogelijkheden van b.v. Outlook, weet de snelle-toegang-werkbalk te vinden, maakt volop gebruik van snelle stappen en regels en waarschuwingen en kan genieten van een smooth draaiend e-mail proces.

Inbox Zero zoals hier beschreven levert alle drie de stijlen een prachtige uitgangspunt. De visionaire stijl heeft een goed werkende basis. De operator kan veel sneller uit de e-mail want alles is lean en klopt. De processor kan checken met zijn systeem en her en der slingers en ballonnen ophangen of weghalen.

Inbox Zero en Lean Office

Inbox Zero is een van de tools in de gereedschapskist Lean Office. Door Inbox Zero te gebruiken hebben we een proces waarmee je de 7 verspillingen uit e-mail haalt.

  1. Overproductie: te veel, te vroeg en te vaak e-mailen, cc-en
  2. Transport: heen en weren van e-mail (re:re:re: enz)
  3. Opslag: overvolle inboxen waardoor er overal zaken stagneren
  4. Wachten: geen administratie van uitstaande vragen
  5. Complexiteit: proberen om complexe zaken via de e-mail communicatie op te lossen
  6. Herwerk: nog een keer starten van draadjes omdat ze plat zijn gevallen
  7. Overbodige beweging: zoeken van e-mail

Welke manier van communiceren past op dit moment voor deze zaak

Er zijn grofweg 5 manieren om met elkaar te communiceren. Nummer 1 is de meest complete manier en nummer 5 is de meest incomplete manier. Allemaal fantastisch indien niet misbruikt. Daar komen ze:

1. Live met elkaar spreken (synchroon + compleet)
Je hoort niet alleen een stem maar krijgt ook alle non verbale nuances mee. Je hoort niet alleen de inhoud (wat wordt gezegd) met beleeft ook de rest (wat wordt bedoeld). Derhalve heeft live de voorkeur bij alles wat ook maar even complex en/of dringend is.

2. Skype/Google-hang-out/Facetime etc.  (synchroon + half compleet)
Heeft als grote voordeel dat je niet fysiek naar elkaar toe hoeft en scheelt dus verplaatstijd. Je levert er wel iets mee in maar blijft toch redelijk dicht bij live-ontmoeten, zeker als je elkaar regelmatig live ziet.
N.b. Als je skype zonder video gebruikt dan geldt dit bovenstaand niet.

3. Bellen (synchroon + kwart compleet)
Bellen is snel en als zaken niet heel complex zijn werkt het fantastisch. Het vraagt geen voorbereidingstijd.
Je hoort alle nuances van de menselijke stem maar mist wel alle non-verbale communicatie.

4. Chat zoals sms, whatsapp, yammer etc. (Sequentieel en super snel)
Werkt heel snel voor eenduidige afstemmingsdingetjes. Kan zelfs met clubs zodat iedereen op de hoogte blijft zonder direct te hoeven reageren.

5. E-mailen (a-syncroon en plat)
Uitstekend voor niet complexe en niet dringende zaken. Mits je werkt met Inbox Zero is e-mail  een heel goed en betrouwbaar communicatiemiddel.

Download dit overzicht in Pdf om een tijdje te gebruiken voor je eigen keuzes.

Het e-mail kwadrant

Ik ga uit van twee dimensies die weergegeven worden in een matrix: dringend en complex.In deze matrix ontstaan derhalve 4 kwadranten:

dringend complex

Q 1 = niet dringend, niet complex
Q 2 = dringend, niet complex
Q 3 = niet dringend, wel complex
Q 4 = dringend én complex

Q2.
Wanneer er veel tijdsdruk is (dringend niet complex) kun je beter geen e-mail  gebruiken, de kans dat iemand spontaan snel reageert is niet groot en niet zeker. In gevallen van grote urgentie is bellen of langsgaan een veel betere optie. Zeker omdat er in de meeste organisaties geen enkele afspraak is over de maximale, uiterste reactietermijn.

Q3.
Wanneer een item zeer complex (en niet dringend) is dan is, behoudens in het geval van juridische of andere onderhandelingen waar het aankomt op zeer precieze formuleringen, e-mail geen goed medium. Probeer maar eens je vraag te stellen aan een helpdesk die alleen per email te bereiken is. In de meeste gevallen wordt jouw vraag niet begrepen en kost het een aantal keren heen en weren voordat je het gewenste antwoord hebt. Met een kort belletje was het antwoord vermoedelijk veel sneller gegeven.

Q4.
Wanneer een item dringend en complex is, dan is email uiteraard een totaal ongeschikt communicatiemiddel (behalve soms als begeleidend verschijnsel van andersoortige communicatie).

Q1:
Niet dringend en niet complex: dit is het eigenlijke domein van email. Voor zaken die niet dringend en niet complex zijn, is email mits gehanteerd in de Inbox Zero methodiek een uitstekende optie.

Software gebruiken die je helpt bij Inbox Zero?

Pas op! Er is veel software op de markt of zelfs ingebouwd die je belooft te zullen helpen bij het bereiken van Inbox Zero. Het is maar zeer de vraag of die je gaat helpen (zorg dat je eerst met het handje kunt zagen voor je een elektrische koopt!). Uiteindelijk is het allemaal post voor jou en jij bent dan ook de enige die betekenis toe kan kennen aan een e-mail en daarmee ook de enige die kan bepalen wat de juiste plek en tijd is voor deze e-mail. Software of ingebouwde hulpmiddel en filters die je helpen ordenen kunnen zinvol zijn. Software die pretendeert voor jou te besluiten zou ik mijden. Deze software is in een vele gevallen een kunstmatige oplossing voor een ander probleem. Zorg dat je je systeem onderhoudt, e-mail krijgt die betekenis voor je heeft. Organiseer deze op basis van die betekenis en houd je systeem zo simpel als maar enigszins mogelijk is.

Heb je opmerkingen, tips, ervaringen die relevant zijn? Zet ze hier onder zodat we er allemaal plezier van hebben.

Met plezier gelezen? Schrijf je in en krijg iedere vrijdag om 10 uur een update van nieuwe artikelen. Ontvang een pdf ebook over de weekreview als dank direct in je inbox.

Beoordeel deze tip:

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars nog geen beoordelingen
Loading...

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *