Hoe je een goede actielijst maakt

Er is een goede reden om van je acties een overzicht in lijstvorm te maken: het is namelijk kansloos om alles wat je te doen hebt te onthouden.

Het ingewikkelde van dit overzicht is dat het ongelofelijk persoonlijk is. Het is niet mogelijk een sjabloon te maken waar iedereen, ongeacht aard en aanleg, ongeacht of iemand een visionair, operator of processor is, mee uit de voeten kan.

Toch zijn er wel een paar algemene logicazaken die ik heb geleerd in de afgelopen veertig die wil ik hier delen.

Acties hebben drie thuis plekken

1. Je agenda is de plaats voor acties die op een dag en tijd gedaan moeten worden. Een groslijst met acties in je agenda opnemen is geen goed idee.
2. De ‘actiemail’ map in je mailprogramma (daar wonen de acties die e-mail zijn en blijven)
3. Een actielijst die we hierna zullen bespreken.

Zooitje?

De meeste actielijsten zijn helemaal niet bruikbaar als actielijst. Ze zijn een opsomming van allerhande onduidelijke fluf. Dat helpt natuurlijk niet om er lekker mee te werken.

Aan de structuurkant zie ik de volgende oorzaken:

• De lijst is veel te lang en heeft geen enkele ordening
• De lijst is heeft geen vaste plek maar leeft in ‘varianten’ op verschillende plekken
• De lijst is een mix van ‘verzamelen’ en ‘gedefinieerde acties’
• De lijst is een mix van multi-stap zaken (projecten) en single-stap zaken
• De lijst is lelijk, niet flexibel en/of niet snel

De lijst

Hoe ziet een goede lijst er uit? Een goed actielijst bestaat uit 3 delen:

1. 3MBA’s (de drie Meest Belangrijke Acties van de dag) Dit is een kort rijtje van acties die je in ieder geval vandaag gedaan wilt hebben. Kun je gewoon op een geeltje zetten en achterop je mobiel plakken.
2. De actielijst (ook wel optielijst te noemen) Dit is de hoofdlijst waar je alle gedefinieerde acties op bijhoudt. Het zijn daarmee zowel acties als opties. Wanneer deze lijst te lang wordt (meer dan 20 of langer dan 1 A4) verhuis je een aantal acties naar parkeren. Als je de ervaring hebt dat je helemaal kriegel wordt van to-do-actie-lijsten dan kun je deze lijst ook prima zien als een lijst met opties.
3. De parkeerlijst (‘nu-even-niet’, ‘on-hold’, ‘ooit-misschien’). Op deze lijst komen alle acties die je nu niet gaat doen, maar wel in de toekomst misschien wel. Een actielijst gaat over acties. Dus over het antwoord op de vraag: ‘Wat’ ga/wil/kan/moet ik ‘doen’.

Een heldere omschrijving van een actie heeft derhalve minimaal 2 woorden. Een van de woorden van de omschrijving is meestal een zelfstandig naamwoord, een ding of een mens. Het andere woord is meestal een werkwoord en het liefst een visueel werkwoord (je kunt jezelf de actie zien doen). Soms zijn er meer woorden nodig voor een heldere omschrijving. Dus:

• Melk kopen
• Printer wegbrengen
• Annemarie bellen
• Wethouder e-mailen voor afspraak volgende week

Als we er voor het gemak van uitgaan dat je een werkende lijst hebt dan zijn er nog een aantal beren op de weg.

• Je agenda staat zo vol dat je helemaal geen tijd hebt om acties te doen (tip: niet meer dan 60% van je werktijd vastzetten).
• De acties vragen om een heel andere energie dan die jij beschikbaar hebt (ken jezelf en de tijden waarop je het beste welke type actie kan doen).
• Je bent wel goed bezig met acties, maar de acties zijn niet verbonden met je doelen op termijn (er moet een verbinding mogelijk zijn met je missie, visie, strategie, speelveld en projecten anders werk je aan losse flodders).
• Je hebt geen handigheid in het onderling beoordelen van de acties op belang, urgentie en een slimme volgorde (werk aan prioriteren met 80/20 regel en eventueel de kwadranten van Eisenhower).

Papier of digitaal

Papier is heel snel en flexibel. Wanneer je nog aan het oefenen bent met actielijsten dan is mijn advies het eerst een tijdje op papier te doen (liefst met potlood). Kun je het op papier dan kun je ook kiezen om digitaal te gaan. Kies wel voor een app die voldoet aan de volgende zaken:

• moet toegankelijk zijn op PC, tablet en smartphone
• niet alleen in de browser maar ook als app/programma
• je moet heel makkelijk (ook tijdelijke) lijsten kunnen maken (en ook weer wissen) en met items slepen van de ene naar de andere lijst
• moet geen lange leercurve hebben

De apps die ik zelf gebruik en die voldoen aan deze voorwaarden zijn To Do (werkt heel goed samen met Outlook en Teams en ToDoist.

Tot slot: Een actielijst komt nooit helemaal af! De lengte is dus niet zo van belang wanneer je je houdt aan mijn indeling. Heb je teveel? Verplaats dan de bulk naar de parkeerlijst. Tijdens de weekreview kun je alles beoordelen op bestaansrecht, belang en urgentie.

PS: Ben je een Visionair, Operator of Processor? Doe de gratis drie minuten werkstijltest. Je ontvangt je profiel + een Pdf met tips om je e-mail en agenda routines te verbeteren.

Beoordeel deze tip:

2 beoordelingen

Laden...