De Bila Checklist (bilateraal overleg)

Een bilateraal overleg (bila) is een overleg tussen twee personen die een verantwoordelijkheids- of aandachtsgebied delen.

De onderstaande checklist is gericht op de variant leidinggevende-medewerker.

Waarom

Denk heel goed na waarom je een bila inricht. Een bila kan een heel zinnige vorm van overleg zijn, het kan ook verspilling van tijd en aandacht zijn. Redenen om een bila in te richten zouden kunnen zijn:

• voorkomen van veel spontaan binnenloop overleg;
• voorkomen van veel andere communicatie (bellen/e-mail etc.);
• kennisoverdracht, coaching en begeleiding;
• bespreken van gevoelige of emotionele onderwerpen.

Met wie

Een bila kan waardevol zijn in bijvoorbeeld de volgende situaties:

• medewerker is junior;
• medewerker bevindt zich in een functioneringstraject;
• er loopt een strategisch project en doorlopende afstemming is noodzakelijk.

Een vaste cyclus van bila’s organiseren met iedereen van dezelfde functiecategorie is geen goed idee. Een zeer ervaren senior medewerker vraagt iets anders dan een net binnengekomen junior.

Hoe vaak

Iedere dag een bila kan zinnig zijn en eenmaal per maand kan ook zinnig zijn. Denk hier goed over na en zorg dat je afspraken die je daarover maakt tijdelijk houdt.

Hoe lang

Kort! Een bila langer dan een half uur verliest zijn functie. Een kwartier kan ook heel goed werken als het goed is voorbereid. Een standaardtijd van een kwartier eventueel na afstemming te verlengen tot een half uur is een prima werkbare vorm.

Lijst of open gesprek

Een lijst bespreekpunten dient als agenda voor de bila.
Soms gaat de lijst aan de kant omdat er iets anders aan de orde is in het moment.

Wie doet wat | voor en nabereiding

De medewerker brengt de lijst met bespreekpunten mee – en is daarmee verantwoordelijk voor de voorbereiding. De leidinggevende vult de lijst aan en is voorzitter van het moment (en bewaakt de tijd). De medewerker legt de afspraken vast en koppelt die op een overeengekomen manier terug aan de leidinggevende.

Overzicht en onderhoud

Zorg dat je als leidinggevende een compleet overzicht hebt van alle bila’s inclusief hun duur en hun frequentie en review dit overzicht twee keer per jaar (zomerreces, kerstreces). Dat is de beste manier om ervoor te zorgen dat ieder bilateraal overleg waardevol blijft en synergie oplevert.

Dat is het. Aanvullingen graag hieronder dan hebben we er allemaal iets aan.

PS: Ben je een Visionair, Operator of Processor? Doe de gratis drie minuten werkstijltest. Je ontvangt je profiel + een Pdf met tips om je e-mail en agenda routines te verbeteren.

Beoordeel deze tip:

10 beoordelingen

Laden...