De Bila Checklist (bilateraal overleg)

Leiderschap, Tools

Wat

Een bilateraal overleg (bila) is wat mij betreft een overleg tussen 2 personen die verantwoordelijkheids- of aandachtsgebieden delen. De onderstaande checklist is vooral gericht op de variant leidinggevende-medewerker.

Waarom

Denk heel goed na waarom je een bila inricht. Een bila kan een heel zinnige vorm van overleg zijn. Het kan ook vooral verspilling van je tijd en aandacht zijn. Redenen om een bila in te richten zouden kunnen zijn:

  • voorkomen van veel spontaan binnenloop overleg
  • voorkomen van veel andere communicatie (bellen/email etc)
  • kennisoverdracht, coaching, begeleiding, gevoelige of emotionele onderwerpen

Met wie

Ook hier geldt dat je een goede reden moet hebben om een bila in te richten omdat het nu eenmaal hard landschap wordt in je agenda. Een bila kan waardevol zijn in bijvoorbeeld de volgende situaties:

  • medewerker is junior
  • medewerker bevindt zich in een functioneringstraject
  • er loopt een heel strategisch project en doorlopende afstemming is noodzakelijk

Een zelfde soort bila organiseren met iedereen van dezelfde functiecategorie is in ieder geval geen goed idee. Een zeer ervaren senior medewerker vraagt waarschijnlijk iets anders dan een net binnengekomen junior.

Hoe vaak

Denk hier helemaal heel goed over na en zorg ook dat je alle afspraken daarover tijdelijk houdt. Iedere dag een bila kan zinnig zijn en eenmaal per maand kan ook zinnig zijn.

Hoe lang

Kort! Een bila langer dan een half uur verliest zijn functie. Een kwartier kan ook heel goed werken als het goed is voorbereid. Een standaardtijd van een kwartier eventueel na afstemming te verlengen tot een half uur is een prima werkbare vorm.

Lijst of open gesprek

De hoofdregel is wat mij betreft dat er een lijst op tagel ligt als agenda voor de bila. Het kan uiteraard nodig zijn om deze aan de kant schuiven omdat er iets anders nodig is.

Wie doet wat | voor en nabereiding

De medewerker levert de agenda van te voren aan en doet dus in ieder geval de voorbereiding. De leidinggevende vult de agenda aan en is voorzitter van het moment (en bewaakt de tijd). De medewerker legt de afspraken vast en koppelt die op een overeengekomen manier terug aan de leidinggevende.

Overzicht en onderhoud

Zorg in ieder geval dat je als leidinggevende een compleet overzicht hebt van alle bila’s, hun duur en hun frequentie en review dit overzicht twee keer per jaar (zomerreces, kerstreces). Dat is de beste manier om ervoor te zorgen dat ieder bilateraal overleg waardevol is en synergie oplevert.

Met plezier gelezen? Schrijf je in en krijg iedere vrijdag om 10 uur een update van nieuwe artikelen. Ontvang een pdf ebook over de weekreview als dank direct in je inbox.

Beoordeel deze tip:

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars nog geen beoordelingen
Loading...

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *