Tag Archieven : 2. Personal Lean
Op de pagina vind je alle blogs die als onderwerp Personal Lean hebben.
Personal Lean is gebaseerd op drie principes:
- Zorg minimaal 51 % voor jezelf
- Vergelijk jezelf met wie je gisteren was en niet met iemand anders vandaag
- Doe wat je doet en bent waar je bent
Deze drie principes vind je door alle blogs heen.
In je Outlook agenda kun je van iedere tijddoos/afspraak aangeven of je:
- beschikbaar bent (free);
- ergens anders werkt (working elsewhere),
- voorlopig bezet bent (tentative);
- bezet bent (busy);
- niet aanwezig bent (out of office).
Vijf keuzes die in de interface zijn opgenomen.
Voor het gemak van anderen!
De keuzes zijn bedoeld als een hulpmiddel voor het voorstellen van afspraken (het zou er makkelijker door moeten worden).
Werkt niet (in de zin van: niet effectief).
Er zijn drie redenen
- Steeds meer mensen krijgen toegang tot je agenda en dat is geen goed idee als je ooit nog eens iets gedaan wilt krijgen.
- VOP problemen. In de praktijk wordt dit niks omdat er teveel verschil is tussen Visionairs, Operators en Processors. V’s en O’s gaan al deze keuzes niet gebruiken. Te veel systeem dat te veel tijd, intelligentie en energie kost [doe hier de test]. Pogingen tot collectieve afspraken over betekenis en gebruik heb ik nog nergens zien werken.
- Voor iedereen toegankelijke agenda’s in combinatie met deze folklore leidt tot meer agenda-tetris. Een bijzonder akelig spel dat vooral ongeliefd is bij ondersteuners. [zie deze blog].
Personal Lean inzichten
- Deel je agenda met zo min mogelijk collega’s [zie deze blog].
- Gebruik een goed doordacht rijtje kleuren voor een paar basale categoriën (dat vind je brein fijn).
- Gebruik Inbox Zero en neem direct een besluit over elk agendaverzoek.
- Doe dat op basis van de twee basale gewoontes: dagreview & weekreview [zie deze blog].
Laden...
De goedkope frase is dat timemanagement niet bestaat omdat iedereen nu eenmaal evenveel tijd heeft en tijd altijd alleen beleefd kan worden tussen toen en ooit in. De beste time-manager heeft er met al zijn kunsten nog nooit een seconde bij versierd!
Daar is niets tegenin te brengen.
Je agenda is evengoed een heel belangrijk dashboard waar het gaat om tijd. In je agenda beheer je de planning van je tijd, de verdeling van je aandacht en het optimaal gebruiken van je energie.
De reuzen van deze manieren van kijken naar agenda verdienen het om af en toe ook hier de credits te krijgen.
Voor het formuleren van doelen moet je zijn bij David David Allen & Stephen Covey; het werken met voorgedefinieerde en daarmee delegeerbare acties leer je van Tim Ferris; het leren werken met energie als bepalende parameter leer je van Tony Schwartz.
Alle drie eindigen zij hun methodiek met reflectie en review. En dat is niet voor niets!
Want uiteindelijk komt alles toch neer op een moment stilstaan in het heden, om iets te bepalen in de toekomst, op basis van wel of niet welgevallige ervaringen in het verleden.
Heb je hier nog nooit iets mee gedaan? Begin dan met de Daily Shutdown. Kost je 6 minuten per dag en levert je heel veel meer op.
Laden...
Pas was ik weer terug in een bedrijf waar ik trainingen Personal Lean heb gegeven. Toen ik over een afdeling met engineers liep riep een van hen ‘Einde Werkdag’. Het was half tien in de ochtend. Ik vond het grappig en een compliment. Waarom?
Dat zit zo.
In de Training Timemanagement | Personal Lean zit een blok met o.a. de dagreview. De dagreview is een serie van zes kleine stappen van ieder ongeveer een minuut. Die routine is bedoeld voor het moment dat je de overgang wilt maken van werk naar niet werk. En de laatste stap is ‘Einde Werkdag!’ uitspreken als signaal voor je brein dat het kan gaan archiveren.
De engineer liet me weten dat de boodschap was aangekomen en dat hij aan het experimenteren was met deze routine. Beter voor hem, beter voor zijn familie en uiteraard ook beter voor het bedrijf omdat er weer een werknemer meer is die realistisch zelf stuurt.
Vier keer per jaar doe ik deze training via open inschrijving. Kijk hier voor de info en de knop om je aan te melden.
Laden...
Mijn scheerapparaat heeft het definitief opgegeven. Dat gaf mij een reden om nog eens heel goed na te denken over deze gewoonte.
- Niet scheren is geen optie.
- Nieuw apparaat ook niet omdat ik nooit iets zal kunnen vinden dat op kan tegen mijn 25 jaar oude apparaat. Ik heb al eens een nieuwe gekocht en die weer weggedaan en de oude gerepareerd.
- Iedere dag naar een barber gaat niet lukken in Barendrecht.
Inmiddels heb ik een paar dingen getest en ben ik er wel uit. Terug naar de simpelste manier van natscheren.
Warm water, kokosolie (geen geklungel met bakjes schuim) en een houder met enkel los scheermesje (dus niet die lelijke plastic wegwerpdingen). Simpel, ambachtelijk, duurzaam, lichtgewicht en fun. Kortom een echte verbeterde gewoonte.
Een van de ‘rules voor life’ is: ‘vergelijk jezelf met wie jij gisteren was en niet met iemand anders’.
Iedere klein voornemen dat leidt tot een kleine verbetering is een super investering in de rest van je leven. Nu iets gemakkelijker, beter, sneller of goedkoper doen betekent een voordeel hebben voor alle dagen die nog komen.
Het zijn geen grote dramatische thema’s, je wordt er ook helemaal geen held van. Ze helpen je wel om je werk en je leven ‘waarde’-voller te maken.
Weg met corvee en weg met verspillingen. Ook op je werk zijn er zat zaken die je heel veel geven als je ze een klein beetje weet te verbeteren.
E-mailvaardigheden, je dag en week plannen, vergader/voorzitterskills, prioriteren (dus ‘nee’ zeggen wanneer het ‘nee’ moet zijn), overzicht organiseren, slim samenwerken en uiteraard een steeds betere dag en weekreview voor jezelf in-trainen.
Ik daag je uit: wil jij op een of meer van deze basis ambachtszaken echt stappen maken? Kom naar de Training Timemanagement | Personal Lean.
In één dag krijg je een vlootschouw van al deze onderwerpen. Met tientallen vuistregels, honderden tip en trucs om deze beweging aan de gang te krijgen. Je maakt je eigen 90 dagen plan en gedurende die 90 dagen krijg je ondersteuning van mij wanneer je dat wilt.
Die dag is een bewezen hele goede start van een eindeloze reis met kleine stapjes die opgeteld hele grote veranderingen brengen. En ik kan even een moment je gids zijn.
Laden...
Af en toe lijkt het wel of de wereld steeds complexer wordt en sneller gaat. Met als effect dat wij ook steeds verleid worden om alles bij te houden, alles wat herrie maakt als prioriteit te beschouwen, de hele dag ‘aan’ te staan’ en daardoor vroeg of laat een grote kans te lopen op te branden.
Er is een tegengif dat het verdunnen van je aandacht voorkomt, het permanent opsouperen van je energie stopt en het uiteindelijk afbreuk doen aan je gezondheid vervangt door vitaliteit en duurzaam bijdragen aan deze complexe wereld.
- Ken jezelf (i.p.v. ‘Ik word gek van mezelf’)
- Ken je gewoontes (i.p.v. ‘Ik doe maar wat’)
- Werk aan betere gewoontes (i.p.v.’ Daar heb ik geen tijd voor’)
- Werk met een plan (i.p.v. ‘Alles moet’)
- Leer van het leven
Laden...
Het maakt nogal wat uit voor de ideale ‘compositie’ van de week of je een ochtendmens bent of een avondmens. Het is dus als eerste zaak er achter te komen waar jouw primaire biologische tijd van nature zit. In deze A-kwaliteit-tijd plan je idealiter andere dingen van in de B-tijd.
Hoe kom je erachter of je een ochtendmens of een avondmens bent?
Dat kan met een paar praktische vrolijke experimenten.
- Werk een week zonder kunstmatige uppers (koffie) en downers (alcohol) en kijk waar je natuurlijke uppers en downers te voorschijn komen.
- Doe in een vakantie een keer gek, Haal klokken en wekkers weg en kijk waar je natuurlijke ritme je brengt.
Google brengt je zo bij een eindeloze reeks testjes en rijtjes kenmerken die je kunnen helpen om er achter te komen.
En voor de duidelijkheid: 90 % van de hele gewone wereld is ingericht op de ochtendmens. Dat is mooi als je een ochtendmens bent.
Ben je dat niet, dan zijn er rituelen: radio en tv-programma’s die ons wakker praten; koffie om wakker te worden; e-mail-als-eerste-op-de-dag om een beetje op te starten.
Wil je zelf invloed op de inrichting van de week in het verlengde van je eigen aard dat is het wijs om een ideale werkweek voor jezelf te componeren. Dat doe je als volgt:
- Kom er achter of je een ochtend- of avondmens bent
- Download hier het werkblad weekplanning
- Vul het werkblad in met behulp van de instructie
- En vertel ons in de reacties onder de blog wat je er aan hebt gehad
Laden...
Verslag van een klein Personal Lean experiment.
Sinds een aantal weken heb ik op het Home-screen van mijn telefoon een map staan met als naam: ‘Tijdverspilling’.
In deze map staan een aantal apps die ik beoordeel als Tijdverspilling.
Te weten: NOS-teletekst, Google Analytics, LinkedIn en Twitter.
Het idee achter het experiment was dat ik steeds als ik de neiging heb om even iets te doen in die map, mijn oordeel ‘Tijdverspilling’ tegen zou komen.
Werkt het?
Ja en nee.
Het werkt omdat ik wel steeds een mini-trigger heb als ik naar de map met apps toe ga. Dat is een voordeel.
Tegelijk merk ik dat het checken van de apps een bepaalde waarde voor mij heeft. En ik het dus ook gewoon blijf doen.
De naam van de map heeft nu een te strenge toon voor mij: ‘Gij zult geen tijd verspillen!‘
Dat roept iets rebels in mij op: ‘Maak ik zelf wel uit!‘.
De volgende stap in het experiment is dat ik de map een nieuwe naam ga geven.
Het wordt ‘Tijdverdrijf’.
Iets milder maar nog steeds duidelijk en misschien iets makkelijker voor mijn interne rebel.
Tijdverspilling mag nooit.
Tijdverdrijf is een keus in een moment. Dat past me meer.
Wordt vervolgd
Laden...
Om, aan en door je heen heb je een grote verzameling gewoontes.
- Sommige gewoontes zijn dom.
- Sommige gewoontes zijn heel wijs of verstandig.
- Sommige gewoontes heb je totaal niet in beeld.
Kijk of je je gewoontes in beeld kunt krijgen en innoveer ze als de engineer van je eigen leven. Moeilijk is het niet (je moet het natuurlijk wel echt doen).
- Documenteer wat je nu doet (tekenend of schrijvend).
- Denk na over dat wat je hebt gedocumenteerd en kijk of er ruimte is voor beter.
- Doe een experiment en leer van de uitkomst.
En voilá: Je leven is een stukje beter geworden!
Laden...
Er is een wijd verbreide organisatie gewoonte om iedereen toegang te geven tot alle agenda’s. Dat is een slecht idee.
De vermeende logica en meerwaarde van deze gewoonte is dat het eenvoudig wordt om collega’s te vinden, volgen en natuurlijk uit te nodigen voor meetings.
Het effect ervan is ‘agenda tetris‘ plus een complexe Outlook agenda interface (staat helemaal vol met agenda’s waar je toegang toe hebt) en daarmee een hoop verlies van tijd, intelligentie en energie op de verkeerde want niet waarde-toevoegende dingen.
Ik denk dat er een andere oplossing mogelijk is:
- organiseer betrouwbare a-synchrone communicatie: e-mail-achtige, chat-achtige en taak-uitwissel-achtige communicatie op 1 platform zoals Basecamp, Trello, Sharepoint etc.
Dus geen interne e-mail via Outlook, geen gechat via Whatsapp (op de server van FB), geen vage taaklijsten overal en nergens maar alles op 1 geïntegreerd simpel en eenduidig platform.
- geef trainingen in duidelijk schriftelijk vragen stellen en antwoorden
- leer er met elkaar op vertrouwen dat de communicatie en de kroniek van de communicatie altijd op 1 plek te vinden is
Voordelen
- Gewoon weer ouderwets onderhandelen over tijd (dat is goed bestede tijd)
- Minder en betere vergaderingen
- Meer mogelijkheden voor hele snelle 1 op 1 afstemming (face-to-face, bel, of video-call)
- Meer respect voor en regie over de eigen tijd inclusief je eigen biologische ritme
- Communicatie op 1 plek (inclusief de historie)
- Serieuze ruimte voor tijd- en plaatsonafhankelijk werken
Kan niet bij jou? Want IT wil niet mee, we zijn te groot, we zijn te klein, enz. enz?
Begin klein en wordt zo goed met jouw team dat niemand er om heen kan en ook zo’n manier van werken wil.
Laden...
Travel light is een van de vuistregels van Personal Lean. Je kunt het toepassen op werkelijk van alles. Van je familiehistorie en je trauma’s, tot de achterbak van je auto, je koffer tijdens je vakantie en natuurlijk je persoonlijke standaarduitrusting.
Wat zijn de zaken die je altijd bij je hebt?
- sleutels (auto/fiets + huis)
- mobiel (bereikbaarheid + info)
- pasjes/geld
Travel light betekent in dit geval jezelf de vraag stellen: ‘Wat is hier mogelijk overbodig?’
Welke sleutels, apps en pasjes draag ik altijd met mij mee maar kan ik prima zonder of op een andere manier organiseren.
- Sleutels kun je nadat je ze hebt opgeschoond soms in een verschillende bossen organiseren, kleinere ringen gebruiken, sleutelhanger eraf halen.
- Winkel-pasjes verzamel je in een app zoals stocard zodat ze makkelijk kunt vinden in je mobiel (die je toch altijd bij je hebt).
- De rest van de inhoud van je portemonneé kun je terug brengen tot het realistisch minimum en misschien ook splitsen in ‘soms’ en ‘vaak’ nodig. En misschien zelfs wel in een andere vorm organiseren.
- En je mobiel heeft nog wel een heel eigen verhaal maar dat komt een andere keer.
Op het travel light terrein kun je snel en makkelijk innoveren zonder dat je er ook maar iets of iemand anders voor nodig hebt. Probeer het eens uit!
Laden...
Hier is het idee: vergeet het maken van jaarplannen (scope veel te groot), maak ook geen los plan voor de dag (wordt snel doel-loos). Maak een 90-Dagen plan.
90 Dagen (dus dertien weken | 3 maanden) vormen naar mijn ervaring de beste boog.
Niet te lang en niet te kort.
Gebruik het plan niet voor de ‘gewone’ resultaten maar voor innovatie en verbetering die je meer tijd op gaan leveren (voor nadenken of voor de leuke dingen van het leven).
De vorm maakt niet uit, de inhoud uiteraard wel.
- Op 1 A4
- Met startdatum en einddatum.
- Een beperkt aantal doelen die haalbaar zijn in 3 maanden op rij gezet naar prioriteit (maximaal 7).
- Zo goed mogelijk geformuleerd (nee niet SMART want dat is veel te ingewikkeld, kijk hier voor een slimmere manier)
- Op zo’n manier bewaard dat je er altijd overal bij kunt (tip van Irka maak een foto met je mobiel dan heb je het plan altijd en overal bij de hand ter referentie).
Gebruik je 90-Dagen plan als anker voor je weekreview en je dagelijkse planning. Doel behaald? Afvinken en feesten!
Ja, helaas moet je vaker nee gaan zeggen tegen allerlei fantastische nieuwe ideeën. Zet ze op de parkeerlijst ter overweging voor het volgende 90-Dagen plan.
Laden...
Breed verspreid over social media. Een 1,5 minuten durende video van een gesprek tussen een interviewer, Bill Gates en Warren Buffet.
Bill Gates verwoordt zijn verbazing over zijn ervaring dat Warren maar 3 of 4 afspraken per week heeft en een kleine A6 papieren agenda gebruikt. Bill had in die tijd zijn agenda stampvol met allerlei afspraken en wist niet beter dan dat dit de werkelijkheid was van een CEO van een beetje bedrijf.
Twee moralen: je kunt ongeveer alles kopen behalve tijd; zitten en denken is een goede tijdbesteding.
Een beetje ervan kunnen we vast wel organiseren en ik kan je er prima bij helpen als je tempo wilt maken.
Laden...
Vanaf mei 2009 schrijf ik wekelijks een artikel op deze blog met direct toepasbare tips in klare taal op het gebied van Personal Lean en Lean Office
Daarnaast schrijf ik reflecties op zaken die mij raken zoals echt ambacht, bijzondere boeken, en soms ook zaken die gewoon grappig zijn [geen katten] onder de noemer Fun en Filosofie.
- Inmiddels zijn er ruim 600 blogs gepubliceerd.
- Er zijn ruim 1700 lezers die zich hebben geabonneerd op de blog via e-mail of via RSS.
- Deze site heeft maandelijks ruim 8000 bezoekers die vooral op zoek zijn naar tijdloze principes, praktische vuistregels en handige tips en trucs.
“Ik lees je tips al een tijdje en ik wil je complimenten geven voor de heldere taal. Ik wil je ook complimenten geven, omdat je het leven van drukke managers ontwart, die te vaak de hoofdprijs betalen wanneer ze dat niet doen. Of eigenlijk: hun gezinnen c.q. vrouw en kinderen, en hun toekomst.”
Basis
Een paar lange basisartikelen voor wie zich snel wil inlezen in de hoofdonderwerpen van deze blog.
Abonneren
Je kunt je op twee verschillende manieren abonneren.
De eerste manier is via e-mail. Dat doe je door hiernaast je e-mail adres in te geven en op ‘Abonnneer mij’ te drukken [en uiteraard moet je akkoord gaan met de privacy-verklaring die je hier kunt lezen]. Afmelden kan in iedere e-mail die je van mij ontvangt. Even opletten dat de blog niet in ‘ongewenste mail | spam’ terecht komt).
Deze blog kun je ook volgen in je RSS-reader [Really Simple Syndication] van keus. Als je geen idee hebt waar dit over gaat en hoe handig dit is kun je hier lezen wat het is en hoe je RSS gebruiken kunt voor het in één overzicht bijhouden van blogs.
De RSS feed van Ad’s Blog.
Zoeken
Je kunt door de hele website op ieder woord zoeken door een zoekterm in te tikken rechts bovenin op de hoogte van het logo.
Laden...
