Een mappenstructuur die werkt

Collectieve Productiviteit, Helderheid

mappenstructuurTijdens mijn 1 op 1 werk in de afgelopen jaren heb ik heel wat mappenstructuren gezien. Nogal vaak getoond met een zucht. Werkt niet, te ingewikkeld, vervuild enz. Bovendien ook vaak voorzien van de nodige mappen van het karakter troepjes met welluidende namen als diversen; algemeen enz. En ook nog eindeloos klikken voordat je er bent.

Dat kan anders!

In dit artikel een simpele opzet voor een mappenstructuur die zowel voor de vrolijke chaoten , de snelle doeners en de precieze opruimers werkt. En dat is nodig voor het zinnig in de lucht houden van een gedeelde mappenstructuur.

Er is één gulden regel voor alle namen van gedeelde mappen: gebruik alleen maar kleine letters! Dit is de enige naamgeef-regel die iedereen direct snapt en ook direct kan toepassen.

Een goede mappenstructuur bestaat uit drie delen met ieder hun eigen logica.

Deel I: actieve projecten

In dit deel krijgt ieder actief project van enige omvang (doorlooptijd bv langer dan 3 maanden) een eigen map met de titel van het project en liefst ook met de initialen van de eigenaar. Geordend op alfabet.
Je kunt afdwingen dat deze map als eerste verschijnt door een teken te zetten voor de naam bv ‘! actieve projecten’ (dus een uitroepteken als eerste teken van de mapnaam). Of voor de windows power-users: je kunt de map ‘pinnen’.

Deel II: aandachtvelden en verantwoordelijkheden

In dit deel krijgen alle zaken die vast deel uitmaken van het teamspeelveld een plek. Dit lijkt het meest op wat ik vaak tegen kom.

Inrichting en uiterlijk
Je kiest met elkaar 7 (plus 2, min 2 ) hoofdonderwerpen uit en schrijft deze uit op een papier. Denk goed na met elkaar over een logische volgorde. Geef iedere map een nummer zodat er een hierarchische structuur ontstaat van 7 mappen.

1. personeel
2. klanten
enz

Achter iedere hoofdmap komen ‘geneste’ submappen maar weer steeds niet meer dan 7.

Deel III: referentiearchief van alle zaken die niet meer levend zijn maar wel de moeite waard zijn om te bewaren

Inrichting en uiterlijk
In dit grote archief komen mappen van afgeronde projecten uit deel I of niet meer actuele onderwerpen of jaararchieven van mappen uit deel II. De ordening hier is simpelweg plat alfabetisch. Je ziet dus allerlei zaken onder elkaar staan in deze map. De enige truuk hier is om even na te denken over een goed ‘lemma’: een naam waarop je de map eenvoudig terug gaat vinden. Omdat je de mappen gewoon alfabetisch laat staan kun je met het intypen van een eerste letters direct de goede map vinden. Ongeacht hoe lang de lijst is. Hier geldt het digitale adagium: Pile not File.

Hoofdmap maken en direct klikbaar houden

Deze drie delen komen bij elkaar in een hoofdmap. Dus in de meest archetypische vorm 1+7+1 mappen. De hoofdmap zoek je op in de verkenner en sleept deze onder het sterretje van ‘favorieten’ (links bovenin de verkenner). Deze map is nu altijd direct zichtbaar als je de verkenner opent. Je kunt uiteraard ook nog de verkenner of zelfs de map zelf vastzetten op je taakbalk (rechtermuisklik als je de verkenner of de map open hebt).

Hieronder een afbeelding van een complete mappenstructuur. Ingewikkelder is het niet.

mappenstructuur
Als je eens een keer een workshop wilt over dit onderwerp laat het me weten via de contactpagina.

Andere ervaringen, tips? Zet ze hieronder in de reacties zodat we er allemaal wat aan hebben. Druk ajb hieronder op alle social media knoppen als je dit een aardig artikel vind. Of op een aantal sterren hieronder zodat we bij kunnen houden welk artikel het meest gewaardeerd wordt!

Met plezier gelezen? Dan is abonneren op Ad's Blog misschien wel een goed idee. Ontvang een pdf ebook over de weekreview als dank direct in je inbox.

Beoordeel deze tip:

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars 3 beoordelingen
Loading...

2 reacties

  • Rob says:

    Ik werk inmiddels op dezelfde manier. Duurde een tijdje voor ik doorhad dat je bestanden ook actie-gericht kunt ordenen (tenminste op hoofdniveau).

    Wat voor mij daarnaast goed werkt is een inbox-map. In de praktijk is dit mijn downloads map vanuit mijn browser, omdat 99.9% van de bestanden zo binnen komt.

    Werkwijze: gedurende de week download ik allerlei bestanden (vanuit mails en andere bronnen), deze komen in de inbox terecht. Gedurende de weekreview vinden ze een plekje in (mijn versie van) de structuur die je in het artikel uitlegt.

  • Ad van der Hulst says:

    Dank voor de tip. Ik doe iets vergelijkbaars. Heb een map op mijn bureaublad met de naam ‘Week review’. Daar knikker ik alles in wat zwerft, tijdelijk is, nog opgeborgen moet worden enz. Tijdens de weekreview gaat die naar zero.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *