Toezeggen is vastleggen!
“In de afspraak incarneert het sociale.” Lex Bos
Mijn toezegging is de helft van een afspraak. Namelijk mijn kant van de afspraak. In dit artikel wat gedachten over deze kant van de afspraak.
Ruim 20 jaar geleden leerde ik een les van een oude rot in het conferentie-organiseer-vak. We hadden het erover wie we zouden kunnen vragen als spreker voor een bepaalde bijeenkomst. Ik stelde iemand voor en zijn reactie was: “Dat zou je kunnen vragen maar de kans is niet zo groot dat je een ja krijgt. Als je snel resultaat wilt kun je het beter vragen aan iemand die een heel druk leven heeft. Dat zijn namelijk de mensen die snel ja zeggen.”
Die uitspraak is mij altijd bij gebleven. Mensen die het druk hebben zeggen vaker ja. En als je veel ja zegt, geniet van het meeste, leuke mensen ontmoet en anderen helpt dan is dat is toch een mooie keus.
Voor mij is dat nog steeds een mooie heldere waarheid.
Toch kent iedereen de momenten dat je te vaak ja hebt gezegd en daarmee een subtiele grens bent gepasseerd. Opgeteld past alles niet meer in de dag, week en maand. En dan ontstaat er een probleem.
Je wordt aangesproken op iets wat je zou doen en op het moment dat dit gebeurt herinner je je weer dat je een toezegging hebt gedaan maar weet je ook dat het helemaal nergens is geborgd en dat het waarschijnlijk nooit meer boven was komen drijven in de dagdagelijkse drukte.
Dat gebeurt het meest vaak op de overgang van de levenssferen. In je werk lijkt het te overzien, misschien een ‘beetje’ veel. Thuis komen er ook allemaal logische vragen op je af en wordt het ondanks alle logica ook een ‘beetje’ veel. En opeens loop je achter jezelf aan te rennen (dat kan ik zo bijna letterlijk beleven). Het past niet en het lukt dus ook niet. Je neemt het en der een beetje krediet op en hoopt op betere tijden.
Toch wordt daar de keten doorbroken.
Want de wereld draait op deze simpele wetmatigheid: samenwerking, synergie en sociale kunst ontstaan doordat we doen wat we hebben gezegd te zullen doen. We hoeven niet méér te doen (mag wel als het maar niet ten koste gaat van andere commitments), we moeten ook niet minder doen. De voortgang van de wereld hangt af van onze (deel-)bijdrage.
Uiteindelijk is het de kunst:
- Realistisch toezeggingen doen (niet meer dan past bij je speelveld).
- Heldere toezeggingen doen (wat precies? wanneer? in welke vorm?)
- Die toezeggingen direct en compleet vastleggen (in een simpel systeem buiten je hoofd).
- Regelmatig je toezeggingen reviewen en van daaruit plannen.
- En uiteraard de toezeggingen nakomen.
Waarmee we betrouwbare samenwerkingspartners worden. En dat is in alle levenssferen een belangrijk goed.
En waarom vastleggen? Omdat we ons geheugen zeer snel overschatten, we zonder overzicht geen overzicht hebben en niet makkelijk een oordeel kunnen vormen of er nog iets bij past of niet.
PS: Ben je een Visionair, Operator of Processor? Doe de gratis drie minuten werkstijltest. Je ontvangt je profiel + een Pdf met tips om je e-mail en agenda routines te verbeteren.
Beoordeel deze tip:
nog geen beoordelingen
Laden...
7 reacties
Klopt inderdaad. Maar minstens even onproductief zijn managers die NIET ja en NIET nee zeggen en er in slagen weg te komen zonder een duidelijk antwoord te geven. Wat rond de pot draaien, een hoop bijkomende vragen stellen en de vraagsteller gefrustreerd achterlaten.
Beste Ad en lezers van zijn nieuwsbrief,
Wanneer je je woord, je toezegging, steeds nakomt dan wordt je woord sterker, daadkrachtiger en kun je dus meer bereiken in minder tijd. Je wint tijd als je steeds je woord nakomt en dat is toch fijn gezien de dood nooit heel ver weg is en we zoveel mogelijk (goeds) moeten doen.
Je oefent karakter (‘ziel’) met het nakomen van toezeggingen, dus ik zou heel veel toezeggen en dan je toezeggingen ook nakomen. Omgekeerd is ook waar: wanneer je steeds je toezegging niet nakomt krijgen je woorden steeds meer de betekenis van ‘bla bla bla’. Je woord niet nakomen en je vernietigt letterlijk een stuk van je karakter, dus ook je vermogen om überhaupt ‘sociale’ relaties aan te gaan. Zonder die sociale dimensie is de kans groot dat we eenzame boze monsters worden. Dan heb ik het nog niet eens over dat je andermans tijd, levenskracht, kan vernietigen als jij je toezegging niet nakomt.
Een interessante vraag vind ik ook onder welke voorwaarde je een toezegging niet hoeft na te komen. Waar legt men in het algemeen de grens? Beste Ad zou je daar je verfrissende kijk op kunnen geven?
Het is mij opgevallen dat zeker sinds het intreden van de mobiele telefoon mensen makkelijker afspraken (op het laatste moment afzeggen of makkelijker te laat komen) onder het mom van ‘ik heb van te voren aangegeven dat mijn toezegging veranderd is, dus heb ik het recht dit eenzijdig te veranderen’. Wat zijn jou observaties Ad?
Hartelijk,
James
@James: In mijn optiek is een toezegging de helft van een afspraak. Als je die niet na kán komen (en dat gebeurt soms) dan is het minimale wat je kunt doen dit melden op het moment dat je het zelf weet.
Als de wereld is veranderd en je wilt terugkomen op je toezegging dan is het in feite opzeggen van een overeenkomst met eventuele nieuwe ‘onderhandeling’/afstemming over de afspraak in andere vorm.
De kunst is dat je een afspraak kunt zien als een belangrijke en wederkerige zaak.
Daarnaast is er het openbare geheim van de Bank van Wederdienst
http://www.adjustintime.nl/wp/2009/07/netwerken-bank-van-wederdienst/
waar debet en credit werkt.
@Johan: je hebt helemaal een punt. Geen duidelijkheid is een ramp.
Kort maar krachtig bedankt. Zit sinds een tijdje in zo’n fase. Heldere toezeggingen is mijn probleem nu zo ook het vastleggen. Ga daar dus eerst maar mee beginnen. Bedankt!
Beste Ad,
Mijn vraag is onder welke omstandigheden je jezelf zou toestaan een toezegging in te trekken (juist als je weet dat die beroemde bank bestaat). Trek je je toezegging om voor een groep te spreken in als je verkouden bent en anderen niet verkouden wil maken of verzuim je pas als je meer dan 40 graden koorts hebt etc.. Trek je makkelijker een toezegging in als het die ander aan wie je de toezegging gedaan hebt vaak een toezegging ingetrokken heeft.
Mijn vraag gaat dus niet om hoe je een toezegging terugtrekt (je excuses aan te bieden) en wanneer (op het moment dat je het zelf weet)
Groet,
James
@jJames: Na enig nadenken kom ik tot de volgende omstandigheden:
– iets anders ‘komt van rechts’ (overlijden bv)
– gevaarlijke wegen (extreem glad bv)
– iets redt een bijeenkomst met veel mensen en schaadt een afspraak met/toezegging aan 1 mens
Ik kom veel tegen dat er eindeloos geschoven wordt met afspraken omdat er geen bewustzijn is voor de tijd die gemiddeld opgaat aan zaken waarvan je zeker weet dat ze komen maar niet wanneer ze komen. Deze ad-hoc zaken worden dan als dringend en belangrijk gelabeld hetgeen vervolgens een reden geeft om een hele trits afspraken en toezeggingen in de war te gooien waardoor je als club, team en zelfs organisatie in de versterkende terugkoppeling terecht komt: Steeds meer moeders brengen hun kinderen met de auto naar school omdat het steeds drukker wordt op straat omdat steeds meer moeders hun kinderen met de auto naar school brengen.
In jouw en mijn voorbeelden gaat het over afspraken in de tijd.
Toezeggingen gaan ook over zaken die je zult bijdragen aan de doelen van de ander. Daarover dit:
Het komt voor dat ik merk dat ik te snel ja heb gezegd en eigenlijk niet de juiste persoon ben. Dan leg ik dat uit en verwijs ik door nadat ik gecheckt heb of degene naar wie ik verwijs in staat is mijn oorspronkelijke toezegging in te vullen.
Het komt ook soms voor dat na een eerste bijdrage blijkt dat de verwachtingen en dus de tevredenheid die daarop volgt niet overeen komen. Dat is ook een moment waarop ik terug kan komen op een toezegging.
Tot zover.
Ad
Dank je! Mooi voorbeeld van de de creche