‘112 kun je dus beter niet mailen’

Collectieve Productiviteit, Fun, Anekdotes, Poëzie

Deze uitspraak door een van de deelnemers aan een werkplaats productiviteit was een briljante samenvatting van mijn betoog afgelopen week. En waarom dit zo logisch is (112 bellen en niet mailen ) en waarom we toch heel vaak iets vergelijkbaars proberen beschrijf ik hieronder.

112 beter niet mailen

Email is voor de meeste van ons de meest centrale communicatiehub. Email is betrouwbaar, a-synchroon (je communiceert in een keten en niet op hetzelfde moment), goedkoop en eenvoudig als je je houdt aan een paar basale gewoontes.

Email heeft ook wel een paar beperkingen die vooral zichtbaar worden als je gaat voor slimme samenwerking. Er zijn kort gezegd 2 grote gebieden waar je email beter niet voor kunt gebruiken omdat het daar simpelweg niet geschikt voor is.

Je vraag is dringend/urgent

Hier komen we uit bij 112. Niemand zal 112 gaan emailen om spoedeisende bijstand. Toch doen we dat eindeloos met email. Zonder spelregels voor email gaan we er zo maar vanuit dat iedereen aan de andere kant de hele dag zit te wachten op ons dringende emailtje en vervolgens uiteraard direct reageert. Als dat vervolgens niet gebeurt gaan we bellen (heb je mijn mailtje als gezien).

Zolang er geen corporate regel is die stelt dat je verplicht wordt om minimaal ieder kwartier je email te processen (en die regel komt er nooit) is email niet geschikt voor dringende zaken tenzij je deze vooraf laat gaan van een andere vorm van communicatie (dus vooraf bellen).

Je vraag is complex

Je hebt een probleem en wilt het oplossen met behulp van een vraag via de email. Je stuurt een email naar de helpdesk (die alleen per email te bereiken is) en je wacht. Het antwoord dat je terugkrijgt is in bijzonder veel gevallen een oplossing voor een probleem dat je niet had. En dat komt omdat het nog niet zo eenvoudig is om in platte tekst iets complex (waar je zelf waarschijnlijk niet alle ins en outs van kent) te beschrijven.

De ‘expert’ aan de andere kant doet zijn best maar begrijpt jouw uitleg van het probleem niet en stuurt je of een standaard antwoord (vaak in de vorm van een link) of een tekst die je nog niet verder helpt. Wat volgt is uiteraard nog een keer heen en weer en vooral de verzuchting van jouw kant dat dit allemaal veel sneller opgelost zou kunnen worden als je maar even de expert zou kunnen bellen.

Wat leert ons dit? Gebruik email niet voor complexe vragen. Het werkt niet als je gaat voor slim samenwerken (complexe uitleg geven gaat iets beter).

Wat blijft er dus over voor ‘good old email’? Alle zaken die niet dringend en niet complex zijn. De dringende en complexe zaken doen we live, met skype, bellend, chattend maar niet met email. Dus 112 toch maar beter bellen!

Met plezier gelezen? Schrijf je in en krijg iedere vrijdag om 10 uur een update van nieuwe artikelen. Ontvang een pdf ebook over de weekreview als dank direct in je inbox.

Beoordeel deze tip:

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars 1 beoordelingen
Loading...

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *