Wie heeft de langste?

Je herkent kent het vast.

Je krijgt een mail van één alinea en vervolgens wordt deze gevolgd door een onmogelijke berg info van deze slag en soorten:

• titels
• telnr vast
• telnr mobiel (met +31)
• faxnummer (kom ik nog tegen)
• postadres
• bezoekadres
• website(s)
• en zelfs emailadres ?!?
• Twitteraccount
• LinkedIn account
• Facebook pagina
• marketingboodschappen
• gevolgd door exoneratieteksten in het NL en ENG (‘deze mail is alleen bedoeld voor ….’)
• gelardeerd met plaatjes (die vervolgens niet in de html zitten dus bijlage worden)
• liever niet printen voor het milieu ?!?

waarmee de handtekening in veel gevallen drie of vier keer zo lang is als de boodschap.

Het lijkt soms wel op een wedstrijdje ‘wie heeft de langste’. Met als gevolg dat conversaties niet te volgen zijn doordat er steeds weer een hele lange berg info tussen staat die afleidt.

Mijn tip is om eens flink te wieden in de handtekeningen jungle

De eerste mail extern kan wel wat info gebruiken. Ben je eenmaal aangekomen in elkaars adresboek dan kan het allemaal een stuk eenvoudiger. En ben je intern aan het communiceren dan kan het nog simpeler. Dus 3 varianten:

1. Realistisch volledig (kan waarschijnlijk zonder faxnr, natuurlijk zonder emailadres(!), Twitter óf LinkedIn, enz.) Eventueel een link naar een webpagina met echt volledige info + routebeschrijving + vrijwaring in NL en ENG enz.
2. Een verkorte versie voor herhaalde externe communicatie (zet daar wel je 06 bij zodat je van kanaal kan wisselen als zaken dringend of complex worden).
3. Een minimalistische voor interne communicatie.

Hoe doe je dat?

Een paar verschillende handtekeningen maken en de juiste kiezen bij iedere mail. Dat kan in Outlook door de voorkeurshandtekening uit te zetten. Of door een textexpander gebruiken.

Die van mij (als richting) zijn als volgt:

Voorbeeld 1 (realistisch volledig)

Groet, Ad van der Hulst | 06 224 559 02

ADJUSTINTIME
Live en online workshops
Personal Lean & Lean Office

Voorbeeld 2 (verkorte versie voor externe relaties)

Groet, Ad | 06 224 559 02
ADJUSTINTIME

Voorbeeld 3 (minimalistisch)

Groet, Ad | 06 224 559 02

Iedereen die je mailt zal blij zijn!

Ik heb deze vraag voor je: Hoe ga jij en jouw organisatie om met email handtekeningen. En deel ajb je mening en ervaring met de andere lezers in de comments hieronder.

PS: Ken je werkstijl. Ben je een Visionair, Operator of Processor? Doe de gratis drie minuten werkstijltest. Je ontvangt je profiel + een Pdf met tips om je e-mail en agenda routines te verbeteren.

Beoordeel deze tip:

4 beoordelingen

Laden...