Veel kenniswerkers zijn bijzonder gehecht aan de good-old-verkenner en kunnen zelfs soms de verleiding niet weerstaan om hun Teams bestanden te synchroniseren met een link in de Verkenner.
Niet Doen!
Synchroniseren betekent dat er feitelijk twee bestanden zijn. Een lokaal en een in Teams (respectievelijk Sharepoint). Op de schaarse dagen dat wifi alle uren compleet stabiel is, je altijd wacht tot de synchronisatie afgerond is voor het afsluiten, je nooit even snel je laptop dicht doet en liefst er geen anderen tegelijk ook in het bestand werken, werkt het. Maar veel te vaak niet.
Dus voor de duidelijkheid: Als
Er een hic-up is in de wifi
Je wisselt van wifi-netwerk
Je te snel je laptop afsluit
Ontstaat er een synchronisatieprobleem dat je een berg tijd kost om op te lossen.
Er is een veel betere manier: Blijf in Teams en wordt vriend met de Verkenner die je daar tot je beschikking hebt.
Hoe?
Ga naar MS Teams nieuw. Ga in de linker navigatiekolom naar OneDrive
Ga naar ‘Mijn bestanden’
Hier heb je je nieuwe ‘Verkenner’. Alle bestanden staat netjes op rij inclusief die in ieder Team/Kanaal waar je toegang toe hebt.
Mis je een Team? Klik dan op onder de zichtbare Teams op ‘Meer Plaatsen …’
Je hebt alle mogelijkheden van de wereld als je rechtermuis-klikt op de bestandsnaam. Openen, Verplaatsen, Delen etc. (klikken op de driepuntjes kan uiteraard ook).
Je kunt veelgebruikte bestanden een vaste plek geven onder ‘Favorieten’ door op de ster te klikken achter de bestandsnaam.
Je kunt Teams die je veel nodig hebt eventueel pinnen zodat ze bij de hand staan door achter de naam van het Team op het pinnetje te klikken.
Moraal: Niet synchroniseren maar de Verkenner binnen Teams gebruiken. Even wennen en je hebt nooit meer synchronisatieproblemen.
Ter lering en vermaak. Matt Mullenweg (CEO van Automattic en daarmee van WordPress) heeft na veel geregel een drie maanden sabbatical voor zichzelf georganiseerd zoals gebruikelijk en aangemoedigd in zijn bedrijf. Op zijn blog houdt hij bij wat hij beleeft aan zijn time-off. Bovenstaand bericht verscheen op de derde dag van zijn sabbatical.
Zelfreflectie en een beetje humor zijn mooie partners!
In de jaren dat ik op het conservatorium zat heb ik veel respect gekregen voor ambacht. Wat is het toch heerlijk om iemand te ontmoeten die echt iets vreselijk goed kan.
Het ziet er altijd uit alsof de kunst moeiteloos tot stand komt maar iedereen weet dat er heel veel oefening en doorzettingsvermogen nodig is om dit stadium te bereiken. Dat geldt in ieder geval voor kunst, sport en geneeskunst maar misschien wel voor alles en altijd.
Ook bij ons managers, professionals en veranderaars is ambacht alles. Laat ons in ieder geval beginnen bij simpele dingen als E-mail in Control, Agenda in Balans en een degelijke Dag- en Weekreview. Dan zijn we al een heel eind.
Ik werd door Lesia attent gemaakt op de Chalk Guy (Julian Beever) en vind hem bij uitstek iemand die echt iets vreselijk goed kan. Hoe kan het dat je driedimensionale illusies kan tekenen en dat ook nog met stoepkrijt van Blokker en gewoon op straat? En vind je het dan niet erg dat al je werk weg is na een regenbui of door een ongelukje van een biermorsende toerist? En vind je het niet erg dat maar een paar mensen het resultaat kunnen zien?
Ik hoorde een keer uitspraak van een van de giganten op het gebied van persoonlijke effectiviteit (David Allen) die luidde: Je systeem is pas goed als het ook werkt bij 38º koorts.
Nu kan het statistisch niet anders of een heel aantal lezers van deze blog hadden, hebben of krijgen nog griep. Dus een logische reflectie- of ervaringsvraag is: blijft onze workflow overeind als we griep hebben, onder hoge druk staan, familieperikelen hebben enz.
Als dat niet het geval is dan is er in de meeste gevallen gelukkig niet zo heel veel aan de hand. Toch is het wel heel prettig als je systeem deze toets kan doorstaan.
En op het moment dat je echt geveld bent, is zo’n workflow uiteraard niet echt het meest relevant. Maar des te meer als je ziek aan het worden bent, of aan het uitzieken bent.
Vier tips voor een workflow dat het blijft doen ook als je flink griep hebt.
Houd je systeem zo simpel als het maar kan Verander je systeem niet te vaak, als het werkt is het prima, nieuw is niet perse beter Pas op voor ‘verergbeteren’
Automatiseer standaard handelingen of besluiten Alles wat repeteert kan een digi-ding beter en sneller (regels voor e-mailafhandeling, textexpanding, templates e.d.)
Word onbewust bekwaam ten aanzien van allerlei routines Gebruik checklists waar dat maar kan Leer blindtypen
Gebruik sneltoetsen Gebruik snelonderdelen in Outlook en Word of textexpanders
Doe je weekreview! En de reden daarvoor is natuurlijk dat je op basis van een goed overzicht heel snel je prioriteiten kunt stellen en de rest doorgeven aan anderen of on-hold zetten. De Handleiding Weekreview staat bij de free stuff.
Samen met Karen Visser – een gewaardeerde collega-trainer in hetzelfde vakgebied – was ik in verkennend gesprek (online) met een Belgische opdrachtgever over een traject voor de komende jaren.
Aan het eind van gesprek vatte de opdrachtgever de afspraken samen en maakte er een tijdpad bij.
Als wij een menukaart zouden kunnen leveren dan zou zij uiterlijk 31 maart ons een reactie geven in de vorm van een echte vraag voor een offerte.
Karen reageerde uit een soort professioneel enthousiasme. ‘Wat mooi dat je geen 1 april zegt, want dat zou betekenen dat je jezelf psychologisch in een veel langere horizon zet met de kans dat het al snel een maand later wordt.’
Ik was eerst even in verwarring omdat 1 april bij mij ook te maken heeft met grappenmakerij. Maar daar ging het hier niet om.
Er is een eenvoudige manier om een zelf bepaalde reeks dagen naast elkaar in beeld te krijgen. Dat is handig voor de planningsmomenten in je weekreview (zie handleiding weekreview als je nog niet werkt met deze essentiële gewoonte). Hieronder doe ik het als voorbeeld voor alle vrijdagen in een april.
Stap 1:
Selecteer de ‘Dag’ view
Stap 2
Selecteer in het maandoverzicht links in je beeld de eerste vrijdag van de maand. Houd daarna de ctrl toets ingedrukt en selecteer daarna de andere vrijdagen in de maand (of iedere andere reeks die je nodig hebt).
Stap 3
Kijk nu in je agendavenster en je ziet netjes alle vier de vrijdagen van april naast elkaar staan. Daarmee kun je deze vrijdagen in samenhangen gaan plannen. En uiteraard kun je dat met ieder willekeurige reeks doen ook met meer dan vier dagen. Probeer het zelf een keer na te doen en je zult al snel het gemak en de waarde herkennen.
Tips bij terugblikken op het jaar dat bijna geweest is
Hieronder een aantal vragen en tips die een vrolijke, niet te zware jaarreview mogelijk maken. Ook goed te gebruiken in een team.
1. Afsluiten en afronden
Wat waren de bijzondere momenten van dit jaar (positief & negatief)?
Wat heb ik dit jaar afgerond?
Wat heb ik dit jaar bereikt?
Wat kan ik of wil ik afsluiten?
Kun ik het verhaal van dit jaar samenvatten in een zin?
2. Preview light (fantaseren over het jaar dat komt)
Wat zou volgend jaar kunnen brengen?
Hoe zou een succesvol jaar eruit kunnen zien?
Welke nieuwe dingen wil je op de rol en hoe ziet succes eruit voor jou?
Welke plannen/doelen komen er op?
3. Meer & minder
Wat wil ik meer doen volgend jaar?
Wat wil ik minder doen volgend jaar?
Waar wil ik meer van volgend jaar?
Waar wil ik minder van volgend jaar?
Tip 1: Opruimen
Kies een (bureau-)la of een (archief of kleren-)kast en ruim deze op met de volgende vragen:
wat is hier mogelijk overbodig?
wat is hier teveel (want in veelvoud)?
wat kan een andere logischer plek krijgen?
Tip 2: Week review (nieuwe gewoonte voor het jaar dat komt)
Van harte aanbevolen: een zeer vruchtbare gewoonte overzicht en focus te krijgen in de vorm van een wekelijkse terug en vooruitblik in de agenda in twee stappen:
kijk iedere week terug in de agenda (op zoek naar losse eindjes van afspraken en naar een oordeel over de compositie van de week)
kijk iedere week een aantal weken vooruit om dubbele/onduidelijke/onwenselijke afspraken of afspraken die veel voorbereidingstijd nodig hebben en plan die.
Er is nog wel eens gepiep dat het zo onhandig is dat je in MS Teams niet meerdere bestanden tegelijkertijd open kunt hebben of er in kunt werken. Gelukkig klopt dat niet!
Daarom hieronder hoe je dat doet in drie stappen. Het idee is dat je de bestanden die je nodig hebt opent in de app die je normaal gebruikt en waarvan het icoon in de taakbalk staat. Dat kun je uiteraard met meerdere bestanden doen. Deze bestanden blijven op wonderbaarlijke wijze verbonden met MS Teams (en voor de kenners dus ook met Sharepoint). Alle microwijzigingen worden opgeslagen. Je kunt er met meerdere collega’s tegelijk in werken en je hebt een versie geschiedenis voor als dat nodig is.
Hoe open je meerdere bestanden tegelijk in MS Teams?
Stap 1
Open het juiste Team. Ga naar het Kanaal van het bestand zijn thuisplek heeft. Klik op de tab ‘Bestanden’ en selecteer het bestand (zie plaatje hierboven).
Stap 2
Klik op de drie puntjes die nu verschijnen en kies voor ‘Open’.
Stap 3
Kies in het menu achter ‘Open’ voor ‘Openen in app’
Je bestand is nu geopend in je normale Word versie. Wil je meerdere Word documenten naast elkaar op je scherm(en) open hebben dan doe je deze procedure nog een keer. Het eerste bestand is nog steeds beschikbaar totdat je het sluit.
Voilá. Ingewikkelder is het niet (wel even aan wennen maar ja dat is met alles zo).
Met dank aan Frans Diepenhorst.
“Hoe”Gedoe is vermoeiend, niet enthousiasmerend en kost heel veel tijd. Wanneer je in jouw organisatie, afdeling of team te veel tijd kwijt bent aan gepraat over “Hoe-moeten-we-dit-doen?” dan is een van de volgende zaken aan de hand.
Onduidelijk Eigenaarschap
Hoofdregel voor klussen, projecten, resultaten is dat het volstrekt duidelijk is wie wat doet en wanneer het af is. Zodra dit onduidelijk is, ontstaat er de neiging om te praten over het ‘hoe’ der dingen als een escape van het aanspreekbare onontkoombare eigenaarschap van wat-wie-wanneer. Omgekeerd: wanneer het gewenste resultaat superhelder is, wordt een gesprek over hoe veel minder relevant.
Remedie: Maak het resultaat super helder en regel wat-wie-wanneer. Het ‘hoe’ is dan geen issue meer.
Ambacht/professionaliteit ontbreekt
Wanneer degene die eigenaar zou moeten zijn (vanwege positie, functie, verantwoordelijkheid, salaris etc.) simpelweg niet kan wat ie zou moeten kunnen, verschuift het gesprek naar het ‘hoe’. Als je merkt dat dit aan de orde is, denk dan goed na of het een haalbare zaak is voor de betreffende medewerker. Is het antwoord ja (of ja, mits) dan dat helder maken en daar acties opzetten. Is het antwoord nee, dan een andere weg zoeken om het resultaat voor elkaar te krijgen.
Samengevat: Blijf weg van illusies over kunde, ga uit van de realiteit.
Gewenste grip is te groot (micromanagement)
De derde oorzaak van “Hoe”-Gedoe zit in de managementstijl. Als je zelf alles goed kunt en dus een goed oordeel hebt over wat er nodig is (op basis van jouw kennis en ervaring) dan is de verleiding groot om door te gaan vragen op het het ‘hoe’. Of nog erger: het voor te gaan doen. En dat is linke soep. Voordat je het weet ben je druk met het werk van de laag onder je en kom je niet meer toe aan je eigen werk.
Remedie: Laat anderen hun eigen fouten maken en er van leren. Net zoals je dat zelf ook hebt kunnen doen.
Uitzondering: Design
Bij het ontwerpen en onderhouden van processen, procedures, stroomdiagrammen, checklists, trainingen etc. kun je uiteraard beter juist wel tijd besteden om na te denken over het hoe. Daar is het ook niet vermoeiend maar werkt het juist vitaliserend.
Samenvattende tip: Als je het vermoeden hebt van vermoeiend “Hoe”-Gedoe even een pauze inlassen en reflecteren op de bron en er vervolgens iets aan doen.
Er waaiert een calvinistische norm door het land van productiviteit: Gij zult niet uitstellen! Met in het verlengde daarvan allemaal tips en trucs om deze zonde niet meer te begaan. Ik stel voor dat we deze norm eens wat nader bestuderen leidend tot een paar simpele tips. Een toetje volgt daarna.
De rationele opvatting zegt: er is oorzaak en gevolg (en ook nog in deze volgorde). Voor ons onderwerp betekent dit: er is een planning en er is productiviteit als gevolg van deze (uitgevoerde) planning. De planning is de werkvoorbereiding (zo efficiënt mogelijk en gericht op de goede zaken). De uitvoering volgt daarna.
Dus hoe beter ik de uitvoering van de door mij verzonnen planning volg, hoe productiever ik ben.
En zie: Tadaa! Hier verschijnt natuurlijk gewoon weer het ouderwetse werkvoorbereider/uitvoerder duo.
En als het niet lukt (dus uitstel verschijnt) ligt het aan toegeven aan afleiding, te weinig discipline, chaotisme enz. dus … procrastionation.
De werkelijkheid is dat we helemaal niet gestuurd wíllen worden. Niet door een externe werkvoorbereider maar ook niet door een efficient/effectieve interne alter ego. We willen gewoon cherry-picken; doen wat op dat moment het aardigste lijkt; we willen opties en keuzemogelijkheden.
Dus laten we dat gewoon toegeven en onze wereld zo organiseren. Dat kan met behulp van de volgende vier tips.
Tips:
Plan alleen die zaken die echt moeten, zet ze in een tijddoos, haal alle afleiding weg, doe het werk en houd zo veel mogelijk ruimte vrij er omheen;
Zorg voor een overzicht van ‘opties’: zaken die je zou kunnen doen;
Kies in een moment dat uit je opties wat het beste past bij de tijd en energie die hebt, de plek waar je bent, de spullen die je tot je beschikking hebt en uiteraard waarvan je de toegevoegde waarde het grootst acht;
Nick stuurde me een video van Tom Urban die op een vrolijke manier uitlegt hoe het toch komt dat we allemaal in meer en mindere mate last hebben van niet doen wat we ons hebben voorgenomen op de tijd die we daarvoor hadden bedacht.
Er zijn drie (interne) personages bij betrokken:
the rational desicionmaker
the instant gratificaton monkey
the panique monster
Deze drie alter ego’s maken de show. Als je een keer een vrolijke reflectie wil op het thema procrastination is deze video warm aanbevolen.
Er is een disclaimer: uiteraard is het kijken van deze video op zichzelf een zeer waarschijnlijke vorm van procrasination.
In 1969 keken we met de familie op vakantie in zwart wit in de avond naar de fantastische beelden van Neil Armstrong die als eerste mens een voet op de maan zette.
Om dat voor elkaar te krijgen was er uiteraard bijzonder intensieve samenwerking noodzakelijk tussen een groot aantal mensen.
E-mail bestond nog niet!
Hoe deden ze dat? Dan Markovitz heeft die vraag een keer gesteld en beantwoord gekregen. De vraag is verrassend, het antwoord eigenlijk niet eens zo zeer.
“It turns out that there is an engineer at the company who worked on the Apollo project, and the leader of the R&D group once asked him precisely that question: how did you manage without email? The engineer explained that the team met from 9-10 am three days per week. The rest of the time they were actually working on solving this enormous puzzle of landing on the moon. As Nathan Zeldes, a principle engineer at Intel puts it, these guys were “plan-driven,” not “interrupt-driven.” And when unexpected problems arose, they actually talked to each other.”
Waarmee maar weer eens duidelijk wordt: e-mail is een productiviteits-tool en geen werk op zich. Het bestaat ten behoeve van communicatie net als Teams, WhatsApp en telefoon. Allemaal handig als live afstemmen even niet mogelijk of wenselijk is.
Wat wij nu als innovatie eerste klas zien: een dagstart opzetten, was – zo blijkt – de basis voor ‘putting a man on the moon en let hem return save”.
Nog een keer in de woorden van Dan Markovitz:
“Remember: email is a tool to help you get your job done. It is not your job, anymore than the phone is. If you treat it as such, you might find that it’s less of a millstone around your neck and more of a true productivity tool.”
In 3 tips samengevat:
Laat je agenda leidend zijn voor je werk en niet je email.
Gebruik e-mail slechts voor zaken die niet dringend en niet complex zijn.
Kies wijs tussen de mogelijke communicatievormen (zie dit artikel met download overzicht).
Op ieder toetsenbord zijn er minimaal 75 toetsen van allerlei slag en soort.
Eén ervan is een onvermoeibare dienaar die als waarde alleen maar een wit vlakje heeft: de spatiebalk. Niks dus eigenlijk. De hele dag klaarstaan en als je eindelijk aandacht krijgt er voor zorgen dat er een witte ruimte ontstaan van 1 letter groot.
Dat is de taak van de spatiebalk. Hoe onbaatzuchtig en mooi in deze crisistijd.
Maar er is meer.
De spatiebalk heeft voor de kenners een tweede leven. En dat leven wil ik hier vandaag onthullen voor iedereen die dit nog niet kent.
De spatiebalk is eigenlijk dé sneltoets voor scrollen.
Je kunt hel al testen op deze pagina:
DRUK NU (een paar keer) OP DE SPATIEBALK (doen dus nu)
Je beeld is precies steeds 1 scherm naar boven gevlogen zodat je precies verder kunt lezen. De onderste regel van zojuist is de bovenste regel van nu.
Omgekeerd kan ook:
DRUK NU OP SHIFT-SPATIEBALK (ook doen nu)
en de omgekeerde beweging is een feit.
Deze functie van de spatiebalk werkt ook heel goed in:
browsers
emailmappen waar het leesvenster aanstaat (dus niet in de inbox)
en in rss-readers
Het is misschien heel even wennen…
Toch weet ik zeker dat deze ode er toe gaat leiden dat je voortaan het gedoe met muis en een scrollbalk kunt vergeten en heel relax en elegant je pagina’s gaat lees/scannen.
We gebruiken cookies zodat deze website zo soepel mogelijk draait. Als je doorgaat met het gebruiken van de website, gaan we er vanuit dat ermee instemt.IK BEN AKKOORDNee, ik wil meer info
Veel kenniswerkers zijn bijzonder gehecht aan de good-old-verkenner en kunnen zelfs soms de verleiding niet weerstaan om hun Teams bestanden te synchroniseren met een link in de Verkenner. 
Laden...
“Hoe”Gedoe is vermoeiend, niet enthousiasmerend en kost heel veel tijd. Wanneer je in jouw organisatie, afdeling of team te veel tijd kwijt bent aan gepraat over “Hoe-moeten-we-dit-doen?” dan is een van de volgende zaken aan de hand.
In 1969 keken we met de familie op vakantie in zwart wit in de avond naar de fantastische beelden van Neil Armstrong die als eerste mens een voet op de maan zette.