Veel organisaties zijn overgestapt naar Office 365, andere zijn er nog over in conclaaf. Feit is dat Microsoft met Office en daarin Outlook 2016 een nieuwe weg is ingeslagen die bijzonder succesvol is. In de slipstream daarvan worden veel cursussen ontwikkeld en aangeboden die de medewerkers leren om te gaan met deze nieuwe interface. Dat nu is een onlogisch en verspillend idee vanwege drie grote redenen.
1. Het gaat niet om de tool maar om het doel
Outlook is een tool met onwaarschijnlijk veel mogelijkheden. Je kunt met gemak een dag vullen om een keer alle contextuele menu’s langs te lopen van de e-mail-kant en daar wat mee te oefenen zodat je alle mogelijkheden van dit deel van Outlook een keer hebt gezien. Maar dat heeft geen zin op het moment dat je geen visie hebt op wat je eigenlijk wilt met de tool.
1. Wat je zou moeten willen is:
iedere dag je Postvak In een keer leeg
zo min mogelijk mapjes en zo goed mogelijke zoek-skill
zoveel mogelijk overzicht over de communicatie per email
agenda overzicht als basis voor de dag en weekreview
2. Alles hangt af van je persoonlijke stijl (er is geen ‘one-size fits all’)
Ben je een visionair ? Dan verzin je tijdens de cursusdag allerlei systemen, structuren en workflows maar gaat ze niet gebruiken. Waar je je uiteraard dan later weer schuldig over voelt.
Ben je een operator ? Dan vind je de cursusdag zonde van je tijd want je richt het uiteraard weer net zo in als in Outlook 2013 want dat is simpel en werkt.
Ben je een processor ? Dan heb je allang zelf uitgezocht dat er nauwelijks verschil is tussen 2013 en 2016. Een paar user-interface wijzigingen maar niets fundamenteels. Dus die cursus is zonde van je dag. Je gaat wel en pikt er misschien nog een paar kleine zaken uit op.
3. Kost een hoop (te veel) tijd en geld.
Natuurlijk en terecht wil een OR dat er geschoold wordt na zo’n implementatie. Natuurlijk raken medewerkers onthand als er een dag-dagelijks gebruiksding er opeens anders uitziet. Natuurlijk is aanbieden van scholing een uitdrukking van goed werkgeverschap. Dat is allemaal waar. Toch is het verspilling op deze manier. Het rendement van al de geïnvesteerde uren en euro’s is simpelweg veel te laag.
Wat dan wel:
Corporate Inbox Zero! Een permanente cyclus met een mix van korte classroom workshops, online courses, (+ webinars, spelregelsessies en ondersteuning bij vragen) waarin Inbox Zero wordt aangeleerd en je een eigen stijl vindt voor agenda. Inbox Zero is nu eenmaal een simpele methodiek die zich richt op een norm/doel (1 x per dag Postvak In leeg); die past voor alle typen werkers (visionairs, operators en processors) en veel minder tijd en geld kost.
Het mooie is dat je hiermee niet in de Tsunami-modus zit, maar kan blijven herhalen, nieuwe medewerkers mee kan nemen in de corporate manier van werken en kennis en skills in huis hebt en houdt voor zo’n belangrijk middel als mailcommunicatie.
Outlook komt daarmee op zijn plek: middel voor een doel: zo soepel mogelijk verlopende communicatie via email.
En taken bijhouden in Outlook? Dat is alleen maar weggelegd voor echte processors. Die kun je een keer bij elkaar zetten en ze elkaar laten helpen met het tonen van hun manier. Maar val daar zeker visionairs en operators niet mee lastig.
Wat denk je? Outlook cursus gedaan en wel of niet tevreden? Andere gedachten, ideeën of tips? Laat het ons weten in de reacties hieronder zodat we er allemaal wat aan hebben.
Een wederkerende vraag die wij tegenkomen? Hoe krijg je het takendeel van Outlook op je telefoon zodat je jouw to-do-lijst altijd bij je hebt?
De reden is uiteraard dat je exchange versie van Outlook je die mogelijkheid eerst niet gaf (nu dus wel).
MS 365
Als je een betaald MS 365 account hebt dan is het simpel. Zet de MS ToDo app op je PC en telefoon, log in met je MS 365 account en alles synchroniseert als een zonnetje. Hier kun je een A4 handleiding voor MS ToDo downloaden.
Heb je dat niet dan is er nog een alternatief.
Task Task
Ik ken diverse hoog productieve pro’s die daarvoor Task Task gebruiken. Je knoopt je exchange account aan de app en nu heb je wel alle taken op rij, en ook nog op de manier waarop jij dat het prettigst vindt.
Het is maar een weet ….
Zorg wel dat je je taken op een verstandige manier organiseert ander ben je een ‘fool with a tool’ (en dus nog steeds een fool) (met dank aan Eric voor de quote). Wil je weten hoe je dat doet? Lees dan dit (helaas lange) artikel.
In onze workshops en trainingen leerden we iedereen gebruik te maken van een code in de handtekening die vervolgens diende als trigger voor een (uitgaande) regel in Outlook.
De regel luidde:
als de unieke code in de handtekening gebruikt wordt in de hoofdtekst van de email (trigger)
kopieer deze email naar de map wachten op (actie)
Het resultaat daarvan is dat je een waterdichte administratie hebt van alle uitstaande vragen en je dus in je weekreview eenvoudig deze lijst kunt updaten.We gebruiken sinds kort een nieuwe manier voor de Wachten op regel. De ‘oude’ handtekening-regel had 2 nadelen:
Bij veel organisaties is de handtekening “dichtgetimmerd” door IT en kan de gemiddelde gebruiker ‘m niet veranderen. Hierdoor was je genoodzaakt telkens handmatig je unieke code te typen.
De regel die we maakten werkt alleen op de lokale installatie van Outlook, terwijl steeds meer mensen ook hun mobiele apparaten en/of de webversie van outlook gebruiken. Daar op misten ze dus de ‘Wachten Op’ functionaliteit.
De nieuwe regel (m.b.v. cc)
We gebruiken sinds kort een nieuwe manier voor de ‘Wachten op’ regel. In dit geval maken we geen gebruik van een uitgaande regel maar van een inkomende regel.
De regel luidt:
als de email afkomstig is van mij (trigger 1)
en mijn naam staat in cc (trigger 2)
verplaats de email naar de map wachten op (actie)
Wanneer je ook een regel hebt die de cc mails naar een aparte inbox stuurt dan moet je zorgen dat je die zodanig wijzigt dat je jezelf uitsluit: Deze regel wordt dan als volgt:
als mijn naam voorkomt in het vak cc (trigger)
verplaats de email naar de map cc mail (actie)
tenzij ik zelf de email heb verstuurd (uitzondering)
Het verschil tussen de eerste routine en de tweede is dat je in de eerste kopieert (dat kan niet anders) en in de tweede een versie in verzonden items hebt én een versie (n.l. de cc-versie) terecht komt in de map wachten op. Beide manieren kunnen uiteraard prima.
Collega Rob van den Brand heeft er een korte video van gemaakt die laat zien hoe je deze regel zelf instelt (wel even fullscreen zetten).
‘Wachten op’ is onderdeel van de Inbox Zero methodiek.
Top op heden heb ik 7 manieren gevonden om te starten met Lean Office. Ik ga ze hier kort en in zevenmijlsstappen de revue laten passeren. Ik heb er veel links in zitten omdat het verhaal anders veel langer en daarmee onleesbaar zou worden.
Doel is in alle gevallen: de opgetelde kennis en ervaring van de mensen die het werk doen inzetten om iedere nieuwe dag iets gemakkelijker, beter, sneller of goedkoper te kunnen doen dan de dag ervoor, in een gezamelijke reis met steeds opnieuw interessante en uitdagende tussendoelen.
1. Via de fysieke ordening en omgeving starten
Dit is een rip-off van de strategie voor productieomgevingen. De aanname is: Start met 5S en je hebt al heel veel winst. Wat mij betreft maar hoogst zelden een vruchtbare ingang. Als je al Lean Office wil starten met deze route dan is het zaak 5S om te vormen voor het digitale domein. Bijvoorbeeld door te beginnen met de mappenstructuur.
2. Via de proceskant Lean Office aanvliegen
Gaat meestal in vier stappen:
Vervolgens de waardestroom beoordelen vanuit het gezichtspunt van de klant en daarna met de uitkomsten aan de slag gaan met elkaar.
Daarna goed gestandaardiseerd proces met bijvoorbeeld workflow/formulierstroom inrichten als nieuwe nul-stand (bijvoorbeeld met leanforms).
3. Onderscheid maken tussen value en failure demand
Vooral in service gerichte afdelingen kan dit een mooie start zijn. Je gaat aan de slag met 2 lijsten.
Je ontwerpt eerst een turflijst waarop je ‘failure demand’ bijhoudt (feedback op de je proces, product, service, communicatie, tijdigheid enz.). Je zet de meest ervaren medewerkers dagelijks/wekelijks aan het werk om deze stroom terug te brengen tot een realistische minimum.
Je ontwerpt daarna een turflijst voor ‘value demand’ en houdt bij op welk vraag er wederkerende zaken vanuit klanten komen (kopen, info, uitbreiding, verlenging enz). Je zet een paar klantgerichte medewerkers dagelijks/wekelijks aan het werk om deze zaken uit te breiden en nog makkelijker, beter, sneller of goedkoper te maken voor de klant.
Zie voor deze Lean Office manier bijvoorbeeld het boek Freedom from command & control van John Seddon
4. 7 verspillingen leren zien
Met deze aanvliegroute ga je met speelse werkvormen zorgen dat je medewerkers inzicht en taal krijgen zodat ze de 7 verspillingen leren zien en erover gaan praten. Vervolgens kun je de medewerkers uitdagen om Lean Office plannen te maken om verspillingen aan te pakken. Uiteraard dan wel honoreren en stimuleren.
5. Feitelijke onderhanden werk visueel maken
Office-werk vindt vaak plaats in PC’s en is daarmee vooral onzichtbaar. Je kunt Lean Office ook prima aanvliegen door het teamwerk zichtbaar te gaan maken op een leanbord, een whitebord, een scrumbord of wat in jouw geval ook maar passend is. Vervolgens ga je, liefst dagelijk, even met elkaar bij de visuele presentatie van het werk staan en bespreek je voortgang en obstakels, leidend tot acties van medewerkers.
6. Starten met de noodzakelijke vaardigheden van het team
Dit doe je door aan de slag te gaan met een vaardighedenmatrix (skillmatrix). De winst is dan dat je heel helder met elkaar moet nadenken over de basale vaardigheden van je medewerkers en dat kan ook zeker een mooie aanvliegroute zijn.
7. Starten bij de ‘Factory of One’
Met deze aanvliegroute start je met directe voordelen voor de individuele medewerker door grote tijd- en energieslurpers aan te pakken. De kunst is deze tijd, energie en aandachts-bandbreedte te bevrijden. E-mail (met behulp van Inbox Zero) en vergaderen zijn in 99% van de gevallen de eerste kandidaten om aan te pakken. Je sluit hiermee aan bij de beroemde zender ‘WII-FM’ (‘What’s in it for me). Dit blijkt in grotere organisaties die al wel bezig zijn met lean in de productie of in het primaire proces wel een hele mooie Lean Office aanvliegroute.
Welke van deze aanvliegroutes voor jou en je team het meest geëigend is om te starten met Lean Office (een combi kan uiteraard ook het juiste zijn) zul je zelf moeten bepalen. Edoch: wil je dat ik een keer met je meedenk dan doe ik dat uiteraard graag.
Let op: starten met Lean Office betekent een systeembreuk. Leidinggeven wordt langzamerhand omgevormd van handelen naar niet handelen. En dat kan flink onwennig zijn.
Bonustip: maak gebruik van de structuur van een voortschrijdend 90-dagen plan. Niet te kort en niet te lang. En review dit 90-dagen plan uiteraard per maand.
Als je eens een keer een workshop wilt over een van deze onderwerpen laat het me dan weten via de contactpagina.
Een inbox is een plek waar verse informatie binnen komt. Inboxen zijn de poorten/overgangsplekken van de wereld in zijn algemeenheid naar jouw wereld. Vandaar het belang om precies te weten hoeveel van die poorten je hebt omdat je ze nu eenmaal moet onderhouden en reviewen.
De meeste deelnemers aan mijn trainingen komen uit op 5 tot 9 inboxen. Tel voor jezelf eens hoeveel jij er hebt aan de hand van onderstaande voorbeeldlijst.
een fysieke inbak
e-mail inboxen
voicemail inbox
sms inbox
bureaublad fysiek
bureaublad digitaal
tas/rugzak
portemonnee
notitieblokken fysiek
notitie-plaatsen digitaal
je eigen koppie kan zelfs een inbox zijn
Meer dan je dacht? Zet je score ajb hieronder in de reacties dan kunnen we leren van elkaar.
Wat heb je nu aan dit inzicht?
1. groot onderhoud
Je kunt met deze opsomming een eerste ronde onderhoud doen op basis van even reflectie.
zijn het er te veel? welke poorten gaan vanaf nu dicht?
zijn er het er te weinig? welke poorten wil je erbij?
2. opnemen in je routine
Voeg deze opsomming toe aan je checklist voor de weekreview zodat je brein erop leert te vertrouwen dat je minimaal één keer per week deze inboxen leegt (maar pas op dat je de weekreview niet misbruikt om achterstanden weg te werken want dat is kansloos!).
3. klein onderhoud
Leer een gevoel te krijgen voor het juiste ritme voor iedere inbox.
e-mail misschien wel meerdere malen per dag
voicemail 1 keer per dag
fysieke postvak iedere 2 dagen
notitieblok 1 keer per week enz.
Wat jou dan ook maar het beste past.
Met deze manier van werken verzorg je de overgang van de wereld naar jezelf en zorg je dat niet de bottleneck wordt voor de medewerkers en collega’s om je heen.
Als je eens een keer een workshop wilt over dit onderwerp laat het me weten via de contactpagina.
Andere ervaringen, tips? Zet ze hieronder in de reacties zodat we er allemaal wat aan hebben. Druk ajb hieronder op alle social media knoppen en/of op de rating-sterren als je dit een aardig artikel vind!
Over de kip met de gouden eieren zijn we het snel eens. Slachten is geen goed idee. Toch doen we dat veel te vaak bijna. Daarover gaat dit artikel.
Je wist het misschien niet. Of was het een beetje vergeten. Maar …. je bent zelf de kip als je degene bent die de omzet verzorgt, de diensten levert, de onmisbare waarde creeëert. Als je de kip die je zelf bent overbelast, opbrandt, niet op tijd aandacht geeft, geen ruimte geeft voor recreëren dan gaat het fout.
En als medereiziger kan ik meedelen dat een echte burn-out (die ik had op mijn 32-ste) helemaal niet grappig is.
Er zijn 3 grote signalen:
Ik begrijp niet meer precies wat er gaande is omdat ik geen overzicht heb.
Wat er gebeurt kan ik niet verbinden met mijn doelen en logica. Ik kan er geen betekenis aan toe kennen.
Ik heb het gevoel dat ik steeds meer invloed verlies.
Als ik niet meer begrijp wat er gebeurt, er geen betekenis aan toe kan kennen en er geen invloed op heb dan laat ik mijn kip slachten.
Uiteraard wil niemand dat. Toch zijn er allerlei indicaties die opgeteld maken dat je die kant op gaat.
Ik probeer dagelijks 10 liter water in een 5 liter emmer te gieten.
Ik loop alleen nog maar op ‘latest & loudest’.
Ik heb me laten verleiden tot zaken die niet passen bij mijn aard en aanleg (bij mij was dat bovenbaas zijn).
Van weekreview sluipt het naar dagreview, naar uurreview todat ik helemaal niet meer kijk en gewoon maar wat doe.
Mijn agenda staat zo vol dat ik steeds structureler in de avond en in het weekend bij moet schakelen daardoor niet meer los kom en slechter ga slapen.
Tijdelijk allemaal geen probleem maar o zo gevaarlijk als het langzaam naar structureel dreigt te gaan.
Als je eens een keer een workshop wilt over dit onderwerp laat het me weten via de contactpagina.
Andere ervaringen, tips? Zet ze hieronder in de reacties zodat we er allemaal wat aan hebben. Druk ajb hieronder op alle social media knoppen en/of op de rating-sterren als je dit een aardig artikel vind!
Door een overstap van Outlook naar Office 365 was een klant zijn handige regels kwijt geraakt en vroeg mij of ik hem daarmee weer even zou kunnen helpen.
Voor iedereen die dat zelfde probleem heeft
Regel voor ‘Wachten op’ via cc
Een ‘regel’ is in de termen van Outlook een opdracht aan Outlook. Het programma gaat iets doen als er sprake is van een bepaalde trigger. De mogelijkheden met deze regels zijn oneindig.
Er zijn twee soorten regels.
Regels voor e-mail die binnenkomt
Regels voor e-mail die verzonden wordt
Via beide regels kunnen we ‘wachten op’ automatiseren. We kiezen hier voor de eerste optie die als voordeel heeft dat deze ook werkt op de smartphone en de tablet.
De regel die wij gaan gebruiken luidt :
check de e-mails die ik ontvang
als mijn naam staat in cc (trigger)
verplaats de e-mail naar de map ‘2. Wachten op’ (actie)
tenzij ik zelf de email heb verstuurd (uitzondering).
We gaan deze regel stap voor stap opbouwen hieronder.
Regel aanmaken
Ga naar ‘Start’ dan naar ‘Regels’ en daarna naar ‘Regels en waarschuwingen beheren’.
Kies voor ‘Nieuwe regel’
Kies voor ‘Regel toepassen op berichten die ik ontvang
Klik op ‘Volgende’
Selecteer de optie ‘met mijn naam in het vak cc’
Klik op ‘Volgende’
Selecteer de optie ‘verplaats het bericht naar naam map’
Klik in het tekstvak onderin op de blauw onderlijnde tekst ‘naam map’.
Selecteer de map ‘2. Wachten op’
Klik op ‘Volgende’
Selecteer de optie ‘Behalve als het bericht afkomstig is van deze personen of groepen
Klik in het tekstvak onderin op de blauw onderlijnde tekst ‘personen of groepen’
Zoek je eigen naam en e-mailadres op in de lijst en klik op enter zodat je naam en e-mailadres te zien zijn op de onderste regel. Het resultaat van al deze keuzes is vervolgens te zien in het onderste tekstvak.
Klik op ‘OK’ en daarna op ‘Volgende >’ en geef de regel de naam ‘Wachten op met cc’
Klik op ‘Voltooien’ | ‘Toepassen’ | ‘OK’
Misschien moet je nog even Postvak IN openklappen in het scherm wat je nu ziet. Dat doe je door op het > teken te klikken.
De meesten van ons kennen FIFO als ‘first in first out’. Dat lijkt in veel gevallen natuurlijk ook een hele logische strategie. Eerst de oude voorraden opmaken en de boel in flow houden.
Vakbondsgebruik
Er is echter iets merkwaardigs aan de hand met e-mail en dus ook met Inbox Zero. We hebben een vakbondsgebruik overgenomen. In de af en toe aan het bizarre grenzende streven naar transparantie en heldere rekenregels geldt bij ontslagrondes de regel LIFO: ‘last in first out’. Degene die het laatst is gekomen gaat er als eerste weer uit. Dat te naïeve principe zorgt voor veel ellende in organisaties (en uiteraard voor vergrijzing).
En dat ook precies wat we doen met onze e-mail. Verse e-mail krijgt als eerste aandacht. Daar zit helemaal niet veel strategie achter. Het simpelweg volgen wat de default-standaard inrichting is van Outlook. Sorteren op datum en de meest recente bovenaan.
Tip voor Inbox Zero
Wanneer je nog een beetje aan het wennen bent aan Inbox Zero en er af en toe toch nog best een boel e-mails in Postvak IN blijven staan kies dan een tijdje voor FIFO ipv LIFO. Het werkt als volgt. Klik op de naam van de kolom waar de datum staat. Daarmee keert de volgorde zich om!
De oudste e-mail staan nu bovenaan. En nu is het simpel een kwestie van een besluit nemen over iedere e-mail en als deze niet direct weg of door kan, opbergen in een map die past bij de betekenis die deze e-mail voor je heeft. Werkt als een tierelier.
Inbox Zero is een simpele en elegante e-mail methodiek die zorgt dat jouw Postvak In minimaal eenmaal per dag leeg is.
De combi tussen onze methodiek en jouw voorkeuren maakt je tot een Inbox Zero Hero die nooit meer de basale stress heeft die wordt veroorzaakt door het gevoel dat er nog ergens ‘tikkende tijdbommen’, ‘monsters’ en belangrijke ‘wacht-ik-op’ e-mails verstopt in zitten in jouw e-mailmoeras.
Rust, overzicht & grip in plaats van ‘ik doe maar wat’.
Inbox Zero is een tool uit de gereedschapskist van Personal Lean. Onder het kopje ‘Free Stuff’ kun je een twee delen van het Handboek Personal Lean downloaden. In deel I staat een basale handleiding voor Inbox Zero.
De twee problemen van e-mail opgelost
E-mail is stiekum van middel naar doel verschoven.
We staan te vaak in een reactieve modus als het over e-mail gaat. We zijn er druk mee, er komt nooit een eind aan, het kost veel te veel tijd. Kortom we kunnen, als we niet oppassen, ons zelf zo maar zuchtend terugvinden als medewerker in de e-mail-verwerkende industrie. En dat was toch echt niet de reden waarom je op deze planeet rondloopt.
Er is helemaal geen methodiek.
Veel van ons hebben helemaal geen methodiek, proces of strategie als het over e-mail gaat. We doen maar wat. We zijn ooit achter een PC terecht gekomen waar iemand ons heeft gewezen waar het icoontje voor het e-mail-programma zit (meestal Outlook). Vanaf dat moment is de hele wereld er vanuit gegaan dat we meedoen met het grote, uitdijende, en vaak ook clunky, rommelige, tijdverslindende e-mail-spel. Met alle gevolgen van dien.
De methodiek Inbox Zero in vogelvlucht
Postvak In krijgt een eigen en zeer specifieke functie: verzamelen
Je Postvak IN is een brievenbus voor elektronisch vervaardigde communicatie-zaken: een postbus dus. In je Postvak IN wordt alle nieuwe, verse ongelezen e-mail verzameld. En dat is tegelijk de enige functie van Postvak IN. Verzamelplek als voorportaal van je leven en werk.
Bekijken is besluiten
Een e-mail bekijken leidt automatisch tot het nemen van een besluit over de betekenis van de e-mail. De betekenis van de e-mail bepaalt de actie waarbij de varianten zijn:
ik moet iets doen en dat kan direct nu
ik moet iets doen maar niet nu
iemand anders moet iets doen
ik neem een procedureel besluit: ik bekijk deze e-mail later als ik meer info heb
ik wil deze e-mail terug kunnen vinden en er zit nu geen actie aan
ik wil er helemaal niets mee en ook niet bewaren
Vier mapjes is alles wat we gebruiken
Mapje ‘actiemail‘ voor alle e-mail waar je zelf iets gaat doen maar niet nu direct
Mapje ‘wachten op‘ als waterdichte administratie van alle e-mail waar je nog een antwoord op wilt krijgen
Mapje ‘parkeren‘ voor alle e-mail die je in de gaten wilt houden tot dat je er een besluit over neemt
Mapje ‘archief‘ voor alle e-mails waar geen actie aan verbonden is en die je terug wilt kunnen vinden
Dat is het het. Niet meer.
Verder passen we de volgende zaken aan:
Leesvenster uit waar dat maar kan (in ieder geval in Postvak IN)
Piep, bliep & knor uit
We optimaliseren de zoekfunctie
We zetten tellers op de mapjes
We gebruiken sneltoetsen
De norm is vervolgens simpel: minimaal een keer per dag is Postvak In leeg (zero).
Er zijn nog een aantal aanvullende inzichten die je gaan helpen om met Inbox Zero je e-mail goed te verwerken en beheren die volgen hieronder.
Drie typen van e-mail beheer
Er zijn globaal drie stijlen om e-mail te verwerken. Wil je weten welke werkstijl jij van nature hebt? Doe dan deze korte (gratis) test en je krijgt de eerste twee delen van het Handboek Personal ook toegestuurd. In het eerste deel staan alle tips en trucs voor Inbox Zero -direct toepasbaar -.
1. De visionaire/creatieve-stijl
De visionair verzint regelmatig de mooiste systemen waarvan het meeste in de hitte van de strijd van alle dag snel slijten. Het resultaat van deze stijl is een hybride systematiek met een heleboel mapjes, een beetje werken met taken, sommige zaken die geautomatiseerd zijn en toch ook een heleboel e-mails in Postvak In.
2. De operator-stijl
De operator ziet Outlook als een noodzakelijk kwaad en denkt er liefst zo min mogelijk over na. Alles blijft in Postvak In staan, wordt weer ongelezen gezet of maximaal voorzien van kleur of vlag. E-mail mag ten slotte geen tijd kosten. Het gaat om de dingen voor elkaar te krijgen waar e-mail de drager van is.
3. De processor-stijl
De processor heeft plezier in een goed functionerend e-mailproces. Hij/zij verdiept zich in de mogelijkheden van b.v. Outlook, weet de snelle-toegang-werkbalk te vinden, maakt volop gebruik van snelle stappen en regels en waarschuwingen en kan genieten van een smooth draaiend e-mail proces.
Inbox Zero zoals hier beschreven levert alle drie de stijlen een prachtige uitgangspunt. De visionaire stijl heeft een goed werkende basis. De operator kan veel sneller uit de e-mail want alles is lean en klopt. De processor kan checken met zijn systeem en her en der slingers en ballonnen ophangen of weghalen.
Inbox Zero en Lean Office
Inbox Zero is een van de tools in de gereedschapskist Lean Office. Door Inbox Zero te gebruiken hebben we een proces waarmee je de 7 verspillingen uit e-mail haalt.
Overproductie: te veel, te vroeg en te vaak e-mailen, cc-en
Transport: heen en weren van e-mail (re:re:re: enz)
Opslag: overvolle inboxen waardoor er overal zaken stagneren
Wachten: geen administratie van uitstaande vragen
Complexiteit: proberen om complexe zaken via de e-mail communicatie op te lossen
Herwerk: nog een keer starten van draadjes omdat ze plat zijn gevallen
Overbodige beweging: zoeken van e-mail
Wanneer e-mailen en wanneer bellen
Er zijn grofweg 5 manieren om met elkaar te communiceren. Nummer 1 is de meest complete manier en nummer 5 is de meest incomplete manier. Allemaal fantastisch indien niet misbruikt. Daar komen ze:
Live met elkaar spreken (synchroon + compleet)
Je hoort niet alleen een stem maar krijgt ook alle non verbale nuances mee. Je hoort niet alleen de inhoud (wat wordt gezegd) met beleeft ook de rest (wat wordt bedoeld). Live heeft de voorkeur bij alles wat ook maar even complex en/of dringend is.
Teams, Skype/Google-meet/FaceTime etc. (synchroon + half compleet)
Heeft als grote voordeel dat je niet fysiek naar elkaar toe hoeft en scheelt dus verplaatstijd. Je levert er wel iets mee in maar blijft toch redelijk dicht bij live-ontmoeten, zeker als je elkaar regelmatig live ziet.
N.b. Als je skype zonder video gebruikt dan geldt dit bovenstaand niet.
Bellen (synchroon + kwart compleet)
Bellen is snel en als zaken niet heel complex zijn werkt het fantastisch. Het vraagt geen voorbereidingstijd.
Je hoort alle nuances van de menselijke stem maar mist wel alle non-verbale communicatie.
Chat zoals Teams, sms, WhatsApp, Slack, Yammer etc. (a-synchroon en super snel)
Werkt heel snel voor eenduidige afstemmingsdingetjes. Kan zelfs met clubs zodat iedereen op de hoogte blijft zonder direct te hoeven reageren.
E-mailen (a-syncroon en plat)
Uitstekend voor niet complexe en niet dringende zaken. Mits je werkt met Inbox Zero is e-mail een heel goed en betrouwbaar communicatiemiddel.
Het e-mail kwadrant
Ik ga uit van twee dimensies die weergegeven worden in een matrix: dringend en complex.In deze matrix ontstaan derhalve 4 kwadranten:
Q 1 = niet dringend, niet complex
Q 2 = dringend, niet complex
Q 3 = niet dringend, wel complex
Q 4 = dringend én complex
Q2.
Wanneer er veel tijdsdruk is (dringend niet complex) kun je beter geen e-mail gebruiken (je gaat 112 tenslotte ook niet e-mailen), de kans dat iemand spontaan snel reageert is niet groot en niet zeker. In gevallen van grote urgentie is bellen of langsgaan een veel betere optie. Zeker omdat er in de meeste organisaties geen enkele afspraak is over de maximale, uiterste reactietermijn.
Q3.
Wanneer een item zeer complex (en niet dringend) is dan is, behoudens in het geval van juridische of andere onderhandelingen waar het aankomt op zeer precieze formuleringen, e-mail geen goed medium. Probeer maar eens je vraag te stellen aan een helpdesk die alleen per email te bereiken is. In de meeste gevallen wordt jouw vraag niet begrepen en kost het een aantal keren heen en weren voordat je het gewenste antwoord hebt. Met een kort belletje was het antwoord vermoedelijk veel sneller gegeven.
Q4.
Wanneer een item dringend én complex is, dan is email uiteraard een totaal ongeschikt communicatiemiddel (behalve soms als begeleidend verschijnsel van andersoortige communicatie).
Q1: Niet dringend en niet complex: dit is het eigenlijke domein van email. Voor zaken die niet dringend en niet complex zijn, is email mits gehanteerd in de Inbox Zero methodiek een uitstekende optie.
Software gebruiken die je helpt bij Inbox Zero?
Pas op! Er is veel software op de markt of zelfs ingebouwd die je belooft te zullen helpen bij het bereiken van Inbox Zero. Het is maar zeer de vraag of die je gaat helpen (zorg dat je eerst met het handje kunt zagen voor je een elektrische koopt!). Uiteindelijk is het allemaal post voor jou en jij bent dan ook de enige die betekenis toe kan kennen aan een e-mail en daarmee ook de enige die kan bepalen wat de juiste plek en tijd is voor deze e-mail.
Software of ingebouwde hulpmiddel en filters die je helpen ordenen kunnen zinvol zijn. Software die pretendeert voor jou te besluiten zou ik mijden. Deze software is in een vele gevallen een kunstmatige oplossing voor een ander probleem.
Zorg dat je je systeem onderhoudt, e-mail krijgt die betekenis voor je heeft. Organiseer deze op basis van die betekenis en houd je systeem zo simpel als maar enigszins mogelijk is.
Samenvattend: E-mail is een betrouwbaar en handig communicatiemiddel maar heeft nogal wat beperkingen en gebruiksaanwijzingen wil je het de baas blijven en niet verzanden in de reactieve e-mail-verwerkende industrie. Inbox Zero is de koninklijke weg om een goed proces in te richten dat het fundament vormt voor een productieve, elegante en slimme manier van e-mail verwerken en beheren.
De kroniek van Inbox Zero
Inbox Zero is een begrip en een idee van Merlin Mann. In 2007 heeft Mann een presentatie voor de medewerkers van Google gehouden met als strekking: ‘e-mail is een monster en jullie kunnen maar beter zorgen dat je er goede methodiek voor ontwikkelt anders vreet het jullie op’. Hij gaf een eerste denkrichting voor een dergelijke methodiek aan door voor te stellen dat Postvak In een nieuwe functie zou krijgen. Mann heeft ooit het plan gehad om deze methodiek uit te werken in een boek. Verder dan een paar artikelen is het nooit gekomen.
Ben je al een Inbox Zero Hero. Lees dan eens deze blogpost.
BCC staat voor Blind Carbon Copy en is één van de 4 keuzes die je hebt bij het versturen van een e-mail. De andere keuzes zijn AAN, CC en RA (Reply all). In dit artikel benoem ik een aantal manieren om BCC te gebruiken. Ik eindig met een aantal tips.
BCC in de meest zuivere vorm
Je stuurt een e-mail aan een ander en tegelijk zet je aan derde persoon in BCC. Effect: deze derde persoon leest mee zonder dat de tweede persoon dat kan zien. Daar zijn 2 varianten van.
1. De derde persoon is jouw assistent of collega die daarmee op de slimste manier geïnformeerd wordt zonder dat de ontvanger dat hoeft te zien. Jij blijft als verzender in charge van de hele conversatie en de keus voor BCC komt voort uit een soort front-office back-office beeld.
2. De derde persoon wordt via de BCC ‘stiekem’ geïnformeerd (baas/jurist leest mee). Aan deze variant zit een dikke schaduwkant. De communicatie is niet transparant en gelijkwaardig (niet iedereen heeft op het zelfde moment dezelfde informatie). Daarnaast is er in deze tijd van smartphones en tablets nog een bijkomend risico. Je kunt op deze apparaten niet goed zien dat je in BCC en niet in CC staat waarmee je het risico loopt dat je een reactie geeft zonder dat je zichtbaar was in de communicatie. Je zit als het ware opeens aan tafel.
BCC aan groepen die elkaar niet kennen
Een hele handige functie van BCC. Op het moment dat je een e-mail (uitnodiging bijvoorbeeld) wilt versturen aan een groep uit jouw adresboek zet je jezelf in AAN en alle ontvangers in BCC. Het effect ervan is dat iedereen alleen jouw en het eigen e-mail-adres ziet en niet ook alle e-mail-adressen van de anderen.
BCC als manier om informatie te verzamelen
Deze manier van gebruik van BCC helpt je om uit een groep op een snelle manier informatie te verzamelen zonder dat er allerlei ongewenste communicatie op gang komt tussen de deelnemers van de groep.
Voorbeeld: je vraagt aan een groep een snel advies over een bepaald onderwerp. Wanneer je alle mensen in AAN zet dan heeft de ontvanger de keus om alleen jou te informeren of gebruik te maken van RA waarmee iedereen jouw reactie kan zien. Zet je alle ontvangers in BCC dan is die tweede optie niet meer mogelijk.
Tips voor BCC
Snap wat je doet op het moment dat je BCC gebruikt.
Als je iemand mee wil laten lezen zonder dat dit zichtbaar is, gebruik dan de optie om de verzonden e-mail te forwarden. Daarmee voorkom je het ongewenst ‘aan tafel zitten’.
Gebruik BCC altijd op het moment dat je een groep mensen wilt e-mailen die elkaars e-mailadressen niet hebben.
Gebruik BCC om te voorkomen dat RA kan worden gebruikt (‘er staat een gele auto met de lichten aan op de parkeerplaats’)
Er zijn globaal drie stijlen om email te verwerken.
1. De visionaire/creatieve-stijl
De visionair verzint regelmatig de mooiste systemen waarvan het meeste in de hitte van de strijd van alle dag snel slijten. Het resultaat van deze stijl is een hybride systematiek met een heleboel mapjes, een beetje werken met taken, sommige zaken die geautomatiseerd zijn en toch ook een heleboel emails in Postvak In.
2. De operator-stijl
De operator ziet Outlook als een noodzakelijk kwaad en denkt er liefst zo min mogelijk over na. Alles blijft in Postvak In staan, wordt weer ongelezen gezet of hoogstens voorzien van kleur of vlag. Email mag ten slotte geen tijd kosten. Het gaat om de dingen voor elkaar te krijgen waar email de drager van is.
3. De processor-stijl
De processor heeft plezier in een goed functionerend emailproces. Hij/zij verdiept zich in de mogelijkheden van b.v. Outlook, weet de snelle-toegang-werkbalk te vinden, maakt volop gebruik van snelle stappen en regels en waarschuwingen en kan genieten van een smooth draaiend email proces.
De systematiek Inbox Zero hebben in de loop der jaren zo ontworpen dat alle drie de stijlen er een prachtige basis aan hebben. De visionaire stijl heeft nu een goed werkende basis. De operator kan veel sneller uít de mail, want alles is nu lean en klopt. De processor kan vergelijken met zijn systeem en her en der slingers en ballonnen ophangen of weghalen.
En waarom? Omdat productiviteit nu eenmaal een grote persoonlijke kant heeft!
Dus laat me hieronder weten: welke stijl heb jij? En hoe zie ik dat ik dat in je Outlook of ander mailprogramma terug?
Ik beken. Ik heb een haat-liefde verhouding met email.
Email is voor mij bij afstand de minst complete manier van communiceren, ziet er klunkie uit, kost als je niet oppast heel veel tijd en is daarnaast ook nog eens een kanaal dat te veel troep oproept ondanks alle filters die erop staan
Email is tegelijk onwaarschijnlijk gemakkelijk en betrouwbaar voor simpele zaken die geen vliegende haast hebben.
Vandaar dit stukje.
Good
Email is betrouwbaar.
Email is perfect voor eenduidige vragen die geen haast hebben.
Email is a-synchrone communicatie. Ik stoor de ander niet en laat haar antwoorden op haar eigen tijd.
Met een beetje professionele manier van email-verwerken houd ik eenvoudig en elegant overzicht, ben ik proactief en in control.
Bad
Email kost niks dus komt er steeds meer van.
Je kunt er bijlagen mee versturen (wie heeft dat verzonnen!).
Je kunt met 1 klik ‘Reply All’ doen (wie heeft dat verzonnen!).
Email is onveilig, iedereen langs het internet-pad die dat wil kan jouw emails lezen.
Ugly
De meeste email landt in MS Office Outlook en dat is in het proces on-elegant, ziet er niet uit en heeft veel te veel toeters en bellen.
De standaard inrichting van Apple Mail en Gmail is al niet veel beter.
Humor, ironie, emoties per email leiden in de meeste gevallen tot misverstanden.
CC-mail kan, en wordt gebruikt voor vrijwaring.
Email is een drama als verplichte manier van communiceren met zg dienstverleners als helpdesk e.d.
De moraal van dit verhaal:Gebruik Inbox Zero, en pas in alle gevallen op dat je niet gaat leven in je email-programma. Je loopt anders al heel snel het risico dat je zonder het te weten bent toegetreden tot het leger van productiemedewerkers in de emailverwerkende industrie (en daar wil je niet bijhoren!).
Andere Good, Bad or Ugly’s? Zet ze in reacties hieronder zodat anderen daar ook wat aan hebben.
In de Inbox Zero systematiek zoals je die kunt leren tijdens de Online Workshop Inbox Zero, doe je de e-mails waarvan de verwachte actie korter is dan 2 minuten direct. De e-mails waarvan de verwachte actie langer is als 30 minuten gaan als afspraak met jezelf in je agenda (met een kopie van de e-mail als bijlage).
De e-mails daartussen (>2 en <30) gaan naar een map die als naam heeft Actie-mails (naam doet er uiteraard niets toe).
Conform de systematiek zitten daar alleen gelezen e-mails in (want ze zijn door de triage heenkomen en dus heb je ze gelezen en er het besluit over genomen dat ze in deze map thuishoren).
Ik kreeg pas de vraag of het mogelijk was te zien hoeveel van dit soort onder-handen-werk e-mails er in deze map zitten.
Hoe doe je dat in Outlook?
Selecteer de map in het linkernavigatie deel van Outlook
Klik rechtermuisknop
Klik op Eigenschappen
Vink aan: Totaal aantal items weergeven
Hoe zie je dat in gmail en apple mail?
Bij beide programma’s kun je niet op zo’n zelfde manier instellen. Je zult op de map moeten gaan staan. Op dat moment zie je rechts-bovenin (gmail) of midden-bovenin (apple mail) het aantal mails in de betreffende map.
Er is een norm voor de actiemail map: zorg ervoor dat deze nooit voller loopt als 1 scherm. Is dat onverhoopt toch het geval plan dan tijd om weer binnen 1 scherm te komen. En als het structureel zo is denk dan na over de reden waarom je zoveel aan het doen bent ipv aan het managen.
NB: Hoewel er veel voor te zeggen is om e-mail acties onder te brengen in een apart platform waar alle to-do’s hun thuis hebben, werkt de Inbox Zero systematiek voor de meeste managers met veel email het beste.
Als je eens een keer een workshop wilt over dit onderwerp laat het me weten via de contactpagina.
We gebruiken cookies zodat deze website zo soepel mogelijk draait. Als je doorgaat met het gebruiken van de website, gaan we er vanuit dat ermee instemt.IK BEN AKKOORDNee, ik wil meer info
Veel organisaties zijn overgestapt naar Office 365, andere zijn er nog over in conclaaf. Feit is dat Microsoft met Office en daarin Outlook 2016 een nieuwe weg is ingeslagen die bijzonder succesvol is. In de slipstream daarvan worden veel cursussen ontwikkeld en aangeboden die de medewerkers leren om te gaan met deze nieuwe interface. Dat nu is een onlogisch en verspillend idee vanwege drie grote redenen.
Laden...
