ABC XYZ Analyse (Hoe vaak en hoe regelmatig?)

Collectieve Productiviteit, Productiviteit

afbeelding-45Deze week werk ik aan een opdracht bij een financiële dienstverlener om aldaar de basisprocessen in kaart te brengen.

Ik doe dat nu eens niet door de gang van het proces te tekenen met de medewerkers die de processen uitvoeren (VSM= value stream mapping) maar met de ABC en XYZ analyse. Vandaag dus wederom een beschrijving van gereedschap uit de lean-schatkist. Met behulp van deze methodiek krijg ik indicatief snel in kaart hoeveel tijd/kosten er zijn gemoeid met stappen uit een proces en het totale proces. Ook krijg ik in beeld hoe het proces en zijn variaties het best georganiseerd kunnen worden.

Hoe werkt de ABC analyse?

ABC gaat over “Hoe vaak?” Ik spreek alle medewerkers en maak met hen een opstelling van de taken die ze uitvoeren en de tijd die ze er gemiddeld mee druk zijn ook uitgedrukt in een percentage van het geheel. Daarna ontstaat er een overzicht van al deze taken en kan ik ze sorteren. De taken die het meest voorkomen komen bovenaan. En dan komt ABC in beeld.

A: De taken die de eerste 80% volmaken
B: De taken die van 80% tot 95% volmaken
C: De rest van de taken die nauwelijks tijd opeisen maar wel gedaan worden.

Wat is de zin van de ABC analyse?

ABC maakt zichtbaar welke activiteiten het meest vaak voorkomen. Dat zijn tegelijk ook de activiteiten waar aangebrachte verbeteringen het meeste rendement zullen opbrengen. Iets verbeteren wat maar 1 maal per jaar een uur kost in minder verstandig dan iets verbeteren dat dagelijks vier uur voorkomt.

Hoe werkt de XYZ analyse?

XYZ gaat over “Hoe regelmatig?” In hetzelfde gesprek met de medewerker vraag ik naar de variëteit van de taak/activiteit. Ik leg dat ook vast in het overzicht. Er zijn drie categorieën.  In de methodische terminologie:

X : Alle activiteiten die regelmatig voorkomen over een periode van een jaar en goed te voorspellen zijn.
Y: Alle activiteiten die onregelmatig voorkomen en daarom moeilijker te plannen zijn.
Z: Activiteiten die zeer onregelmatig voorkomen en in omvang ook vaak moeilijk in te schatten zijn.

Wat is de zin van de XYZ analyse?

De opbrengst van deze analyse is dat ik in beeld heb welke zaken door zo veel mogelijk medewerkers beheerst zullen moeten worden (X) om ervoor te zorgen dat de processen door blijven lopen. In een voorbeeld: het is niet zo handig als een twee dagen per week parttimer dagelijks voorkomende klussen exclusief doet. Dit veroorzaakt uiteraard dat er heel veel blijft liggen en er opslag, voorraad en wachten ontstaat. De zaken die minder vaak voorkomen kunnen door minder mensen worden beheerst. De heel soms voorkomende zaken mogen eventueel zelfs uitbesteed worden.

Bijkomende zaken

Wat ook altijd een eye-opener is om in beeld te krijgen hoeveel tijd er gaat zitten in email en postverwerking. En uiteraard is daar altijd vlot winst te halen door wat tips en trucs vanuit Personal Lean toe te passen zoals blindtypen of ‘inbox-zero‘ in te oefenen.

De ervaring leert dat in het interview ook allerlei andere zaken de revue passeren die ik ook vastleg en terugrapporteer in een bepaald ordening (middelen, processen, cultuur en identiteit).

Kortom de ABC en XYZ analyse in hun combinatie geeft snel inzicht en bouwstenen voor een organisatorische slag naar betere processen (zie deze blogpost).

Met plezier gelezen? Dan is abonneren op Ad's Blog misschien wel een goed idee. Ontvang een pdf ebook over de weekreview als dank direct in je inbox.

Beoordeel deze tip:

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars nog geen beoordelingen
Loading...

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *