BCC: wat doe je er mee?
BCC staat voor Blind Carbon Copy en is één van de 4 keuzes die je hebt bij het versturen van een e-mail. De andere keuzes zijn AAN, CC en RA (Reply all). In dit artikel benoem ik een aantal manieren om BCC te gebruiken. Ik eindig met een aantal tips.
BCC in de meest zuivere vorm
Je stuurt een e-mail aan een ander en tegelijk zet je aan derde persoon in BCC. Effect: deze derde persoon leest mee zonder dat de tweede persoon dat kan zien. Daar zijn 2 varianten van.
1. De derde persoon is jouw assistent of collega die daarmee op de slimste manier geïnformeerd wordt zonder dat de ontvanger dat hoeft te zien. Jij blijft als verzender in charge van de hele conversatie en de keus voor BCC komt voort uit een soort front-office back-office beeld.
2. De derde persoon wordt via de BCC ‘stiekem’ geïnformeerd (baas/jurist leest mee). Aan deze variant zit een dikke schaduwkant. De communicatie is niet transparant en gelijkwaardig (niet iedereen heeft op het zelfde moment dezelfde informatie). Daarnaast is er in deze tijd van smartphones en tablets nog een bijkomend risico. Je kunt op deze apparaten niet goed zien dat je in BCC en niet in CC staat waarmee je het risico loopt dat je een reactie geeft zonder dat je zichtbaar was in de communicatie. Je zit als het ware opeens aan tafel.
BCC aan groepen die elkaar niet kennen
Een hele handige functie van BCC. Op het moment dat je een e-mail (uitnodiging bijvoorbeeld) wilt versturen aan een groep uit jouw adresboek zet je jezelf in AAN en alle ontvangers in BCC. Het effect ervan is dat iedereen alleen jouw en het eigen e-mail-adres ziet en niet ook alle e-mail-adressen van de anderen.
BCC als manier om informatie te verzamelen
Deze manier van gebruik van BCC helpt je om uit een groep op een snelle manier informatie te verzamelen zonder dat er allerlei ongewenste communicatie op gang komt tussen de deelnemers van de groep.
Voorbeeld: je vraagt aan een groep een snel advies over een bepaald onderwerp. Wanneer je alle mensen in AAN zet dan heeft de ontvanger de keus om alleen jou te informeren of gebruik te maken van RA waarmee iedereen jouw reactie kan zien. Zet je alle ontvangers in BCC dan is die tweede optie niet meer mogelijk.
Tips voor BCC
- Snap wat je doet op het moment dat je BCC gebruikt.
- Als je iemand mee wil laten lezen zonder dat dit zichtbaar is, gebruik dan de optie om de verzonden e-mail te forwarden. Daarmee voorkom je het ongewenst ‘aan tafel zitten’.
- Gebruik BCC altijd op het moment dat je een groep mensen wilt e-mailen die elkaars e-mailadressen niet hebben.
- Gebruik BCC om te voorkomen dat RA kan worden gebruikt (‘er staat een gele auto met de lichten aan op de parkeerplaats’)
PS: Ben je een Visionair, Operator of Processor? Doe de gratis drie minuten werkstijltest. Je ontvangt je profiel + een Pdf met tips om je e-mail en agenda routines te verbeteren.
Beoordeel deze tip:
nog geen beoordelingen
Laden...
2 reacties
Duidelijk en helder verhaal. Echter ik heb een cursus gevolgd waarin is verteld dat het versturen naar een groep prima kan, maar dat je eerst toestemming moet hebben van de deelnemers om het e-mailadres te mogen gebruiken in een groep ( bijvoorbeeld ouders van kinderen van een voetbalteam). Dus in principe altijd bcc versturen.
Dat klopt. Je zet in dat geval jezelf in het ‘Aan’ veld en de groep in BCC. Het effect is dan dat iedereen de e-mail ontvangt zonder dat de e-mail adressen van de anderen zichtbaar zijn.
In de blog staat dat bij Tip 3. Dat is goed gebruik van BCC.
De toekomst is dat zo’n groep een Team of een Kanaal groep is in MS Teams en dat daar alle communicatie plaatsvindt. Dat is uiteindelijk veel handiger. Alles blijft op die manier compleet. Bestanden zijn altijd beschikbaar en je kunt als je dat wilt altijd instellen dat je een e-mail wilt ontvangen als er iets aangevuld of gewijzigd is.