Waterdichte admin van uitstaande zaken (alternatieve ‘wachten op’ regel)

,

In onze workshops en trainingen leren we iedereen gebruik te maken van een code in de handtekening die vervolgens dient als trigger voor een (uitgaande) regel in Outlook.

De regel luidt:

  • als de unieke code in de handtekening gebruikt wordt in de hoofdtekst van de email (trigger)
  • kopieer deze email naar de map wachten op (actie)

wachten op

Het resultaat daarvan is dat je een waterdichte administratie hebt van alle uitstaande vragen en je dus in je weekreview eenvoudig deze lijst kunt updaten.

Tijdens een training bleek het onwenselijk om iets te doen met de ‘corperate’ handtekening (die centraal beheerd werd). Een van de deelnemers had daar een list op verzonnen die ik graag met jullie wil delen want misschien is die ook nog wel handig voor anderen in vergelijkbare situaties.  Aan het eind van deze tip nog even letten op een belangrijk verschil.

De regel

In dit geval maken we geen gebruik van een uitgaande regel maar van een  inkomende regel.

De regel luidt:

  • als de email afkomstig is van mij (trigger 1)
  • en mijn naam staat in cc (trigger 2)
  • verplaats de email naar de map wachten op (actie)

Wanneer je ook een regel hebt die de cc mails naar een aparte inbox stuurt dan moet je zorgen dat je die zodanig wijzigt dat je jezelf uitsluit: Deze regel wordt dan als volgt:

  • als mijn naam voorkomt in het vak cc  (trigger)
  • verplaats de email naar de map cc mail (actie)
  • tenzij ik zelf de email heb verstuurd (uitzondering)

Het verschil tussen de eerste routine en de tweede is dat je  in de eerste kopieert (dat kan niet anders) en in de tweede verplaatst. Beide manieren kunnen uiteraard prima.

Als je eens een keer een workshop wilt over dit onderwerp laat het me weten via de contactpagina.

Andere ervaringen, tips? Zet ze hieronder in de reacties zodat we er allemaal wat aan hebben. Druk ajb hieronder op alle social media knoppen en/of op de rating-sterren als je dit een aardig artikel vind!

Beoordeel deze tip:

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars 1 beoordelingen
Loading...

4 reacties

  • Mieke zegt:

    Je kunt ook een regel maken met [w] in de hoofdtekst. Als je die tekens onderaan je tekst zet (en eventueel wit maakt zodat niemand het ziet) kun je ze ook naar een aparte ‘wachten op’ map sturen. Zelf kan ik de handtekening wel aanpassen en ik heb er standaard twee lege regels aan toegevoegd waarbij als ik [w] typ dat in wit verschijnt. Zo ziet niemand de code maar snapt Outlook wel wat hij moet doen.

  • Ad van der Hulst zegt:

    Dag Mieke, jouw [w] kan gaan botsen met [w]’s van anderen als er een e-mail met deze code heen en weer gaat. Daarom adviseren wij om die code unieker te maken door bijvoorbeeld je volledige naam met kleine letters tussen de [ en ] te zetten. Omdat deze niet zichtbaar is maakt de lengte niets uit. Wil je de langere code niet in de handtekening hebben maar zelf typen dan is er de optie om deze in de autocorrectie tabel van Outlook op te nemen: [w] moet zijn [eigennaam]. Op deze manier hoef je alleen nog maar [w] te typen en maakt Outlook er de langere en unieke code van.
    Dank voor jouw reactie. Gr Ad

  • Fred zegt:

    Wat ik heb gedaan is het onderwerp starten met WF. (RE en FW zijn als defaults)
    Dan een regel zetten op de uitgaande mail dat elke mail met WF (Waiting For) in een map apart wordt gezet na verzenden.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *