Waterdichte admin van uitstaande zaken (alternatieve ‘wachten op’ regel)

Lean office, Persoonlijke productiviteit

In onze workshops en trainingen leerden we iedereen gebruik te maken van een code in de handtekening die vervolgens diende als trigger voor een (uitgaande) regel in Outlook.

De regel luidde:

  • als de unieke code in de handtekening gebruikt wordt in de hoofdtekst van de email (trigger)
  • kopieer deze email naar de map wachten op (actie)

wachten op

Het resultaat daarvan is dat je een waterdichte administratie hebt van alle uitstaande vragen en je dus in je weekreview eenvoudig deze lijst kunt updaten.We gebruiken sinds kort een nieuwe manier voor de Wachten op regel. De ‘oude’ handtekening-regel had 2 nadelen:

  • Bij veel organisaties is de handtekening “dichtgetimmerd” door IT en kan de gemiddelde gebruiker ‘m niet veranderen. Hierdoor was je genoodzaakt telkens handmatig je unieke code te typen.
  • De regel die we maakten werkt alleen op de lokale installatie van Outlook, terwijl steeds meer mensen ook hun mobiele apparaten en/of de webversie van outlook gebruiken. Daar op misten ze dus de ‘Wachten Op’ functionaliteit.

De nieuwe regel (m.b.v. cc)

We gebruiken sinds kort een nieuwe manier voor de ‘Wachten op’ regel. In dit geval maken we geen gebruik van een uitgaande regel maar van een  inkomende regel.

De regel luidt:

  • als de email afkomstig is van mij (trigger 1)
  • en mijn naam staat in cc (trigger 2)
  • verplaats de email naar de map wachten op (actie)

Wanneer je ook een regel hebt die de cc mails naar een aparte inbox stuurt dan moet je zorgen dat je die zodanig wijzigt dat je jezelf uitsluit: Deze regel wordt dan als volgt:

  • als mijn naam voorkomt in het vak cc  (trigger)
  • verplaats de email naar de map cc mail (actie)
  • tenzij ik zelf de email heb verstuurd (uitzondering)

Het verschil tussen de eerste routine en de tweede is dat je  in de eerste kopieert (dat kan niet anders) en in de tweede een versie in verzonden items hebt én een versie (n.l. de cc-versie) terecht komt in de map wachten op. Beide manieren kunnen uiteraard prima.

Collega Rob van den Brand heeft er een korte video van gemaakt die laat zien hoe je deze regel zelf instelt (wel even fullscreen zetten).

‘Wachten op’ is onderdeel van de Inbox Zero methodiek.

Op 31 oktober 2017 vindt de eerstvolgende open inschrijving workshop Inbox Zero plaats. Kijk hier voor meer info en om je in te schrijven. Voor de incompany variant neem contact met ons op.

Met plezier gelezen?

Schrijf je in en krijg iedere vrijdag om 10 uur een update van nieuwe artikelen. Ontvang een pdf ebook over de weekreview als dank direct in je inbox.

 

Met plezier gelezen? Schrijf je in en krijg iedere vrijdag om 10 uur een update van nieuwe artikelen. Ontvang een pdf ebook over de weekreview als dank direct in je inbox.

Beoordeel deze tip:

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars 1 beoordelingen
Loading...

4 reacties

  • Mieke zegt:

    Je kunt ook een regel maken met [w] in de hoofdtekst. Als je die tekens onderaan je tekst zet (en eventueel wit maakt zodat niemand het ziet) kun je ze ook naar een aparte ‘wachten op’ map sturen. Zelf kan ik de handtekening wel aanpassen en ik heb er standaard twee lege regels aan toegevoegd waarbij als ik [w] typ dat in wit verschijnt. Zo ziet niemand de code maar snapt Outlook wel wat hij moet doen.

  • Ad van der Hulst zegt:

    Dag Mieke, jouw [w] kan gaan botsen met [w]’s van anderen als er een e-mail met deze code heen en weer gaat. Daarom adviseren wij om die code unieker te maken door bijvoorbeeld je volledige naam met kleine letters tussen de [ en ] te zetten. Omdat deze niet zichtbaar is maakt de lengte niets uit. Wil je de langere code niet in de handtekening hebben maar zelf typen dan is er de optie om deze in de autocorrectie tabel van Outlook op te nemen: [w] moet zijn [eigennaam]. Op deze manier hoef je alleen nog maar [w] te typen en maakt Outlook er de langere en unieke code van.
    Dank voor jouw reactie. Gr Ad

  • Fred zegt:

    Wat ik heb gedaan is het onderwerp starten met WF. (RE en FW zijn als defaults)
    Dan een regel zetten op de uitgaande mail dat elke mail met WF (Waiting For) in een map apart wordt gezet na verzenden.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *