“Wachten op” via cc in Outlook

Door een overstap van Outlook naar Office 365 was een klant zijn handige regels kwijt geraakt en vroeg mij of ik hem daarmee weer even zou kunnen helpen.

Voor iedereen die dat zelfde probleem heeft

Regel voor ‘Wachten op’ via cc

Een ‘regel’ is in de termen van Outlook een opdracht aan Outlook. Het programma gaat iets doen als er sprake is van een bepaalde trigger. De mogelijkheden met deze regels zijn oneindig.

Er zijn twee soorten regels.

1. Regels voor e-mail die binnenkomt
2. Regels voor e-mail die verzonden wordt

Via beide regels kunnen we ‘wachten op’ automatiseren. We kiezen hier voor de eerste optie die als voordeel heeft dat deze ook werkt op de smartphone en de tablet.

De regel die wij gaan gebruiken luidt :

• check de e-mails die ik ontvang
• als mijn naam staat in cc (trigger)
• verplaats de e-mail naar de map ‘2. Wachten op’ (actie)
• tenzij ik zelf de email heb verstuurd (uitzondering).

We gaan deze regel stap voor stap opbouwen hieronder.

Regel aanmaken

1. Ga naar ‘Start’ dan naar ‘Regels’ en daarna naar ‘Regels en waarschuwingen beheren’.
2. Kies voor ‘Nieuwe regel’
3. Kies voor ‘Regel toepassen op berichten die ik ontvang
4. Klik op ‘Volgende’
5. Selecteer de optie ‘met mijn naam in het vak cc’
6. Klik op ‘Volgende’
7. Selecteer de optie ‘verplaats het bericht naar naam map’
8. Klik in het tekstvak onderin op de blauw onderlijnde tekst ‘naam map’.
9. Selecteer de map ‘2. Wachten op’
10. Klik op ‘Volgende’
11. Selecteer de optie ‘Behalve als het bericht afkomstig is van deze personen of groepen
12. Klik in het tekstvak onderin op de blauw onderlijnde tekst ‘personen of groepen’
13. Zoek je eigen naam en e-mailadres op in de lijst en klik op enter zodat je naam en e-mailadres te zien zijn op de onderste regel. Het resultaat van al deze keuzes is vervolgens te zien in het onderste tekstvak.
14. Klik op ‘OK’ en daarna op ‘Volgende >’ en geef de regel de naam ‘Wachten op met cc’
15. Klik op ‘Voltooien’ | ‘Toepassen’ | ‘OK’

Misschien moet je nog even Postvak IN openklappen in het scherm wat je nu ziet. Dat doe je door op het >  teken te klikken.

Wil je alles weten over Inbox Zero? Doe dan een keer mee met Online Workshop Inbox Zero

PS: Ken je werkstijl. Ben je een Visionair, Operator of Processor? Doe de gratis drie minuten werkstijltest. Je ontvangt je profiel + een Pdf met tips om je e-mail en agenda routines te verbeteren.

Beoordeel deze tip:

nog geen beoordelingen

Laden...