Waarom Outlook cursussen weggegooid geld zijn

Collectieve Productiviteit

Veel organisaties zijn overgestapt naar Office 365, andere zijn er nog over in conclaaf. Feit is dat Microsoft met Office en daarin Outlook 2016 een nieuwe weg is ingeslagen die bijzonder succesvol is. In de slipstream daarvan worden veel cursussen ontwikkeld en aangeboden die de medewerkers leren om te gaan met deze nieuwe interface. Dat nu is een onlogisch en verspillend idee vanwege drie grote redenen.

1. Het gaat niet om de tool maar om het doel

Outlook is een tool met onwaarschijnlijk veel mogelijkheden. Je kunt met gemak een dag vullen om een keer alle contextuele menu’s langs te lopen van de e-mail-kant en daar wat mee te oefenen zodat je alle mogelijkheden van dit deel van Outlook een keer hebt gezien. Maar dat heeft geen zin op het moment dat je geen visie hebt op wat je eigenlijk wilt met de tool.

1. Wat je zou moeten willen is:

  • iedere dag je Postvak In een keer leeg
  • zo min mogelijk mapjes en zo goed mogelijke zoek-skill
  • zoveel mogelijk overzicht over de communicatie per email
  • agenda overzicht als basis voor de dag en weekreview

2. Alles hangt af van je persoonlijke stijl (er is geen ‘one-size fits all’)

Ben je een visionair ? Dan verzin je tijdens de cursusdag allerlei systemen, structuren en workflows maar gaat ze niet gebruiken. Waar je je uiteraard dan later weer schuldig over voelt.
Ben je een operator ? Dan vind je de cursusdag zonde van je tijd want je richt het uiteraard weer net zo in als in Outlook 2013 want dat is simpel en werkt.
Ben je een processor ? Dan heb je allang zelf uitgezocht dat er nauwelijks verschil is tussen 2013 en 2016. Een paar user-interface wijzigingen maar niets fundamenteels. Dus die cursus is zonde van je dag. Je gaat wel en pikt er misschien nog een paar kleine zaken uit op.

3. Kost een hoop (te veel) tijd en geld.

Natuurlijk en terecht wil een OR dat er geschoold wordt na zo’n implementatie. Natuurlijk raken medewerkers onthand als er een dag-dagelijks gebruiksding er opeens anders uitziet. Natuurlijk is aanbieden van scholing een uitdrukking van goed werkgeverschap. Dat is allemaal waar. Toch is het verspilling op deze manier. Het rendement van al de geïnvesteerde uren en euro’s is simpelweg veel te laag.

Wat dan wel:

Corporate Inbox Zero! Een permanente cyclus met een mix van korte classroom workshops, online courses, (+ webinars, spelregelsessies en ondersteuning bij vragen) waarin Inbox Zero wordt aangeleerd en je een eigen stijl vindt voor agenda. Inbox Zero is nu eenmaal een simpele methodiek die zich richt op een norm/doel (1 x per dag Postvak In leeg); die past voor alle typen werkers (visionairs, operators en processors) en veel minder tijd en geld kost.
Het mooie is dat je hiermee niet in de Tsnunami-modus zit, maar kan blijven herhalen, nieuwe medewerkers mee kan nemen in de corporate manier van werken en kennis en skills in huis hebt en houdt voor zo’n belangrijk middel als mailcommunicatie.
Outlook komt daarmee op zijn plek: middel voor een doel: zo soepel mogelijk verlopende communicatie via email.

En taken bijhouden in Outlook? Dat is alleen maar weggelegd voor echte processors. Die kun je een keer bij elkaar zetten en ze elkaar laten helpen met het tonen van hun manier. Maar val daar zeker visionairs en operators niet mee lastig.

Wat denk je? Outlook cursus gedaan en wel of niet tevreden? Andere gedachten, ideeën of tips? Laat het ons weten in de reacties hieronder zodat we er allemaal wat aan hebben.

Met plezier gelezen? Schrijf je in en krijg iedere vrijdag om 10 uur een update van nieuwe artikelen. Ontvang een pdf ebook over de weekreview als dank direct in je inbox.

Beoordeel deze tip:

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars nog geen beoordelingen
Loading...

  • Monique Baks says:

    Ik ben het niet met je eens. Je weet namelijk niet wat je niet weet. Als je een training Outlook hebt gedaan, dan ken je de mogelijkheden en pas je toe waar jij gemak van hebt.
    Doe je geen training, dan kan het zijn dat je een mogelijkheid laat liggen waar je veel gemak van kunt hebben (lees tijd mee kunt bespareren/efficient mee kunt werken).
    Denk aan regels aanmaken, de sleur-en-pleur-methode en nog veel meer. Dit draagt m.i. bij aan Inbox Zero.

  • Ad van der Hulst says:

    Ha Monique,
    mijn punt is: eerst Inbox Zero beheersen want daar gaat het om. Doe je dat niet dan kom je in de e-mailverwerkende industrie.

    Daarna kun je altijd nog op zoek naar dingen die in jouw specifieke stijl slimmer kunnen. Door deelname aan een Outlook cursus leer je nu eenmaal geen e-mail-workflow.

    Overigens: regels zijn sowieso aan de orde in Inbox Zero en sleur & pleur vervangen we het liefst door een sneltoets (en voor de fijnproevers door snelle stappen).

    Dus wat mij betreft: geen tool-training maar een doel-training! Inbox Zero dus.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *