Teller op het aantal actie e-mails

In de Inbox Zero systematiek zoals je die kunt leren tijdens de Online Workshop Inbox Zero, doe je de e-mails waarvan de verwachte actie korter is dan 2 minuten direct. De e-mails waarvan de verwachte actie langer is als 30 minuten gaan als afspraak met jezelf in je agenda (met een kopie van de e-mail als bijlage).

De e-mails daartussen (>2 en <30) gaan naar een map die als naam heeft Actie-mails (naam doet er uiteraard niets toe).

Conform de systematiek zitten daar alleen gelezen e-mails in (want ze zijn door de triage heenkomen en dus heb je ze gelezen en er het besluit over genomen dat ze in deze map thuishoren).

Ik kreeg pas de vraag of het mogelijk was te zien hoeveel van dit soort onder-handen-werk e-mails er in deze map zitten.

Hoe doe je dat in Outlook?

• Selecteer de map in het linkernavigatie deel van Outlook
• Klik rechtermuisknop
• Klik op Eigenschappen
• Vink aan: Totaal aantal items weergeven

Hoe zie je dat in gmail en apple mail?
Bij beide programma’s kun je niet op zo’n zelfde manier instellen. Je zult op de map moeten gaan staan. Op dat moment zie je rechts-bovenin (gmail) of midden-bovenin (apple mail) het aantal mails in de betreffende map.

Er is een norm voor de actiemail map: zorg ervoor dat deze nooit voller loopt als 1 scherm. Is dat onverhoopt toch het geval plan dan tijd om weer binnen 1 scherm te komen. En als het structureel zo is denk dan na over de reden waarom je zoveel aan het doen bent ipv aan het managen.

NB: Hoewel er veel voor te zeggen is om e-mail acties onder te brengen in een apart platform waar alle to-do’s hun thuis hebben, werkt de Inbox Zero systematiek voor de meeste managers met veel email het beste.

Als je eens een keer een workshop wilt over dit onderwerp laat het me weten via de contactpagina.

PS: Ben je een Visionair, Operator of Processor? Doe de gratis drie minuten werkstijltest. Je ontvangt je profiel + een Pdf met tips om je e-mail en agenda routines te verbeteren.

Beoordeel deze tip:

2 beoordelingen

Laden...