Hoeveel inboxen heb je? (meer dan denkt)

Innovatie, Productiviteit, Timemanagement

Een inbox is een plek waar verse informatie binnen komt. Inboxen zijn de poorten/overgangsplekken van de wereld in zijn algemeenheid naar jouw wereld. Vandaar het belang om precies te weten hoeveel van die poorten je hebt omdat je ze nu eenmaal moet onderhouden en reviewen.

De meeste deelnemers aan mijn trainingen komen uit op 5 tot 9 inboxen. Tel voor jezelf eens hoeveel jij er hebt aan de hand van onderstaande voorbeeldlijst.

  • inboxeneen fysieke inbak
  • e-mail inboxen
  • voicemail inbox
  • sms inbox
  • bureaublad fysiek
  • bureaublad digitaal
  • tas/rugzak
  • portemonnee
  • notitieblokken fysiek
  • notitie-plaatsen digitaal
  • je eigen koppie kan zelfs een inbox zijn

Meer dan je dacht? Zet je score ajb hieronder in de reacties dan kunnen we leren van elkaar.

Wat heb je nu aan dit inzicht?

1. groot onderhoud
Je kunt met deze opsomming een eerste ronde onderhoud doen op basis van even reflectie.

  • zijn het er te veel? welke poorten gaan vanaf nu dicht?
  •  zijn er het er te weinig? welke poorten wil je erbij?

2. opnemen in je routine
Voeg deze opsomming toe aan je checklist voor de weekreview zodat je brein erop leert te vertrouwen dat je minimaal één keer per week deze inboxen leegt (maar pas op dat je de weekreview niet misbruikt om achterstanden weg te werken want dat is kansloos!).

3. klein onderhoud
Leer een gevoel te krijgen voor het juiste ritme voor iedere inbox.

  • e-mail misschien wel meerdere malen per dag
  • voicemail 1 keer per dag
  • fysieke postvak iedere 2 dagen
  • notitieblok 1 keer per week enz.

Wat jou dan ook maar het beste past.

Met deze manier van werken verzorg je de overgang van de wereld naar jezelf en zorg je dat niet de bottleneck wordt voor de medewerkers en collega’s om je heen.

Als je eens een keer een workshop wilt over dit onderwerp laat het me weten via de contactpagina.

Andere ervaringen, tips? Zet ze hieronder in de reacties zodat we er allemaal wat aan hebben. Druk ajb hieronder op alle social media knoppen en/of op de rating-sterren als je dit een aardig artikel vind!

Met plezier gelezen? Abonneer je dan hieronder op Ad's Blog. Daarnaast ontvang je gelijk een pdf van de eerste twee delen van mijn handboek Personal Lean. Het eerste deel gaat over e-mailbeheer (Inbox Zero), het tweede over agendabeheer (Agenda in Balans).

Gelukt! Je krijgt gelijk de eerste twee hoofdstukken van het handboek toegestuurd.

Beoordeel deze tip:

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Loading...

7 reacties

  • Maret says:

    Dag Ad,
    Dit is wel een eyeopener. Ik dacht: laat ik Ad een plezier doen, mijn inboxen tellen reageren en klaar.

    Tja…

    een fysieke inbak
    Dacht ik niet meer te hebben, maar kijk eens naar alle ongevraagde post, krantjes, folders… Sticker op de brievenbus? Ik dacht het niet, ik spit die folders maar al te graag door. De aanbiedingen die ik dan wil zien scheur ik uit zo’n folder en dat ligt dan op tafel tot ik er iets mee ga doen of tot de hele aanbieding verlopen is.

    e-mail inboxen
    Inbox Zero lukt ook nog niet echt.

    voicemail inbox
    Dat zijn er dan drie! Wij hebben twee vaste telefoonnummers thuis, een zakelijk en een privé, helaas geven we onze zakelijke contacten per ongeluk weleens het privénummer en omgekeerd, als daar voicemail op staat moeten we toevallig zien dat er een lampje brandt, kan dagen duren. Mijn mobiel geeft wel een seintje als er voicemail op staat.

    sms inbox
    Niet zoveel gelukkig, in tegenstelling tot what’s app, dat gaat de hele dag door.

    bureaublad fysiek
    Inderdaad er liggen stapels, heel verschrikkelijk, alles op en door elkaar, gelardeerd met een gigantische hoeveelheid ongesorteerd foldermateriaal van de NOT van vorige maand.

    bureaublad digitaal
    Dat is eigenlijk het enige ding van deze lijst waar ik (nog) geen last van heb.

    tas/rugzak
    Welke tas/rugzak. Er zijn er diverse in omloop waar ik grip op tracht te houden.

    portemonnee
    Redelijk georganiseerd, deze wordt zo nu en dan wel gereviewd,

    notitieblokken fysiek
    Dit is ook heel erg. Dagboeken, notitieblokjes, kladblok, en dan nog op de achterkant van een brief of envelop van alles neerkladden.

    notitie-plaatsen digitaal
    Zeker, ik stuur tegenwoordig mails aan mezelf, maar ik heb ook een ruime hoeveelheid documenten die “dagboek” heten of “belangrijke notities”

    je eigen koppie kan zelfs een inbox zijn
    Dat is nog de ergste van alles! Ik heb een ideeëngenerator in mijn hoofd. Die zet ik binnenkort op Marktplaats: gratis afhalen.

    Dus Ad, moet ik nu blij zijn met dit artikel? Het begint wel bij bewustwording, toch? Het zal best schelen als ik het bovenstaande eens mooi op orde zou hebben.

  • Ad van der Hulst says:

    Hoi Maret,
    wel een mooi rijtje (en inderdaad een beetje aan de lange kant).
    En je ideeëngenerator zou ik maar zelf houden, die kun je ook voor opschonen gebruiken!
    Gr Ad

  • Martijn says:

    Hi Ad,
    Als aanvulling heb ik nog een “inbox” telefoon – foto’s .
    Deze inbox vergeet ik vaak en ben op zoek naar een manier om de genomen foto’s eenvoudiger te organiseren en de bedoelde acties uit te voeren. Ik ben op zoek naar een manier om dit snel te kunnen doen, maar heb tot nu toe nog niets gevonden.

    Met vriendelijke groet,
    Martijn

    • Ad van der Hulst says:

      Dag Martijn, ik heb sinds kort een terugkerende actie (1 x maand) om de foto’s op te ruimen en op zijn plek te zetten. Zou je op kunnen nemen in de weekreview checklist. Gr Ad

      • Ad van der Hulst says:

        En het maakt onderdeel uit van een lijst die ik ‘Braindead’ noem. Ik kijk naar die lijst als ik loze tijd heb en op zoek ben naar een klusje dat simpel is en wel een opgeruimd gevoel opleverd. Zoals adresboek opschonen etc. Foro’s opruimen staat daar ook bij. Handig voor lange treinreizen, wachten op vliegvelden en de vluchten zelf.

        • Martijn says:

          Hi Ad, bedankt voor de tip, ga ik doen.
          Wat mij zou helpen is, dat voordat ik een foto ga nemen kan kiezen waarom ik de foto neem en dat de foto dan al in de juiste groep terecht komt. Bijvoorbeeld de groep foto’s die in een inbox horen zoals zaken die gerepareerd of besteld moeten worden etc. Daarnaast een groep foto’s van hoe mijn gewassen op het veld groeien. En de groep vakantie kiekjes etc.

          • Ad van der Hulst says:

            Het probleem dat je op wilt lossen is dat je in één keer van verzamelen (inbox) naar organiseren (van betekenis voorzien en op zijn plek gezet) wilt gaan. En dat gaat nu eenmaal in de meeste gevallen niet.
            Je zou het misschien kunnen benaderen door je groei-foto’s direct op Instagram te plaatsen en daar aan te vinken dat je ze ook wil bewaren in foto’s. Ze krijgen dan daar een tag mee en zijn terug te vinden als Instagram entries. Gr. Ad

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *