Lean Office starten (7 aanvliegroutes)

Top op heden heb ik 7 manieren gevonden om te starten met Lean Office. Ik ga ze hier kort en in zevenmijlsstappen de revue laten passeren. Ik heb er veel links in zitten omdat het verhaal anders veel langer en daarmee onleesbaar zou worden.

Doel is in alle gevallen: de opgetelde kennis en ervaring van de mensen die het werk doen inzetten om iedere nieuwe dag iets gemakkelijker, beter, sneller of goedkoper te kunnen doen dan de dag ervoor, in een gezamelijke reis met steeds opnieuw interessante en uitdagende tussendoelen.

1. Via de fysieke ordening en omgeving starten
Dit is een rip-off van de strategie voor productieomgevingen. De aanname is: Start met 5S en je hebt al heel veel winst. Wat mij betreft maar hoogst zelden een vruchtbare ingang. Als je al Lean Office wil starten met deze route dan is het zaak 5S om te vormen voor het digitale domein. Bijvoorbeeld door te beginnen met de mappenstructuur.

2. Via de proceskant Lean Office aanvliegen
Gaat meestal in vier stappen:

1. Eerst de grote vissen zoeken met ABC-XYZ
2. Dan waardestroom in kaart brengen met behulp van zwembaantjes.
3. Vervolgens de waardestroom beoordelen vanuit het gezichtspunt van de klant en daarna met de uitkomsten aan de slag gaan met elkaar.
4. Daarna goed gestandaardiseerd proces met bijvoorbeeld workflow/formulierstroom inrichten als nieuwe nul-stand (bijvoorbeeld met leanforms).

3. Onderscheid maken tussen value en failure demand
Vooral in service gerichte afdelingen kan dit een mooie start zijn. Je gaat aan de slag met 2 lijsten.

1. Je ontwerpt eerst een turflijst waarop je ‘failure demand’ bijhoudt (feedback op de je proces, product, service, communicatie, tijdigheid enz.). Je zet de meest ervaren medewerkers dagelijks/wekelijks aan het werk om deze stroom terug te brengen tot een realistische minimum.
2. Je ontwerpt daarna een turflijst voor ‘value demand’ en houdt bij op welk vraag er wederkerende zaken vanuit klanten komen (kopen, info, uitbreiding, verlenging enz). Je zet een paar klantgerichte medewerkers dagelijks/wekelijks aan het werk om deze zaken uit te breiden en nog makkelijker, beter, sneller of goedkoper te maken voor de klant.

Zie voor deze Lean Office manier bijvoorbeeld het boek Freedom from command & control van John Seddon

4. 7 verspillingen leren zien
Met deze aanvliegroute ga je met speelse werkvormen zorgen dat je medewerkers inzicht en taal krijgen zodat ze de 7 verspillingen leren zien en erover gaan praten. Vervolgens kun je de medewerkers uitdagen om Lean Office plannen te maken om verspillingen aan te pakken. Uiteraard dan wel honoreren en stimuleren.

5. Feitelijke onderhanden werk visueel maken
Office-werk vindt vaak plaats in PC’s en is daarmee vooral onzichtbaar. Je kunt Lean Office ook prima aanvliegen door het teamwerk zichtbaar te gaan maken op een leanbord, een whitebord, een scrumbord of wat in jouw geval ook maar passend is. Vervolgens ga je, liefst dagelijk, even met elkaar bij de visuele presentatie van het werk staan en bespreek je voortgang en obstakels, leidend tot acties van medewerkers.

6. Starten met de noodzakelijke vaardigheden van het team
Dit doe je door aan de slag te gaan met een vaardighedenmatrix (skillmatrix). De winst is dan dat je heel helder met elkaar moet nadenken over de basale vaardigheden van je medewerkers en dat kan ook zeker een mooie aanvliegroute zijn.

7. Starten bij de ‘Factory of One’
Met deze aanvliegroute start je met directe voordelen voor de individuele medewerker door grote tijd- en energieslurpers aan te pakken. De kunst is deze tijd, energie en aandachts-bandbreedte te bevrijden. E-mail (met behulp van Inbox Zero) en vergaderen zijn in 99% van de gevallen de eerste kandidaten om aan te pakken. Je sluit hiermee aan bij de beroemde zender ‘WII-FM’ (‘What’s in it for me). Dit blijkt in grotere organisaties die al wel bezig zijn met lean in de productie of in het primaire proces wel een hele mooie Lean Office aanvliegroute.

Welke van deze aanvliegroutes voor jou en je team het meest geëigend is om te starten met Lean Office (een combi kan uiteraard ook het juiste zijn) zul je zelf moeten bepalen. Edoch: wil je dat ik een keer met je meedenk dan doe ik dat uiteraard graag.

Let op: starten met Lean Office betekent een systeembreuk. Leidinggeven wordt langzamerhand omgevormd van handelen naar niet handelen. En dat kan flink onwennig zijn.

Bonustip: maak gebruik van de structuur van een voortschrijdend 90-dagen plan. Niet te kort en niet te lang. En review dit 90-dagen plan uiteraard per maand.

Als je eens een keer een workshop wilt over een van deze onderwerpen laat het me dan weten via de contactpagina.

PS: Ben je een Visionair, Operator of Processor? Doe de gratis drie minuten werkstijltest. Je ontvangt je profiel + een Pdf met tips om je e-mail en agenda routines te verbeteren.

Beoordeel deze tip:

3 beoordelingen

Laden...