Outlook Agenda Folklore (voorlopig | tentative)

Collectieve Productiviteit, Helderheid

In je Outlook agenda kun je van iedere tijddoos/afspraak aangeven of je:

  • beschikbaar bent (free);
  • ergens anders werkt (working elsewhere),
  • voorlopig bezet bent (tentative);
  • bezet bent (busy);
  • niet aanwezig bent (out of office).

Vijf keuzes die in de interface zijn opgenomen.

Voor het gemak van anderen!

De keuzes zijn bedoeld als een hulpmiddel voor het voorstellen van afspraken (het zou er makkelijker door moeten worden).

Werkt niet (in de zin van: niet effectief).

Er zijn drie redenen

  1. Steeds meer mensen krijgen toegang tot je agenda en dat is geen goed idee als je ooit nog eens iets gedaan wilt krijgen.
  2. VOP problemen. In de praktijk wordt dit niks omdat er teveel verschil is tussen Visionairs, Operators en Processors. V’s en O’s gaan al deze keuzes niet gebruiken. Te veel systeem dat te veel tijd, intelligentie en energie kost [doe hier de test]. Pogingen tot collectieve afspraken over betekenis en gebruik heb ik nog nergens zien werken.
  3. Voor iedereen toegankelijke agenda’s in combinatie met deze folklore leidt tot meer agenda-tetris. Een bijzonder akelig spel dat vooral ongeliefd is bij ondersteuners. [zie deze blog].

Personal Lean inzichten

  • Deel je agenda met zo min mogelijk collega’s [zie deze blog].
  • Gebruik een  goed doordacht rijtje kleuren voor een paar basale categoriën (dat vind je brein fijn).
  • Gebruik Inbox Zero en neem direct een besluit over elk agendaverzoek.
  • Doe dat op basis van de twee basale gewoontes: dagreview & weekreview [zie deze blog].

 

 

Met plezier gelezen? Dan is abonneren op Ad's Blog misschien wel een goed idee. Ontvang een pdf ebook over de weekreview als dank direct in je inbox.

Beoordeel deze tip:

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars nog geen beoordelingen
Loading...

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *