Outlook Agenda Folklore (voorlopig | tentative)
In je Outlook agenda kun je van iedere tijddoos/afspraak aangeven of je:
- beschikbaar bent (free);
- ergens anders werkt (working elsewhere),
- voorlopig bezet bent (tentative);
- bezet bent (busy);
- niet aanwezig bent (out of office).
Vijf keuzes die in de interface zijn opgenomen.
Voor het gemak van anderen!
De keuzes zijn bedoeld als een hulpmiddel voor het voorstellen van afspraken (het zou er makkelijker door moeten worden).
Werkt niet (in de zin van: niet effectief).
Er zijn drie redenen
- Steeds meer mensen krijgen toegang tot je agenda en dat is geen goed idee als je ooit nog eens iets gedaan wilt krijgen.
- VOP problemen. In de praktijk wordt dit niks omdat er teveel verschil is tussen Visionairs, Operators en Processors. V’s en O’s gaan al deze keuzes niet gebruiken. Te veel systeem dat te veel tijd, intelligentie en energie kost [doe hier de test]. Pogingen tot collectieve afspraken over betekenis en gebruik heb ik nog nergens zien werken.
- Voor iedereen toegankelijke agenda’s in combinatie met deze folklore leidt tot meer agenda-tetris. Een bijzonder akelig spel dat vooral ongeliefd is bij ondersteuners. [zie deze blog].
Personal Lean inzichten
- Deel je agenda met zo min mogelijk collega’s [zie deze blog].
- Gebruik een goed doordacht rijtje kleuren voor een paar basale categoriën (dat vind je brein fijn).
- Gebruik Inbox Zero en neem direct een besluit over elk agendaverzoek.
- Doe dat op basis van de twee basale gewoontes: dagreview & weekreview [zie deze blog].
PS: Ben je een Visionair, Operator of Processor? Doe de gratis drie minuten werkstijltest. Je ontvangt je profiel + een Pdf met tips om je e-mail en agenda routines te verbeteren.
Beoordeel deze tip:
1 beoordelingen
Laden...