Tag Archieven : 2. Personal Lean
Op de pagina vind je alle blogs die als onderwerp Personal Lean hebben.
Personal Lean is gebaseerd op drie principes:
- Zorg minimaal 51 % voor jezelf
- Vergelijk jezelf met wie je gisteren was en niet met iemand anders vandaag
- Doe wat je doet en bent waar je bent
Deze drie principes vind je door alle blogs heen.
“Als iedereen en alles bij jou uitkomt …. dan ben je een bottleneck.” Deze intrigerende quote is van Les McKeown. Een bottleneck ben je als jij de schaarse ‘commodity’ bent en processen & besluiten altijd op enig moment jou in je functie nodig hebben.
Vóór jou ontstaan voorraden en stapels (voorraden mensen die een plek willen in je agenda; je ‘een minuutje’ nodig hebben, stapels facturen, mails, te lezen stukken enz.).
Achter jou ontstaat wachttijd. Processen kunnen niet verder voordat jij er je zegen aan hebt gegeven.
De bottleneck wordt zo veel mogelijk ingezet want anders loopt de boel vast. Als jij als baas de bottleneck bent, heb je het dus druk en krijg je het steeds drukker bij groei of problemen. Het is maar zeer de vraag of het wel echt nodig is.
Dit soort management werkt goed in kleine of startende organisaties (in ‘Vroege strubbelingen’ of ‘Pretfase’). Daar is het centrum logischerwijs verankerd in de visie van de pionier/eigenaar. Om in Voorspelbaar Succes te komen zal het anders moeten. Helder eigenaarschap, bouwen aan vuistregels en principes waarlangs besluiten kunnen worden genomen en daarna delegeren zijn o.a. de bouwstenen van deze fase.
Laden...
Wie wel eens met mij heeft gewerkt weet dat ik advocaat ben van de agendareview (als onderdeel van je weekreview). Deze exercitie houdt in dat je één week terug kijkt en acht weken vooruit.
In dat vooruit kijken kun je een heleboel ontdekken. Een van de dingen die je zou kunnen ontdekken is dat de derde week vanaf nu eigenlijk al vol zit op basis van een misschien nog wat vaag oordeel.
Vuistregel
Je kunt dat oordeel professionaliseren door er een vuistregel aan te hangen. Dat werkt bijvoorbeeld als volgt: ‘Als er vier dagdelen gevuld zijn met overleg dan gaat de week op slot.’
Visueel maken
Praktisch gezien gaan we de week visueel markeren als zijnde vol. Dat gaat als volgt: Je maakt een nieuwe agenda afspraak. Je vinkt aan dat de bijeenkomst de hele dag duurt en geeft deze de naam ‘Week is Vol’. Je vinkt aan dat de afspraak duurt van maandag tot en met vrijdag en geeft deze met een categorie een heldere kleur.
Er verschijnt nu in de bovenbalk van iedere dag een melding dat de week vol is.
Onderhandelen
Wanneer er nu een nieuw agendaverzoek verschijnt in deze week dan is het aan je zelf om te boordelen of je deze er nog bij wilt doen, in wilt ruilen voor iets anders dat er staat, of een tegenverzoek doet voor een tijd en dag buiten de week die vol is. Je onderhandelt als het ware eerst met jezelf en daarna met degene die het agendaverzoek doet.
Als je met een ondersteuner werkt, kun je deze truc ook gebruiken. Eerst bepaal je samen de vuistregel en vervolgens ga je zien dat er weken op slot gaan. Daarna is het onderhandelen, kiezen, besluiten en communiceren.
Opbrengst: meer balans in je agenda, meer bewustzijn voor onderhandelen over tijd en aandacht. Allebei hele goede zaken.
Laden...
Ieder modern mens kent dit soort momenten:
- te veel ideeën strijden om de aandacht
- er zijn een aantal losse eindjes die zich braaf steeds weer bij je melden
- het overzicht dat je had raakt steeds meer verdund
- je gerichtheid op waardevolle, leuke en interessante zaken of mensen verdwijnt
- tijd loopt door je vingers door
Als het zover is gekomen, is het tijd om je koppie te legen.
Er zijn drie methodieken die je daarbij kunnen helpen. Alle drie werken maar wel allemaal op een andere manier.
1. Vrij op papier
Neem een leeg vel (liefst A3) en iets om te schrijven (liefst kleur, stiften en potlood). Begin met opschrijven wat er bij je opkomt en associeer er vrijelijk op los. Zaken waar je acties uit volgen geef je al direct een code zodat je ze later makkelijk terug kunt vinden (ik zelf gebruik daar een driehoekje voor). Gewoon door blijven schrijven en associëren (minimaal een half uur).
2. Gebruik maken van een associatielijst
Dit is een open geleide werkmanier. De truc hier is om met behulp van een voorgebakken lijst je koppie leeg te krijgen. De lijst is een inventarislijst van onderwerpen die mogelijk de drukte in je hoofd veroorzaken. Die lijst heb je nu nog niet maar kun je hier downloaden. Je neemt weer een vel papier en iets om te schrijven en legt vervolgens een printje van de associatielijst ernaast. Je leest zelf de lijst en als je denkt ‘o ja, dat doet me denken aan ….’ schrijf je dat op. Ook als het ogenschijnlijk niets met het onderwerp te maken op de lijst. Wanneer je door de lijst heen bent houd je nog even de innerlijke radar aan en als het genoeg is dan is het klaar.
3. Werken met een mindmap van je speelveld
Deze manier van werken is het meest pro maar vereist dat je een dergelijke mindmap hebt. Lijkt je het wel wat om zo te werken dan kan het maken van zo’n mindmap ook een koppie leeg effect hebben. Ik heb de werkwijze om zo’n mindmap te maken uitgewerkt in een lang artikel wat je hier kunt vinden.
Heb je eenmaal zo’n mindmap dat is het een kwestie van regelmatig reviewen (zo veel en zo vaak als nodig) en je koppie raakt niet meer vol of is zo weer leeg.
Samengevat komen alle drie de methodieken neer op het volgende:
Eerst is je koppie vol en het papier leeg en
daarna is je koppie leeg en je papier vol.
Ingewikkelder is het niet.
Laden...
Zo beroemd als de ‘Appeltje’ toets is/was op de Mac, zo onbekend is zijn collega op de Windows toetsenborden. De meeste gebruikers hebben nooit gezien dat die toets bestond en kennen derhalve ook niet zijn vele functies.
Daar gaan we per nu verandering in brengen. Hierbij de Top 10 van dit moment. De strategie is simpel namelijk: gelijk uitproberen!
- 1. Windowstoets klikken en direct beginnen met de naam van het document, programma of map die je wilt zoeken en voilá!
- 2. Windows + E : Een nieuw verkennervenster opent zich.
- 3. Windows + A : Opent het actiecentrum waar je de laatste geopende bestanden, vensters en programma’s kunt terugvinden en ook nog eventueel een extra bureaublad aan kunt maken als je dat tot voordeel is.
- 4. Windows + D : Sluit alle actieve vensters zodat je je bureaublad kunt zien.
- 5. Windows + V : Zelfde als CTR + V maar nu met de historie erbij.
- 6. Windows + pijltje rechts, links, op en neer : Uitproberen en je zult zien dat de venster verschuiven zodat je ze gemakkelijk kunt ordenen als je met meerdere programma’s tegelijk wilt werken.
- 7. Windows + 1-9 : Opent het programma dat correspondeert met de plaats op de taakbalk. Staat Outlook op de eerste plek op je taakbalk dan opent Windows + 1 Outlook (en je kunt zelf met slepen de volgorde optimaliseren).
- 8. Windows + T : Cirkelt door je taakbalk programma’s heen totdat je hebt gevonden wat je nodig hebt.
- 9. Windows + I : Opent het instellingen venster. Mooi plek om eens te snuffelen op een verloren moment en te kijken of je een verbetering voor jezelf kunt vinden (start met ‘Persoonlijke Instellingen’).
- 10. Windows + L : Zet je scherm in de slaapstand.
En ja, er zijn er nog veel meer maar dit is al een mooi setje om mee te starten. Ken je nog heeeele waardevolle andere dan graag hieronder in de reacties zetten zodat we er allemaal wat aan hebben.
Bonussen
Als bonus nog wel een veel gezochte sneltoets te weten: Alt F4 -> sluit het actieve venster. Eventueel FN ALT F4 als je de FN lock hebt aanstaan.
Nagekomen: Windows + . (punt): gaat naar het emoji scherm.
Laden...
Wanneer een bepaalde gedachte steeds weer aandacht opeist is er een van de vier volgende situaties aan de orde:
1. wat het is en wat ik wil is onduidelijk
Ik heb niet geïnvesteerd in het voor mij zien van het gewenste resultaat en ik heb er geen besluit over genomen. Ik heb niet de voordelen, winst, pret voor mij gezien wanneer de uitkomst gerealiseerd zou zijn. Kortom ik heb wel gemerkt dat er iets aan mij knaagde maar tot nog toe geen serieuze aandacht aan besteed.
2. de eerst mogelijke stap heb ik niet bedacht
Misschien heb ik wel de uitkomst in beeld maar heb ik nagelaten mij voor te stellen wat de eerste concrete fysieke actie zou moeten zijn om een eindje op te schuiven richting mijn gewenste resultaat. Ik ben waarschijnlijk te abstract gebleven waardoor ik nooit toekom aan het zetten van de eerste stap en blijft het een beetje rondzingen rondom het ‘hoe..?’.
3. een combi van die twee
Dat komt het meeste voor. De zaak verschijnt steeds weer op mijn innerlijke radar (want zo’n trouwe helper is mijn brein!) maar ik kijk er net steeds een heel klein beetje naast. Ik merk subtiel dat iets mij ergert, misschien een kans zou kunnen zijn, ‘eigenlijk’ nu toch wel aandacht verdient, maar ik krijg het nauwelijks boven tafel in de schijnwerper van mijn bewustzijn.
4. niets is vastgelegd in een betrouwbaar buiten-boord-brein
Ik heb misschien wel een beeld van de gewenste uitkomst en heb ook nog nagedacht over een concrete actie om de zaak in gang te krijgen maar heb de resultaten van mijn aandacht niet vastgelegd in een simpel, betrouwbaar en degelijk systeem dat bij mij past. Dit veroorzaakt dat ik over een tijdje weer iets heb wat door in mijn radar verschijnt en om aandacht vraagt. Waarmee de cyclus weer opnieuw begint.
En moet dat nu echt, alles vastleggen? De eindeloze dans tussen chaos en orde heeft een hoog tempo en er gaat heel veel in om. Dan lukt het echt niet om te onthouden.
En als het een deuntje is dat rondzingt?
Dan ben je een gezegend mens tenzij het een irritant carnavalsdeuntje is. In de muzikantenwereld (waar ik vandaan kom) geldt als truuk dat je het deuntje achterstevoren moet afspelen in je eigen muzikale voorstelling om van een oorworm af te komen. En dat is helaas niet voor iedereen weggelegd.
Laden...
Wie mijn boek kent, of met mij heeft gewerkt, weet dat ik al jaren de voorzitters train om een vergadering van een uur na 50 minuten af te ronden zodat iedereen tijd heeft voor een hap, een stap en een plas.
Ik ben blij dat Satya Nadella (de eindbaas van Microsoft) mijn boek heeft gelezen want HOERA! je kunt dit voor de planning van je vergaderingen en afspraken nu standaard instellen.
Dat gaat zo:
- Ga in Outlook naar het tabblad ‘Bestand’ (links boven naast ‘Start’)
- In ‘Bestand’ zie je de keus ‘Opties’ (links onderin)
- In ‘Opties’ kies je voor ‘Agenda’
- Daar vind je de keus: ‘Standaard duur voor nieuwe vergaderingen en afspraken’.
Zie de afbeelding hieronder.
In MS Teams videoafspraken komt er nu automatisch een melding dat de vergadering over 5 minuten afloopt. Maar daarover een andere keer.
Laden...
Ons brein houdt niet van random actielijsten. Ze komen nooit af. Je bent blij als je iets af kunt vinken maar een minuut later moet je er al weer een paar acties aan toevoegen. En dat levert bepaald geen energie op.
Vandaar dat we werken met open en gesloten actielijsten.
Open actielijst
Een open actielijst is een voorraad van goed doordachte en omschreven acties. De meest gebruikersvriendelijke open actielijst is de actie-optie lijst. Deze is weliswaar open maar heeft toch een vooraf bepaalde maximale lengte van bijvoorbeeld 20 items, een pagina of een scherm. Wordt de lijst te lang dan kun je of schrappen of een aantal acties doorzetten naar de parkeer lijst. Op deze lijst gaat alles wat je zou kunnen doen, en misschien ook wel wil doen maar niet op korte termijn. Hier leeft de toekomst. Deze lijst kan zo lang worden als je zelf maar prettig vindt en in staat bent levend te houden.
Gesloten actielijst
Een gesloten actielijst werkt compleet anders. Het is een gelimiteerd lijstje en als je afvinkt wordt de lijst ook daadwerkelijk korter. Eenmaal de lijst gemaakt mag er niets meer bij op, alleen nog maar af door de acties uit te voeren die op de lijst staan. Voorbeelden van namen voor deze lijst: 3MBA’s (drie meest belangrijke acties) of 3 MIT (three most important tasks).
Je maakt deze lijst op zo’n manier dat wat er ook maar gebeurt vandaag, deze acties in ieder geval worden afgevinkt. Je kunt als gevolg van het gebruik van een gesloten lijst aan het eind van de dag tegen jezelf zeggen: ‘Goed gedaan jochie! (of meissie natuurlijk). En uiteraard hoeven het niet precies drie acties te zijn, het kunnen er ook zeven zijn. Als de acties die je kiest maar af kunnen komen op deze dag, gegeven alle andere zaken die een plek hebben in je agenda.
Heb je plotseling meer tijd dan je dacht en is je gesloten lijst af dan is de eerste plek om te kijken je actie-optie lijst.
Combi
Je houdt overzicht in de open actielijsten (daar staat de voorraad) en bepaalt vandaar per dag vanuit de actie-optie en parkeer lijst wat er op jouw gesloten actielijst van vandaag komt. Als je jouw workflow op deze manier inricht dan blijf je vriendjes met je brein. En dat werkt fijn.
Laden...
Voor wie het huidige jaar wil afsluiten met een terugblik en vooruit wil kijken naar het jaar dat komt, hierbij een aantal tips. Je kunt dit voor jezelf doen maar uiteraard ook met jouw team. Zo’n einde jaar routine is zeker goed om te doen in dit rommelige Corona jaar.
Tip 1. Afsluiten en afronden
- Wat is er dit jaar afgerond?
- Wat heb ik dit jaar bereikt?
- Wat kan of wil ik afsluiten?
Tip 2. Opruimen
Kies iets uit om op te ruimen en beleef de creativiteit die direct het gevolg is van het opgeruimde gevoel. Werkt ook in overdrachtelijke zin.
Tip 3. Preview light (geen formele planning maar geleide nieuwsgierigheid of ambitie)
- Wat zou volgend jaar kunnen brengen?
- Hoe zou een succesvol jaar eruit kunnen zien?
- Welke nieuwe dingen staan er op de rol en hoe ziet succes eruit?
- Welke plannen/doelen komen er op?
Tip 4. Meer & minder
- Wat wil ik meer doen volgend jaar?
- Wat wil ik minder doen volgend jaar?
- Waar wil ik meer van volgend jaar?
- Waar wil ik minder van volgend jaar?
Tip 5. Reken niet op discipline en wilskracht
Nieuwe voornemens (gewoontes veranderen) zijn mooi maar als de drivers discipline en wilskracht moeten zijn dan is mislukking al snel aan de orde. Zoek het vooral in kleine stapjes die je iedere dag een beetje verder helpen. En vergelijk jezelf met wie jij gister was en niet met iemand anders.
Tip 6. Zoek je nog een echt waardevolle nieuwe gewoonte: doe de weekreview
Iedere vrijdagmiddag (of ander moment dat je schikt) zorgen dat je opgeruimd raakt, alles bijgewerkt is en je even overgeeft aan focussen op wat van belang is in het leven is het beste eindejaarskadootje dat je jezelf kunt geven.
Laden...
Personal Lean is net als Lean Thinking een filosofie met een aantal basisprincipes.
Je kunt die basisprincipes ook los van alle handigheidjes voor e-mail, agenda, vergaderen, slim samenwerken en reflectieroutines gebruiken om op te reflecteren, of misschien zelfs wel op te nemen in je weekreview als toetssteen (ben ik op de goede weg?).
Ik noem hieronder de drie belangrijkste.
Doe wat je doet
- Eet als je eet.
- Lees als je leest.
- Vergader als je vergadert.
- Wees in het NU met tegenwoordigheid van geest.
Zorg minimaal 51 % voor jezelf en maximaal 49 % voor anderen
Als je dat niet doet val je om en moeten anderen voor jou zorgen
Vergelijk jezelf alleen met jezelf en niet met anderen
Jezelf vergelijken met wie jij gister was en streven naar beter is de enige serieuze weg. Jezelf vergelijken met een ander is altijd scheef en daardoor geen maatstaf voor een streven.
Met deze drie principes als begeleiders op de eindeloze reis tussen chaos en orde krijg je je leven in balans, heb je het goed in je werk, in je sociale omgeving en met jezelf.
Laden...
Het kwam er zo maar spontaan uit bij iemand uit mijn nabije omgeving: “Ik heb vandaag een echte puzzeldag”.
Navraag leerde dat het gaat om een dag met allemaal losse bouwstenen, op verschillende plekken, met net genoeg ruimte om alles af te kleppen en niet helemaal geleefd te worden. Als er tenminste niets mis gaat en je van te voren even goed nadenkt over welke spullen, informatie en koek & zopie je allemaal nodig hebt gedurende de dag.
De strategie is vervolgens om je niet te veel te bekommeren om de compositie en samenhang van de dag maar gewoon de eerste afspraak te doen; dan de tweede enz; en te proberen steeds in het moment te blijven en met niets (maar dan ook helemaal niets) op je geheugen te vertrouwen (dus alles wat je toezegt gelijk op te schrijven).
Je vindt jezelf vervolgens thuis op de bank terug met een hoofd vol indrukken en een lading briefjes met aantekeningen die nog een keer verwerkt moeten worden. Dat dan weer wel (om met Hans Teeuwen te spreken).
Een puzzeldag.
Het kan … maar ik zou ze niet zelf organiseren!
Laden...
Als je op zoek bent naar een manier om al je projecten, acties, wachten op’s, afstemmingsdingetjes en ‘wie-weet-ooit’-dingen te ordenen dan zou je een experiment kunnen doen met MS To Do.
Ik heb een basisopzet beschreven op één A4 die je hieronder kunt downloaden. Het wijst zich vandaar allemaal vanzelf.
Download Manual MS To Do als BBB
Wanneer je gebruik maakt van Microsoft 365 kun je het beste inloggen met dat account want dat zorgt ervoor dat alle taken uit Outlook en MS Teams Planner/Taken gesynchroniseerd blijven.
Uiteraard kun je ook een BuitenBoordBrein inrichten in een andere app. Het mooie is dat je dan een vergelijkbare opzet kunt gebruiken om een start te hebben.
Disclaimer: MS To Do is nog volop in ontwikkeling (want voormalig Wunderlist).
Laden...
In je agenda beheer je de meeste schaarse bronnen die je hebt. Tijd en aandacht. En dus het wijs om je eigen methodiek te ontwikkelen om deze bronnen te beheren en soms zelf een beetje beschermen. In de weekreview methodiek adviseer ik een week achteruit te kijken en acht weken vooruit.
De eerste twee weken krijgen nog extra aandacht. De werkwijze is simpel. Stel jezelf de volgende vragen bij iedere afspraak:
- Wat is het doel, gewenste resultaat van de afspraak?
- Is de lengte van de afspraak helder en zoals ik het wil?
- Moet het live of kan het per videocall/bellend?
- Draagt het bij aan mijn doelen of is het vooral voor de ander?
- Is het fun of zie ik er tegen op?
- Is de afspraak lang geleden gemaakt? -> Bevestigen.
- Staat er een adres bij? -> Toevoegen aan de afspraak voor je navigatie
- Heb ik voorbereidingstijd gepland? -> Plannen
- Reistijd OV of auto gepland? -> Kiezen en aanvullen
Als ik een week afgerond heb moet ik nog afwegen of ik het label ‘week is vol’ toeken.
Weekplan
Als sluitstuk van de review maak ik een simpel Weekplan bestaande uit een kort lijstje met de projecten waar ik deze week aan wil werken gegeven de tijd die mij rest naast al mijn afspraken. Eventueel kan ik ze zelfs al een beetje uitwerken naar acties voor deze week.
Laden...
Een kleine Personal Lean tip. Steeds weer opnieuw kopiëren om hetzelfde stukje tekst of dezelfde weblink te gebruiken in een document is corvee. Daar moeten we vanaf en dat kan.
In Windows: gebruik niet ‘control + v’ maar de ‘windowstoets + v’.
Op de Mac: dat kan niet direct maar wel via bijvoorbeeld Paste of Alfred Power Pack.
Het is een klein weetje, maar scheelt wel een boel ergernis en dat is altijd goed. Het leven is te kort om je ergernis niet te gebruiken voor innovatie!
Laden...
