Deel je agenda met (bijna) niemand

Personal Lean, Tools

Er is een wijd verbreide organisatie gewoonte om iedereen toegang te geven tot alle agenda’s. Dat is een slecht idee.

De vermeende logica en meerwaarde van deze gewoonte is dat het eenvoudig wordt om collega’s te vinden, volgen en natuurlijk uit te nodigen voor meetings.

Het effect ervan is ‘agenda tetris‘ plus een complexe Outlook agenda interface (staat helemaal vol met agenda’s waar je toegang toe hebt) en daarmee een hoop verlies van tijd, intelligentie en energie op de verkeerde want niet waarde-toevoegende dingen.

Ik denk dat er een andere oplossing mogelijk is:

  • organiseer betrouwbare a-synchrone communicatie: e-mail-achtige, chat-achtige en taak-uitwissel-achtige communicatie op 1 platform zoals Basecamp, Trello, Sharepoint etc.
    Dus geen interne e-mail via Outlook, geen gechat via Whatsapp (op de server van FB), geen vage taaklijsten overal en nergens maar alles op 1 geïntegreerd simpel en eenduidig platform.
  • geef trainingen in duidelijk schriftelijk vragen stellen en antwoorden
  • leer er met elkaar op vertrouwen dat de communicatie en de kroniek van de communicatie altijd op 1 plek te vinden is

Voordelen

  • Gewoon weer ouderwets onderhandelen over tijd (dat is goed bestede tijd)
  • Minder en betere vergaderingen
  • Meer mogelijkheden voor hele snelle 1 op 1 afstemming (face-to-face, bel, of video-call)
  • Meer respect voor en regie over de eigen tijd inclusief je eigen biologische ritme
  • Communicatie op 1 plek (inclusief de historie)
  • Serieuze ruimte voor tijd- en plaatsonafhankelijk werken

Kan niet bij jou? Want IT wil niet mee, we zijn te groot, we zijn te klein, enz. enz?

Begin klein en wordt zo goed met jouw team dat niemand er om heen kan en ook zo’n manier van werken wil.

Met plezier gelezen? Abonneer je dan hieronder op Ad's Blog. Daarnaast ontvang je gelijk een pdf van de eerste twee delen van mijn handboek Personal Lean. Het eerste deel gaat over e-mailbeheer (Inbox Zero), het tweede over agendabeheer (Agenda in Balans).

Gelukt! Je krijgt gelijk de eerste twee hoofdstukken van het handboek toegestuurd.

Beoordeel deze tip:

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars nog geen beoordelingen
Loading...

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *