Vier zaken die je goed moet regelen in een gedeelde inbox

Een gedeelde of een functionele inbox in Outlook is een speciaal account voor een e-mailadres zoals info@organisatie.nl. Meerdere (meestal parttimers) verwerken de e-mails die in dit Postvak IN verschijnen.

Er zijn vier zaken waar je goed over na moet denken als je rust en overzicht wilt creëren en behouden.

Waar staan de vanuit dit account verzonden items?

Standaard gaan ze naar de ‘Verzonden’  map van de verzender ook al verzendt deze de e-mail vanuit de gedeelde inbox. Dat is niet handig en moet opgelost. Dat kan op verschillende manieren:

• regel aanmaken bij iedere gebruiker die er voor zorgt dat er ook een e-mail in de map ‘Verzonden’ komt van het gedeelde account
• in Outlook online gaan werken (daar werkt het wel goed)
• in Exchange een workflow aanmaken die dit repareert (is meestal geen optie omdat de kennis, tijd of interesse ontbreekt bij de IT-afdeling)

Waar staat het Archief?

Samen met ‘Verzonden’ is het archief de oceaan waar je uit vist als je een e-mail zoekt in de gedeelde inbox. Meest praktisch: maak en map aan en noem die ‘Gedeeld Archief’ en leer iedereen alle (!) e-mail waar geen actie aan vast zit daarin op te bergen. ‘Verzonden’ + ‘Gedeeld Archief’ vormen samen de basis voor zoeken en vinden in het gedeelde account.

Hoe regelen we de ‘Wachten Op’  functie?

‘Wachten Op’ komt om de hoek kijken als er een e-mail wordt verzonden met een verwachting dat de ontvanger reageert. In het ideale geval heb je op één plek een sluitend overzicht van alle uitstaande vragen gegroepeerd op datum. Hoe kun je dit inrichten:

• Per gebruiker een regel aanmaken die ervoor zorgt dat als de gebruiker zichzelf in BCC zet er een copy van het bericht wordt afgeleverd in de collectieve map ‘Wachten Op’ en ervoor zorgen dat gemakkelijk te zien is wie de e-mail heeft verzonden door er een naam-afzender-categorie aan toevoegen.
• In Exchange een workflow aanmaken die dit regelt (zelfde bezwaar als hierboven)

Handtekening anoniem of persoonlijk?

Je ziet in de praktijk beide varianten en veel onbedoelde mixen ervan. Regelmatig levert het voor de ontvanger verwarring op over met wie nu feitelijk wordt gecommuniceerd. Dat is niet handig en kan beter. De simpelste manier om dat te regelen staat hieronder.

• Stel een zorgvuldige collectieve handtekeningen-tekst op waar alle info instaat die nodig is voor de communicatie binnen de context van de functie van de gedeelde inbox.
• Stel daarnaast een kleine persoonlijke handtekeningen-tekst op met voornaam, achternaam en werkdagen (want veel medewerkers op administratieve afdelingen werken parttime).
• Zet de combi van beide handtekeningen in het handtekeningen rijtje van de medewerker. Op deze manier is het prettig voor de ontvanger en intern duidelijk wie de communicatielijn het laatst heeft verzorgd. Eventueel kun je als medewerker aanvinken dat dit jouw voorkeurshandtekening is zodat het geen handeling vereist om deze te gebruiken.

Bijvoorbeeld:

Met vriendelijke groet,

Alwin Jansen
ma-wo-do

Klantenservice ADJUSTINTIME
Tel. 123 456 789 ma-vrij 9:00 tot 17:00 uur
info@adjustintime.nl
www.adjustintime.nl

Met dank aan mijn 365 kompaan Frans Diepenhorst.

PS: Ben je een Visionair, Operator of Processor? Doe de gratis drie minuten werkstijltest. Je ontvangt je profiel + een Pdf met tips om je e-mail en agenda routines te verbeteren.

Beoordeel deze tip:

nog geen beoordelingen

Laden...