Triage logica in de gedeelde inbox (Outlook wijsheid)

Een gedeelde of een functionele inbox in Outlook is een speciaal account voor een e-mailadres zoals info@organisatie.nl. Meerdere (meestal parttimers) verwerken de e-mails die in dit Postvak IN verschijnen.

Triage is het woord voor de eerste schifting en toewijzing van de e-mails aan de collega’s. Triage is daarmee de basis voor rust en overzicht (één persoon beheert alle verse binnenkomende post). De triagist moet in staat zijn om de volgende zaken te beheren:

Opschonen

De triagist doet de eerste opschoning door alle niet relevante e-mails te verwijderen en er voor te zorgen dat deze ook voorgoed wegblijven. Als dat praktisch mogelijk is, verwerkt de triagist ook de e-mails waarvan de actie heel kort is (bijvoorbeeld binnen 1 minuut).

Werklast balanceren

De triagist wijst de e-mails toe aan de collega’s op zo’n manier dat de werklast realistisch verdeeld is. Door te werken met tellers op mappen (of categorieën) en de bewerkingstijd in te schatten kan de triagist daar overzicht over houden.

Prioriteren

De triagist kent waar nodig door middel van een codering (vlag of kleur) prioriteit toe aan de mails die ze toewijst aan de collega’s.

Kennisontwikkeling bevorderen

Specialismen, contacten, kennis en ervaring kunnen allemaal aanleiding zijn om e-mails specifiek toe te wijzen. Het is wel de kunst om ervoor te zorgen dat kennis en ervaring in ontwikkeling blijven door af te toe met elkaar stil te staan bij specifieke situaties en de kennis daarover te delen met elkaar. Iedereen wordt daardoor breder inzetbaar en dat is gunstig voor rust in de tent.

Problemen voordenken

De triagist ziet als eerste gevoeligheden, calamiteiten, problemen en bloedspoed zaken. Het is de kunst om die niet zo maar door te geven maar direct een richting mee te geven vanuit de kennis en ervaring van de triagist zelf.

Dagstart als optie

Na de eerste triage even een paar minuten afstemmen met alle collega’s die die betreffende dag aan de slag gaan met de gedeelde inbox kan verderop in de dag tijd en chaos schelen. Kort stilstaan bij bijzonderheden en aandacht hebben voor hoe iedereen erbij zit, kan een hele zinvolle routine zijn voor een team samenwerkende mensen.

Uit bovenstaande blijkt dat de triagist logischerwijs een ervaren medewerker is, die goed is in snel besluiten nemen en creatief is in het vinden van oplossingen. Een combi van de werkstijlen V (visionair) en O (operator) zijn daarbij ideaal.

PS: Ben je een Visionair, Operator of Processor? Doe de gratis drie minuten werkstijltest. Je ontvangt je profiel + een Pdf met tips om je e-mail en agenda routines te verbeteren.

Beoordeel deze tip:

nog geen beoordelingen

Laden...