Tag Archieven : 4. Lean Office
Het was altijd al een hele toer om een goede structuur op te zetten op een netwerkschijf. Nu zijn veel bedrijven overgestapt of zijn aan het overstappen naar MS Teams en daarmee automatisch naar SharePoint als plek om bestanden op te slaan, te bewerken en te beheren.
Je netwerkschijf-indeling 1 op 1 overzetten naar SharePoint is in ieder geval een heel slecht idee. Het is een veel betere strategie om te redeneren vanuit MS Teams omdat je daarmee een heleboel zaken indirect veel beter ordent (de belangrijkste daarvan is een heldere rechtenstructuur). Een tweede voordeel is dat je niets met SharePoint te maken hebt. MS Teams regelt alles op de achtergrond voor je in SharePoint.
Hoe organiseer ik een mappenstructuur in MS Teams?
- Beschouw een Team als een hoofdmap
- Beschouw een Kanaal binnen een Team als de eerste submap
- In de ‘Bestanden’ tab per kanaal kun je een tweede submap aanmaken en eventueel die nog weer onderverdelen met nog een laag submappen.
Dus Team -> Kanaal -> Submap 1 -> Submap 2.
That’s It.
Houd het daarbij. Vier lagen moet genoeg zijn. Wil je persé nog meer ordening dan kun je gebruik maken van kolommen en metatags.
Map- en bestandsnamen
Houd alle namen kort – ook van Teams en Kanalen – met het liefst alleen kleine letters en gebruik geen tekens behalve ‘-‘ (middenstreepje) en ‘_’ (onderstreepje) – dus ook geen punt wat veel van ons gewend zijn om te doen. Met deze simpele regels voorkom je synchronisatie en back-up-problemen.
Wil je hier meer over weten, kun je ondersteuning gebruiken?
Stuur me een bericht via contact.
Laden...
Je agenda staat veel te vol met afspraken.
Zonder dat je je er bewust van was, heb je zo vaak op ‘Accepteer’ geklikt dat het niet meer in verhouding is met je eigen werk en met de ad hoc zaken die er nu eenmaal erbij horen.
Wat is de strategie om dat vanaf nu te voorkomen?
- Zet alle nieuwe agendaverzoeken – tijdelijk – in een apart mapje met de naam ‘Agendaverzoeken’.
- Besluit twee keer per week over de binnengekomen agendaverzoeken aan de hand van een checklist (zie onder).
- Geef bij je (gedeeltelijke) afmeldingen je motivatie door aan de betreffende voorzitter.
Checklist
De checklist is een belangrijk instrument en tegelijk maatwerk per werkstijl en functie.
Waar zou je aan kunnen denken als criteria?
- Is er een duidelijke agenda, weet ik waar dit over gaat en kan ik beoordelen wat mijn toegevoegde waarde is?
- Is dit een vergadering waarbij informatie wordt gedeeld, beelden worden opgebouwd of besluiten worden genomen?
- Moet ik er echt bij zijn of is mij naderhand laten informeren door een deelnemer ook voldoende?
- Hoe lang duurt de vergadering, hoeveel deelnemers zijn er uitgenodigd, wie is voorzitter?
- Hoeveel voorbereidingstijd (inclusief reistijd) vraagt deze vergadering van mij?
Toegevoegde waarde
De belangrijkste afweging is of je bijdrage voor de organisatie groter is als deelnemer aan deze vergadering of dat je in dit geval beter kunt werken aan iets anders.
Neem de moeite om je afwegingen bij eventueel afmelden – of voorstellen voor gedeeltelijk aanwezig zijn – te motiveren aan de voorzitter. Doe je dit aardig en waardig dan schonen de uitnodigingen zichzelf ook nog eens op omdat iedereen steeds beter weet wanneer je wel en niet wil aanschuiven.
Laden...
MS Teams loopt niet vanzelf soepel, omdat we allemaal unieke mensen zijn met eigen werkstijlen.
De communicatie en verslaglegging die de basis vormen van samenwerken in MS Teams lukt alleen als daar duidelijke afspraken over zijn. Waarom is dat niet zo vanzelfsprekend?
De werkstijlen en MS Teams
- Een aantal van ons (de Visionairs) gaat klikken en allerlei ontdekkingen doen: ‘Kijk nou eens wat ik heb gevonden..dat is handig!’
- Een ander deel van ons (de Processors) gaat naarstig op zoek naar grond onder de voeten: ‘Hoe krijg ik mijn huidige werkmanier hier in weer terug?’
- Nog weer anderen (de Operators) zullen roepen: ‘ Ik snap chat, ik snap videobellen dus Why Wait: Let’s Go!’
- En de schaarse Synergist zal verzuchten: ‘Waar blijft het sociale, waar is de verbinding.’
Je ziet dat deze verschillen in werken allemaal een andere richting en logica hebben. Soepele eenduidige samenwerking in een online platform vraagt daarom om afspraken. Het is niet anders. Dus maak die met elkaar.
Afspraken
Ik zet hieronder als voorbeeld een set mogelijke afspraken die je zou kunnen testen ten aanzien van het delen van bestanden. Probeer het met je team een maand uit en pas ze daarna eventueel weer aan (en leg ze vast in bijvoorbeeld de Wiki van het Kanaal Algemeen).
Wie deze blog al langer leest, of al eens de werkstijltest heeft gedaan kent de werkstijlen Visionair, Operator en Processor en misschien zelfs de werkstijl van de verbindende Synergist. Zie hieronder de globale beschrijving. Wil je meer weten doe dan de VOP-test voor jezelf (3 minuten en 12 vragen).
De visionaire/creatieve-stijl (V)
De visionair verzint regelmatig de mooiste systemen maar gaat ze zelf niet langdurig gebruiken. De visionair is goed in problemen oplossen en out-of-the-box denken. De visionair denkt al pratend, vertelt wat hij van binnen ziet.
De operator-stijl (O)
De operator is een voor-elkaar-krijger in de letterlijke zin van het woord. Hij wil afvinken, resultaat halen. Linksom of rechtsom, met ducttape of elastiek.
De processor-stijl (P)
De processor heeft plezier in een goed functionerend systeem. Hij zorgt voor processen, systemen en overzichten en houdt van gestandaardiseerde manieren van werken. De processor zal niet heel snel zijn methodiek wijzigen zonder dat heel duidelijk is wat het voordeel is ten opzichte van de huidige manier van werken.
Dus MS Teams voor je laten werken zodat communicatie en verslaglegging gemakkelijker, beter en sneller gaat kan alleen als iedereen (V, O, of P) bereid is om iets van zijn autonomie op te offeren en afspraken te maken. Het is niet anders.
Wil je hier een keer over sparren of er een workshop omheen organiseren? Laat me dat weten via contact.
Laden...
Er zijn grofweg vijf manieren om met elkaar te communiceren. Nummer 1 is de meest complete manier en nummer 5 is de meest incomplete manier. Allemaal fantastisch indien niet misbruikt. Synchroon communiceren betekent: in het zelfde moment. Asynchroon betekent na elkaar. Daar komen ze:
1. Live met elkaar spreken (synchroon + compleet)
Je hoort niet alleen een stem maar krijgt ook alle non verbale nuances mee. Je hoort niet alleen de inhoud (wat wordt gezegd) met beleeft ook de rest (wat wordt bedoeld). Derhalve heeft live de voorkeur bij emotionele en complex- dringende zaken.
2. Videobellen (synchroon + half compleet)
Videobellen (zoals met MS Teams of Zoom) heeft als grote voordeel dat je niet fysiek naar elkaar toe hoeft en scheelt dus verplaatstijd. Je levert wel íets in maar blijft toch redelijk dicht bij live-ontmoeten, zeker als je elkaar daarnaast regelmatig in het echt ziet. Pas wel op dat je videobellen niet gaat gebruiken voor zaken die prima per e-mail afgestemd zouden kunnen worden.
3. Bellen (synchroon + kwart compleet)
‘De beller is sneller!’ Als zaken dringend maar niet heel complex zijn werkt bellen fantastisch. Je hoort alle nuances van de menselijke stem. Je mist wel de non-verbale lichaamscommunicatie. De voicemailfunctie vormt de overgang tussen synchroon en asynchroon.
4. Chat zoals MS Teams Chat, SMS, WhatsApp, Slack, Yammer etc. (asynchroon en super snel)
Werkt heel snel voor eenduidige afstemmingsdingetjes. Kan zelfs met clubs zodat iedereen op de hoogte blijft zonder direct te hoeven reageren. Een chatkanaal is een inbox en moet dus bijgehouden worden. Er komen vanzelf kanalen bij dus regelmatig wieden is het devies.
5. E-mailen (asyncroon en plat)
Uitstekend voor niet complexe en niet dringende zaken. Mits je het houdt bij liefst één onderwerp per mail is dit een heel goed en betrouwbaar communicatiemiddel.
Tip: Kies wijs: ga niet live of aan het videobellen als het ook met mail kan. En e-mail vooral niet als het spannend, complex of dringend wordt.
Laden...
Mark Graban stuurde in april 2013 een tweet de wereld in waar een boel wijsheid en humor in verstopt zit. “We can’t build the fence because we are too busy chasing the chicken.” (“We hebben helaas geen tijd om het hek te repareren omdat we te druk zijn met achter de kippen aan zitten.”).
En ik moest er toen hardop en smakelijk om lachen.
Dat is precies wat ik heel vaak hoor.
In allerlei varianten.
Natuurlijk snapt iedereen dat dit geen goede strategie is – en vooral bij de buurman heel zichtbaar. Om de eigen kippen en het eigen hek te herkennen valt nog niet mee.
Laden...
Gezien het gegeven dat het 11 keer zo eenvoudig is om iets te starten als om iets te stoppen, is het nogal van belang om een stopknop te hebben.
De stopknop doet wat het zegt: iets stoppen wat misschien ooit van waarde was maar het nu niet meer is.
De stopknop gebruik je voor gewoontes die vastgeroest zijn (uiteraard hadden ze ooit hun waarde maar nu zijn overbodig geworden).
- notulen maken?
- twitteren?
- vrijdagmiddagborrel?
- abonnement op de krant?
- iedere dag nieuws kijken?
De stopknop kun je gebruiken voor beleid dat nergens meer toe dient of innovatie in de weg staat.
- iedereen op dezelfde tijd op kantoor?
- tijd schrijven?
- overdreven complexe projecttemplates?
De stopknop kun je zelfs gebruiken voor het opschonen van historische paradigma’s.
- ik ben een introvert, geen netwerker (vul zelf maar in)?
- ik ben een ochtendmens
- het EU parlement moet een week per maand naar Straatsburg?
- wij zijn een bedrijf dat nu eenmaal dit product, deze dienst levert?
De stopknop moet wel regelmatig gebruikt worden anders zit hij vastgeroest op het ‘moment suprême’.
Wat helpt om dit soort zaken in het bewustzijn te krijgen zijn bijvoorbeeld de volgende zaken:
- verhuizen
- sabbatical
- kritische vragen van stagiaires, nieuwe medewerkers
- serieus aan de slag gaan met de vraag ‘Waar gaan we eens mee ophouden?”
- opletten waar je ergernis zit
Waar zit nu die stopknop? Die zit in het moment dat je je innerlijke radar aanzet tijdens je dagafsluiting of weekreview. Je kunt die beide routines leren tijdens de Online Workshop Personal Lean.
Laden...
Iedere vergadering is een toneelstuk met zeven rollen: vier primaire en drie secundaire rollen.
Tijdens de Online Workshop Personal Lean doen we een audit op je vergaderingen.
De vier primaire rollen
Zonder deze eerste vier is er geen zinvolle bijeenkomst. Als ze niet in balans zijn, is de vergadering minder effectief.
De eerste rol is de spreker. Zonder spreken is er geen vergadering mogelijk. In een topteam spreekt iedereen zich uit zodat alles wat m.b.t. het onderwerp relevant is aan de orde komt.
De tweede rol is de luisteraar. Luisteren is nog iets anders dan niet-spreken. Luisteren betekent jezelf terughouden om het spreken van de ander toe te laten. In versleten teams zie je vaak herhaling van zetten veroorzaakt door niet luisteren.
De derde rol is de voorzitter. In topteams wordt de voorzitter-rol vervult door de formele voorzitter. In veel andere teams regelt een deelnemer die van nature geneigd is overzicht te houden dit. Deze informele voorzitter zorgt dat de agenda logisch wordt doorgewerkt. Wie deze rol heeft wisselt soms door wijziging van het onderwerp.
De vierde rol is de notulist. Notuleren is de kunst van het absoluut helder maken wat er is afgesproken en wie wat gaat doen. Een goede notulist is goud waard en heeft een spiegelrol. Een goed verslag geeft helderheid ten aanzien van
- genomen besluiten;
- gewenste uitkomsten;
- acties en eigenaren.
Niet meer en niet minder.
De drie secundaire rollen
Deze rollen zijn goed zichtbaar als je er even op leert letten. Ze zijn belangrijk voor de verbintenis met het verleden en voor de kwaliteit van het moment.
De vijfde rol is de historicus. Vrijwel ieder punt op de agenda heeft een kroniek. Het punt komt ergens vandaan, heeft een geschiedenis. De historicus kent deze kroniek en brengt deze in als bijdrage aan de beweging van beeld naar oordeel naar besluit. Dit kan positief zijn maar ook ergernis geven als het altijd dezelfde mens is die deze rol vervuld (‘Krijgen we dat weer…’).
De zesde rol is de nar. In iedere vruchtbare vergadering wordt gelachen. Een snelle woordgrap, even iets uitvergroten, iets wat zich onder tafel verstopt er bovenop zetten: allemaal acties vanuit de nar-rol en zeer waardevol in een vergadering.
De zevende rol is de verzorger. De verzorger is degene die nog een rondje koffie inschenkt, het licht aan doet als het wat donker wordt, de verwarming lager zet als het te warm wordt, de pauze bewaakt enz. Een uiterst belangrijke rol die vaak door dezelfde mensen wordt vervuld.
Wat is jouw meest natuurlijke rol? Doe eens een experiment met een van de voor jou minder natuurlijke rollen. Zinnig en leuk om te doen.
Laden...
We bellen steeds minder omdat appen heel vaak ook prima werkt.
We verschuiven daarmee van synchrone communicatie (op het zelfde moment, tegelijk) naar asynchrone communicatie (na elkaar). Er zijn een paar momenten waarop de ervaring leert dat synchrone communicatie de voorkeur geniet:
- emotionele zaken
- complexe zaken
- creatieve zaken
- bloedspoed
Voor de rest van de communicatie werkt asynchroon prima als je er een paar afspraken over hebt gemaakt, en het vertrouwen hebt opgebouwd dat de ander regelmatig genoeg naar zijn app-stroom kijkt. En natuurlijk antwoord zodat het draadje niet plat valt.
Voor werk-app-stromen gebruik je MS Teams Chat. Dan hou je werk en privé gescheiden. Je kunt er op je telefoon ook een ander signaalgeluidje aanhangen zodat je direct hoort welke stroom piept. Wil je vanuit de chatstroom (asynchroon) schakelen naar (video)bellen dan kan dat met één druk op de knop in MS Teams.
Moraal van dit verhaal: Minder bellen en meer appen werkt prima als je er maar heldere afspraken over maakt.
Laden...
Afspreken om intern niet langer meer te e-mailen, maar in plaats daarvan gebruik te gaan maken van Posts en Chat is een goede start van slim samenwerken in deze nieuwe wereld.
Voorwaarde is wel dat je basale samenwerkingsafspraken maakt met je teamgenoten (en je er aan houdt!).
Hieronder ter lering en vermaak een paar mogelijke afspraken ten aanzien van Chat in MS Teams
Basis Afspraken Chat
- Ieder teamlid heeft een chatkanaal met ieder ander teamlid.
- Snelle, korte en tijdelijke berichten gaan in de chat.
- In chatkanalen worden alleen die bestanden opgeslagen die tijdelijk zijn (deze staan op jouw persoonlijke OneDrive). Zodra ze langer bewaard moeten worden gaan ze naar het Team/Kanaal waar ze bij horen (deze staan op het collectieve SharePoint).
- Voor kleine samenwerkende (project-) groepen zonder Team/Kanaal maken we een chatgroep aan en maken daarvan melding in het eigen Team/Kanaal.
Met een paar van deze afspraken ga je slimmer, beter en vrolijker communiceren. Het lijkt gezond verstand en dat is het dan ook. De kunst is om de afspraken ook echt te maken, ze vast te leggen en jezelf en elkaar er aan te houden.
Laden...
Probleem 1: van digitale slakkenpost naar de e-mailverwerkende industrie
Toen in het begin van de 90-er jaren van de vorige eeuw e-mail beschikbaar kwam was het letterlijk een e-brief die we stuurden (ik kan het weten want ik was erbij). Alle etiquette voor gewone post werd omgezet naar digitaal. ‘Geachte heer’ was de start van een gesprek dat zijn tijd nodig had. Met een beetje geluk zag de ontvanger de e-brief dezelfde dag en kwam de volgende dag met een zorgvuldig geformuleerd antwoord.
In de loop der tijden zijn er twee bewegingen op gang gekomen die nog niet zijn gestopt.
Steeds méér communicatie
We zijn met zijn allen steeds meer gebruik gaan maken van deze gemakkelijke manier van communiceren. Ik kom in mijn werk nu verbazend veel mensen tegen die meer dan 100 e-mails per dag krijgen. Als je weet dat het verwerken (dus bekijken, er een besluit over nemen en het op een plek zetten die past bij de betekenis) van deze e-mails (inclusief de twee minuten acties) al 100 minuten duurt, dan kun je wel raden dat het doen van alle acties waarvan deze 100 e-mails de drager zijn wel zo ongeveer de hele dag opslokken.
De reden van deze steeds meer beweging is dit: e-mail kost niets, is gemakkelijk, is (in ieder geval in zijn opzet) asynchroon en is snel.
Steeds snèllere communicatie
Er is een versnelling gekomen in ons gebruik van e-mail. De reden daarvoor is dat we nu ons Postvak In altijd tot onze beschikking hebben op onze telefoons. We kunnen overal waar we maar willen even wat e-mail verwerken. Het tempo waarmee e-mails heen en weren vliegen is zo toegenomen, en de daarbij sluimerende verwachting dat dit tempo normaal is ook, dat we niet anders meer weten dan dat e-mail de drager is van zo’n beetje alles wat we doen.
Dit heel snel e-mails heen en weren leidt ertoe dat Outlook opschuift richting synchrone communicatie (net zoals dat gebeurd is met WhatsApp en andere chatkanalen).
Probleem 2: alles is ‘All Over The Place’
Degene onder ons die gezegend is met slechts 30 e-mails per dag ontvangt er per jaar een kleine 7000. Van die 7000 gaat ongeveer een kwart direct naar de prullenbak. Ruim 5000 moeten ergens een plek krijgen in ons systeem. Deze 5000 zijn verbonden met:
- projecten
- vergaderingen
- agendaverzoeken
- acties
- herinneringen
- bestanden
- en dat ook nog met heel veel verschillende mede-emailers.
De communicatie en samenwerking staat overal en nergens. Een deel staat bij ons, een deel staat bij onze collega’s. Een deel van de bestanden staan op onze harde schijf, een deel staat in ons Postvak In en in ons Verzonden items. Een ander gedeelte staat op deze zelfde plekken maar dan bij een van onze collega’s. Een gedeelte van de bestanden staan op onze gedeelde netwerkschijf. De e-mails zelf staan bij ons in mapjes en een archief en zo ook bij onze collega’s.
Probleem 3: versie gedoe
Als mijn kompaan Frans een bestand naar mij toe doet voor review dan ontstaat er het volgende proces:
Frans heeft het origineel op zijn harde schijf staan (doc 1) en verstuurt dit via Outlook naar mijn e-mail adres. Er ontstaat nu een temporary file (tf) in zijn map Verzonden items (doc 2). Het bestand komt bij mij aan in mijn Postvak IN en krijgt een plek in een tf (doc 3). Ik zet het bestand op mijn harde schijf om te voorkomen dat de wijzigingen die ik maak straks niet meer te vinden zijn (doc 4). Na mijn review stuur ik het de nieuwe versie naar Frans met als gevolg dat er een tf ontstaat in mijn Verzonden items (doc 5). Frans ontvangt de nieuwe versie in zijn Postvak IN (doc 6) en zet het bestand in zijn nieuwe versie op zijn harde schijf (doc 7).
Dus voor iedere heen-en-weer-tje met een bestand ontstaan er minimaal 7 nieuwe bestanden. Stel je nu voor dat dit niet tussen twee personen verloopt maar tussen vijf of zes personen en probeer je dan eens voor te stellen wat er aan de achterkant allemaal voor rommelarij ontstaat.
Geen wonder dat er in de laatste jaren allerlei oplossingen zijn ontwikkeld om hier iets aan te doen. En vandaar dat we nu overstappen naar MS Teams om te kijken hoe dit allemaal wat slimmer kan. Niet ideaal, maar wel eind in de goede richting! Vandaar binnenkort een nieuwe workshop: Minder Outlook Meer Teams.
Laden...
De start: Outlook
We zijn de afgelopen 20 jaar gewend geraakt aan Outlook als de belangrijkste ‘hub’ voor (a-synchrone) communicatie en samenwerking. Bijna alles passeert ons Postvak IN en wordt van daaruit verder verwerkt.
Veel werkers hebben een haat liefdeverhouding met e-mail ontwikkeld omdat ze het sluimerende gevoel hebben gekregen (en soms niet eens zo onterecht) dat ze in de e-mailverwerkende industrie terecht zijn gekomen en daardoor te weinig toe komen aan hun ‘echte werk’.
E-mail is ondanks alles een betrouwbaar communicatiemiddel gebleven en dat is belangrijk. We willen zeker weten dat communicatie terecht komt op zijn bestemming.
We zijn steeds meer online gaan doen. Was papierloos werken ooit een idee, nu is het voor de meeste van ons voor 99% van het werk een realiteit.
Dit heeft als effect dat er andere workflows zijn ontstaan waarvoor Outlook niet het meest ideale gereedschap is. We hebben wel ons best gedaan om te proberen het allemaal wel in Outlook te houden en veel kunst en vliegwerk lukt dat meestal ook nog wel maar het is zeker niet optimaal.
Sharepoint
Microsoft is in 2001 gestart met Sharepoint als document opslag en manangement systeem. Je kunt in Sharepoint groepen definieren die ieder hun eigen pagina (het ziet eruit als een webpagina) krijgen met links naar lijsten, bibliotheken, nieuwsfeeds en alles wat je verder nog maar zou wensen. Als het werkt functioneert Sharepoint als een intranet voor een team of afdeling waar alles te vinden is en waarop alle interne communicatie plaats vindt.
In de loop der jaren zijn veel organisaties aan de slag gegaan met Sharepoint.
De IT-ers die ik spreek zijn lovend over de mogelijkheden maar zuchten over de complexiteit van het beheer.
Sharepoint is op veel plekken een succes maar op nog veel plekken een pijnlijke herinnering aan een kostbaar en nooit goed gelukt of renderend project.
Microsoft 365
MS 365 is een geheel opnieuw in de cloud opgebouwd platform van Microsoft. Op dit moment (2020) zijn er ruim 80 miljoen zakelijke en 24 miljoen thuisgebruikers.
Op dit platform huur je als bedrijf virtueel online vastgoed. Het prijsmodel is simpel: gebruikers maal bedrag per maand. Je kunt eenvoudig krimpen en uitbreiden.
MS Teams
Microsoft is in 2016 gestart met de ontwikkeling van Teams als antwoord op de ontwikkeling van bijzonder populaire samenwerkingstools als bijvoorbeeld Slack, Google Docs etc.
Microsoft wil een compleet pakket van gereedschappen bieden binnen een veilige online omgeving om daarmee de meer dan 1 miljard gebruikers van het Office pakket een goed alternatief te bieden.
In het voorjaar van 2020 is MS Teams uit de beta fase gehaald. Dat wil zeggen dat er nu een basaal goed functionerende omgeving is.
Het is wel zo dat er permanent aan ontwikkeld wordt en er dus regelmatig dingen verbeterd en soms ook vererg-beterd worden.
MS Teams is de plek voor chat, berichten, bestanden, workflows en een uitgangspunt voor verdere automatisering van processen.
Om duidelijk te maken wat de essentie is van de architectuur van MS 365 het volgende beeld.
Je huurt als organisatie een plek in de cloud. Je kunt dit beschouwen als een online omheind terrein met drie gebouwen erop. Naast Outlook (dat ook onderdeel uitmaakt van MS 365) kun je daar de volgende zaken ontdekken.
Het eerst in het oog springende gebouw is MS Teams. Een groot gebouw waarin alles nog moet worden ingericht. Je moet zelf nog bepalen waar de kamers komen, waar de trappen, waar de kasten, hoe de looproutes zijn enz.
Voor de kijker links van het gebouw staat een grote huis dat OneDrive heet. Iedereen die toegang heeft tot het online vastgoed krijgt automatisch een eigen opslagplek waar al zijn eigen bestanden zullen wonen.
Deze OneDrive plek vervangt de C-schijf op de eigen pc en werkt als een privé “Dropbox”.
Voor de kijker rechts van het gebouw staat een andere opslagsilo die Sharepoint heet. Dat is de machinekamer en de opslagplek voor alle collectieve zaken. Hier is een plek voor alle groepen, bibliotheken met bestanden, lijsten en alle zaken die nodig zijn om MS Teams goed te laten draaien.
Dus MS 365 in een notendop: OneDrive voor jezelf, Sharepoint voor alle gedeelde zaken en MS Teams voor veilige communicatie en samenwerking.
Deze blog is tot stand gekomen door samenwerking met Frans Diepenhorst van Solutions by FCD. Wil je meer weten over hardware of de digitale infrastructuur dan is Frans je man.
Laden...
We leven met elkaar in de nadagen van een pandemie. In de afgelopen tijd moesten we allemaal hals over kop over naar compleet online werken. En dat lukte … een beetje.
En dat beetje is ook nog afhankelijk van je eigen online werkstijl.
De meeste geluiden die ik hoor melden dit:
- te veel video-calls
- te weinig sociale interactie
- en vanaf de IT-afdelingen “oei, oei hoe houden we de hele handel een beetje veilig ergens in het optimum tussen dichtgetimmerd en nog werkbaar”
De komende maanden en misschien wel jaren zullen noodzakelijkerwijs in het teken staan van hybride werken (beetje thuis en beetje op “de zaak”). Nadenkend over de basis daarvan voor je team zul je net als ik vermoedelijk uitkomen op drie basiszaken die geregeld moeten worden (niet in één keer maar in de loop van de tijd).
- Communicatie organiseren die past bij hybride werken. Dus afspraken maken over wat, wanneer, op welke plek, met welke reactietermijn en welke groepen en samenhangen.
- Samenwerking inrichten. Dus afspraken maken over bijvoorbeeld waar bestanden wonen (op een plek die logisch is voor de meeste medewerkers), taken en acties zo organiseren dat er automatisch overzicht is van alles en dat ieder voor zich zijn eigen taken en acties op rij heeft.
- Dataveiligheid. dat is uiteraard vooral een zaak van IT maar tegelijk is er altijd de zoektocht naar het optimum wat handig en snel is en wat veilig is. Bijvoorbeeld het samenwerken met collega’s van andere organisaties en daarmee ook bestanden en taken delen.
Kortom er is nog wel een weg te gaan om dit allemaal op orde te krijgen. Misschien helpt het om steeds wisselend na te denken over deze drie basiszaken en steeds weer een beetje de goede kant op te bewegen. Meer is vermoedelijk nu nog niet mogelijk.
Laden...
Voorzitten van een vergadering is een ambacht. Af en toe eens reflecteren op deze 7 bouwstenen helpt je steeds weer iets te vinden wat mogelijk beter kan. Of het nu live aan tafel, online of in de moderne mix hybride variant is.
De 7 bouwstenen op rij.
1. Weet wat voor soort bijeenkomst aan de orde is
Er zijn globaal drie typen bijeenkomsten.
a. Tactisch (over uitvoeringszaken)
Hier lossen we problemen op. Stemmen zaken af. Reviewen resultaten enz. Deze bijeenkomsten zijn over het algemeen snel en kort.
b. Bestuurlijk (over proces)
Hier richten we processen, projecten en strategieën in. Hier beoordelen we voortgang en bespreken we of we op koers zijn. Deze bijeenkomsten hebben onderhoudskarakter worden vaak cyclisch gepland.
c. Strategisch (over redenen en doelen)
Hier staan we stil bij de lange termijnzaken. Deze bijeenkomsten hoeven niet heel vaak gehouden te worden. We hebben er daarentegen wel echt tijd en aandacht voor nodig.
2. Houdt de reden van de bijeenkomst/of het agendapunt helder
Zorg voor een agenda die ruim van te voren beschikbaar is. Zet de agenda en de stukken op een vaste plek (bijvoorbeeld in een team/kanaal in MS Teams) waar iedere beoogde deelnemer bij kan en spreek haalplicht af.
Er zijn 5 redenen om een bijeenkomst te houden of een agendapunt op te voeren.
- Informatie geven
Bijeenkomsten als briefing, voorlichting, nieuwe omstandigheden, producten, medewerkers, protocollen enz.
- Informatie verzamelen
Bijeenkomsten om data, meningen, beelden, ideeën enz. te verzamelen om met elkaar een zo compleet mogelijk beeld te hebben van de werkelijkheid.
- Opties ontwikkelen
De verzamelde info interpreteren en keuzemogelijkheden met elkaar ontwikkelen en over deze verschillende mogelijkheden een oordeel ontwikkelen.
- Besluiten nemen
Uit de opties de beste destilleren deze met zo’n groot mogelijke consensus omzetten en een besluit, een communicatieplan en een implementatieplan.
- Menselijke ontmoeting
Kerstbijeenkomst, maandborrel, weekafsluiting enz. zijn allemaal momenten waarop het doel is ‘warm magical human contact’ (term van David Allen). Er is geen direct ander doel dan elkaar live te ontmoeten.
Uiteraard zullen bijeenkomsten vaak meerdere redenen in zich hebben. Dan nog geldt dat er een belang is om dat per agendapunt bij te houden.
3. Maak de gewenste uitkomst voorafgaand aan de bijeenkomst expliciet
Hier gaat het in de praktijk heel vaak stroef waarmee de verwachtingen van de deelnemers vaag worden. Het gaat uiteraard niet om de precieze inhoudelijke uitkomst maar om de gewenste opbrengst van de bijeenkomst (‘besluit genomen over…’).
4. Denk goed na over wie waarom deelneemt
Dit is eenvoudiger bij eenmalige bijeenkomsten dan bij cyclisch terugkomende bijeenkomsten. Als de agenda de reden + de gewenste uitkomst weergeeft, maakt dat het mogelijk dat de deelnemers zelf hun eigen afweging maken in het licht van hun eigen prioriteiten.
5. Heb respect voor begintijd en eindtijd
‘In de afspraak incarneert het sociale’ Lex Bos
Begin op tijd en eindig op tijd (of eerder) wat er ook gebeurt. Punt.
6. Plan transitietijd tussen bijeenkomsten
Laat bijeenkomsten niet aansluiten. Zorg voor minimaal een kwartier overlooptijd zodat er even gelopen, gedronken en gelucht kan worden. Maak bijvoorbeeld bila’s drie kwartier ipv een uur. Zie ook deze blogpost over dit onderwerp.
7. Organiseer verantwoordelijkheid voor alle eerst volgende acties voortkomend uit de bijeenkomst
Houd het verslag zo klein als maar mogelijk. Laat iemand wel de rol op zich nemen van ‘secretaris’ die alle acties, resultaten en afspraken vastlegt met de naam van de eigenaar erbij. En liefst op zo’n manier dat het direct na afloop voor iedereen op een eenduidige plek beschikbaar is (bijvoorbeeld in een Planner of List in een team/kanaal in MS Teams).
Gezond verstand
Inderdaad allemaal geen groot nieuws, geen evangelie maar toch hopelijk bruikbaar doordat het weer eens op rij staat.
Laden...
Het was altijd al een hele toer om een goede structuur op te zetten op een netwerkschijf. Nu zijn veel bedrijven overgestapt of zijn aan het overstappen naar MS Teams en daarmee automatisch naar SharePoint als plek om bestanden op te slaan, te bewerken en te beheren.
