Tag Archieven : 4. Lean Office


7 Verspillingen Manifesto

Het ebook is een samenvatting van de website die speciaal gewijd was een dit onderwerp. De website is niet meer. Het Manifesto wel. Voor de liefhebber hier gratis te downloaden.

7 Verspillingen Manifesto 2023

Wil je meer weten over Lean thinking toegepast op persoonlijke productiviteit?
Grasduin dan eens in Ad’s Blog.

 

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...

Training Effectief Vergaderen

De voorzitter als leider van de vergadering

Deze dagtraining bestaande uit vier blokken van anderhalf uur.
Doelgroep: voorzitters en aspirant voorzitters.
Aantal deelnemers: veelvouden van vier (dus 4, 8, 12 of 16).

Deze dagtraining is een doe-ervaar-leer training. De deelnemers zijn gedurende de dag vier maal in kleine groepjes van vier aan ‘klaverjastafels’ aan de slag met een opdracht die ze de ervaringen geeft die nodig is om effectiever te kunnen bijdragen – zowel in de rol van voorzitter als in de rol van deelnemer.

Inhoud

Blok I: Wat is synergie en wat is ervoor nodig?

Na een korte inleiding gaan de deelnemers aan de slag met de opdracht een gefundeerd
oordeel te vormen over de levensfase van de organisatie.

Blok II: Spelregels en werkvormen (Rules & Tools)

Na een presentatie van opties voor werkvormen anders dan de gebruikelijke rondjes
gaan de deelnemers aan de slag met de spelregels (in alternatieve werkvormen).

Blok III: De vergadering als proces

We kijken naar de vergadering als een voortgang van voorbereiding tot verslag en kijken
wat daar ambachtelijk over te leren valt.

De opdracht is om per deelnemer een mini-audit te doen op een bestaande vergadering
en minimaal drie verbeteringen voor te stellen. De voorzitter krijgt in deze opdracht een
technische regisseursrol (zorgen dat alles kwalitatief past in de gegeven tijd).

Blok IV: De vier sociale skills van de voorzitter

We bespreken luisteren, vragen stellen, interveniëren en samenvatten als basisskills. De
laatste voorzitter krijgt de moeilijke opdracht om een proces te organiseren met het
geleerde van de dag dat leidt tot een besluit over het land waar de eerstvolgende
productievestiging van Remeha geopend zal worden.

De deelnemers krijgen mijn Vergader Manual als naslagwerk.

Wil je overleggen over jouw specifieke vraag en de mogelijkheden voor een training dan zijn er twee opties:

  1. Bel me op 0180 85 11 55 of 06 224 559 02
  2. Stuur me een bericht via contact.
1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...

Workshop Speelveld in Kaart

Basisgegevens

  • Dagdeel
  • Live
  • Maximaal of 12 deelnemers

Workshop Speelveldanalyse voor Samenwerkende Teams

Deze live workshop van een dagdeel heeft als doel en resultaat dat een team een visuele weergave heeft – in mindmap vorm – van alle aandachtsvelden, verantwoordelijkheden, commitments, contracten, netwerken en vergaderingen die opgeteld de weergave zijn van ‘Going Concern’.

Het overzicht maakt het verschil duidelijk tussen ‘Daar ben ik van.’ en ‘Daar ben ik niet van’ en is een van de zeven overzichten die met elkaar ervoor zorgen dat de organisatie in lijn is van actie tot missie en andersom.

Op individueel niveau is het speelveld heel waardevol omdat het duidelijkheid geeft die niet te vinden is in organigram of functieomschrijving.

Op teamniveau is het speelveld waardevol omdat een gedeeld visueel beeld van het team helpt bij het versterken van eigenaarschap wat communicatie en vastlegging scheelt.

Het Speelveldoverzicht vormt derhalve de basis voor:

  • Helder eigenaarschap
  • Kwartaalreview
  • Inhoud van een jaarplan
  • En zelfs de inrichting van samenwerkingsplekken zoals bijvoorbeeld de opzet van Teams en Kanalen in MS Teams en de mappenstructuur daarachter.

Het Speelveldoverzicht is één van de zeven niveaus die maken dat er overzicht en grip is voor iedereen. De logica van de zeven overzichten zullen ook besproken worden tijdens de workshop als introductie voor het tekenen van de het eigen speelveld. We gebruiken voor de overzichten de metafoor van vlieghoogten waarbij de missie het 50.000 voet overzicht is, het speelveld het 20.000 voet overzicht is.

De zeven overzichten – met de daarbij behorende vragen – op rij:

  • Tijdgeest: wat gebeurt er om ons heen?
  • Missie: waar staan we voor?
  • Visie: waar gaan we voor?
  • Strategie: wat zijn onze grote doelen?
  • Speelveld: wat is nu feit en waar zijn wij en ben ok van?
  • Resultaten en projecten: waar heb ik ja tegen gezegd?
  • Acties: wat moet ik daar voor doen?

Inhoud workshop

  • Introductie van het vlieghoogten model (Tijdgeest, Missie, Visie, Strategie, Speelveld, Resultaten & Acties)
  • Uitleg van de Speelveld analyse
  • Eerste ronde tekenen van het speelveld op een leeg A3 met kleurstiften
  • Uitwisselen met een collega
  • Digitaal samenvoegen van de individuele speelvelden tot een mastermindmap
  • Speelveld review op basis van de vragen:
    – Is het Speelveld zo compleet en actueel?
    – Is het van ieder item duidelijk wie de eigenaar is?
    – Krijgt alles de aandacht die het verdient?
  • Definiëren van de eerste 10 acties voorkomende uit de analyse

De workshop is altijd live en incompany. Maximum aantal deelnemers 12.

NB: Deze workshop is geen analyse van invloedsferen en machtsverhoudingen.

Wil je overleggen over jouw specifieke vraag en de mogelijkheden voor een training dan zijn er twee opties:

  1. Bel me op 0180 85 11 55 of 06 224 559 02
  2. Stuur me een bericht via contact.
1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...

Workshop Effectief Vergaderen

Basisgegevens

  • Dagdeel
  • Live
  • Maximaal 12 deelnemers

Deze live workshop van een dagdeel met een samenwerkende groep professionals of managers maakt van een saaie vergadering een synergetische werkbijeenkomst onder het motto: De voorzitter als leider van de vergadering.

We werken van 9 tot 12:00  uur met een kleine groep aan de kwaliteit van de eigen vergaderingen met als inhoud

  1. Basisprincipe van het fenomeen vergaderen en daarvan afgeleid voor de hand liggende Do & Don’ts
  2. Een audit op het eigen vergadergebouw (per deelnemer)
  3. Rules en Tools (over spelregels en werkvormen)
  4. Inzoomen op de bestaande vergaderingen, die ook voorzien van een audit om van daaruit verbeteringen te ontwerpen
  5. De 7 rollen in vergaderingen
  6. De vier sociale voorzitters skills

Materialen breng ik mee. De deelnemers ontvangen het boekje ‘Effectief Vergaderen | De voorzitter als leider van de vergadering’.

We gebruiken meegebrachte agenda’s en notulen als oefenmateriaal.

Deze workshop wordt uitgevoerd door Bureau KEK. Info en afstemming over maatwerk kan met Irene en Joke van Bureau KEK.

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...

Overproductie leren zien in je dagelijkse zaken

Overproductie is meer doen dan noodzakelijk, meer maken dan noodzakelijk of het eerder maken of doen dan noodzakelijk. Wat wel of niet noodzakelijk is wordt bepaald door de klant van het proces.

We niet gewend zijn met deze bril op te kijken naar onze acties. Heel vaak zijn we ook niet in staat om deze klant te bevragen op zijn oordeel over de toegevoegde waarde van dat wat wij dagelijks aan het doen zijn.

Een oordeel over of iets overproductie is of niet zal vaak pas voortkomen uit het inleven in onze klant en vanuit zijn/haar standpunt wakker kijken naar dat we als routines hebben. Als je in staat bent de overproductie te zien is het vaak niet moeilijk om er iets aan te doen. Met als gevolg dat het werk eenvoudiger en prettiger wordt.

Verschijningsvormen

  • Notulen zijn in de meeste gevallen goede voorbeelden van overproductie. Te lang, te letterlijk. Niet zinnig voor wie deel hebben genomen aan de bijeenkomst en niet bruikbaar voor wie er niet was. Een stevige evaluatie van de cultuur ten aanzien van verslaglegging en communicatie van bijeenkomsten kan veel overproductie blootleggen.
  • Formulieren zijn vaak ook een mooie vind-plek van deze vorm van verspilling. Hoe vaak dient een nieuwe medewerker, of klant niet zijn naam, (adres, geboortedatum enz.) in te vullen op onze formulieren?
  • CC-mail. De gewoonte om veel mensen een cc-tje te sturen is ontstaan omdat het ogenschijnlijk niets kost. Niet zo zichtbaar zitten er uiteraard wel verspillingskanten aan. Als ik een cc ontvang ga ik deze openen lezen, er iets van vinden, misschien zelfs wel iets terugsturen en/of de mail opbergen in een map. Als deze werktijd gekapitaliseerd zou worden (1 minuut werktijd kost gemiddeld € 0,58 bruto/bruto bron: pwnet) dan zou de verspilling zichtbaar worden.
  • E-mail opbergen in mappen en submappen. De gewoonte om mappen aan te maken (voor iedere interne en externe klant een map) met daarachter weer klant-project mappen is een goed voorbeeld van overproductie. De e-mail programma’s waar we meestal mee werken (Outlook, Apple Mail, Gmail) hebben allemaal uitstekende zoekfuncties waar in een milliseconde alle e-mail met een bepaald zoekwoord (of reeks zoekwoorden) de gezochte mail zo te achterhalen is.
  • E-mail cultuur. Functionele interne mail mag ook gewoon functioneel zijn. Alle aardig bedoelde startregels kunnen worden overgeslagen als je daar een keer met elkaar over spreekt. “Beste Annemarie, zou je als je tijd hebt een keer willen kijken naar bijgevoegd document” kan dan worden “graag review”. Als dit verzoek ook direct in de onderwerp regel komt kan de mail verder leeg blijven. Uiteraard is het over de gewenste stijl communiceren wel van belang.
  • Muis gebruiken. De muis gebruiken is een menskundig heel ingewikkelde bezigheid. De gevraagde oog-handcoördinatie en precisie vraagt veel meer van ons dan het geïnternaliseerd gebruik van sneltoetsen. (Ctrl N = mail openen; Ctrl shift V = mail verplaatsen naar map enz enz). Voor wie het wil uitproberen heb een kleine instructie-mail-zonder-muis gemaakt voor mailverwerking zonder muis in Outlook. Zie voor nog veel meer sneltoetsen b.v. dit overzicht.

Leer overproductie zien en je hebt er je leven plezier van (en last als je het wel ziet maar er geen invloed op hebt).

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...

Locus of control bij zelfsturing

stuurwielDeze dagen hoor ik veel serieus gesprek (en ook veel gebabbel) over zelfsturende teams, resultaatverantwoordelijke teams, eigenaarschap en al die mooie dingen.

Wat ik tegenkom zijn de volgende 2 schaduw-varianten:

Schaduw 1: “Zie maar hoe ge u met dit kindeke redt”

Zelfsturendheid wordt afgeroepen (vergelijkbaar met: “Doe eens spontaan!”). De leiding van een organisatie wil bezuinigen, of van een laag in het middenkader af, wil problemen uit haar waarneming zien te krijgen en meldt dat de teams vanaf ‘aanstaande maandag’ geacht worden zelfsturend te zijn.

Schaduw 2: “Wij willen geen baas”

Vanuit een verlicht gevoel, licht anarchistisch, meldt een team zelf dat zij zelfsturend willen zijn. Zij hebben last van hun leidinggevende, zien grote voordelen in meer autonomie, vinden sowieso dat de hen omringende organisatie meer vraagt dan dat zij biedt.

Dat dus niet. Hoe dan wel?

Vanuit de sociotechniek is bekend dat het wijs is om je aan de volgende kaders te houden:
het team mag niet te klein en niet te groot zijn (dus groter dan 6 en kleiner dan 12);

  • het team verzorgt een afgeronde taak, proces of dienst;
  • iedereen in het team leert zoveel mogelijk rollen die voorkomen beheersen (los van status of functieverschil);
  • er is een eigen informatiestroom die de beslissingen van het team voedt;
  • een van de teamleden (liefst roulerend) is aanspreekpunt voor buiten en binnen;
  • double loop learning’ d.w.z. zowel het huidige proces leren beheersen als gericht zijn op verbeteren (en de regelvrijheid hebben omdat te doen).

Als je wilt werken met zelfsturende teams die succesvol bijdragen zul je eerst de volgende zaken moeten verzorgen:

  1. Je houden aan de bovenbeschreven kaders
  2. Volstrekt heldere lijn onderhouden van missie tot actie
  3. De moed hebben om alle informatie te delen
  4. De autonomie stap voor stap versterken totdat de Locus of control is overgegaan van de formeel leidinggevende naar ieder van de individuele teamleden.

Zelfsturendheid wordt daarmee het resultaat van een reis en niet de start!

Heb je ervaring met zelfsturing die interessant kan zijn voor anderen? Andere beelden, tips? enz. Laat het ons weten in een reactie op deze tip.

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...

Zeven december tips

December is voor de meesten van ons een hele drukke maand omdat we in alle levenssferen zaken willen vieren en afronden.

Hierbij zeven tips die je kunnen helpen het kerstreces op een relatief relaxte manier te halen.

De eerste en de laatste zijn het belangrijkst.

  1. Schrap alle cyclische vergaderingen in december. Ik heb over de logica daarvan een blog  geschreven.
  2. Markeer heel duidelijk in je agenda je vrije dagen (dus van 8 tot 5 en niet alleen een klein regeltje bovenin!).
  3. Maak een gesloten actielijst van de zaken die echt nog in 2022 af moeten (er mag niets meer bij als je deze eenmaal hebt gemaakt, alleen nog maar af).
  4. Maak een open actielijst van alle zaken die door kunnen naar 2023 maar niet vergeten mogen worden.
  5. Maak voor iedere decemberdag een dagplan met een 3MBA-lijst (gesloten actielijst met de drie meest belangrijke acties van vandaag).
  6. Doe aan het begin van steeds het laatste dagdeel dat je werkt (bijvoorbeeld begin vrijdagmiddag) een grondige review bestaande uit drie delen:
    1. Opschonen van al je inboxen (alle plekken waar informatie binnenkomt)
    2. Up to date maken van alle lijsten, planningen en agenda
    3. Vooruit kijken naar de week die komt
  7. Geniet van alle warme menselijke momenten die er zijn. Daar zit de echte waarde in deze bijzondere maand.
1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...

Er zit een luchtje aan de belofte van timemanagement (3 gouden tips)

De belofte van timemanagement in zijn algemeenheid is meer doen in minder tijd.

Dat alleen al is te mooi om waar te zijn: Er zit een duidelijk luchtje aan want er mist een parameter: het resultaat.

We willen helemaal niet méér doen!

We willen:

  • minder tijd besteden
  • mínder doen
  • met meer resultaat.

Daarom vandaag een omdenktip.

Uitgaande van het gegeven dat 20% van onze inspanning 80% van ons resultaat oplevert (zoals Pareto ons heeft geleerd), willen we ons uiteraard vooral toeleggen op die 20% en niet onze 100% vergroten door nog eens meer te gaan doen.

Daarvoor zijn 2 dingen nodig:

  1. Overzicht
    Je hebt op ieder moment overzicht nodig over jouw beeld van succes, jouw doelen, jouw speelveld en alles waar je ja tegen hebt gezegd.
  2. Focus
    Op basis van je overzichten kies je actief maand, week en/of dag doelen.

Je acties bepaal je vervolgens altijd in het moment op basis van je overzicht en je focus.

De boel gaat swingen als je vervolgens gebruik maakt van de volgende regels.

Gulden regel 1: Verminder de Tijdverspillers (niet meer doen)
Wat kun je laten zonder veel consequenties. Opties: onbelangrijke email, bijeenkomsten, nieuws-rondjes, Facebook- Twitter- LinkedIn-rondjes, telefoontjes, herhalende discussies etc.

Gulden regel 2: Verminder de Tijdvreters (slimmer doen)
Zoek actief in de herhalende processen waar je aan vast zit naar zaken die veel tijd kosten en feitelijk (in het licht van je overzicht en focus) zonder waarde zijn. Voorbeelden: rapportages, lezen van periodieken, steeds dezelfde mensen bellen en terugbellen, cc-mails etc.

Gulden regel 3: Empower de mensen om je heen (moed en vertrouwen)
Let goed op wanneer er meedenken of toestemming aan je gevraagd wordt en zorg dat helder wordt binnen welke kaders jouw volwassen, kundige en welwillende medewerkers en collega’s geacht worden zelf te denken en beslissen.

Op basis van overzicht + focus en de toepassing van deze 3 gouden regels kun je met minder tijd, minder dingen doen en toch meer resultaat hebben. En daar gaat het uiteraard weer wel om!

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...

Vuistregel nr 1 voor effectieve voorzitters in een nieuw seizoen

Er is een simpele vuistregel voor voorzitters die hun eigen tijd en die van hun deelnemers respecteren en dus effectief willen gebruiken:

‘Besteed de helft van de tijd die je vraagt aan de deelnemers aan voorbereiding van de vergadering.’

  • Een vergadering van een uur -> half uur voorbereiden
  • Bijeenkomst van een dag -> halve dag voorbereiden

Als je deze vuistregel toepast (en dus ook de voorbereiding plant in je agenda) dan heeft dat een aantal gevolgen:

  • De agenda wordt beter
  • De juiste mensen zitten aan tafel
  • Het wordt snel duidelijk als er iets aan de hand is met vorm, inhoud, lengte, bemensing en frequentie van de vergadering
  • Het besluit om te een vergadering in te richten wordt zwaarder en dus ga je minder vergaderen

Met deze goed doordachte vuistregel kun je de kwaliteit van je overleg een boost geven. Goed voor jou, goed voor de deelnemers en uiteraard heel goed voor jouw organisatie of bedrijf.

Kun je advies of hulp gebruiken bij je vergaderstructuur? Laat het me weten via contact.

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...

Waar zullen we eens mee ophouden?

Een organisatie (of afdeling/team) wordt vanzelf complexer en ingewikkelder.

Om daar wat tegenwicht tegen te bieden is het wijs om regelmatig de vraag te stellen: “Waar zullen we eens mee ophouden?”.

Waarmee we ons zelf de kans geven oud hout te kappen, zaken weer simpel te maken, processen flexibel te maken, afdelingen vitaal te krijgen, beheerssytemen aan te harken enz. Ter illustratie (lering en vermaak) een fout voorbeeld en een bijzonder goed voorbeeld.

Voorbeeld van hoe het niet moet

Dr. Robert Sobel Professor Geschiedenis vertelt dat de Britten in 1803 een burger-baan creeërden die inhield dat een man op de kliffen van Dover de wacht moest houden met een verrekijker. Hij werd geacht de bel te luiden als hij Napoleon aan zag komen. De baan werd opgeheven in 1945.

Voorbeeld van hoe het wel moet

Robert Townshend werd in 1962 CEO van Avis (autoverhuur). Hij trof een verkalkte, verbureaucratiseerde verlieslijdende organisatie aan. In 1965 verliet hij een winstgevend, snel en flexibel autoverhuur bedrijf. Een van zijn eerste daden was om een ‘Vice President In Charge Of Killing Things’ aan te stellen.

Het bestaansrecht van deze functie was het om fris en vol verwondering door te vragen waarom processen gingen zoals ze gingen, of waarom functies waren ontstaan. Als er geen goed antwoord kwam, volgde de vraag wat er zou gebeuren als de organisatie er mee stopte. Als het antwoord daarop ook nog vaag was dan kwam er een test periode om te onderzoeken wat er gebeurde als het proces tijdelijk werd opgeheven, of de betreffende functionaris tijdelijk iets anders ging doen.

In veel gevallen gebeurde er natuurlijk helemaal niets. De tijdelijkheid werd omgezet in een echt besluit en de organisatie was weer wat functioneler geworden (lees uit zijn antiquarische maar zeer waardevolle ABC boek op Google Books het betreffende hoofdstuk)

Hierna een rijtje met zaken die vaak worden gestart:

  • een nieuw formulier
  • een nieuw soort overleg
  • een nieuw(e) product, locatie, vestiging
  • een nieuwe specialistische functie
  • een nieuwe controle
  • een nieuwe verantwoording
  • een nieuw software pakket
  • een nieuwe projectmedewerker
  • een nieuw samenwerkingsverband

Soms zeer nuttig maar soms ook overbodig. Wees dus heel alert bij het starten van nieuwe dingen!

Tactiek:

  • houd een goed overzicht bij van de inrichting van je organisatie (liefst in mindmapvorm)
  • review dit overzicht per kwartaal zeer kritisch en beoordeel ieder aandachtgebied, verantwoordelijkheid en functie op zijn bijdrage aan je doelen
  • start alle nieuwe zaken als ‘pilot’ met een go/nogo review na een paar maanden
  • houd in je  kpi’s. marap, MIS, bij hoeveel formulieren, functies, schalen, overleggen enz. er worden ingezet in je organisatie en vind er iets van
  • stel regelmatig de belangrijkste vraag: “Waar zullen we eens mee ophouden?”  (je  vraagt daarmee naar een emotie, een ergernis, een ongemak, een ontevredenheid die zo maar eens veel zou kunnen opleveren).

Tip

Er is een fantastische Amerikaanse komiek met de naam George Carlin. Hij heeft een monoloog waarin hij ons allemaal spiegelt hoe het toch komt dat we steeds meer spullen verzamelen. Helaas is de man niet meer onder ons. Zijn sketch is gelukkig te vinden op YouTube. Vijf minuten briljante Stand-Up-Comedian.

Misschien gebeurt dit ook wel in onze organisaties.

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...

Innovatie of complicatie (mini audit)?

Hierbij vijf vragen die je kunt stellen als er een voorstel komt om nieuwe software te gaan gebruiken, om nieuw gereedschap of spullen aan te schaffen, of – nog riskanter – een nieuwe functie in te richten:

  1. Brengt dit ons dichter bij onze doelen of gaan we een zijweg in?
  2. Wordt de wereld er simpeler of complexer van?
  3. Kan wat gezocht wordt ook op een andere – misschien wel eenvoudiger – manier worden bereikt?
  4. Kan dat wat we willen eventueel ook met software, spullen of mensen waar we al voor betaald hebben?
  5. Kortom: Is dit een innovatie of een complicatie?
Het zou maar zo eens kunnen dat een aantal mooie ideeën niet door hoeven te gaan als je deze vragen serieus als mini-audit inzet.
1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...

Mappenstructuur in MS Teams

Het was altijd al een hele toer om een goede structuur op te zetten op een netwerkschijf. Nu zijn veel bedrijven overgestapt of zijn aan het overstappen naar MS Teams en daarmee automatisch naar SharePoint als plek om bestanden op te slaan, te bewerken en te beheren.

Je netwerkschijf-indeling 1 op 1 overzetten naar SharePoint is in ieder geval een heel slecht idee. Het is een veel betere strategie om te redeneren vanuit MS Teams omdat je daarmee een heleboel zaken indirect veel beter ordent (de belangrijkste daarvan is een heldere rechtenstructuur). Een tweede voordeel is dat je niets met SharePoint te maken hebt. MS Teams regelt alles op de achtergrond voor je in SharePoint.

Hoe organiseer ik een mappenstructuur in MS Teams?

  1. Beschouw een Team als een hoofdmap
  2. Beschouw een Kanaal binnen een Team als de eerste submap
  3. In de ‘Bestanden’ tab per kanaal kun je een tweede submap aanmaken en eventueel die nog weer onderverdelen met nog een laag submappen.

Dus Team -> Kanaal -> Submap 1 -> Submap 2.

That’s It.

Houd het daarbij. Vier lagen moet genoeg zijn. Wil je persé nog meer ordening dan kun je gebruik maken van kolommen en metatags.

Map- en bestandsnamen

Houd alle namen kort – ook van Teams en Kanalen – met het liefst alleen kleine letters en gebruik geen tekens behalve ‘-‘ (middenstreepje) en ‘_’  (onderstreepje) – dus ook geen punt wat veel van ons gewend zijn om te doen. Met deze simpele regels voorkom je synchronisatie en back-up-problemen.

Wil je hier meer over weten, kun je ondersteuning gebruiken?
Stuur me een bericht via contact.

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...

Te vaak op ‘Ik ben erbij’ geklikt?

Je agenda staat veel te vol met afspraken.

Zonder dat je je er bewust van was, heb je zo vaak op ‘Accepteer’ geklikt dat het niet meer in verhouding is met je eigen werk en met de ad hoc zaken die er nu eenmaal erbij horen.

Wat is de strategie om dat vanaf nu te voorkomen?

  1. Zet alle nieuwe agendaverzoeken – tijdelijk – in een apart mapje met de naam ‘Agendaverzoeken’.
  2. Besluit twee keer per week over de binnengekomen agendaverzoeken aan de hand van een checklist (zie onder).
  3. Geef bij je (gedeeltelijke) afmeldingen je motivatie door aan de betreffende voorzitter.

Checklist

De checklist is een belangrijk instrument en tegelijk maatwerk per werkstijl en functie.
Waar zou je aan kunnen denken als criteria?

  • Is er een duidelijke agenda, weet ik waar dit over gaat en kan ik beoordelen wat mijn toegevoegde waarde is?
  • Is dit een vergadering waarbij informatie wordt gedeeld, beelden worden opgebouwd of besluiten worden genomen?
  • Moet ik er echt bij zijn of is mij naderhand laten informeren door een deelnemer ook voldoende?
  • Hoe lang duurt de vergadering, hoeveel deelnemers zijn er uitgenodigd, wie is voorzitter?
  • Hoeveel voorbereidingstijd (inclusief reistijd) vraagt deze vergadering van mij?

Toegevoegde waarde

De belangrijkste afweging is of je bijdrage voor de organisatie groter is als deelnemer aan deze vergadering of dat je in dit geval beter kunt werken aan iets anders.

Neem de moeite om je afwegingen bij eventueel afmelden – of voorstellen voor gedeeltelijk aanwezig zijn – te motiveren aan de voorzitter. Doe je dit aardig en waardig dan schonen de uitnodigingen zichzelf ook nog eens op omdat iedereen steeds beter weet wanneer je wel en niet wil aanschuiven.

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...