Gedeeld Postvak slim inrichten

13 april 2024 | ,

Er valt een boel te zeggen over het fenomeen Gedeeld Postvak. In deze blog vooral aandacht voor de basale inrichting. Meestal wordt de inrichting bepaald door de werkstijl van de teamleider en dat is zeker niet altijd logisch voor het type Gedeeld Postvak. Vandaar deze blog.

Er zijn drie manieren om te gaan ordenen in het Gedeelde Postvak:

  1. Mappen (mensen of processen)
  2. Categorieën (mensen of processen)
  3. Vlaggen (prioriteiten)

Welke ordening je nodig hebt is afhankelijk van het aantal en de complexiteit van de e-mails die dagelijks in dit Postvak binnen komen.

Hieronder een kwadrantenstelsel waarmee je zelf kunt bepalen welk type Gedeeld Postvak jij beheert. Ik zal er onder beschrijven wat volgens mijn ervaring de beste manier van inrichten is. Mijn uitgangspunt is dat één van de collega’s per tijdvak de binnenkomende post beheert en niet iedereen daarmee bezig. De rol van eerste beoordelaar noem ik hieronder triagist.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Kwadrant I: Pro-box

  • De triagist is vooral de verdeler van de werklast over de experts.
  • Handelt zo veel mogelijk alle twee minuten e-mails af.
  • Eerste ordening mappen (voor de processen of onderwerpen).
  • Tweede ordening (binnen de mappen) met categorieën voor de mensen.
  • Derde ordening met vlaggen (prioriteiten).

Kwadrant II: In-Uit-box

  • De triagist is een inhoudelijke expert en handelt zo veel mogelijke e-mail direct en zelf af.
  • Verdeelt de resterende e-mail over collega-experts.
  • Bespreekt ingewikkelde casuïstiek met een of meer collega’s.
  • Ordening: mappen en/of categorieën (iedere collega krijgt een map of een categorie en hele specifieke soorten vragen kunnen ook nog een map of categorie krijgen)

Kwadrant III: Bulk-box

  • De triagist handelt zo veel mogelijk zelf af.
  • Verdeelt de rest over zijn collega’s.
  • Eerste ordening categorieën (iedere collega is een categorie)
  • Tweede ordening met vlaggen (prioriteit).

Kwadrant IV: Simpel-box

  • De triagist handelt direct en zelf alles af.
  • Er is geen ordening nodig.

Kijk eerst goed in welke kwadrant jouw Gedeelde Postvak valt en denk daarna na over de inrichting.

Heb je vragen, wil je een keer een workshop over dit specifieke onderwerp? Laat het me weten via contact.


PS: Ken je werkstijl. Ben je een Visionair, Operator of Processor? Doe de gratis drie minuten werkstijltest. Je ontvangt je profiel + een Pdf met tips om je e-mail en agenda routines te verbeteren.


Beoordeel deze tip:

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *