Waar gáát dit over? (onderwerpregel)

22 september 2016 |

onderwerpregelSlim samenwerken is gebaseerd op heldere communicatie. Veel van onze communicatie verloopt via e-mail en dat is best een goed medium. Helaas gaat het op een cruciaal, vitaal onderdeel van een e-mail heel vaak fout namelijk de onderwerpregel.

De onderwerpregel: niet doen

Voorbeelden van hoe het niet moet:

  • Vraagje (dodelijk)
  • ‘ [geen onderwerp] ‘ (helemaal dodelijk)
  • scan xbzy563#@ggfg (idem)
  • Re:re:re:re kwartaalrapportage (idem)

De onderwerpregel: wel doen

Voorbeelden van hoe wel moet:

  • Graag review bijlage over budget opleiding voor aanstaande vrijdag
  • Bijgaand de stukken voor het overleg van donderdagmiddag over project XYZ
  • Studiedag 2 december gaat niet door (graag uit agenda’s halen)
  • Overzicht openstaande posten per maandag | graag actie ondernemen

De gulden regel is derhalve: In de onderwerpregel staat de samenvatting van de kern van de e-mail.

Tips

  • Past alles eigenlijk al in de onderwerpregel? Zet er dan een sterretje voor * en spreek af dat het sterretje betekent dat er niets ín de e-mail staat.
  • Past de samenvatting niet in de onderwerpregel? Dan is de inhoud vermoedelijk te complex en is e-mail derhalve niet het beste communicatiemiddel.
  • Weet je nog niet precies wat de inhoud van de e-mail is? Schrijf je e-mail achterstevoren. Zie voor de logica daarvan dit artikel.
  • Werkt jouw organisatie met projectnummers? Zet ze altijd in het onderwerp. Dat maakt zoeken heel eenvoudig.

Samenvattende Tip: Stuur dit artikeltje door aan de leden van je team zodat je vanaf nu slimmer samenwerkt zonder dat je daar heel veel in hoeft te investeren (en geef uiteraard vanaf je eerstvolgende e-mail het goede voorbeeld).

Als je eens een keer een workshop wilt over dit onderwerp laat het me weten via de contactpagina.

Andere ervaringen, tips? Zet ze hieronder in de reacties zodat we er allemaal wat aan hebben. Druk ajb hieronder op alle social media knoppen als je dit een aardig artikel vind!


PS: Ben je een Visionair, Operator of Processor? Doe de gratis drie minuten werkstijltest. Je ontvangt je profiel + een Pdf met tips om je e-mail en agenda routines te verbeteren.


Beoordeel deze tip:

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *