Waar gáát dit over? (onderwerpregel)
Slim samenwerken is gebaseerd op heldere communicatie. Veel van onze communicatie verloopt via e-mail en dat is best een goed medium. Helaas gaat het op een cruciaal, vitaal onderdeel van een e-mail heel vaak fout namelijk de onderwerpregel.
De onderwerpregel: niet doen
Voorbeelden van hoe het niet moet:
- Vraagje (dodelijk)
- ‘ [geen onderwerp] ‘ (helemaal dodelijk)
- scan xbzy563#@ggfg (idem)
- Re:re:re:re kwartaalrapportage (idem)
De onderwerpregel: wel doen
Voorbeelden van hoe wel moet:
- Graag review bijlage over budget opleiding voor aanstaande vrijdag
- Bijgaand de stukken voor het overleg van donderdagmiddag over project XYZ
- Studiedag 2 december gaat niet door (graag uit agenda’s halen)
- Overzicht openstaande posten per maandag | graag actie ondernemen
De gulden regel is derhalve: In de onderwerpregel staat de samenvatting van de kern van de e-mail.
Tips
- Past alles eigenlijk al in de onderwerpregel? Zet er dan een sterretje voor * en spreek af dat het sterretje betekent dat er niets ín de e-mail staat.
- Past de samenvatting niet in de onderwerpregel? Dan is de inhoud vermoedelijk te complex en is e-mail derhalve niet het beste communicatiemiddel.
- Weet je nog niet precies wat de inhoud van de e-mail is? Schrijf je e-mail achterstevoren. Zie voor de logica daarvan dit artikel.
- Werkt jouw organisatie met projectnummers? Zet ze altijd in het onderwerp. Dat maakt zoeken heel eenvoudig.
Samenvattende Tip: Stuur dit artikeltje door aan de leden van je team zodat je vanaf nu slimmer samenwerkt zonder dat je daar heel veel in hoeft te investeren (en geef uiteraard vanaf je eerstvolgende e-mail het goede voorbeeld).
Tip! Ben je een Apple/Mac gebruiker? Kijk dan eens op de website MacMonk
Beoordeel deze tip:
nog geen beoordelingen
Laden...