Tag Archieven : 2. Personal Lean

1 minuut workshop prioriteren

Stel dat je te veel te doen hebt voor de tijd die je beschikbaar hebt, welke zaken pak je dan als eerste aan? Het antwoord op deze vraag is bepalend voor de strategie die je bewust of onbewust kiest.

Niet handig is: gewoon beginnen met hard werken en hopen dat je het eind haalt (ook al proberen we natuurlijk bij tijd en wijle allemaal of het toch écht niet werkt).

Valkuil: Geen tijd nemen om overzicht te krijgen en na te denken over alles waarvan het lijkt dat het op je bordje ligt. Geen tijd nemen om te prioriteren is hetzelfde als achter de kippen aan blijven rennen en daardoor geen tijd hebben om het hek te maken. En dat is echt niet handig.

Wel handig is: Werken met het onderscheid tussen dringend en belangrijk in vier variaties.

Variant I: dringend en belangrijk
Komt van rechts en maakt een boel lawaai: direct doen.

Variant II: niet dringend en wel belangrijk
Zorgen dat het item niet opschuift naar wél dringend: dus plannen.

Variant III: wel dringend en niet belangrijk
Categorie burenhulp: heel kort tijd aan besteden en teruggeven aan degene voor wie het wel belangrijk is: bijstaan niet overnemen.

Variant IV: niet dringend en niet belangrijk
Geen tijd aan besteden als je een hoge stapel hebt maar …. evengoed wel regelmatig pauzeren

Ratio: Als je toch niet alles kunt doen kun je beter kort tijd besteden met nadenken over waar je je beperkte tijd, intelligentie en energie aan gaat besteden en waaraan niet.

Zie voor een uitgebreide beschrijving van deze manier van denken dit lange artikel.

nog geen beoordelingen

Laden...

Zomercampagne: 2 voor 1

E-mail in Control | Agenda in Balans | Ieder Weekend Vakantie

Voor de meeste van ons is augustus de eigen vakantiemaand of een rustige maand omdat iedereen anders met zomerreces is. Val je in die laatste categorie dan heb ik een zomeraanbieding.

INSCHRIJVING NIET MEER MOGELIJK

Twee voor een!

Als je je aanmeldt voor een Online Workshop Personal Lean van de zomercampagne in de maand augustus ( € 299 excl btw) dan kun je gratis meedoen met een Online Workshop Inbox Zero – ook in die maand.

De workshops beginnen om 9:30 en eindigen om 12:30. Personal Lean gaat in kleine groepen van maximaal 9 deelnemers.
Inbox Zero heeft een maximum van 25 deelnemers.

Je krijgt een pakket thuisgestuurd met daarin:

• Handboek Personal Lean
• Inbox Zero Manual
• Werkbladen
• Schrijfmateriaal

Je kunt je aanmelden tot 8 augustus. Daarna is aanmelden niet meer mogelijk.

Kies je datum en meld je aan via contact.

nog geen beoordelingen

Laden...

Hoe je werkgeheugen vrijmaakt (voor verbetering, innovatie en creativiteit)

Je R.A.M. (werkgeheugen van je brein) wordt opgesoupeerd door alle dagdagelijkse beslommeringen.

Tegelijkertijd heb je het nodig voor de interessante dingen van het leven zoals verbetering, innovatie en creativiteit.

In extremo kun je zomaar hier uitkomen:

Verbetering:
“Ik heb helaas geen tijd om het hek te repareren omdat ik te druk ben met achter de kippen aan zitten.”

Innovatie:
“Ik heb geen middelen om te innoveren want het beantwoorden van klantvragen snoept alles op”

Creativiteit
“Ik heb iedere vrijdag een uur nadenken gepland (!) maar het schiet er bijna altijd bij in”

Natuurlijk zitten wij allemaal regelmatig in een van deze varianten dus wat te doen?

Goede Routines

Als je R.A.M. wilt vrijmaken dan zal je moeten werken aan goede routines en processen. Je brein leert door deze vorm van ‘automatisering’ langzamerhand jouw routine of proces te vertrouwen. Daardoor komt er werkgeheugen vrij.

Voorbeelden van kandidaat routines die je snel tijd opleveren:

1. Blind leren typen
2. Sneltoetsen gebruiken
3. Iedere dag je Postvak IN één keer leeg (Inbox Zero)
4. Je agenda niet voller plannen dan 60 % (Personal Lean)
5. Ophouden met de Rondvraag, wvttk’s en vergelijkbare folklore
6. Genoeg voorbereidingstijd inplannen zodat je zelf niet dringend en belangrijk veroorzaakt
7. Toezeggingen altijd vastleggen
8. Weekreview iedere week doen
9. De klantvragen in kaart brengen en de meest voorkomende vragen standaard oplossen

Kies één routine uit en maak een doorstreep/afvinklijst waarop je kunt bijhouden of het je lukt om deze routine te implementeren. Houd het een maand vol en je bent een routine rijker. Kies vervolgens een nieuwe routine en doe daarmee hetzelfde en zo komt er ongemerkt rust in de tent:

TADAA!

• De kippen zitten in het hok.
• De vragen van klanten leiden tot innovatie.
• En je hebt vrijdag tijd om Kreatief Uit het Raam te Kijken (KURKEN)

Vraag: Heb je zelf een goede routine waarmee je rust hebt gebracht? Deel hem met de medelezers van deze tips hieronder in de reacties.

1 beoordelingen

Laden...

Diep Werk (vier verschillende stijlen om gefocust te zijn)

Diep werk is het begrip dat hoort bij gefocust werken gedurende een van te voren vastgesteld serieus blok in je agenda.

Het tegenovergestelde van diep werk is oppervlakkig werk. Dit oppervlakkige werk is niet te vermijden maar het is wel zaak dit in balans te houden met diep werk.

Cal Newport beschrijft in zijn boek ‘Deep Work‘ vier verschillende strategieën om te borgen dat je toe komt aan diep werk. Ik parafraseer ze hier in mijn eigen taal, verbonden met mijn eigen voorbeelden en ervaring  met honderden managers en drukke pro’s.

1. Monnik stijl | weg uit de wereld

Je trekt je terug uit de wereld en doet niets anders dan diep werk voor een groot doel of project. Je ontkoppelt jezelf van e-mail, social media, haalt internet van je telefoon en zet deze ook nog uit als je aan het werk bent. Je doet dit weken achter elkaar en krijgt op deze manier iets groots van de grond.

2. Jung/Gates stijl | retraites

Deze beide heren stonden de meeste van hun weken gewoon in het volle leven. Jung in zijn academische disputen met de wereld die vol was van de denkbeelden van zijn voormalige leermeester Freud. Gates met het bouwen aan Microsoft. Beiden trokken zich cyclisch een aantal dagen terug op een stilte plek, helemaal in hun eentje om diep te kunnen werken.

3. Schubert/Pressfield stijl | rituelen

Van de componist Schubert is bekend dat hij iedere ochtend – voordat hij ook maar iets anders deed – componeerde. Hijzelf vond dit noodzakelijk omdat de muziek tot hem kwam in de nacht en deze anders door het wereldse gedoe zou kunnen verdwijnen. Steven Pressfield beschrijft in zijn briljante boekje ‘The War of Art’, hoe belangrijk het is om rituelen te ontwikkelen die ervoor zorgen dat je gewoon gaat zitten op een bepaalde tijd en met het diepe werk begint.

4. Mozart/Isaacson stijl | innerlijk switchen

Mozart mocht graag biljarten. Op de momenten dat hij niet aan de beurt was schreef hij zijn meesterwerken in het geroezemoes van het café. Vierentwintig (!) verschillende (veelal ook nog transponerende) instrumenten en dus balken onder elkaar, maat voor maat briljante muziek. Dat kan alleen als je overal waar je maar bent de knop naar diep werk kunt omzetten. Isaacson is de biograaf van o.a. Einstein, Steve Jobs en nog van veel meer prachtig ‘gecomponeerde’ boeken. Ook van hem is bekend dat hij op een verjaardag zo maar twintig minuten ‘kwijt’ was omdat hij even helemaal in diep-werk-stand wilde zijn.

Alle vier de stijlen hebben zo hun kleur en passen bij verschillende soorten mensen (ik gebruik zelf een mix van Stijl 2 en 3). Wil je meer weten of werken aan jouw diep werk stijl, schrijf je dan in voor Online Workshop Personal Lean.

Welke stijl gebruik jij (of kom je helemaal niet toe aan diep werk)? Laat het ons weten in de reacties hieronder.

nog geen beoordelingen

Laden...

Over twee emmers en het einde van efficiency

Je probeert zo goed mogelijk een emmer met tien liter water over te gieten in een emmer van vijf liter. Uiteraard lukt dat niet en loopt de helft loopt op de grond. Stel je nu voor dat je dit iedere dag opnieuw aan het doen bent.

Als dit beeld past op jouw werksituatie dan heb je een probleem. Wat je wil kan niet.

De emmermetafoor gebruik ik in situaties waarbij de grote emmer dag voor dag, week voor week, steeds voller is komen te zitten door:

• er zaken ‘tijdelijk’ bij te nemen die nooit meer weg gaan;
• ‘ja’ te zeggen waar het beter een ‘nee’ had kunnen zijn;
• te blijven hangen in zaken waarvan iedereen vindt dat jij er juist zo goed in bent maar waar je allang afscheid van had moet nemen.

Wat is de natuurlijke reactie?

1. Harder werken. Steeds meer tijd stoppen in werk door ‘s avonds e-mail te gaan verwerken, de zondagavond erbij te nemen enz., waarmee je in een gevaarlijke neerwaartse spiraal terecht komt.
2. Op zoek gaan naar nog meer efficiëntie en tools. Dagje timemanagement doen en de laatste productiviteitstools uitproberen om te zien of die je helpen de tien liter te managen zodat die past in een emmer van vijf.
3. Eindeloos takenlijsten maken – het lucht wel op – maar er nooit toe komen om de acties die erop staan ook werkelijk te doen.

Het zal duidelijk zijn dat geen van deze strategieën fundamenteel genoeg is om je duurzaam uit de problemen te helpen. Er is gewoon weg praktisch een einde aan persoonlijke efficiency. Hier ontstaat de overgang naar het domein van persoonlijke effectiviteit en personal lean en dat kent hele andere logica.

Wat wel te doen?

• Balans werk, privé en mezelf in kaart brengen met behulp van een mindmap (zie deze blog voor een uitgebreide handleiding).
• Serieus stilstaan bij het gegeven dat jij uniek bent en dus je eigen ‘gouden kip’ en dat het wijs is die niet te slachten (zie deze blog voor een uitgebreide beschrijving daarvan).
• Op zoek te gaan (eventueel met een weekje tijdschrijven) naar de plekken waar je bezig bent met zaken die ‘waarde-loos’ zijn en een plan maken om je corvee terug te brengen tot een realistisch minimum.
• Onderscheid te gaan maken tussen oppervlakkig werk en diep werk. En daar praktische inrichtingen voor te vinden in je werk (zie daarvoor deze blog).

En natuurlijk: een halfuur videobel afspraak met mij maken (vrijblijvend)

PS: Iedere gelijkenis met bestaande personen berust volledig op toeval. 🙂

1 beoordelingen

Laden...

Vier manieren van luisteren

Luisteren is een belangrijke skill tijdens alle menselijke uitwisseling. Ook tijdens vergaderingen, bila’s, presententaties, pitches en onderhandelingen.

Volgens Otto Scharmer zijn er vier manieren van luisteren.

Als ik ze op basis van mijn ervaring in mijn eigen woorden vertaal dan is het onderscheid als volgt eenvoudig te beleven.

Oordelend luisteren (downloaden)

Ik luister om te kunnen beoordelen of de spreker dat zegt wat in mijn normering past. Komt vooral voor bij intakes in zorgprocessen (bijvoorbeeld bij de huisarts), maar ook bij onderzoeksprocessen of data verzamelprocessen. Dit type luisteren is noodzakelijk om snel een pad te vinden om verder te gaan op basis van het antwoord op voorgedachte vragen.

Verrijkend luisteren (ophalen)

Ik luister om mijn data en informatie uit te breiden. Komt vooral voor bij netwerkgesprekken maar ook in leerling/meester situaties.

Inlevend luisteren (heen en weren).

Ik probeer te horen wat de spreker beweegt, waarom hij/zij zegt wat hij/zij zegt. Ik probeer dat zo te doen dat ik niet te veel interfereer (mijn sympathie en antipathie de ruimte geven) of mee tril (“dat heb ik ook meegemaakt en ik wil het graag vertellen”). Dit type luisteren is gebruikelijk in een zinvol heen-en-weer gesprek bijvoorbeeld tussen collega’s.

Luisteren naar potentie.

Ik luister of ik mogelijk aanknopingspunten hoor vanuit de toekomst naar het nu. Ik probeer potentie of kans te horen. Dit type luisteren zou bijvoorbeeld de basis kunnen zijn voor vruchtbare jaargesprekken tussen leidinggevende en medewerker en bij werving & selectiegesprekken. Hoe past het ‘verhaal’ van de medewerker het best bij het ‘verhaal’ van de organisatie? In de gevallen waarin de organisatie te veel downloadend luisteren heeft in gebouwd in haar gesprekkencycli (lijstjes afvinken en afwerken) raakt dit vruchtbare luisteren op de achtergrond en verdwijnt enthousiasme voor potentie.

Het is razend boeiend om je bewust te zijn van welke sociale techniek je gebruik maakt in welke situatie. Oefenen is simpel. Je kunt in iedere situatie proberen je bewust te zijn van de manier van luisteren die je zelf inzet of letten op de luisterstijl van je gesprekspartner.

Wil je meer met luisteren doen tijdens je vergaderingen? Plan een Workshop Effectief Vergaderen

Het absolute tegenbeeld van luisteren is de telemarketeer die mij opbelt, mij hoort spreken (overduidelijke mannenstem) en van zijn scherm de historische woorden spreekt: “Spreek ik met mevrouw van der Hulst?” en vervolgens mij allerlei vragen wil gaan stellen (en die invoert) zodat hij weer bij de volgende voorgebakken logische vraag komt. Uiteraard is daar geen luisteren, geen ontmoeting en moesten we daar maar snel mee ophouden.

Afbeelding komt van hier.

1 beoordelingen

Laden...

Wat je kunt leren van de Spoed Eisende Hulp (over prioriteiten)

Er zijn drie praktische manieren om te prioriteren. Ze hebben allemaal hun sterke kant.

De methodiek die gebruikt wordt bij de Spoed Eisende Hulp (SEH) is het meest krachtig als er veel tegelijk komt en alles even belangrijk lijkt. Het Handboek Personal Lean heeft een uitgebreid deel over prioriteiten. De drie manieren op rij.

1. Werken met Dringend en Belangrijk (kwadranten van Eisenhower)

Ieder kwadrant is een combi van dringend en belangrijk en heeft zijn eigen strategie. Ik heb er een uitgebreid artikel over geschreven met de focus op de overgangen tussen de verschillende kwadranten.

2. Pareto: de 80/20 regel

Dit principe stelt dat 20% van de oorzaken verantwoordelijk is voor 80% van de gevolgen:

• in 20 % van je tijd haal je 80% van je resultaat;
• 20 % van je collega’s of medewerkers vragen 80 % van je tijd;
• 20 % van je klanten zorgen voor 80 % van je omzet;
• 20 % van de mensen heeft 80 % van het inkomen;
• 20 % van de maakindustrie levert 80 % van de vervuiling.

De kunst is om te bepalen waar de 20 % oorzaken zich bevindt die 80 % van de gevolgen voor zijn rekening neemt. Als je de 20% vindt heb je de hefboom in beeld. De bedrijfskundige variant hiervan is de ABC-XYZ-analyse.

3. Triage (de prioritering bij de SEH)

Bij de SEH kunnen ze prioriteren als de beste en ze hebben er nauwelijks tijd voor nodig. Het is de kern van het succes. De triage-verpleegkundigen bepalen wie er eerst behandeld gaat worden en wie best een tijdje kan wachten. Alles gericht op redden van de meeste levens en het geven van directe hulp.

Het begrip triage is ontstaan aan de Franse kant van het slachtveld van WO I. De ‘tri’ stond voor drie simpele categorieën:

1. onbehandelbaar;
2. ter plekke behandelen;
3. naar het hospitaal vervoeren.

Bij onze SEH’s gaat dat inmiddels wel iets anders maar de basis is onveranderd. Snel bepalen wat prio is. De triage-verpleegkundigen doen dat uiteraard niet zomaar maar hebben checklists, routines en protocollen die de basis vormen. De triage-verpleegkundige neemt ín het moment – op basis van alle eigen kennis en ervaring – in relatieve rust, razendsnel besluiten over de juiste dingen.

Wat kunnen wij leren van de SEH?

• Het bestaansrecht, de waarde en de leidende principes van deze bijzondere vorm van zorg zijn diep verankerd en altijd paraat.
• De kennis en ervaring is geborgd in ondersteunende systemen zodat de diegene die de triage doet vrij in het ‘hier en nu’ kan staan.
• De triagist heeft de skill om te focussen op één probleem te midden van allerlei stress.

Hoewel ons het in ons werk niet over leven en dood gaat, kunnen we triage goed gebruiken om voor- en achtergrond te krijgen in hectische momenten.

nog geen beoordelingen

Laden...