Tag Archieven : 2. Personal Lean
Op de pagina vind je alle blogs die als onderwerp Personal Lean hebben.
Personal Lean is gebaseerd op drie principes:
- Zorg minimaal 51 % voor jezelf
- Vergelijk jezelf met wie je gisteren was en niet met iemand anders vandaag
- Doe wat je doet en bent waar je bent
Deze drie principes vind je door alle blogs heen.
Wanneer je je werk zo hebt ingericht dat je regelmatig in een bijeenkomst aantekeningen op papier maakt, dan ontstaan de vraag wat je met deze notities gaat doen en waar je ze laat.
Terug naar af
De vraag daar aan voorafgaand zou moeten zijn waarom je deze aantekeningen maakt. De meesten van ons hebben daarvoor deze redenen:
- vooraf: voorbereiding zorgt ervoor dat je weet wat je wilt (als een soort mini agenda)
- tijdens: je kunt de lijn vast houden en direct belangrijke zaken vastleggen (zoals namen, inzichten, ideeën, afspraken, besluiten en acties)
- erna: aantekeningen vormen een extern geheugen waar je naar terug kunt om het beeld weer op te roepen van het moment
Ruw materiaal
Aantekeningen gemaakt in een bijeenkomst hebben de vorm van ruw materiaal. Sommige zinnen zijn niet af, andere zaken zijn slordig geschreven en al heel snel niet meer te begrijpen. Ideeën en acties moeten naar een andere plek enz.
De meest logische conclusie is dat ruwe aantekeningen – als ze van belang zijn – een bewerking verdienen. De bewerking kan in het ideale geval leiden tot een notitie die ‘eeuwig’ waarde heeft.
Logica voor het bewerken
- Datum bovenaan
- Onderwerp of reden
- Namen van de gesprekspartners
- Realistisch korte opsommingen die de samenvatting vormen van de bijeenkomst
Dat is het. De zaken zoals acties en ideeën kunnen beter naar een centralere plek omdat het anders moeilijk is om ze in beeld te houden.
Waar laat je de bewerkte aantekeningen?
Als je in een grote of publieke organisatie werkt die als basis Microsoft 365 heeft dan is OneNote je tool van keus. Als je er nog nooit mee gewerkt hebt kun je het beste een van deze introductie video’s bekijken, zodat je een beeld hebt van de logica van de tool. OneNote heeft de potentie om uit te groeien tot een Persoonlijk Kennis Management (PKM) systeem.
- How to Use OneNote Effectively (Stay organized with little effort!)
- How to use OneNote
Wanneer je vrij bent om je tool te kiezen dan zijn er tientallen keuzes. De twee meest gebruikte tools op dit moment (naast OneNote) zijn Notion en Obsidian.
Houd je wel aan deze twee vuistregels:
1. Begin Klein – bouw langzaam uit
2. Houd Het Simpel
Direct digitaal aantekeningen maken?
Ik ben daar geen voorstander van. Waarom dat zo is heb ik beschreven in deze (lange) blog.
Het probleem van digitale aantekeningen (+ 4 tips)
Laden...
Dat de weekreview een hele belangrijke routine is, zal de meeste lezers van deze artikelen duidelijk zijn. Ik tamboer daar tenslotte bijna wekelijks op. De dagreview (in de literatuur ook wel benoemd als ‘daily shutdown’) is de kleine broer van de weekreview. Hieronder een omschrijving hoe zo’n routine er uit kan zien in 6 stappen en 6 minuten.
De dagreview is de afsluiting van de werkdag. Deze afsluiting heeft alleen betekenis als je daarna ook innerlijk je werk kunt loslaten tot de volgende dag. Het is daarmee een overgangsritueel van werk naar thuis. Zoals de weekreview de overgang is van de werkweek naar het weekend. De meest logische tijd om de dagreview te doen is derhalve het laatste kwartier van je werkdag. Hoe laat dat ook is.
De structuur van de dagreview
De dagreview (daily shutdown), is net als de weekreview een drieluik: terugkijken, up to date maken, vooruitkijken (verleden, heden & toekomst) en deze logica leidt dan ook tot de volgende structuur.
Stap 1: Kijk in je agenda naar de planning van de dag die is geweest met de volgende vragen:
- zijn er zaken blijven liggen
- zijn er zaken die ik heb toegezegd die ik niet heb vastgelegd
- zijn er zaken die anderen hebben toegezegd die niet zijn vastgelegd
- waar wil ik meer van en waar wil ik minder van
Stap 2: kijk naar volgende twee dagen in je agenda
- leef je in hoe die dag zal zijn
- wie ga je ontmoeten, wat zijn de reis-spullen-mee-zaken die spelen
- hoe zijn de overgangen met thuis
Stap 3: Scan je email (die uiteraard dicht bij Zero is, omdat je gedurende de dag Inbox Zero gebruikt)
Stap 4: Werk je actieoverzicht bij. Als je daar nog niet tevreden over bent kijk dan naar dit artikel.
Stap 5: Bepaal de 3MBA’s (drie meest belangrijke acties) voor de volgende dag. Markeer deze en blok indien nodig tijd in de dag van morgen om zeker te stellen dat deze acties ook daadwerkelijk gaan gebeuren. Let op! Dit is een gesloten actielijst. Er mag alleen maar af en niets bij. Maak eventueel gelijk een dagplannetje met de andere zaken die van belang zijn om bij te hand te hebben morgen.
Stap 6: Zeg HARDOP tegen jezelf: Einde werkdag
Dat is het. Meer is niet nodig afgezien van de gewenning om daarna niet meer op de telefoon of laptop te kijken naar email, agenda, sms, voicemail enz. Werkzaken zijn klaar tot de volgende dag.
Waarom zou je dit doen?
- Je wordt productiever van een duidelijk onderscheid van levenssferen (is eindeloos aangetoond).
- Je avond komt vrij voor thuiszaken.
- Je slaapt beter.
- Je leven wordt daarmee een beetje aardiger.
- Je weekreview wordt eenvoudiger omdat je brein door het doen van de dagreviews er aan went regelmatig in de reflectiemodus te zijn.
Ik hoor het graag als je een andere routine of gewoonte hebt als dagreview.
Laden...
De belofte van timemanagement in zijn algemeenheid is meer doen in minder tijd.
Dat alleen al is te mooi om waar te zijn: Er zit een duidelijk luchtje aan want er mist een parameter: het resultaat.
We willen helemaal niet méér doen!
We willen:
- minder tijd besteden
- mínder doen
- met meer resultaat.
Daarom vandaag een omdenktip.
Uitgaande van het gegeven dat 20% van onze inspanning 80% van ons resultaat oplevert (zoals Pareto ons heeft geleerd), willen we ons uiteraard vooral toeleggen op die 20% en niet onze 100% vergroten door nog eens meer te gaan doen.
Daarvoor zijn 2 dingen nodig:
- Overzicht
Je hebt op ieder moment overzicht nodig over jouw beeld van succes, jouw doelen, jouw speelveld en alles waar je ja tegen hebt gezegd.
- Focus
Op basis van je overzichten kies je actief maand, week en/of dag doelen.
Je acties bepaal je vervolgens altijd in het moment op basis van je overzicht en je focus.
De boel gaat swingen als je vervolgens gebruik maakt van de volgende regels.
Gulden regel 1: Verminder de Tijdverspillers (niet meer doen)
Wat kun je laten zonder veel consequenties. Opties: onbelangrijke email, bijeenkomsten, nieuws-rondjes, Facebook- Twitter- LinkedIn-rondjes, telefoontjes, herhalende discussies etc.
Gulden regel 2: Verminder de Tijdvreters (slimmer doen)
Zoek actief in de herhalende processen waar je aan vast zit naar zaken die veel tijd kosten en feitelijk (in het licht van je overzicht en focus) zonder waarde zijn. Voorbeelden: rapportages, lezen van periodieken, steeds dezelfde mensen bellen en terugbellen, cc-mails etc.
Gulden regel 3: Empower de mensen om je heen (moed en vertrouwen)
Let goed op wanneer er meedenken of toestemming aan je gevraagd wordt en zorg dat helder wordt binnen welke kaders jouw volwassen, kundige en welwillende medewerkers en collega’s geacht worden zelf te denken en beslissen.
Op basis van overzicht + focus en de toepassing van deze 3 gouden regels kun je met minder tijd, minder dingen doen en toch meer resultaat hebben. En daar gaat het uiteraard weer wel om!
Laden...
Er worden boeken volgeschreven over focus. En terecht. Het is een van de belangrijkste vermogens van een manager of drukke pro die stressbestendig wil leven en werken.
We moeten nu eenmaal dealen met de paradox dat we het liefst de hele dag bereikbaar willen zijn en tegelijk ook gefocust willen werken. En dat kan helaas niet!
In deze blog wil een beeld delen dat ik zelf gebruik om de waarde van focus uit te leggen (meestal aan anderen en regelmatig ook aan mijzelf).
Het is een beeld uit herfst en winter. Soms ben ik alleen thuis en merk ik dat overal in het huis lichten aan zijn. Mijn zintuig voor verspilling triggert me om overal waar ik niet ben, of snel zal zijn, de lichten uit te doen. Ik doe dat omdat dat energie spaart en mij niet het beleven geeft dat ik mijn aandacht tegelijk in het gehele huis moet hebben.
In dit beeld is focus dus: ‘overal het licht uit doen waar je op dat moment niet bent’.
Wat zou je kunnen doen om dit overdrachtelijke beeld te integreren in je dagelijkse workflow?
In drie simpele tips:
- Bepaal tijd en een klus en maak je jezelf onbereikbaar (deur dicht, telefoon op flightmode).
- Ruim je werkplek om je heen op zodat je een ‘zen-fengshui-mindfull’ omgeving hebt.
- Werk in fullscreen modus *.
Vooral het switchen van de telefoon (flight mode aan en uit) is een krachtig beeld voor bereikbaar zijn of gefocust zijn. Probeer het eens uit en laat mij hieronder weten wat je er van vindt.
* Fullscreen modus is in de meeste programma’s te vinden onder ‘beeld’ of ‘view’.
Laden...
Digitale Fitheid is een van de fundamenten voor kenniswerkers.
Er is sinds enkele maanden een (gratis) community, opgericht door Martijn Aslander en Mark Meinema waar iedereen die vragen heeft, bij wil dragen en/of na wil denken over digitale fitheid voor zichzelf of voor het team waar hij in werkt lid kan worden.
Martijn en Mark hebben samen met Arjan Broere het boek geschreven ‘Ons werk is stuk’ dat een mooi inkijkje geeft in de manier waarop de mannen kijken naar kenniswerk en daarmee naar de filosofie die direct ook weer terug te vinden is in de community.
Er is in de community nu al heel veel informatie, kennis en ervaring te vinden. Je kunt je hier aanmelden en de rest wijst zich vanzelf.
Mijn advies: knikker FaceBook eruit en meld je aan voor Digitale Fitheid. Leuker, interessanter en waardevoller.
Laden...
Outlook heeft de mogelijkheid automatisch een kleur toe te voegen aan een agenda item onder de voorwaarde dat je een uniek kenmerk meegeeft.
Voorwaardelijke opmaak
De manier waarop dit werkt is simpel. Je zorgt ervoor dat je aan de naam van de afspraak (met jezelf of met anderen) altijd hetzelfde unieke kenmerk toevoegt. Dit kenmerk koppel je aan een kleur.
Hoe doe je dat?
- Ga naar ‘Agenda’
- Kies tabblad ‘Beeld’
- Kies ‘Instellingen wijzigen’
- Ga naar ‘Voorwaardelijke opmaak
- Klik op ‘Toevoegen’, bepaal de naam , de kleur en een voorwaarde.
Dat is het is. Je kunt als voorwaarde allerlei kenmerken kiezen: een woord, een persoon, een status etc.
Tip: maak het niet te bont.
NB: Let op: deze kleuren hebben niets te maken met de categoriekleur die je kunt toevoegen met een rechtermuisklik. Deze laatsten werken als ‘tag’ dus als Database item waar je nog veel meer mee kunt doen.
Laden...
Triage is de manier waarop in de Spoed Eisende Hulp wordt geprioriteerd.
Tri staat voor 3. En bij triage zoek je naar een vooral snelle manier van voor- en achtergrond scheppen. Deze snelle manier kun je niet risicoloos doen, en dat hoeft ook niet. De risico’s blijven beperkt als degene die de triage doet maar veel ervaring heeft en een goed gevoel voor “pluis” versus “niet pluis”.
Ieder “geval” wordt langs een meetlat gelegd en in een van de drie beschikbare categoriën geparkeerd.
Een voorbeeld in de e-mail Postvak IN wereld:
De drie categorieën zouden als label kunnen hebben:
- Tikkende tijdbommen
- Goudklompjes
- Bulk
Bij triage op Postvak IN zoek je naar de “tikkende tijdbommen” en de ‘goudklompjes” omdat die beide van veel waarde voor je zijn. De tijdbom om er voor te zorgen dat ie niet afgaat, en de goudklomp om er voor te zorgen dat ie niet in de grote bulk verdwijnt.
Wat zijn tikkende tijdbommen?
- Medewerker meldt zich ziek meldt wegens burn out
- Klant heeft serieuze en terechte klacht
- Financieel overzicht laat iets heel anders (en negatiever) zien dan jij in beeld had
Wat zijn goudklompjes?
- ‘Ja’ tegen een offerte of project
- Een compliment van klant/baas
- Een levering waar je op zat te wachten
En wat doe je met de bulk?
Uiteraard ook van betekenis voor jou voorzien. Logisch in de volgende categorieën:
- Prullenbak
- Gelijk doen
- Later doen
- Doorsturen of
- Opbergen (in Archief of Monitoren)
Dus: Triage gaat over de snelle manier van beoordelen van kansen en bedreigingen. In te zetten als je veel IN krijgt en weinig tijd hebt.
NB: Triage kun je leren tijdens de Online Workshop Personal Lean.
Laden...
Een deelnemer aan een Online Workshop Personal Lean stelde de vraag hoe ik aan het ‘alles- in- één- overzicht’ kom dat ze bij mij zag. Voor wie het nog nooit gezien heeft: het gaat om onderstaand overzicht.
Je kunt dit overzicht bereiken door op in het navigatievenster (het venster met de mapnamen) je accountnaam te selecteren. Meestal is dat je e-mailadres vlak boven het mapje Postvak IN. Je kunt het overzicht nog naar je eigen voorkeuren wijzigen door rechtsboven te klikken op ‘Outlook Vandaag aanpassen’.
Je kunt dit overzicht gebruiken als basis voor je dagplan.
Laden...
Zeer regelmatig krijg ik tijdens sessies de opmerking dat er helemaal geen of nauwelijks contrôle over de eigen agenda mogelijk is. En dat mijn tips in dít geval helaas niet opgaan….
Meestal wordt de week dan gevuld met:
- cyclische vergaderingen
- allerlei korte meetings die overal in alle kleine hoeken en gaten worden geschoten door medewerkers/collega’s die behoefte hebben aan afstemming (en tijd en aandacht)
- adhoc zaken die (latest & loudest) nú direct afgehandeld moeten worden
- reistijd
- noodzakelijke productieve tijd die terecht komt in vroege ochtenduren, de avonduren en uiteraard ook in de weekenden (eerst zondagavond en dan zondagmiddag alvast een beetje)
Mijn vraag is altijd: Is het wel zo dat je geen contrôle hebt over je agenda? Als dat werkelijk waar is dan is er een heel serieus probleem want dan ben jij niet meer degene die stuurt.
Continuüm
Je bevindt je sowieso altijd ergens op het continuüm tussen compleet contrôle hebben over je tijd, aandacht en energie en helemaal geen contrôle hebben over je tijd, aandacht en energie.
- Het eerste kan aan de hand zijn als je vakantie hebt en er helemaal even niets moet. Uitslapen kan, boek lezen kan, wandelen kan. Kortom je hebt alle opties open en kunt de intuïtie van het moment volgen.
- Het laatste kan aan de hand zijn als je regisseur bent van een klanten-dag die maandenlang is voorbereid en verankerd is in een strak draaiboek. Geen opties, geen keuzes, je loopt volgens plan je dag.
De truc is om je bewust te worden van de plaats waar je je nu – op dit moment – bevindt op het continuüm en ervoor te zorgen dat je opschuift in de richting die je zelf wenst (en uiteraard is dat meestal naar rechts).
Hoe krijg je meer control over je agenda? 5 tips
Tip 1: Maak een inventarisatie van alle cyclische vergaderingen, bila’s, bijeenkomsten van het afgelopen half jaar. Schrijf daar bij hoeveel tijd deze je kosten gemiddeld per week (inclusief voorbereiding, nabereiding en reistijd). Ga in de ‘Hendrik-Jan-de-Tuinman’ stand: wieden maar! Wat kan minder vaak of korter, zonder jou of zelfs helemaal niet?
En vraag je tot slot ook af of je niet misschien een vergadering mist die je als die er wel zou zijn veel tijd op zou leveren. Dat komt namelijk ook regelmatig voor.
Tip 2: Maak een inventarisatie van alle reistijd die je maakt en beoordeel of je die productiever of leuker kunt maken door bijvoorbeeld met openbaar vervoer te gaan, je te laten rijden of samen te reizen. En uiteraard kun je ook beoordelen of er geen reis-meetings zijn die je kunt vervangen door een videocall.
Tip 3: Zet afspraken met jezelf in de agenda in een afwijkende kleur. Dit zorgt voor ruimte waarin je de noodzakelijke/belangrijke zaken (presentaties maken, complexe zaken voorbereiden etc.) kunt doen op het moment dat ze nog niet dringend zijn.
Tip 4: Houd een tijdje je spobilo’s bij en verzin een list om er zo verstandig mogelijk mee om te gaan.
Tip 5: Doe je weekreview!!! en vooral uiteraard het agendadeel (1 week terug kijken en 8 weken vooruit). Zie het Handboek Personal Lean voor de fijne kneepjes van de weekreview.
Wil je deze exercitie samen met mij doen? Laat het me weten via de contactpagina.
Laden...
Corvee is in mijn wereld niet alleen vervelend, onvermijdelijk en huishoudelijk werk. Corvee zit in heel je bestaan ingebakken en dus ook in je werkleven.
Corvee is voor mij al het werk waar je geen energie van krijgt (en er misschien zelf wel leeg van loopt) en waar je niet goed in bent (en ook niet van plan bent heel veel in te investeren om er goed in te worden).
Het tegenovergestelde van corvee is Topwerk: je krijgt er energie van en je kunt het goed. Uiteraard willen we daar de meeste tijd aan besteden. Dat lukt het best als we regelmatig nadenken over het als corvee beleefde werk en dit terug kunnen brengen tot het realistisch minimum. Dat is het optimum. Helemaal zonder corvee is nu eenmaal niet mogelijk.
Corvee aanpakken gaat in 4 opeenvolgende stappen. Als stap 1 mogelijk is dan heb je 2,3, en 4 niet nodig. Als stap 1 niet mogelijk is ga je door naar stap 2 enz. Laten we 2 voorbeelden toepassen op deze 4 stappen. De eerste huishoudelijk te weten ‘stofzuigen’. De tweede is werk gerelateerd, we kiezen daarvoor ‘vakliteratuur bijhouden’.
Stap 1. Elimineren
De eerste vraag is altijd: Wat zou er gebeuren als ik er gewoon mee op zou houden? Als ik dat niet kan overzien dan is een experiment in de meeste gevallen op zijn plaats.
- Stofzuigen: ik kan wel heel makkelijk voorstellen dat stoppen met stofzuigen uiteindelijk geen optie is. Ik zie zo voor me hoe mijn huis er uit zal gaan zien als ik stop met stofzuigen voor een maand. Dus elimineren is hier geen optie.
- Vakliteratuur lezen: ik kan daar makkelijk per direct mee stoppen en het is maar de vraag of ik dat heel snel zal gaan merken. Toch voelt het niet helemaal safe om daar nu helemaal mee te stoppen. Ik zie wel een aantal abonnementen die eigenlijk bij mijn vorige baan hoorden dus die kunnen er wel uit. Een beetje elimineren kan.
Stap 2. Automatiseren
De tweede vraag is: Kan ik deze corvee-activiteit misschien automatiseren?
- Stofzuigen: dat zou kunnen, er is vast wel een robot-stofzuiger die ik altijd op zaterdag als ik boodschappen ga doen door mijn woonkamer laat heen en weren en misschien is dat de oplossing. Er even over doordenkend realiseer ik me dat ik wel 2 gitaren heb staan waar zo’n robot waarschijnlijk gewoon tegenaan gaat rammen. Dus misschien is dit toch niet zo’n goed idee.
- Vakliteratuur lezen: Lezen is bij uitstek een activiteit die niet te automatiseren is. Ik kan me uiteraard wel bekwamen in snellezen (dat een vorm van automatiseren is). Zo’n techniek leren is ook nog wel bruikbaar voor andere zaken als vakliteratuur dus dat kan een uitkomst zijn.
Stap 3. Ritualiseren
De derde vraag is: Als elimineren en automatiseren geen opties zijn kan ik het corvee dan ritualiseren?
- Stofzuigen: Ik kan van stofzuigen een mooi ritueel maken. Ik kies een mooie wekelijkse podcast uit die ongeveer evenlang duurt als het huis stofzuigen en beloof mezelf de heerlijkste koffie als het weer gebeurd is en neem me voor dat moment echt van mijn schone huis te genieten. Ik kies vervolgen een goed moment uit in mijn week en doe iedere week op dat moment mijn ritueel. Uiteindelijk krijgt het in mijn bestaan dezelfde plaats als douchen en tandenpoetsen. Het zakt uit het bewuste moeten en willen naar een gewoontelaag.
- Vakliteratuur lezen: Je kunt hetzelfde doen met vakliteratuur als je er maar voor zorgt dat je er tegelijk ook een ‘timebox’ van maakt. Op een vast moment in de week ga je naar de map: vakliteratuur (waar je in de voorbije week alles hebt verzamelt) en neemt een half uur om alles te scannen en te verwerken. Uiteraard ook met een lekker muziekje en een lekkere bak koffie.
Stap 4. Uitbesteden | delegeren
Als alle voorgaande stappen niet mogelijk zijn maar ik wil er toch vanaf dat is er nog de mogelijkheid om het uit te besteden of soms ook wel te delegeren. Als je daarvoor kiest dan kun je er het best voor zorgen dat je uitbesteed of delegeert aan iemand die dit werk wel graag doet.
- Stofzuigen: je kunt stofzuigen heel goed uit besteden door te zoeken naar iemand die dat wekelijks voor je wil doen tegen betaling.
- Vakliteratuur lezen: Helemaal uitbesteden kan niet. Je zou wel na kunnen denken of er een manier is om je bij te laten praten door iemand die als vanzelf zorgt dat hij op de hoogte is van alle ontwikkelingen. Dat kan gestructureerd door een jaarlijkse training te volgen. Dat kan ook door een blogger op te zoeken die dit veld voor je bijhoudt en je af en toe bijpraat.
Kortom: je kunt heel veel doen als je van je corvee af wilt. Het vraagt wel van je dat je een keer echt navoelt wat nu eigenlijk corvee voor jou is en nadenkt over de vraag welke van de vier bovenstaande stappen het beste past. Bevrijden van corvee geeft je tijd, aandacht en energie terug die ten goede komt aan Topwerk.
In de weekreview wordt de permanente zoektocht naar corvee en topwerk vertegenwoordigd door de vragen: Waar wil ik minder van (corvee)? Waar wil ik meer van (topwerk)? Meer heb je niet nodig om deze reis aan de praat te krijgen!
Laden...
We hebben inmiddels een hele verzameling inlog’s van allerlei bedrijven en organisaties. Rechtsboven op de homepage van het bedrijf staat een knopje ‘mijn …’ en we snappen dat we daar moeten zijn als we gegevens willen wijzigen of facturen en bestellingen willen bekijken.
Deze bedrijven hebben verschillende motieven om dit zo voor ons te organiseren.
- Wij doen het werk dat eerst concrete mensen in het bedrijf voor ons uitvoerden (dat is een kostenbesparing).
- Wij kunnen direct onze gegevens – zoals naam, adres, woonplaats, meterstanden, bestellingen – in de database invoeren, checken en bevestigen dat ze correct zijn (scheelt fouten).
- De portalomgeving is afgeschermd en daardoor veel veiliger.
- Belangrijke documenten gaan niet langer als bijlage in de e-mail maar staan voor ons klaar in ons portal.
Nadelen:
- Wij doen het werk
- Hebben allerlei inloggegevens die we moeten beheren
- We tikken regelmatig dezelfde gegevens in
Voordelen:
- We kunnen alles doen op onze eigen tijd
- Alles wordt geordend bijgehouden door het bedrijf
- Het is ook voor ons veel veiliger
Twee tips om het jezelf gemakkelijker te maken:
- Investeer eenmalig tijd (en een beetje geld) voor een goede wachtwoordmanager die zelf alle inlogs voor je invult als je op de betreffende pagina bent. Mijn advies is 1Password (zowel Mac als PC). Dit zorgt ervoor dat je alle gebruikersnamen, wachtwoorden en alle andere codes netjes bij elkaar hebt.
- Gebruik een textexpander om alle zich steeds maar weer herhalende typewerk (naam-adres-woonplaats-gegevens, email-adres, telefoonnummer etc.) in te vullen. Zie daarvoor de eerdere tips over textexpanding.
Laden...
Je hebt dit vast wel eens meegemaakt. Je rijdt weg en het gas wil niet echt fijn, geluid klopt niet, net niet genoeg om er werk van te maken.
Tot je er na een tijdje achterkomt dat de handrem er al die tijd op heeft gestaan (of misschien dat je in de berg-op modus rijdt van je automaat). Oei! Lampje niet gezien door het felle licht of drukke verkeer.
Maar wat nu als je niet beter weet en al tijden met de handrem erop rijdt en denkt dat dit de basistoestand is? De boel kost meer energie, remmen slijten harder en er is een goede kans dat je handrem het niet meer doet als je deze een keer echt nodig hebt.
Dat is de situatie waarin je je zomaar ook eens zou kunnen bevinden in je werkomgeving. Je bent gewend aan het werken met de handrem erop en het zou een hele beleving kunnen zijn om de handrem eraf te halen.
Waar zou zo’n handrem kunnen zitten?
- Eindeloos wachten op de opstart van de computer en daarna 3 keer inloggen voordat je aan de slag kunt.
- Eindeloze reeksen geneste mappen doorklikken voordat je bij het bestand bent waar je meest in werkt.
- Notificaties aan laten staan en de hele dag bezig met niemendalletjes en in tijdnood komen voor de dingen waar het echt om gaat in je werk.
- Geen onderscheid maken tussen gefocust werken en bereikbaar zijn en daardoor tot niets komen.
- Je voicemail zo in gebruik hebben dat anderen er allemaal werk in kunnen ‘dumpen’.
Kortom, je begrijpt het idee.
Hoe kom je de handrem op het spoor?
- Zoek je ergernis op (en doe er iets aan).
- Vraag eens aan een collega hoe hij zijn/haar werk inricht en heb het daarover. Zeer waarschijnlijk kom je op een mooi idee.
- Kijk per week terug en zoek een klein dingetje op dat beter kan (waar wil je meer of minder van)
en natuurlijk: kom naar de Online Workshop Personal Lean
Laden...
Ik was aan de beurt voor bloedprikken. Er hing een flyer op de muur. ‘Omdat er vanaf 1/1 met smartphones werd gewerkt zou het prikken iets trager gaan. Waarvoor excuses.’
En dat is natuurlijk heel erg interessant voor een Lean-denker. Wat zit daar nu achter?
Er zijn drie dimensies van klantwaarde: snelheid, kwaliteit en prijs. En het bijzondere is dat je er slechts 2 van de 3 kunt kiezen.
- Wil je snelheid en kwaliteit? Dan betaal je de hoofdprijs!
- Wil je snel en goedkoop? Dan gaat de kwaliteit naar beneden!
- Wil je kwaliteit en goedkoop? Dan moet je veel geduld hebben!
In het geval van de flyer bij de prikpost kun je het zo herleiden. De gekozen klantdimensies op rij:
- Kwaliteit (het is ten slotte laboratorium werk)
- Prijs (de zorg moet goedkoper dus wordt er gezocht kostenbesparing in dit proces)
- Snelheid: De doorlooptijd wordt geofferd. De boel wordt trager.
Kijk maar eens goed om je heen en je zult het overal zo herkennen. Je mag er maar 2 kiezen. Wil je ze alle drie dan loop je vast.
Denk eens na over je eigen manier van werken.
- Welke twee dimensies staan bij jou voorop ten koste van de derde?
- Zijn dat ook de twee die je klant van je wenst?
- Zou die de voorkeur geven aan twee andere als die de keus had?
- Of eist de klant ze alle drie?
En wat in de situaties waarin jij de klant bent en de ander leverancier? Eis jij ze alle drie? Dan volgt automatisch frustratie of teleurstelling. Het is niet voor niets de duivelsdriehoek!
Heb je mooie voorbeelden? Zet ze dan hieronder in de reacties dan hebben we er allemaal iets aan.
N.b.: dit is een bewerking van een artikel uit 2018.
Laden...
Wanneer je je werk zo hebt ingericht dat je regelmatig in een bijeenkomst aantekeningen op papier maakt, dan ontstaan de vraag wat je met deze notities gaat doen en waar je ze laat.
