Het probleem van digitale aantekeningen (+ 5 tips)

Geen categorie

Digitale notitiesDigitaal aantekeningen maken bij gesprekken en vergaderingen lijkt zo op zich heel handig. Ik kom dan ook veel managers tegen die mij melden dat het hen ‘nog niet’ gelukt is om digitaal te gaan voor notities. Dan doen ze vanuit de aanname dat papierloos (en alles dus digitaal) uiteindelijk voor alles de oplossing is.

Er zijn een paar problemen met digitaal aantekeningen maken.

Praktische problemen

De tool. Er zijn er heel veel en ze kunnen allemaal net iets anders. Je moet zorgen voor goede back-up, bereikbaarheid overal en beveiliging/privacy kan een issue zijn.

Sociale problemen

Digitaal aantekeningen maken vraagt meer aandacht dan aantekeningen maken op een notitieblok. Je maakt dus al heel snel de overgang naar multitasken en dat kan een mens nu eenmaal niet. Dus verlies je aandacht ten aanzien van het gesprek of de vergadering. Ook al denk je dat jij de uitzondering bent, reken er maar op dat anderen dit aandachtsverlies direct waarnemen.

Werken op je telefoon, tablet, laptop kan de schijn geven dat je bezig zijn met iets anders. Email checken, sms, whatapps sturen enz. Deze schijn is in het sociale een feit voor een ander. Ook dat doet afbreuk aan de kwaliteit van het moment (afgezien van het gegeven dat het soms ook heel verleidelijk is om even wat anders te doen).

Uiteraard bestaat er nu het fenomeen van ‘schrijven op je tablet’ met een stylo. Dat kan handig zijn en kent minder van dit sociale probleem. De procesproblemen zijn uiteraard nog steeds aan de orde.

Procesproblemen

Ieder productiviteitsproces kent 5 fasen:

  1. Verzamelen
  2. Verhelderen/beslissen
  3. Organiseren
  4. Reviewen en kiezen wat je gaat doen
  5. Doen

Aantekeningen zijn in hun zuivere vorm een verzameling van losse, nog niet gedefinieerde zaken en blijven dus in fase 1 totdat je er een besluit over neemt en ze opbergt op een voor jouw logische plek buiten je hoofd. Alle aantekeningen die je maakt moeten dus nog ge-proces-t worden. En dat doen de meeste managers helemaal niet. Ze gebruiken hun aantekeningen als mix van verzamelen/verhelderen/organiseren.

Zeker digitale aantekeningen krijgen vaak veel meer status dan ze verdienen omdát ze digitaal zijn en geven daarmee de illusie dat ze al georganiseerd zijn terwijl ze dat helemaal niet zijn.

Mijn advies in een aantal tips:

  • Als je geen heel goede reden hebt blijf dan lekker op papier je aantekeningen maken en zet ze op je checklist voor de weekreview waar je ze kunt verwerken, de acties en projecten er uit kunt vissen en in je systeem onderbrengen. Papier is low-tech, super snel, je kunt ook makkelijk tekeningen maken, verbanden aanbrengen met lijnen enz. enz.
  • Als je toch digitale aantekeningen wil maken kies dan een tool die je mooi vindt. Het blijkt dat dit vooral helpt om het ook te gebruiken. En als je een keus hebt gemaakt blijft er dan minimaal een half jaar mee werken.
  • Organiseer alles in een referentie-archief in strikt alfabetische volgorde en probeer zo min mogelijk gebruik te maken van mappen in mappen.
  • Maak heel helder naar je gesprekspartner(s) dat je gekozen hebt voor digitaal aantekeningen maken.
  • Ga niet multitasken (niemand kan het en jij dus ook niet).

Heb je manier gevonden die wel werkt? Heb je andere ervaringen? Deel ze hieronder zodat iedereen ze kan lezen.

Met plezier gelezen? Abonneer je dan hieronder op Ad's Blog. Daarnaast ontvang je gelijk een pdf van de eerste twee delen van mijn handboek Personal Lean. Het eerste deel gaat over e-mailbeheer (Inbox Zero), het tweede over agendabeheer (Agenda in Balans).

Gelukt! Je krijgt gelijk de eerste twee hoofdstukken van het handboek toegestuurd.

Beoordeel deze tip:

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren 1 beoordelingen
Loading...

6 reacties

  • Peter van der Heiden says:

    Hoi Ad,

    Door met de hand aantekeningen te maken blijf ik beter bij het gesprek. Het later digitaliseren van mijn aantekeningen zie ik als een verdieping en ordening van het gesprek en het onderwerp. In feite een zelfde noodzakelijke handeling als getting things done op de vrijdagmorgen. Hiermee beklijft de informatie voor mij beter.
    In mijn opleiding doe ik het ook zo en daar is het mijn extra leerslag, die ik dus in mijn werk ook goed kan gebruiken.

    Aantekeningen die ik pas veel later weer onder ogen krijg, en niet meer in de context van het gesprek, hebben voor mij behoorlijk aan informatiewaarde ingeboet. Die devaluering is met de digitale aantekening misschien nog sterker. Er is geen noodzaak tot uitwerken, ‘alles staat immers op schijf’. Echter zonder context is deze informatie ook niet meer wat ie was, laat staan als het je nog wat moeite kost om tijdens het gesprek je tablet te vullen en je aandacht dus niet bij de inhoud was.

    Grtz,
    Peter.

  • Hoewel ik een iPad gebruik bij overlegsituaties, is dat alleen om te lezen: vergaderstukken, iets snel opzoeken, etc.
    Aantekeningen maak ik op papier. ik gebruik de app Camscanner om de aantekeningen te digitaliseren. Met Camscanner maak je een foto van documenten, whiteboard, presentatie via de beamer of flip-over. De app rekt die uit tot A4-formaat, optimaliseert de kleur en maakt er een goed leesbare PDF van.
    Z.s.m. na het overleg haal ik er de actiepunten uit en verhuis die naar mijn digitale werksysteem. KDaarna sla ik de PDF als naslagwerk op in een systeemmap onder de klant, het project of het overleg waar ik de rest van de digitale stukken ook heb.
    Voordeel:
    Ik heb tijdens vergaderingen alleen een schrijfblok en een iPad bij me en direct na het overleg hou kan al het papier weggegooid. Daarnaast zitten ook “collectieve aantekeningen van whiteboard of flip-over in hetzelfde systeem. Nog een voordeel: als ik papieren aantekeningen in mijn schrijfmap vindt, weet ik dat die nog geprocessed moeten worden. Een duidelijke werkvoorraad.
    Ook na het geven van een workshop zitten de aantekeningen van de flip-over, eventueel samen met de powerpoint al in de mail bij de deelnemers, vaak nog voordat ze op hun werkplek terug zijn. Het processen daarvan laat ik bij de deelnemers.
    Voor mij werkt dit heel goed.

    • Ad van der Hulst says:

      Heren,
      jullie beschrijven beiden varianten van de door mij voorgestelde workflow en vooral die van Ron kan voor veel anderen ook een voorbeeld zijn. Lijkt mij een mooie combi van ‘best of both worlds’. Dank

      Gr Ad

    • Ron Everaerts says:

      Ron ik werk op een soort gelijke manier. Echter ik leg het vast in Microsoft OneNote. Deze heeft ook de mogelijkheid om foto,’s te maken van je aantekeningen en om te zetten naar een soort White board beeld. Verder is het mogelijk om goed te sorteren, te annoteren en benaderbaar via telefoon, tablet en pc.
      Mijn aantekeningen maak ik op gelamineerde bladen met een soort White board stift. Nadat ik de foto heb gemaakt in One Note wis ik die gewoon weer uit. Dus blijf ik redelijk papierloos. Hier is ook een commerciële versie van genaamd Bambook.

  • Anton says:

    Volledig eens dat je alleen moet digitaliseren als het meerwaarde heeft. Een voordeel kan zijn dat je informatie gemakkelijker kan delen en terugvinden. Dit is bv bij 24/7 organisaties het geval. Bovendien kan het handig zijn om alle soorten aantekeningen op 1 plaats te hebben voor overzicht en opvolging. Een voorbeeld wat ik wil noemen is de dagstart bij verschillende afdelingen in Elisabeth ziekenhuis Tilburg. Zij nemen elke dag bij een groot digitaal bord de meldingen door en zetten indien nodig direct acties uit. Leuk detail, ze gebruiken ook een variant van trello, visueel gestuurd.
    Maar de mens maakt uiteindelijk het verschil

  • Praten of luisteren en aantekeningen maken is onmogelijk tegelijk. Ik heb alle aandacht nodig voor gesprek. Ik gebruik tijdens het gesprek OneNote op een Surface tablet en meld dat ik af en toe een steekwoord intik, ik denk niet dat het mijn aandacht voor de ander of het gesprek verstoord.
    Ik werk binnen korte tijd gesprek uit en vind dat belangrijk, voer vele gesprekken. Het is verbazingwekkend dat je met enkele steekwoorden volledig gesprek terughaalt. OneNote met een goede structuuropbouw is super en synchroniseert met Smartfone en Desktop.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *