Tag Archieven : 4. Lean Office
Er is een wijdverbreide gewoonte die van mij de naam ‘communicatie ping pong’ heeft gekregen. Het gaat om de hele dag openstaande snel verlopende afstemming over allerlei zaken. Dat ping pongen gebeurt via een van de kanalen die daar bij uitstek geschikt voor zijn zoals chat (Sms, WhatsApp, Slack, MS Teams etc.) bellen en e-mailen.
Agenda tetris is een variant hierop.
Weergegeven in een plaatje ziet dat er zo uit.
Het bij-effect van deze manier van werken is dat er geen blokken ononderbroken werktijd overblijven omdat er in de structuur en cultuur van de organisatie ingebakken zit, dat je de hele dag beschikbaar bent voor snelle afstemming (zodat ‘de ander snel weer verder kan’).
Je kunt van ping pong communicatie genieten omdat het je het gevoel geeft dat je er toe doet, van waarde bent en aan het samenwerken bent. De prijs is het gevoel, en vermoedelijk ook de realiteit, dat je niet toekomt aan werkelijk belangrijke zaken die nu eenmaal als voorwaarde hebben dat je een tijdje ononderbroken moet kunnen werken.
De oplossing is om precies genoeg tijd te stoppen in persoonlijk eigenaarschap.
Als het je lukt om:
- bij de start van een klus heel duidelijk te maken wie aanspreekbaar is op een bepaald resultaat;
- serieus werk te maken om alle verwachtingen ten aanzien van dat resultaat helder te maken;
- en de ‘eigenaar’ ook de daarbij behorende bevoegdheid te geven;
- dan kun je op de afgesproken tijd het resultaat bespreken;
en ben je van heel veel oppervlakkig ge-ping-pong af.
In een plaatje ziet dat er zo uit.
Wanneer je als teamleider je mensen meer tijd wil gunnen om daadwerkelijk iets voor elkaar te krijgen in plaats de hele dag bezig te zijn te zijn met dit vermoeiende en oppervlakkige communicatie ping pong, dan zou mijn advies zijn om te investeren in het versterken van eigenaarschap (en praat nooit, maar dan ook nooit over SMART!).
Laden...
Vergaderingen die verschuiven van kantoor naar remote worden onderworpen aan een waardetest. Blijft de toegevoegde waarde van dit specifieke overleg overeind nu we door omstandigheden elkaar niet meer treffen in één ruimte?
Als dat niet het geval is dan kunnen er twee dingen aan de hand zijn:
- De vergadering is zo afhankelijk van de live ontmoeting dat het online heel moeilijk is om dezelfde waarde te creëren.
- De vergadering had al te weinig gewicht en dit is een goed moment om er afscheid van te nemen of helemaal om te vormen.
Ga er bij twijfel maar vanuit dat het de tweede optie is!
Leer van online vergaderen de volgende vuistregels en pas die ook toe als je elkaar weer live kunt ontmoeten:
- zorg voor focus (onderwerp helder, goed voorbereid, opbrengst goed vastgelegd;
- houd ze kort (zo kort als mogelijk);
- met zo min mogelijk deelnemers.
Want iedere vergadering kan tenslotte worden omgevormd tot een ‘synergetische werkbijeenkomst’!
Laden...
In de oude opstelling (pré-Corona) was dit onderscheid niet zo belangrijk en bleef het meestal een beetje onbewust. In de werkelijkheid die zich nu aan het ontrollen is wordt dit onderscheid naar mijn idee veel belangrijker. De meeste mensen hebben een duidelijke voorkeur die anders uitwerkt in het remote werken.
Ik presenteer je de drie hoofdstijlen:
Alleen werken
Je werkt het liefst geconcentreerd door en hebt, naast af en toe functionele afstemming, genoeg aan af en toe een mini-praatje. Thuis werken vind je eigenlijk helemaal geen probleem. Je bent zelfs productiever dan je was toen je nog iedere dag tussen de anderen zat.
Tips
- Communiceer (meer dan anders) naar de leidinggevende en je collega’s waar je aan werkt
- Doe mee met check-in’s
Naast werken
Je hebt graag een paar mensen om je heen die bezig zijn met hun eigen werk maar vindt het wel prettig om spontaan even iets te delen of te vragen. Je werkt graag aan een gezamenlijk doel maar wel met duidelijke eigen verantwoordelijkheden. Thuiswerken is prima voor een tijdje. Het is wel zoeken naar manieren om in contact te blijven en verbonden te blijven.
Tips
- Zet Zoom of Teams open met een collega. Doe een praatje pot en ga lekker naast elkaar aan het werk
- Zorg dat je aangehaakt blijft aan de gezamenlijke doelen en houd je bijdrage daarin heel helder
Samen werken
Werken is een sociale aangelegenheid. Samen weet je meer en juist in de aanvullende talenten en stijlen vind jij je weg. Je bent geen echte zelfstarter en krijgt motivatie en energie van de anderen om je heen (en geeft dat ook weer aan hen). Thuiswerken is moeilijk en vermoeiend. Je hebt het idee dat je niet productief bent en raakt langzamerhand een beetje verpieterd.
Tips
- Organiseer een digitale dagstart en dagafsluiting.
- Maak een chatkanaal aan dat je open laat staan.
- Doe je tussen de middag wandeling maar nu remote (allebei een oortje in en wandelen in eigen buurt).
Kortom: Ken je eigen voorkeur en die van de individuele leden van je team en bespreek het met ze. Je kunt rekenen op veel herkenning. Vanuit deze herkenning kun je werken aan de synergie.
Kwaliteit en synergie ontstaat tenslotte dankzij en niet ondanks de verschillen!
Laden...
Voorzitten op afstand, dat is wel een echt ding in deze dagen. In deze blog wat ervaringen van mezelf en van de bedrijven die dit al veel langer praktiseren. Voorzitter zijn betekent leider zijn van een synergetische werkbijeenkomst. Voorzitten op afstand lijkt op voorzitten aan tafel maar is moeilijker. Krijg je dit ambacht goed op orde dan heb je er ook veel plezier van als straks iedereen weer aan een tafel zit.
Punt 1: niet doen als dat ook maar even kan!
Probeer (cyclische en andere lichte) vergaderingen om te vormen tot puur schriftelijk verlopende communicatie. Zoek een online plek/stek (bijvoorbeeld een Team in MS Teams) geef die de naam van het overleg. Maak van ieder agendapunt een eigen bericht en nodig iedereen uit op zijn eigen tijd maar wel voor een bepaalde tijd commentaar/reactie te geven op de vraag in het agendapunt. Vat conclusies van alle reacties samen en probeer ze om te vormen tot een ‘Wie doet wat en wanneer is het af’ puntenlijstje.
Met een beetje goede wil van iedereen bevrijd je zo veel werkuren en gun je jouw collega’s iets meer ononderbroken werktijd.
Punt 2: vuistregels voor als je het toch nodig vindt
Als je toch online gaat vergaderen, zorg dan dat je de vergadering heel goed voorbereid op de volgende aspecten:
- comprimeer de agenda waar mogelijk en regel zo veel mogelijk punten a-synchroon en schriftelijk;
- ieder agendapunt krijgt een vooraf beschikbare schriftelijke context en een duidelijke vraag aan de deelnemers;
- houd de tijd zo kort mogelijk;
- houd het deelnemers aantal zo klein mogelijk (niet meer dan 4 of 5) en informeer en consulteer de rest volgens punt 1;
- stel veel en vaak checkvragen en vat samen op ieder moment dat er een stap is gezet in de overwegingen;
- gebruik uiteraard geen rondvraag folklore!;
- communiceer een duidelijke start en eindtijd (en houd je er ook aan);
- master de techniek en help je medevergaderaars dit ook te doen;
- oortjes (of koptelefoon met microfoon) helpt heel erg dus blijf er op wijzen als collega’s galmend proberen hun punt proberen te maken;
- denk na of online werkvormen (zoals digitale whiteboards, scherm delen, breakout rooms etc.) bij kunnen dragen aan de synergie die je zoekt;
- plaats het – zo kort mogelijk- verslag op een vaste digitale plek waar commentaar mogelijk is.
Waarom deze vrij strikte vuistregels? Omdat online vergaderen heel veel levenskracht kost van de deelnemers (we worden er bekaf van). Beschouw vergaderen op afstand als ‘Last Resort’ en niet als ‘First Option’ en je bent al een heel eind.
Laden...
Nu we (bijna) allemaal thuis aan het werk zijn is het misschien handig om op rij te hebben welke zaken ons helpen om niet te vervallen in allerlei corvee en verspilling. Juist nu is het zaak de eigen workflow goed te doordenken en te optimaliseren passend bij de eigen logische werkstijl.
Zeven zaken waar je aan kunt werken
- Je eigen werkstijl kennen. Zelfkennis is de start van alles. Zo ook van vrolijk, vitaal en effectief thuiswerken. Je kunt de werkstijl test hier doen.
- Je optimale week inrichten
Maak een tabel met weekdagen en uren en plan er jouw ideale werkweek in gegeven de situatie waarin je nu verkeert. Neem de mix van de levenssferen mee. Neem mee of je meer een ochtend of avond mens bent. Neem mee wanneer jij je beste werk doet en geconcentreerd ononderbroken gas wilt geven. Neem mee het familieritme dat nu van belang is. Maak van deze mix jouw optimale week.
- Geef voor jezelf antwoord op de volgende drie vragen:
1. Waar ga ik aan werken deze week? -> weekplan
2. Waar ga ik aan werken vandaag? -> dagplan
3. Waar heb ik aan gewerkt vandaag? -> dagverslag
Stuur antwoord 1 en 3 naar je baas en je collega’s zodat er samenhang blijft in de samenwerking op afstand.
- Maak verschil tussen bereikbaar zijn en beschikbaar zijn (bellen, videocall, openstaande chat). Maak bereikbaar normaal en beschikbaar bijzonder.
- Werk zo veel mogeijk a-synchroon en werk daarvoor aan helder schrijven.
- Richt je werkplek goed in. Kies een goede setup en leer zo snel als mogelijk de tools waarmee je dagelijks werkt heel goed kennen.
- Leer van alle ervaring die er al is met ‘remote’ werken. Er zijn bedrijven die dit al meer dan 20 jaar doen.
Toolkit Eerste Hulp bij Werken op Afstand (EHWA)
Om je te helpen hebben Nick en ik een online Toolkit ontwikkeld. Ieder van de bovenstaand zeven onderwerpen is uitgewerkt als deel van deze toolkit. De Toolkit is een mix van tekst, plaatjes, video, download en helpt jou en je medewerkers heel snel een pro te worden in het werken op afstand. De Toolkit staat op de website ExpertYourself.net (waar ook Inbox Zero e-learning woont).
Je kunt gebruik maken van de staffelprijzen die beschreven staan op deze info pagina van ExpertYourself. Als je er bijvoorbeeld 10 besteld kun je later zelf bepalen aan wie je een inlog wilt geven.
Bij alle vragen of maatwerk zaken kun je contact opnemen met nick@expertyourself.net.
Laden...
Bizarre berichten komen er uit de VS over de reactie van werkgevers op de plotselinge omslag naar remote werken. En het gekke is: het lijkt gewoon consistent gedrag.
- Thuiswerkende medewerkers worden ‘by policy’ gedwongen de hele dag hun webcam aan te laten zodat hun baas, als hij dat wil, kan controleren of de medewerker wel achter zijn PC aan het werk is (je tafeltje in je slaapkamer…).
- Er worden programma’s geïnstalleerd die iedere minuut een screenshot maken van je scherm zodat er gecontroleerd kan worden of je wel met zaken bezig bent die werkgerelateerd zijn.
- Software om muisklikken en toetsenbord aanslagen te meten wordt geïmplementeerd.
Deze software is booming en wordt verkocht met dit soort teksten:
“Another advantage to monitoring remote employees, other than data security, is being able to analyze employee productivity. Analyzing remote employee productivity is accomplished by recognizing productive hours, websites, actions and through creating schedules to help remote employees stay on track.”
Uitwassen van een cultuur van wantrouwen. Het kantooridee wordt gesimuleerd in de online remote wereld. De babysittende manager op kantoor wordt Big Brother omdat cultuur nu eenmaal bestaat uit langdurig consistent gedrag.
Voor ons is dat helemaal de foute kant op.
Laten we deze kans gebruiken om nog meer te gaan werken met vertrouwen als vervanging van een heleboel regels. Gezond vertrouwen is het goede midden tussen blind vertrouwen en wantrouwen.
Afspraken over gewenste resultaten, besluiten over welke tools wel en niet, 1 plek waar ‘de waarheid’ woont en je komt een heel eind met elkaar in deze bijzondere tijd.
Laden...
De rondvraag, wat-verder-ter-tafel-komt en alles wat daar op lijkt, is geen goed idee. Daar zijn verschillende redenen voor:
Rafelig einde
Het blijkt voor de meeste voorzitters lastig om zo’n rondje van de zaak te beheren. Met als gevolg dat de overeengekomen eindtijd niet wordt gehaald. Met onrust tot gevolg en daardoor een rafelig einde van de bijeenkomst. En dat is wat deelnemers onthouden en meenemen naar een volgend moment.
Vlieghoogten verschillen
Ik zie deelnemers aan vergaderingen in dergelijke situaties ter plekke hun energie verliezen. En dat is zonde. Bijvoorbeeld:
Je hebt net met elkaar gewerkt aan hele praktische operationele zaken als iemand in de rondvraag feedback geeft vanuit de missie, visie of kernwaarden.
Of andersom: na een strategische sessie komt er gemopper over de kwaliteit van de koffie.
Vuilnisbak
Iedere vergadering heeft zijn eigen bestaansrecht, zijn gewenste doelen, zijn eigenaars per agendapunt en dat allemaal gestuurd door een voorzitter die tijd en resultaat bewaakt. Aan het eind nog een rondje rijp, groen, mooi en lelijk doen past niet in een kwalitatief en gefocuste synergetische werkbijeenkomst.
Is er een tenzij?
Ja, er is altijd een tenzij. Er kan een situatie zijn dat een rondje maken heel verstandig of nodig is. Bijvoorbeeld na een crisis (‘hoe zit iedereen erbij?’) of voorafgaand aan de start van het project (‘zie je nog beren op de weg op jouw deel?’).
Wat doe je met acute, net opgekomen issues?
Van te voren naar de voorzitter gaan en afstemmen of deze het ‘vreemd aan de orde van de dag’ een plek wil geven op de agenda. Kan dat niet, dan zul je een andere weg moeten zoeken. Het is niet anders.
Laden...
Het mag duidelijk zijn dat ik geen jurist ben maar het onderwerp benader als praktische denker op zoek naar toepasbare inzichten voor de dagdagelijkse gebruiker.
Wil je een onderbouwd waterdicht juridische insteek dan moet je niet bij mij zijn en beloof ik je dat je snel zult verzanden in onmogelijke ingewikkelde beoordelingen per e-mail.
Ik ben (wat mij betreft gelukkig) ook geen IT-er want die heeft nog hele berg andere uitdagingen waar het hier niet over gaat.
Context voor deze blogpost
- De AVG (en ook zijn voorganger) gaat over de verwerking van persoonsgegevens en roept vooral op tot het gebruik van ‘gezond verstand’ en niet tot gebruik van ‘juridisch verstand’. Zie aan het eind van deze post de zes richtlijnen van de AVG. De geest van de wet is simpel: ga fatsoenlijk om met persoonlijke gegevens.
- E-mail en AVG is een onhandige combinatie. E-mail is een feit en gaat voorlopig niet weg. AVG is een feit en gaat voorlopig niet weg. Samen is het al snel een rommeltje.
- Zolang de grote persoonsgegevens-stofzuigers Google, Facebook en Apple gewoon hun goddelijke gang kunnen gaan is e-mail een relatief klein AVG-probleem.
Als er al iets verstandig te zeggen is, wil ik dat doen in vuistregels.
Acht vuistregels
Vuistregel 1: De zender is verantwoordelijk voor de kwaliteit en de AVG-veiligheid van de communicatie.
Vuistregel 2: Tenzij er een hele goede reden is om de e-mail te bewaren wordt deze ‘na gebruik’ verwijderd.
Vuistregel 3: E-mail met inhoud of bijlages die bewaard moet worden gaan uit de e-mailcontext naar de plek waar ze horen.
Het gaat hier over zaken die je moet bewaren voor de belastingdienst (akkoord op offertes, facturen etc.), of die bewaard moeten worden vanuit juridisch oogpunt (contracten, algemene voorwaarden etc.) of communicatie met ‘kroniekkarakter’. Ze gaan uit de e-mail context en komen in het klantdossier, de boekhouding of het CRM.
Dit kun je handig doen door er een Pdf van te maken voor zover dat nog niet het geval is.
Vuistregel 4: Een handtekening heeft zo min mogelijk gegevens.
Naam, functie + telefoonnummer volstaat in vrijwel alle gevallen. Een longform handtekening is op zichzelf al een hele waslijst met vaak gevoelige persoonsgegevens niet nodig voor de communicatie die gewisseld wordt in de e-mail.
Vuistregel 5: Adreslijsten en andere duidelijke persoonsgegevens worden niet verzonden in e-mail zonder toestemming van de zender en ontvanger(s).
Het is vaak een kleine moeite een wachtwoord op een bestand te zetten en dan pas te versturen. Het wachtwoord gaat vervolgens via een ander kanaal (bellen, sms etc) heen en weer.
De lijsten worden vervolgens uiteraard niet bewaard in de e-mail omgeving maar bij het betreffende onderwerp in het documentsysteem.
Er zijn diensten voor beveiligde e-mail. Dit soort diensten met karakter ‘spring-eerst-door-een-aantal-hoepeltjes-voordat-je-de-e-mail-van-mij-krijgt’ is clunky, niet elegant, niet snel en is hopelijk heel snel vervangen door iets beters (en zoals het er nu uitziet wordt alle e-mail straks versleuteld).
Vuistregel 6: Verwijderen op verzoek doen we met goed ingesteld zoeken en de functie definitief verwijderen.
Wanneer een persoon of bedrijf een verzoek doet tot het verwijderen van zijn gegevens is het zaak een zoekactie te doen op de persoonsnaam en op het e-mail-domein door jouw hele e-mailsysteem en alles wat je vindt te verwijderen (definitief verwijderen uiteraard).
NB: Ik heb dat nog nooit meegemaakt in de e-mailsfeer. Wel in ons CRM-systeem (Infusionsoft) dat daar volledig op is ingericht inclusief EU- afspraken over de opslag van data. In dat geval is alle e-mail-communicatie vastgelegd in een AVG-proof platform en kan eenvoudig verwijderd worden als dat verzoek komt.
Vuistregel 7: E-mail archivering van het restant gebeurt in jaarmappen. Het derde archiefjaar wordt elk jaar gewist.
Als de eerdere vuistregels zijn toegepast en relevante info, klachten, onderhandeling etc. zijn opgenomen in het klantdossier, CRM of boekhouding dan is er niet veel meer dat resteert en kan steeds het derde jaar in zijn geheel worden verwijderd. Ik kies voor dit derde jaar omdat de meeste communicatie dan ruim gedateerd is.
Vuistregel 8: Waar deze vuistregels geen leidraad geven, beslist het eerlijke gezond verstand met inachtneming van de hierna beschreven logica.
Toetje: Inbox Zero is een hele goede basis voor dit verhaal.
***
De basisrichtlijnen van de AVG
Er staan een paar opmerkingen over e-mail op de website van de autoriteit persoonsgegevens die allemaal neer komen op: ‘Hangt van de context af: denk zelf na.’
De zes algemene richtlijnen die je kunt gebruiken om zelf na te denken staan hier.
- Persoonsgegevens mogen alleen worden verwerkt in overeenstemming met de wet. Voor de betrokkene (dat is degene van wie de persoonsgegevens verwerkt worden) moet het behoorlijk en transparant zijn hoe en waarom de persoonsgegevens verwerkt worden.
- Persoonsgegevens mogen alleen verzameld worden met een gerechtvaardigd doel. Dat doel moet welbepaald zijn en vooraf uitdrukkelijk zijn omschreven. Het doel waarvoor een organisatie de persoonsgegevens gaat verwerken moet verenigbaar zijn met het doel waarmee de persoonsgegevens zijn verzameld.
- Verwerkt een organisatie of persoon persoonsgegevens? Dan moet de persoon van wie de persoonsgegevens worden verwerkt in ieder geval op de hoogte zijn van de identiteit van de organisatie of persoon die deze persoonsgegevens verwerkt (de zogeheten verwerkingsverantwoordelijke) en van het doel van de gegevensverwerking.
- Als organisaties persoonsgegevens verwerken, dan moeten ze daarbij als uitgangspunt hanteren ‘zo min mogelijk’. Dat houdt o.a. in dat de verwerking van de gegevens moet passen bij het doel waarvoor ze worden verwerkt.
- De verwerkingsverantwoordelijke moet ervoor zorgen dat de gegevens juist zijn en zo nodig worden geactualiseerd.
- De gegevensverwerking moet op een passende manier worden beveiligd. Voor bijzondere gegevens, zoals over ras, gezondheid en geloofsovertuiging, gelden extra strenge regels.
***
Reacties, aanvullingen en verbeteringen stel ik erg op prijs
Laden...
Het optimum zit daar ergens.
Je bent altijd op de een of andere manier te bereiken.
A-synchroon. Zodat je kunt reageren op jouw eigen tijd.
Dat kan met
- E-mail
- Chat: maar dan vanzelfsprekend nooit gebruik maken van stoplicht-signalering (bijvoorbeeld groen is beschikbaar)
- ‘Teams’ berichten
- En uiteraard heel goed in de Asana’s, Monday’s, Basecamp’s etc van deze wereld
Collega’s kunnen zo een boodschap, een vraag, een antwoord aan je kwijt. En jij kunt eerst nadenken over je antwoord en het verhaal zorgvuldig weer een stapje verder brengen.
Je bent niet altijd beschikbaar.
Beschikbaar is van een heel andere orde. Een overleg, meeting, overval ‘heb je een minuutje?’ kunnen zo beperkt blijven als uiterste maatregel als het andere niet werkt.
Zo houden we meer tijd over voor geconcentreerd waarde toevoegend werk.
Dus vooral schrijven in plaats van praten.
Helder schrijven vereist helder denken. En daar kunnen we best wel een beetje meer van gebruiken.
Laden...
December is een mooie maand maar ook zo maar heel erg druk omdat er van alles te doen is.
- Sprintjes in je werk.
- Sinterklaas
- Kerst
- Oudjaar
- Files omdat het slecht weer is (ik citeer Jerre: ‘je staat niet in de file maar je bent de file’)
- Dingen op de school, club, vereniging.
- Her en der een verdwaalde verjaardag, borrel- kerstdiner van de zaak
- en vast nog veel meer ….
Om het allemaal een beetje kalm en relaxt te houden heb ik een idee:
Halveer simpelweg de tijden van alle cyclische vergaderingen.
Bereid de vergaderingen heel goed voor en sluit de vergadering af op de helft van de geagendeerde tijd.
Je maakt iedereen blij en geeft ruimte in agenda en hoofden.
Lukt het met gemak? Dan zou ik ze in 2020 laten zoals je het in december hebt gedaan (en misschien, heel misschien kun je volgend jaar nog een keer deze truc uithalen).
Laden...
Twee vragen zijn bepalend voor het verhelderen van onduidelijke dingen; verder brengen van projecten; synergetisch maken van vergaderingen en opbouwen van een persoonlijk dashboard.
1. Wat is de gewenste uitkomst?
- Printer is gerepareerd
- Training is voorbereid
- Marketing manager is in dienst
- Office 365 is geïnstalleerd op alle pc’s
- etc. etc.
Je beschrijft hier wat er in de wereld is veranderd als de ‘klus’ (vaak multistap) is geklaard. Je kunt de uitkomst niet doen dus je hebt acties nodig en daar komt WW WAF om de hoek kijken.
2. WW WAF (Wie doet wat en wanneer is het af )
Hier zoeken we naar de eerst-mogelijke actie om de reis naar de gewenste uitkomst aan de praat te krijgen.
Dus voor de bovenstaande voorbeelden :
- Garantiebewijs van de printer zoeken (Johan | donderdag)
- Outline van de training uitwerken (Anne | 1 december)
- Functieprofiel updaten ( Kirsten | morgen)
- Overzicht kosten van 365 in beeld brengen (Frans | 1 januari)
- etc.etc.
In de minimaal wekelijkse review van de projecten/uitkomsten/resultaten bepalen we weer de volgende eerst-volgende actie met zijn WW WAF. Net zo lang tot we een vinkje kunnen zetten voor het item (Printer is gerepareerd: tadaa!)
Simpel? Wel als je helder denkt. Eerst over de toekomst – wat ís je gewenste uitkomst. En dan gelijk over het nu – wat is de eerst volgende actie – wie gaat het doen – en wanneer is het af.
Kortom: met het eind voor ogen de eerste stap zetten, is een zekere weg naar een mooie toekomst.
Laden...
Vandaag maak ik (onbetaalde) reclame voor Leanforms omdat ik in de afgelopen jaren gezien heb dat Leanforms een mooie oplossing is voor ‘niet meer klein’ en ‘nog niet groot’ afdelingen en bedrijven.
Veel niet meer zo kleine organisaties en afdelingen worden compleet beheerd met Excel. Dat kan, maar bergt het risico in zich dat dezelfde data op verschillende plekken staat, formules breken doordat ‘ondeskundigen’ gebruik maken van de onbeveiligde rekenregels en overzichten te persoonlijk worden en daarmee risico’s opduiken.
Veel grote organisaties hebben ooit gekozen voor SAP of een andere vorm van ERP als overkoepelende systematiek om alle processen en data in samenhang te beheren. Ook daar zit een schaduw kant aan. Je hebt vrijwel nooit het overzicht dat voor jouw handig zou zijn en kan dat pas krijgen na onwaarschijnlijk duur maatwerk (binnen SAP of met Power BI).
Simpel gezegd komt het erop neer dat je in Leanforms webformulieren maakt waarmee je op je afdeling of in je organisatie op gestandaardiseerde wijze informatie kan verzamelen, processen kunt beheren en medewerkers kan informeren.
Iedereen die logisch kan denken, kan formulieren bouwen. De data kan opgeteld worden weergegeven als managementinformatie. Je kunt een ingebouwd piepsysteem opbouwen voor kwaliteits- en risicobeheer.
Kortom je hebt geen IT-kennis nodig, hebt geen jarenlang implementatietraject en krijgt toch precies wat je hebben wilt. Perfect voor ‘niet meer klein’ en ‘nog niet te groot’.
- Wie meer info over Leanforms wil kijkt hier.
- Wie een demo wil kijkt hier.
Leanforms is dé oplossing als je leandenker bent en iets moet met administratieve workflows – en ja – uiteraard is het veilig – werkt ook op tablet en smartphone – niet te duur – bestaat al een poos – wordt in allerlei branches gebruikt – is te koppelen etc. etc.
Laden...
Het idee om een A3 formaat te gebruiken komt van Toyota. Je dwingt jezelf met deze manier van werken om projecten gecomprimeerd weer te geven. Voorwaarde is dat je het A3 permanent tot onderwerp van reflectie houdt en dus ook steeds aanpast.
Het A3 idee is overgenomen door een aantal consultancy bureau’s (waaronder de consultancy tak van TNO) die er een methodiek van hebben gemaakt ter vervanging van grote papieren jaarplannen. Dus alle ambities komen samen op één A3. De A3 van de top is de master A3 waar de rest van de A3’s (afdelingen) is afgeleid.
Aan het A3 jaarplan komen SMART-geformuleerde resultaatslijsten en het idee is dat je daar de rest van het jaar op kunt sturen.
Nee dus! Werkt niet.
Drie grote bezwaren.
- Eenmaal per jaar nadenken over richting en doelen en vervolgens vastzetten (boekhouddenken) kan niet meer in deze wereld.
- Smart is niet Smart.
- Omdat de tijdspanne te lang is gaan we op input sturen in plaats van op klantwaarde (‘hoeveel van iets doe jij dit jaar?).
Daarmee wordt het A3 een verplichte en ‘zonde-van-de-tijd’ exercitie die als een laag boven op werkelijkheid van alledag komt te liggen – en komt als vanzelf in de categorie corvee en dus Business Non Value Adding (BNVA).
Remedie: organiseer een ruimte waar alle A3’s hangen en doe daar je MT-bijeenkomsten. Staat er een bepaald onderwerp op de agenda, ga staan bij het betreffende A3 en neem het als referentie en pas het aan als dat nodig is. Praat je nooit over de onderwerpen van de A3? Dan is dat ook duidelijk.
Wil je terug naar de bron van A3 denken. Lees dan dit boek.
Laden...
